辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)

1、辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn) ZTJS-BG-02-2018（A）-20 辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了集團(tuán)公司辦公用品管理的基本要求，辦公設(shè)備家具的配置標(biāo)準(zhǔn)，辦公用品采購、發(fā)放、盤點(diǎn)的具體流程。本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)公司本級和下屬各單位的辦公用品管理。2 規(guī)范性引用文件及術(shù)語和定義2.1 規(guī)范性引用文件下列文件對于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 2.2 術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。2.2.1 固定資產(chǎn)類辦公用品指單價超過5000元或使用年限超過1年的辦公用品，一般包括辦公設(shè)備、辦公

2、家具等。2.2.2 易耗類辦公用品指單價低于5000元且使用年限不超過1年的辦公用品，一般包括辦公文具、生活用品等。3 職責(zé)3.1 集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)3.1.1 負(fù)責(zé)審批總部機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)類辦公用品。3.2 集團(tuán)辦公室職責(zé)3.2.1 負(fù)責(zé)制定總部機(jī)關(guān)年度固定資產(chǎn)類辦公用品投資計(jì)劃，匯總制定集團(tuán)公司年度固定資產(chǎn)類辦公用品投資計(jì)劃。3.2.2 負(fù)責(zé)審核總部機(jī)關(guān)辦公用品購置申請。3.2.3 負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)所有辦公用品的購置、發(fā)放、登記建賬、盤點(diǎn)及處置工作。3.2.4 對二級單位辦公用品管理情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.3 集團(tuán)信息部職責(zé)3.3.1 負(fù)責(zé)總部機(jī)關(guān)電子類辦公設(shè)備的維修。3.3.2 負(fù)責(zé)出具總部機(jī)關(guān)員

3、工更換電子設(shè)備時舊設(shè)備的更換鑒定報(bào)告。3.4 集團(tuán)財(cái)務(wù)部職責(zé)3.4.1 負(fù)責(zé)與辦公室共同做好總部機(jī)關(guān)固定資產(chǎn)類辦公用品的年度盤點(diǎn)工作。3.5 二級單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)3.5.1 負(fù)責(zé)審批本單位的年度固定資產(chǎn)類辦公用品投資計(jì)劃。3.5.2 負(fù)責(zé)審批本單位的固定資產(chǎn)類辦公用品的購置申請。3.6 二級單位辦公室職責(zé)3.6.1 負(fù)責(zé)做好本單位的辦公用品管理工作。4 辦公用品管理的目的與風(fēng)險(xiǎn)4.1 集團(tuán)公司辦公用品管理的目的是為進(jìn)一步規(guī)范辦公用品管理工作，提高固定資產(chǎn)類辦公用品的使用效率，節(jié)約資源，降低企業(yè)運(yùn)營成本，建立綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。4.2 集團(tuán)公司辦公用品管理工作原則：選用綠

4、色環(huán)保類辦公用品。各級單位采購辦公用品，在保證滿足工作需要的同時要優(yōu)先選用綠色環(huán)保類辦公用品。先審批后購買的原則。購買固定資產(chǎn)類辦公用品時要先提交購置申請，待相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購買。在辦公設(shè)備家具配置標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)購買。各級單位購買的固定資產(chǎn)類辦公用品要嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的價格配置范圍執(zhí)行購買，不得擅自購買超出標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品。4.3 集團(tuán)公司辦公用品管理的關(guān)鍵績效指標(biāo)包括：辦公用品的日常使用及維修情況。辦公用品的使用是否存在鋪張浪費(fèi)。4.4 集團(tuán)公司辦公用品管理需應(yīng)對的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：辦公用品購買超出標(biāo)準(zhǔn)。5 辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容5.1 辦公用品管理工作總體要求5.1.1 集團(tuán)公司辦公用品管理實(shí)行

5、三級管理。集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)本級辦公用品管理，監(jiān)督各二級單位、三級單位做好辦公用品管理工作。各二級單位負(fù)責(zé)各二級單位機(jī)關(guān)辦公用品管理，監(jiān)督本單位所屬各二級單位的辦公用品管理工作，各三級單位負(fù)責(zé)本單位的辦公用品管理工作。5.1.2 各二級單位要根據(jù)集團(tuán)公司文件要求，制定本單位的辦公用品管理制度，加強(qiáng)本單位辦公用品管理，明確辦公用品管理責(zé)任部門。5.1.3 各單位在制定年度購置計(jì)劃時要根據(jù)本單位實(shí)際情況制定，確保上報(bào)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、符合實(shí)際，不準(zhǔn)虛報(bào)、瞞報(bào)，影響集團(tuán)公司整體投資計(jì)劃的準(zhǔn)確性。5.1.4 各級辦公用品管理部門購置辦公用品時嚴(yán)格按照配置價格標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（見附錄C），新購置的固定資產(chǎn)類辦公用品最低

6、使用年限為6年。5.2 固定資產(chǎn)類辦公用品管理5.2.1 制定投資計(jì)劃。每年年末，集團(tuán)公司辦公室將在內(nèi)部網(wǎng)站上發(fā)布上報(bào)各單位本年度投資計(jì)劃完成情況及下一年投資計(jì)劃的通知，各三級單位將下一年的購置需求報(bào)送至二級單位辦公室，由二級單位辦公室匯總，結(jié)合二級單位機(jī)關(guān)購置需求，編制本單位下一年的購置計(jì)劃及可行性報(bào)告,統(tǒng)一報(bào)至集團(tuán)辦公室。集團(tuán)辦公室匯總各單位報(bào)告，編制成集團(tuán)公司年度固定資產(chǎn)類辦公用品購置總計(jì)劃及可行性報(bào)告，經(jīng)集團(tuán)公司辦公設(shè)備類固定資產(chǎn)管理委員會批準(zhǔn)及經(jīng)投資委員會審批后下達(dá)計(jì)劃，各單位可按批準(zhǔn)后的計(jì)劃執(zhí)行。5.2.2 簽訂合作協(xié)議。集團(tuán)公司目前固定資產(chǎn)類辦公用品已基本配置飽和，采購方式為以舊

7、換新或零星采購，在無批量采購的情況時可每年年初對供應(yīng)商進(jìn)行一次招標(biāo)，確定本年度的中標(biāo)供應(yīng)商，簽訂合作協(xié)議。若供應(yīng)商連續(xù)中標(biāo)兩年以上且產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量均能滿足使用需要，可采取議標(biāo)的方式與其簽訂年度合作協(xié)議。5.2.3 提交購置申請?？偛扛鞑块T購置固定資產(chǎn)類辦公用品時需先提交購置申請，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后遞交至辦公室，如購方式為以舊換新，需同時附上信息部開具的舊設(shè)備鑒定報(bào)告。辦公室根據(jù)年度投資計(jì)劃及信息部的鑒定報(bào)告提出審核意見，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過時購買。如因?qū)嶋H工作需要，購置超出標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品時，需在提交申請時詳細(xì)說明購置原因及購置后的工作安排，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可購買。5

8、.2.4 固定資產(chǎn)類辦公用品的驗(yàn)收、發(fā)放、登記建賬。辦公用品購買后由辦公用品發(fā)放員組織申請人共同對新購置辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后由辦公用品發(fā)放員打印標(biāo)簽（見附錄D），粘貼在辦公設(shè)備的醒目位置，并填寫“固定資產(chǎn)類辦公用品調(diào)撥記錄單”（附錄E），由使用人簽字后領(lǐng)取，同時，辦公用品發(fā)放員將新購置辦公用品錄入辦公用品登記臺賬（附錄F）。5.2.5 辦公用品的調(diào)撥使用。辦公用品使用人崗位變動時，集團(tuán)辦公室將使用人使用的辦公用品統(tǒng)一收回保管，以備調(diào)撥給其他員工使用。若使用人使用的設(shè)備中存放了較多重要個人資料且崗位調(diào)整在集團(tuán)公司范圍內(nèi)，可填寫資產(chǎn)調(diào)撥申請，由原部門負(fù)責(zé)人簽字后遞交至辦公室，辦公室、財(cái)務(wù)部

9、共同審核后交由辦公用品分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后可進(jìn)行資產(chǎn)調(diào)撥，辦公室、財(cái)務(wù)部同時銷賬。5.2.6 年度盤點(diǎn)。 集團(tuán)辦公室每年年底將在內(nèi)網(wǎng)發(fā)布通知，對總部機(jī)關(guān)的固定資產(chǎn)類辦公用品的使用狀態(tài)、數(shù)量、位置進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)過程由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督。盤點(diǎn)結(jié)束后，由辦公室制作“固定資產(chǎn)類辦公用品盤點(diǎn)表”，形成盤點(diǎn)報(bào)告，盤貨人和監(jiān)盤人共同簽字，若有盤盈或盤虧情況，要另寫情況說明，盤點(diǎn)表由辦公室分管行政的副主任進(jìn)行審核。5.2.7 固定資產(chǎn)的處置 每年年底盤點(diǎn)結(jié)束后，集團(tuán)辦公室將庫房中存放的淘汰辦公用品交由集團(tuán)公司合作的環(huán)?；厥諉挝贿M(jìn)行折價回收，回收價值可抵等額的易耗類辦公用品使用。電腦類辦公設(shè)備以舊換新時，使用人

10、若對淘汰設(shè)備有繼續(xù)存在的需求，可提出申請遞交至財(cái)務(wù)部，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后向財(cái)務(wù)部繳納該設(shè)備剩余的資產(chǎn)殘值，便可自行處理該設(shè)備，財(cái)務(wù)部、辦公室同時銷賬(涉密電腦按照保密管理標(biāo)準(zhǔn)處理)。5.3 易耗類辦公用品管理5.3.1 采購易耗類辦公用品可采取市場詢價的方式進(jìn)行對比，選擇選擇價格最低的供應(yīng)商，與其簽訂供貨協(xié)議，并做好詢價記錄。5.3.2 集團(tuán)辦公室需要對日常辦公常用的簽字筆、打印紙、鉛筆、橡皮、膠棒、檔案袋、文件盒等辦公文具做少量庫存，以滿足總部機(jī)關(guān)日常工作消耗需要。5.3.3 易耗類辦公用品需求部門可直接到辦公用品發(fā)放員處簽字領(lǐng)取日常辦公所需的易耗品，辦公用品發(fā)放員做好領(lǐng)取登記工作。6 報(bào)

11、告和記錄6.1 報(bào)告和記錄表1給出了執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)形成的報(bào)告和記錄。6.2 支持性文件無。表1 報(bào)告和記錄序號對應(yīng)附錄報(bào)告和記錄編號名 稱保存期限1附錄CJSBG0220B1固定資產(chǎn)類辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)永久2附錄DJSBG0220B2標(biāo)簽永久3附錄EJSBG0220B3固定資產(chǎn)類辦公用品調(diào)撥記錄單4附錄FJSBG0220B4辦公用品登記臺賬辦公用品管理標(biāo)準(zhǔn) ZTJS-BG-02-2018（A）-20PAGE 14附錄A.1（規(guī)范性附錄）集團(tuán)公司總部辦公用品管理流程圖集團(tuán)公司總部辦公用品管理流程圖JSBG0220L1-1附錄A.2（規(guī)范性附錄）集團(tuán)公司總部辦公用品管理流程說明表集團(tuán)公司總部辦公用品管理

12、流程說明表JSBG0220L1-2序號流程步驟步驟說明時限主責(zé)部門重要輸入重要輸出1開始總部各部門需要購置辦公用品時，流程開始。即時集團(tuán)辦公用品需求部門2制定投資計(jì)劃每年年初，集團(tuán)辦公室匯總總部各部門及各二級單位報(bào)告，編制成集團(tuán)公司年度固定資產(chǎn)類辦公用品購置總計(jì)劃及可行性報(bào)告，經(jīng)集團(tuán)公司辦公設(shè)備類固定資產(chǎn)管理委員會批準(zhǔn)及經(jīng)投資委員會審批后下達(dá)計(jì)劃，各單位按批準(zhǔn)后的計(jì)劃執(zhí)行。20天集團(tuán)辦公室3簽訂合作協(xié)議在無批量采購的情況時可每年年初對供應(yīng)商進(jìn)行一次招標(biāo)，確定本年度的中標(biāo)供應(yīng)商，簽訂合作協(xié)議。若供應(yīng)商連續(xù)中標(biāo)兩年以上且產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量均能滿足使用需要，可采取議標(biāo)的方式與其簽訂年度合作協(xié)議。5天

13、集團(tuán)辦公室4判定辦公用品是否屬于固定資產(chǎn)類判定所需辦公用品屬于固定資產(chǎn)類或是易耗類。如果不是進(jìn)入步驟5，如果是進(jìn)入步驟6。單價超過五千元為固定資產(chǎn)類，單價低于兩千元屬于易耗類辦公用品，單價2000元-5000元的辦公用品納入固定資產(chǎn)類管理。即時集團(tuán)辦公用品需求部門5領(lǐng)用若需要易耗類辦公用品，可到辦公室領(lǐng)取。0.5天集團(tuán)辦公室6登記總部辦公用品保管員做好易耗類辦公用品的發(fā)放登記工作。0.5天集團(tuán)辦公室7判定是否為新購置辦公用品判定所需辦公用品為新增設(shè)備或是置換設(shè)備。如果是進(jìn)入步驟8，如果不是進(jìn)入步驟9。即時集團(tuán)辦公用品需求部門8填寫購置申請若新購置固定資產(chǎn)類辦公用品，需提出書面的購置申請，申請中

14、寫明所需要購置的辦公用品名稱及數(shù)量，經(jīng)本部門部長審批簽字后報(bào)至辦公室。即時集團(tuán)辦公用品需求部門購置申請9出具報(bào)廢鑒定報(bào)告若置換固定資產(chǎn)類辦公用品，由信息部出具舊設(shè)備的書面鑒定報(bào)告，經(jīng)信息部鑒定人簽字后再提出書面的購置申請，申請中寫明所需要購置的辦公用品名稱，經(jīng)本部門部長審批簽字后報(bào)至辦公室。1天集團(tuán)辦公用品需求部門信息部報(bào)廢鑒定報(bào)告10審核辦公室根據(jù)申請部門目前辦公設(shè)備的使用情況及使用率進(jìn)行審核。1天集團(tuán)辦公室11審批辦公室將審核后的購置申請報(bào)至辦公室的分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。1天集團(tuán)辦公室12購置【C01】辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的購置申請購買辦公設(shè)備。采購時按照文件中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價格進(jìn)行采購3天集團(tuán)辦

15、公室固定資產(chǎn)類辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)13登記建賬購買辦公設(shè)備后，辦公室辦公用品保管員將新購置的設(shè)備信息錄入辦公資產(chǎn)管理臺賬。0.5天集團(tuán)辦公室辦公用品登記臺賬14粘貼標(biāo)簽辦公用品保管員給新購置的設(shè)備制作標(biāo)簽，標(biāo)簽上寫明設(shè)備型號、購置時間、使用人、使用部門，粘貼在設(shè)備醒目位置。0.5天集團(tuán)辦公室標(biāo)簽15發(fā)放辦公用品保管員將新購置設(shè)備發(fā)放給申請部門，填寫辦公設(shè)備移交單，雙方簽字確認(rèn)。0.5天集團(tuán)辦公室固定資產(chǎn)類辦公用品調(diào)撥記錄單16批量報(bào)廢辦公室每半年將置換下來的設(shè)備交由合作的回收公司進(jìn)行統(tǒng)一清理。1周集團(tuán)辦公室17盤點(diǎn)集團(tuán)辦公室每年年底發(fā)布盤點(diǎn)通知，聯(lián)合財(cái)務(wù)部、紀(jì)委辦公室對總部機(jī)關(guān)辦公資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一盤點(diǎn)

16、，編制盤點(diǎn)表，形成盤點(diǎn)報(bào)告。1周集團(tuán)辦公室18結(jié)束盤點(diǎn)結(jié)束后本流程結(jié)束。附錄A.3（規(guī)范性附錄）集團(tuán)公司總部辦公用品管理流程風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣集團(tuán)公司總部辦公用品管理流程風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣JSBG0220L1-3風(fēng)險(xiǎn)編號風(fēng)險(xiǎn)描述風(fēng)險(xiǎn)類別發(fā)生概率影響程度風(fēng)險(xiǎn)等級控制編號控制點(diǎn)控制措施責(zé)任部門R01辦公用品購買超出標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)12極低風(fēng)險(xiǎn)C01購置【C01】采購時按照文件中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價格進(jìn)行采購集團(tuán)辦公室備注：1、風(fēng)險(xiǎn)類別：按性質(zhì)分別選填戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)、市場、運(yùn)營、法律。2、發(fā)生概率按從小到大分為15級，影響程度按事項(xiàng)對本流程控制目標(biāo)的影響嚴(yán)重程度從低到高分為15級。3、風(fēng)險(xiǎn)等級劃分標(biāo)準(zhǔn)：極高風(fēng)險(xiǎn)、高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低

17、風(fēng)險(xiǎn)、極低風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)判定標(biāo)準(zhǔn)：極低風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)評分3分；低風(fēng)險(xiǎn)：3分風(fēng)險(xiǎn)評分6分；中等風(fēng)險(xiǎn)：6分風(fēng)險(xiǎn)評分12分；高風(fēng)險(xiǎn)：12分風(fēng)險(xiǎn)評分20分；極高風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)評分20分（風(fēng)險(xiǎn)評分=發(fā)生概率影響程度）。附錄A.4（規(guī)范性附錄）集團(tuán)公司總部辦公用品管理流程權(quán)限指引表集團(tuán)公司總部辦公用品管理流程權(quán)限指引表JSBG0220L1-4序號事項(xiàng)責(zé)任部門集團(tuán)辦公室信息部集團(tuán)機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)部門集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)辦秘書負(fù)責(zé)人副部長負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)1制定投資計(jì)劃辦公室執(zhí)行申請審批2簽訂合作協(xié)議辦公室執(zhí)行審批3判定種類辦公用品需求部門擬定4領(lǐng)用集團(tuán)辦公室執(zhí)行5登記集團(tuán)辦公室執(zhí)行配合6判定購置方式辦公用品需求部門擬定7填寫購

18、置申請辦公用品需求部門申請8出具報(bào)廢鑒定報(bào)告信息部審核9審核集團(tuán)辦公室建議審核10審批集團(tuán)辦公室審批11購置集團(tuán)辦公室執(zhí)行12登記建賬集團(tuán)辦公室執(zhí)行13粘貼標(biāo)簽集團(tuán)辦公室執(zhí)行14發(fā)放集團(tuán)辦公室執(zhí)行配合15批量報(bào)廢集團(tuán)辦公室執(zhí)行16盤點(diǎn)集團(tuán)辦公室執(zhí)行配合附錄C（規(guī)范性附錄）固定資產(chǎn)類辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)固定資產(chǎn)類辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)JSBG0220B1設(shè)備名稱單價上限（元）建議品牌備注臺式電腦5000聯(lián)想、戴爾、惠普筆記本電腦6000聯(lián)想、戴爾、惠普、東芝BIM電腦15000聯(lián)想、戴爾財(cái)務(wù)電腦7000聯(lián)想、戴爾A4黑白打印機(jī)1200惠普激光A4多功能一體機(jī)3500惠普、愛普生激光A4彩色打印機(jī)3500惠普、愛普生激光A3彩色打印機(jī)15000惠普、東芝激光大型復(fù)印機(jī)13000佳能、東芝、理光掛式空調(diào)3000格力、美的、海信1P或大1P柜式空調(diào)6000格力、美的、海爾2P照相機(jī)2000索尼、松下、佳能電視機(jī)3000小米、樂視員工辦公家具5000包括1張辦公桌、1把椅子、1個附柜、1個書柜領(lǐng)導(dǎo)辦公家具15000包括1張班臺、1把椅子、1個附柜、1個推柜、1組書柜會議桌8000沙發(fā)茶幾40003人沙發(fā)、茶幾各一個附錄D（規(guī)范性附錄）標(biāo)簽（式樣）標(biāo)簽（式樣