會(huì)展第二講展覽人員及其職責(zé)課件

1、第二講 會(huì)議與展覽的人員構(gòu)成組織課堂教學(xué)復(fù)習(xí)上次課內(nèi)容（復(fù)習(xí)提問） ： 1. 什么叫會(huì)展？ 2會(huì)議和展覽的關(guān)系？ 3展銷會(huì)的特點(diǎn) 4、歐洲模式與北美模式關(guān)于展品運(yùn)輸與報(bào)關(guān)、展期長短的差異 5、我國具有國際影響的知名展會(huì)導(dǎo)入新課 ： 會(huì)議的人員構(gòu)成教學(xué)要求知識(shí)目標(biāo)：1.了解會(huì)議人員的構(gòu)成，主辦者、承辦者的概念，主辦者、與會(huì)者、其他與會(huì)議相關(guān)人員的類型；2. 理解主辦者與承辦者的區(qū)別，承辦者的職責(zé)，策劃委員會(huì)、地方會(huì)議及訪問者辦公署的職責(zé)，臨時(shí)工作人員的基本要求；3.了解展覽人員的構(gòu)成及各自職責(zé)；4. 能應(yīng)用“五個(gè)W”確定展覽的概念。教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)教學(xué)重點(diǎn)：1會(huì)議、展覽人員的構(gòu)成2不同會(huì)議人員的職

2、責(zé) 教學(xué)難點(diǎn)：不同展覽人員的職責(zé)教學(xué)內(nèi)容：會(huì)議、展覽的人員構(gòu)成簡說1：會(huì)議主要的人員構(gòu)成會(huì)議有規(guī)模大小和時(shí)間長短之分。為了順利達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)，會(huì)議的組織者需要各方人員的通力合作。 會(huì)議主要的人員構(gòu)成：主辦者；承辦者；與會(huì)者；貴賓；其他與會(huì)議有關(guān)的人員(秘書處、策劃委員會(huì)、地方會(huì)議及訪問者辦公署、總體服務(wù)承包商、主席臺(tái)就座者)；會(huì)場臨時(shí)工作人員。其中：第一節(jié) 主辦者 會(huì)議通常都是由主辦者舉行的。 這是一個(gè)對出資舉行會(huì)議的組織的統(tǒng)稱。 主辦者分三種， 是公司（又稱為雇主主辦者） 二是協(xié)會(huì)等會(huì)員主辦者 三是非營利機(jī)構(gòu)（如政府機(jī)關(guān)、公眾團(tuán)體等)。一、公司主辦者(又稱為雇主主辦者) 公司主辦者又稱為雇主

3、主辦者。為自己的雇員和其他與組織相關(guān)的人舉行會(huì)議，如客戶、股東、代理商、分銷商和總代理等。二、協(xié)會(huì)等會(huì)員主辦者 眾多的遍布全國甚至遍及世界的協(xié)會(huì)是非常顯而易見的會(huì)議主辦者。因?yàn)樗麄冎杏性S多是國際性協(xié)會(huì)，他們?yōu)樽约旱臅?huì)員舉辦會(huì)議，雖然與會(huì)者通常并不局限于會(huì)員，但會(huì)議的核心是會(huì)員以及組織的目標(biāo)和任務(wù)。協(xié)會(huì)因人數(shù)和性質(zhì)不同而互不相同。他們的規(guī)模從小型、中型地區(qū)性組織到全國性協(xié)會(huì)乃至國際性協(xié)會(huì)不等。 1行業(yè)協(xié)會(huì) 2專業(yè)或科學(xué)協(xié)會(huì) 3教育協(xié)會(huì) 4技術(shù)協(xié)會(huì)三、非營利性機(jī)構(gòu)主辦者 有許多非營利性機(jī)構(gòu)不能歸人上述任何一類，然而就會(huì)議而言，他們毫不遜色，我們經(jīng)常能夠在電視鏡頭中看到由他們主辦的會(huì)議。許多政府部

4、門需要在異地召開本部門人員會(huì)議或者公眾會(huì)議。其他一些公眾團(tuán)體，雖不是傳統(tǒng)上的會(huì)議消費(fèi)大戶，但也傾向于舉行非營利性公共研討會(huì)。第二節(jié) 承辦者一、誰是承辦者二、承辦者的職責(zé)一、誰是承辦者承辦者是指被指定來負(fù)責(zé)會(huì)議組織工作的某一個(gè)人，有時(shí)這個(gè)人也會(huì)被冠以其他頭銜，比如說規(guī)劃人員、會(huì)議規(guī)劃人員、設(shè)計(jì)人員、顧問、會(huì)議指導(dǎo)等。在此，我們把會(huì)議的主要負(fù)責(zé)人稱為承辦者。承辦者可以是主辦方內(nèi)部或外部的人選二、承辦者的職責(zé) 會(huì)議籌備在順序上一般是這樣的：主辦者決定舉行會(huì)議；選擇或聘請承辦者；指定策劃委員會(huì)；確定會(huì)議目標(biāo)；選擇會(huì)址；選擇發(fā)言者；進(jìn)行市場營銷；舉行會(huì)議。盡管這并不是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的一成不變的工作順序，但是有

5、一點(diǎn)是可以肯定的，那就是承辦者是整個(gè)會(huì)議的籌備、組織及進(jìn)行過程巾的重要組織者。第三節(jié) 與會(huì)者一、國際與會(huì)者二、行為障礙者三、老年與會(huì)者 四、女性與會(huì)者 一、國際與會(huì)者 一般是指那些來自會(huì)議舉辦國以外國家的參加會(huì)議的人，全球經(jīng)濟(jì)一體化促進(jìn)了國際間的交往，許多國家的政府也正在放開對其公民進(jìn)行國際旅游的限制。如今在物理和社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域，參加會(huì)議的國際與會(huì)者比以前有了明顯的增加。作為會(huì)議承辦者，應(yīng)努力為國際與會(huì)者參加會(huì)議提供方便。二、行為障礙者 行為障礙者(從前用“殘疾人”，但是現(xiàn)在用“行為障礙者”更好)是另一個(gè)特殊的與會(huì)者人群。他們在陌生的地方可能需要比其他與會(huì)者更多的幫助。如盲人與會(huì)者需要特殊的會(huì)議

6、簡介，需要導(dǎo)盲犬，上下電梯時(shí)也需要幫助等。又如乘坐輪椅的與會(huì)者需要坡道及其他類型方面的設(shè)施。而有聽障的與會(huì)者田交流方式的不同。也需要一定的幫助，如手語等。所以，會(huì)議工作應(yīng)該充分考慮到行為障礙者的需要，并針對他們的特殊需求提供有針對性的服務(wù)。三、老年與會(huì)者 現(xiàn)在有越來越多的老年人參加會(huì)議，因此會(huì)議策劃需要特別考慮到老年人的一些特殊要求，如注重當(dāng)場進(jìn)行醫(yī)療，使用不同以往的視聽設(shè)備以適應(yīng)老年人的視力、聽力的要求等。四、女性與會(huì)者 據(jù)最新統(tǒng)計(jì)數(shù)字，協(xié)會(huì)類會(huì)議參加者中有近39%是女性，而公司類會(huì)議參加人中有35為女性。女性與會(huì)者的年齡層也比20年前相對降低，大約在2540歲之間。 因此，在會(huì)議籌備時(shí)，需

7、注意她們在某些需求上與男性與會(huì)者不同。例如飯店在安排女性與會(huì)者時(shí)，增加女性用品，如乳液、洗發(fā)用品、化妝鏡及女性樓層，加強(qiáng)停車場燈光與安全設(shè)施。第四節(jié) 其他與會(huì)議有關(guān)的人員、秘書處 二、策劃委員會(huì) 三、地方會(huì)議及訪問者辦公署四、為會(huì)議提供各種服務(wù)和物資的供應(yīng)商 如：酒店、會(huì)場、旅行社、航空公司、 汽車公司、名卡制造商(當(dāng)業(yè)務(wù)外包時(shí))、 公關(guān)組織、印刷公司、貨運(yùn)公司、 幻燈放映員、電工等。五、主席臺(tái)就座者 第五節(jié) 貴賓 許多會(huì)議都會(huì)邀請一些公眾人物參加或發(fā)表演講。他們可以是官員、學(xué)者或影視明星，重要書籍或劇作的著者或當(dāng)世的公眾名人。會(huì)議常常借助貴賓的知名度來擴(kuò)大會(huì)議的影響。貴賓應(yīng)該受到特殊的對待，

8、有時(shí)需要特殊的保密措施、安全措施以及保護(hù)措施。因此當(dāng)會(huì)議決定邀請貴賓參加時(shí)就要考慮采取相應(yīng)的措施。第六節(jié) 會(huì)場臨時(shí)工作人員 一、會(huì)場臨時(shí)工作人員的組成二、臨時(shí)工作人員的工作內(nèi)容 三、臨時(shí)工作人員基本要求一、會(huì)場臨時(shí)工作人員的組成會(huì)場臨時(shí)工作人員通常包括以下幾類人員：當(dāng)?shù)毓ぷ魅藛T、模特以及有某種技能者。主辦單位和參展商通常會(huì)雇用當(dāng)?shù)毓ぷ魅藛T在現(xiàn)場處理一些比較簡單的工作，他們對當(dāng)?shù)乇容^熟悉。另外，他們可能會(huì)需要一些男女模特來介紹產(chǎn)品，還需要在某一方面有基本技能的人為會(huì)場提供服務(wù)。二、臨時(shí)工作人員的工作內(nèi)容 答到、打字和出納 售票 咨詢 臨時(shí)辦公室行政事務(wù) 各會(huì)場聯(lián)絡(luò) 整理報(bào)名卡 新聞室接待 接待室

9、接待 參展產(chǎn)品示范 分送和收集會(huì)議調(diào)查表三、臨時(shí)工作人員基本要求 良好的溝通技巧 熱誠 語言文字能力 靈活和機(jī)智思考與討論1如果讓你負(fù)責(zé)接待、安排會(huì)議的貴賓，你會(huì)做哪些準(zhǔn)備工作？ 2. 如果讓你幫組織招募會(huì)議臨時(shí)工作人員，你認(rèn)為他們應(yīng)該具備哪些條件？導(dǎo)入會(huì)展活動(dòng)越來越向著專業(yè)化方向發(fā)展，一次展覽活動(dòng)需要為數(shù)眾多的組織者與參與者。次展覽活動(dòng)，只滿足一方需要已經(jīng)不夠，還必須滿足包括其他來自于多方的要求，如政府的目標(biāo)和要求，媒體的要求，參展商的需要，客商以及觀眾的期望等。因此，成功的展覽活動(dòng)需要包括所有組織者與參與者的共同努力。許多人都經(jīng)歷過這樣的展覽活動(dòng)：總體上進(jìn)展良好，但卻因?yàn)樾┝钊藷赖募?xì)節(jié)而

10、出現(xiàn)瑕疵。處理這種問題，有不同的方式，但團(tuán)隊(duì)中的成員撈演好各自的角色卻是至關(guān)重要的。迪斯尼的組織就有自己的體系，在那里，演出人員、清潔工、保安等，融合為一個(gè)這樣的團(tuán)隊(duì)：各種角色通常隨每一刻的需要而定當(dāng)游行經(jīng)過時(shí)，所有的人都是幫手，發(fā)給所有工作人員的每日簡報(bào)提醒他們：顧客訪問迪斯尼樂園可能只有一次，他們的印象將永遠(yuǎn)取決于他們在那一天的體驗(yàn)。這是種很積極的理論，可以適用于我們的展覽活動(dòng)。簡說2展覽活動(dòng)需要組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)整體，他們直接或者間接地相互依賴這個(gè)整體，并將對展覽活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)隨每刻的需要負(fù)責(zé)。展覽活動(dòng)主要由六方人員構(gòu)成：展覽經(jīng)理；參展商；場館經(jīng)理和員工；展會(huì)服務(wù)承包商；大會(huì)和訪問者辦公署；客

11、商及參觀者。第一節(jié) 展覽經(jīng)理 一、展覽概念的確定 五個(gè)w： 為什么(why) 、誰(who)、 何時(shí)(when) 、 在哪里(where) 、是什么(what) 二、協(xié)調(diào)好各方的關(guān)系 1主辦機(jī)構(gòu) 2主辦社區(qū) 3贊助商 4媒體 5合作者 6客商參觀者三、與合作者簽訂合同四、組織參展商展覽經(jīng)理的職責(zé)范圍 展覽經(jīng)理可以理解為是這個(gè)團(tuán)隊(duì)的指揮者。比起其他的角色，他或她必須更加具有創(chuàng)造能力以使得展示會(huì)對于參觀者和參展商來說都是獨(dú)無二的、可以獲得利利益的。展覽經(jīng)理的職責(zé)范圍包括了以下幾點(diǎn)：確定展覽主題；把其他運(yùn)作者帶動(dòng)組織到一起；與合作者簽訂合同；組織參展商。第二節(jié) 參展商一、參展商參展的目的二、參展商如何達(dá)到參展目標(biāo) 1明確參展目標(biāo) 2簽訂合同 3制訂展覽計(jì)劃 第三節(jié) 展館(展覽場地)經(jīng)理和員工 一、舉辦地點(diǎn)經(jīng)理的職責(zé) 二、如何“出