區(qū)級(jí)綜合醫(yī)院檔案分類(lèi)編號(hào)方案

1、 區(qū)級(jí)綜合醫(yī)院檔案分類(lèi)編號(hào)方案為加強(qiáng)本院檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、編目、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作服務(wù)，中華人民共和國(guó)檔案法、XX省檔案辦法規(guī)定，結(jié)合我院檔案工作實(shí)際，特制定XX區(qū)人民醫(yī)院檔案分類(lèi)編號(hào)方案如下：分類(lèi)方案編制原則檔案分類(lèi)原則是以本院職能活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。本方案規(guī)定了本院檔案分類(lèi)的原則和方法、檔號(hào)標(biāo)識(shí)及歸檔范圍和保管期限。本方案適用于本院檔案實(shí)體的分類(lèi)、整理和排架管理。二、分類(lèi)方案檔案類(lèi)別設(shè)置（一）本方案共設(shè)置8個(gè)一級(jí)類(lèi)目，并以英文字母作為一級(jí)類(lèi)目

2、代字。1、文書(shū)檔案（大類(lèi)代字：A）2、基本建設(shè)檔案（大類(lèi)代字：B）3、設(shè)備儀器檔案（大類(lèi)代字：C）4、會(huì)計(jì)檔案（大類(lèi)代字：D）5、已故人員檔案（大類(lèi)代字：E）6、聲像檔案（大類(lèi)代字：F）7、專(zhuān)門(mén)檔案（大類(lèi)代字：G）8、實(shí)物檔案（大類(lèi)代字：H）（二）二級(jí)類(lèi)目以阿拉伯?dāng)?shù)字為代碼，其設(shè)置方法如下：文書(shū)檔案（A）、黨群、宣傳類(lèi)；、綜合類(lèi)；、組織人事類(lèi)；、勞動(dòng)工資類(lèi)；、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)類(lèi)；、醫(yī)療、行政類(lèi)；、其它類(lèi)。 科技檔案 、設(shè)備檔案（C）：訂購(gòu)儀器設(shè)備的合同、協(xié)議書(shū)以及圖紙、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、合格證書(shū)、裝箱單等；安裝調(diào)度及驗(yàn)收記錄、報(bào)告；運(yùn)行使用過(guò)程中取得的實(shí)效記錄，大、中修記錄，事故記錄及處理報(bào)告

3、等；儀器報(bào)廢的技術(shù)鑒定材料、報(bào)告及上級(jí)主管單位的批件。 、基建檔案（B）：計(jì)劃任務(wù)書(shū)、合同、協(xié)議書(shū)、證明書(shū)及批準(zhǔn)文件等；選址報(bào)告、工程、水文、氣象、地質(zhì)等基礎(chǔ)材；初步設(shè)計(jì)、工程技術(shù)設(shè)計(jì)、及設(shè)計(jì)修改、變更材料；施工安裝圖紙、說(shuō)明書(shū)、施工日記和記錄；工程概算、預(yù)算、決算；全套竣工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工總結(jié)；工程改建、擴(kuò)建擴(kuò)維修、使用中變更的圖紙及有關(guān)材料；改建、維XX電設(shè)施有關(guān)材料、圖紙；其他材料。 會(huì)計(jì)檔案（D）（含財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、基建會(huì)計(jì)、工會(huì)會(huì)計(jì)） 、會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi)：年度會(huì)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算；會(huì)計(jì)月報(bào)、季報(bào)； 、會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)： 現(xiàn)金日記帳；銀行日記帳；總帳；收、支明細(xì)帳；固定資產(chǎn)明細(xì)帳；材料物資明細(xì)帳； 、會(huì)

4、計(jì)憑證類(lèi)： 記帳憑證；收據(jù)存根；會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi)：、其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)：工資匯總表、名冊(cè)、調(diào)整通知；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)；會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。 聲像檔案（F）：含照片、磁介質(zhì)、光盤(pán) 、反映本院主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌； 、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家、教授來(lái)院檢查、學(xué)術(shù)指導(dǎo)等重要活動(dòng)； 、本院重大手術(shù)、新技術(shù)、新項(xiàng)目； 、本院開(kāi)展大型、小型醫(yī)療咨詢(xún)，下鄉(xiāng)醫(yī)療服務(wù)； 、本院黨委、工會(huì)、團(tuán)委組織的有關(guān)重要、一般活動(dòng)、宣傳、教育方面； 、其他有保存價(jià)值的特種載體。實(shí)物檔案（H）： 專(zhuān)門(mén)檔案（G） 、護(hù)理類(lèi)：關(guān)于護(hù)理管理、帶教、重要專(zhuān)項(xiàng)護(hù)理的材料；其他材料； 、醫(yī)教類(lèi)：關(guān)于醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療糾紛、科研項(xiàng)目、科教

5、帶教、院內(nèi)感染防治管理性材料；其他材料； 、門(mén)診記錄：門(mén)診日記； 、科研項(xiàng)目：重大、一般科研項(xiàng)目的管理性、評(píng)審結(jié)果、原始調(diào)查記錄； 5、抗非典專(zhuān)題；6衛(wèi)技干部類(lèi)：醫(yī)生專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料、護(hù)士專(zhuān)業(yè)技術(shù)材料。7、創(chuàng)“三級(jí)甲等”醫(yī)院專(zhuān)題；8、綠色醫(yī)院；9、病歷檔案類(lèi)：醫(yī)院的住院病歷資料；10、影像檔案類(lèi)：醫(yī)院的住院病人影像資料。本設(shè)置方案有類(lèi)設(shè)類(lèi)，無(wú)類(lèi)空類(lèi)。檔案的編號(hào)A、文書(shū)檔案（一）以卷為單位的立卷方法1、排列編號(hào)方法：分年度、按保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期），分別排列編案卷號(hào)，編目錄號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、大類(lèi)代字、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成，用“.”、“-”連接。其中，保管期限為永久、長(zhǎng)期、短期。例如：永久、長(zhǎng)

6、期合編一個(gè)年度流水號(hào)，短期另編年度流水號(hào)18 - A 12 .1 - 001（002、）案卷順序號(hào)（第1、2、卷）目錄順序號(hào)保管期限代號(hào)（永久、長(zhǎng)期合編為12）大類(lèi)代字（A為文書(shū)檔案）全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）目錄號(hào)為：A12.1-118 - A3.1 -001（002、）案卷順序號(hào)（第1、2、卷）目錄順序號(hào)保管期限代號(hào)（短期為“3”）大類(lèi)代字（A為文書(shū)檔案）全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）目錄號(hào)為：A3.11（二）以“件”為單位的歸檔方法1、排列編號(hào)方法：分年度、按保管期限（永久、長(zhǎng)期/30年、短期/10年）分別排列編件號(hào)，不編目錄號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)組成，用“-”連接。其中，保管期限為

7、永久、長(zhǎng)期/30年、短期/10年。18 -2007永久- 001（002、）件號(hào)（第1、2、件）保管期限（永久“1”）年度（2007）全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）18 - 2007長(zhǎng)期 - 001（002、）件號(hào)（第1、2、件）保管期限（長(zhǎng)期“2”）年度（2007）全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）18 - 2007短期 - 001（002、）件號(hào)（第1、2、件）保管期限（短期“3”）年度（2007）全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）B、基本建設(shè)檔案1、排列編號(hào)方法：按基建項(xiàng)目分別排列編案卷號(hào)，不編具體目錄號(hào)。目錄號(hào)設(shè)總目錄號(hào)，第1本目錄為：B1，第2本目錄為：B2，依此類(lèi)推。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷號(hào)組成，用“-”連接。

8、其中，類(lèi)別號(hào)由“大類(lèi)代字”和“二級(jí)屬類(lèi)號(hào)”（基建項(xiàng)目代號(hào)）組成，中間用“ ”隔開(kāi)。例如： 18 - B.01-001（002、）案卷號(hào)（第1、2、卷）類(lèi)別號(hào)（基建檔案類(lèi)第1個(gè)工程項(xiàng)目）全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）C、設(shè)備儀器檔案1、排列編號(hào)方法：按設(shè)備種類(lèi)（型號(hào)）分別排列編案卷號(hào)。不編具體目錄號(hào)。目錄號(hào)只設(shè)總目錄號(hào)，第1本目錄為：B1，第2本目錄為：B2，依此類(lèi)推。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷號(hào)組成，用“-”連接。其中，類(lèi)別號(hào)由“一級(jí)類(lèi)目號(hào)”和“二級(jí)屬類(lèi)號(hào)”（設(shè)備代號(hào)）組成，中間用“ ”隔開(kāi)。例如： 18-C.01-001（002、）案卷號(hào)（第1、2、卷）類(lèi)別號(hào)（設(shè)備儀器類(lèi)第1套設(shè)備）全宗號(hào)（市院）

9、D、會(huì)計(jì)檔案 1、排列編號(hào)方法：按二級(jí)類(lèi)目分年度排列編案卷號(hào)和目錄號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由大類(lèi)代字、二級(jí)屬類(lèi)代號(hào)、目錄順序號(hào)組成。其中大類(lèi)代字為D，二級(jí)屬類(lèi)代號(hào)分別為：會(huì)計(jì)報(bào)表為1、會(huì)計(jì)賬簿為2、會(huì)計(jì)憑證為3、其他為4。例如： 檔號(hào)：18 - D1.1- 001（002、） 案卷號(hào)（第1、2、卷） 目錄號(hào) 全宗號(hào)（市院）目錄號(hào)：D 1 . 1 目錄順序號(hào) 類(lèi)別代號(hào)（會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi)） 大類(lèi)代字（會(huì)計(jì)檔案類(lèi)）E、已故人員檔案本單位人事檔案由人事檔案室統(tǒng)一管理，其編號(hào)方法按照人事檔案管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。已故人員檔案二級(jí)類(lèi)目按人名設(shè)置。 1、排列編號(hào)方法：已故人員檔案

10、按去世時(shí)間先后排列編案卷號(hào)和目錄號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由大類(lèi)代字、目錄順序號(hào)組成。其中大類(lèi)代字為E。例如： 檔號(hào)：18 -E.1- 001（002、） 案卷號(hào)（第1、2、卷，1人1卷或數(shù)卷） 目錄號(hào)（已故人員檔案第1本目錄） 全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）F、聲像檔案（一）照片1、排列編號(hào)方法：按照三級(jí)類(lèi)目結(jié)合形成時(shí)間分別排列裝冊(cè)，分冊(cè)編照片號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、冊(cè)號(hào)、照片號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、二級(jí)類(lèi)目代號(hào)、三級(jí)類(lèi)目代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F，二級(jí)類(lèi)目代號(hào)為1（照片），三級(jí)類(lèi)目代號(hào)為：組織沿革類(lèi)為1、業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)為2、文體活動(dòng)類(lèi)

11、為3、榮譽(yù)實(shí)物類(lèi)為4、綜合類(lèi)為5。例如:檔號(hào)：18- F1.1.1- 1 - 1 （2、）照片號(hào)（第1、2、組照片） 案卷/冊(cè)號(hào)（第1 卷/冊(cè)） 目錄號(hào)全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院） 目錄號(hào)：F 1. 1. 1 目錄順序 三級(jí)屬類(lèi)代號(hào)（組織沿革類(lèi)） 二級(jí)屬類(lèi)代號(hào)（照片檔案類(lèi)） 大類(lèi)代字（聲像檔案類(lèi)）（二）底片1、排列編號(hào)方法：按照三級(jí)類(lèi)目結(jié)合形成時(shí)間分別排列裝冊(cè)，分冊(cè)編底片號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、冊(cè)號(hào)、底片號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類(lèi)別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F，類(lèi)別代號(hào)為2（底片）。例如:檔號(hào)： 18F2.1.1-1- 1 （2、）底片號(hào)（第1、2、組底片） 案卷/冊(cè)號(hào)

12、（第1 卷/冊(cè)） 目錄號(hào)全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院） 目錄號(hào)：F 2. 1. 1 目錄順序號(hào) 三級(jí)屬類(lèi)代號(hào)（組織沿革類(lèi)） 二級(jí)屬類(lèi)代號(hào)（底片檔案類(lèi)） 大類(lèi)代字（聲像檔案類(lèi)）（三）錄音帶錄像帶1、排列編號(hào)方法：錄音帶和錄像帶合并整理，按形成時(shí)間順序大流水排列編盤(pán)號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、盤(pán)號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類(lèi)別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F，類(lèi)別代號(hào)為3（錄音帶/錄像帶）。例如：檔號(hào)：18 - F3 .1 - 1（2、）盤(pán)號(hào)（第1、2、盤(pán)錄音帶錄像帶）目錄號(hào)（錄音帶錄像帶類(lèi)第1本目錄） 全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）目錄號(hào)：F 3 . 1 目錄順序號(hào) 類(lèi)別代號(hào)（錄音帶錄像帶類(lèi)）

13、大類(lèi)代字（聲像檔案類(lèi)）（四）光盤(pán)磁盤(pán)1、排列編號(hào)方法：光盤(pán)和磁盤(pán)合并整理，按形成時(shí)間順序大流水排列編張?zhí)枴?、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、張?zhí)柦M成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類(lèi)別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為F，類(lèi)別代號(hào)為4（光盤(pán)/磁盤(pán)）。例如：檔號(hào)：18-F4 .1-1（2、）張?zhí)枺ǖ?、2、張光盤(pán)磁盤(pán)）目錄號(hào)（光盤(pán)磁盤(pán)類(lèi)第1本目錄） 全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院） 目錄號(hào)： F 4 .1 目錄順序號(hào)（第一本目錄） 類(lèi)別代號(hào)（光盤(pán)磁盤(pán)類(lèi)） 大類(lèi)代字（聲像檔案類(lèi)）G、專(zhuān)門(mén)檔案專(zhuān)門(mén)檔案（本機(jī)關(guān)形成的專(zhuān)門(mén)檔案）的二級(jí)屬類(lèi)，按問(wèn)題或機(jī)構(gòu)設(shè)置。 1、排列編號(hào)方法：同會(huì)計(jì)檔案。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷

14、號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由大類(lèi)代字、二級(jí)屬類(lèi)代號(hào)、目錄順序號(hào)組成。其中大類(lèi)代字為G，二級(jí)屬類(lèi)代號(hào)二級(jí)屬類(lèi)，按問(wèn)題或機(jī)構(gòu)設(shè)置。例如： 檔號(hào)：18 - G1.1- 001（002、） 案卷號(hào)（第1、2、卷） 目錄號(hào) 全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）目錄號(hào)：D 1 . 1 目錄順序號(hào) 類(lèi)別代號(hào) 大類(lèi)代字（專(zhuān)門(mén)檔案類(lèi)）H、實(shí)物檔案、排列編號(hào)方法：本單位實(shí)物檔案按照二級(jí)類(lèi)目結(jié)合形成時(shí)間分別排列編件號(hào)。2、檔號(hào)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、件號(hào)組成，用“-”連接。目錄號(hào)由目錄代碼、類(lèi)別代號(hào)、目錄順序號(hào)組成，其中目錄代碼為G，類(lèi)別代號(hào)為：榮譽(yù)品為1、紀(jì)念品為2、其他為3。例如：檔號(hào)：18 - H 1.1 -1（2、）件號(hào)（第、

15、2、件）目錄號(hào)（榮譽(yù)品類(lèi)第1本目錄） 全宗號(hào)（區(qū)人民醫(yī)院）目錄號(hào)：H 1 .1目錄順序號(hào)（榮譽(yù)品類(lèi)第1本目錄） 類(lèi)別代號(hào)（榮譽(yù)品類(lèi)） 大類(lèi)代字（實(shí)物檔案類(lèi)）XX區(qū)人民醫(yī)院檔案分類(lèi)、歸檔范圍和保管期限表一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目序號(hào)歸檔范圍保管期限文書(shū)檔案（A）黨務(wù)綜合（01）01本院黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議永久02本院黨委工作計(jì)劃、總結(jié)（1）年度以上永久（2）半年、季度10年.組織宣傳（02）01.紀(jì)檢監(jiān)察（03）01.工青婦（04）01.行政綜合（05）01本院院長(zhǎng)辦公會(huì)議、院務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要永久02本院大事記、年鑒、志書(shū)永久.人事管理（06）01.文秘檔案（07）01.財(cái)務(wù)審計(jì)（08）01.后勤管理（09）01.業(yè)務(wù)綜合（10）01本院召開(kāi)全市性重要業(yè)務(wù)會(huì)議的文件材料（1）通知、名單、日程、報(bào)告、講話(huà)、決議、決定、紀(jì)要永久（2）典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)30年（3）小組會(huì)議材料、參考材料10年.基本建設(shè)（B）按基建項(xiàng)目設(shè)置01可行性研究、任務(wù)書(shū)長(zhǎng)期02.設(shè)備儀器（C）按設(shè)備型號(hào)或種類(lèi)設(shè)置01設(shè)備儀器購(gòu)置前期材料.02.一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目序號(hào)歸檔范圍保管期限會(huì)計(jì)檔案（D）會(huì)計(jì)憑證（01）01原始憑證15年.會(huì)計(jì)賬簿（02）01.財(cái)務(wù)報(bào)告（03）01.其 他（04）01.已故人員檔案（E）按人名設(shè)置（01）01履歷材料.02自傳材料.03鑒定、考核、考察材料.04學(xué)