X物業(yè)公司物業(yè)管理信息系統(tǒng)使用管理規(guī)程

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔XX物業(yè)公司物業(yè)管理信息系統(tǒng)使用管理規(guī)程（試行）1 目的為了充分有效地發(fā)揮物業(yè)管理信息系統(tǒng)的作用，提高工作效率，更有效地為業(yè)主提供服務(wù)，不斷提高物業(yè)服務(wù)水平，也為使我們的工作能順利開展，特制定本使用管理制度。2 職責(zé)2.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)物業(yè)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)保障。2.2 人力資源部負(fù)責(zé)物業(yè)管理信息系統(tǒng)使用人員的操作權(quán)限管理。2.3 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)物業(yè)管理信息系統(tǒng)的檢查監(jiān)督管理。2.4 各部門分別在各自的職責(zé)范圍內(nèi)，操作、使用、管理物業(yè)管理信息系統(tǒng)。 3 適用范圍本制度適用于XX物業(yè)管理信息系統(tǒng)的使用，適用于公司所有有權(quán)限的操作人員。4 使用管理制

2、度4.1 功能設(shè)置本系統(tǒng)主要有日常工作、行政管理、人事管理、房產(chǎn)管理、客戶管理、財(cái)務(wù)收費(fèi)、設(shè)施設(shè)備、事務(wù)管理、統(tǒng)合查詢、設(shè)置中心等模塊。4.1.1 日常工作包括工作概覽、公文收發(fā)功能；4.1.2 行政管理包括信息發(fā)布、公共信息功能；4.1.3 人事管理包括員工管理、排班管理、考勤管理、培訓(xùn)管理、獎(jiǎng)懲管理、考核管理、人事報(bào)表功能；4.1.4 房產(chǎn)管理包括房產(chǎn)登記、小區(qū)房產(chǎn)匯總表、房產(chǎn)明細(xì)登記表功能；4.1.5 客戶管理包括客戶管理、售樓登記、入伙管理、入住管理、出租管理、裝修管理、車輛登記、客戶報(bào)表功能；4.1.6 財(cái)務(wù)收費(fèi)包括費(fèi)用設(shè)置、儀表管理、費(fèi)用核算、費(fèi)用收付、發(fā)票管理、合同管理、財(cái)務(wù)報(bào)表

3、、財(cái)務(wù)接口功能；4.1.7 設(shè)施設(shè)備包括設(shè)施設(shè)備分類設(shè)置、設(shè)施設(shè)備資料、設(shè)施設(shè)備維保計(jì)劃、維保計(jì)劃審核、設(shè)施設(shè)備明細(xì)表功能；4.1.8 事務(wù)管理包括事務(wù)概覽、受理投訴、受理服務(wù)、受理維修、受理咨詢、查找事務(wù)、事務(wù)管理、事務(wù)報(bào)表功能；4.1.9 統(tǒng)合查詢包括客戶查詢、經(jīng)理查詢、事務(wù)概覽、工作概覽、會(huì)員概覽功能；4.1.10 設(shè)置中心包括系統(tǒng)設(shè)置、流程管理、知識(shí)管理、人事管理、事務(wù)設(shè)置、報(bào)表管理功能。4.2 系統(tǒng)使用人用戶名及使用權(quán)限4.2.1 用戶名、密碼系統(tǒng)使用人為：擁有系統(tǒng)登陸用戶名的公司員工，包括公司總部員工、在杭各區(qū)域/物業(yè)服務(wù)中心的主要工作人員（經(jīng)理、副經(jīng)理、經(jīng)理助理、二級(jí)財(cái)務(wù)、客服人

4、員、管理員、工程人員等）、分（子）公司部分操作人員。使用人通過(guò)錄入用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)，每位使用人擁有一個(gè)用戶名。用戶名及初始密碼由本體建設(shè)部在員工辦理入職手續(xù)時(shí)預(yù)先設(shè)置完成，并提前告知各使用人員。在杭地區(qū)員工系統(tǒng)登陸用戶名為工號(hào)，分（子）公司員工系統(tǒng)登陸用戶名為姓名全拼，初始密碼為lc888888。本體建設(shè)部在離職員工辦理離職手續(xù)時(shí)一并撤銷其帳號(hào)權(quán)限。公司各員工根據(jù)不同的崗位設(shè)定有不同操作權(quán)限、操作角色，按各自業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)操作。4.2.2 使用權(quán)限各使用人根據(jù)個(gè)人職責(zé)崗位不同擁有不同操作權(quán)限，對(duì)各自本崗位有關(guān)的信息進(jìn)行錄入、查詢、打印和資料管理。具體權(quán)限詳見下表：序職 位 使用人員權(quán)限及

5、負(fù)責(zé)范圍備 注1總經(jīng)理、執(zhí)行總經(jīng)理總經(jīng)理、執(zhí)行總經(jīng)理1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、人事管理內(nèi)員工管理的查詢權(quán)限。4、房產(chǎn)管理內(nèi)房產(chǎn)查詢權(quán)限。5、客戶管理內(nèi)客戶查詢權(quán)限。6、財(cái)務(wù)收費(fèi)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)表查詢權(quán)限。7、設(shè)施設(shè)備內(nèi)設(shè)施設(shè)備資料、維保計(jì)劃、設(shè)施設(shè)備報(bào)表的查看權(quán)限。8、綜合查詢內(nèi)的客戶、客服、經(jīng)理、事務(wù)查詢權(quán)限。2副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、人事管理內(nèi)員工管理的查詢權(quán)限。4、房產(chǎn)管理內(nèi)房產(chǎn)查詢權(quán)限。5、客戶管理內(nèi)客戶查詢權(quán)限。6、財(cái)務(wù)收費(fèi)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)表查詢權(quán)限。7、設(shè)施設(shè)備內(nèi)設(shè)施設(shè)

6、備資料、維保計(jì)劃、設(shè)施設(shè)備報(bào)表的查看權(quán)限。8、綜合查詢內(nèi)的客戶、客服、經(jīng)理、事務(wù)查詢權(quán)限。3經(jīng)理職能部門正、副職1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、綜合查詢內(nèi)的客戶、客服、經(jīng)理、事務(wù)查詢權(quán)限。各職能部門分工不同，部分權(quán)限相應(yīng)有所區(qū)別4區(qū)域總經(jīng)理、分（子）公司經(jīng)理區(qū)域、分（子）公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、人事管理內(nèi)本區(qū)域內(nèi)員工管理的查詢權(quán)限。4、所管理區(qū)域內(nèi)的房產(chǎn)查詢權(quán)限。5、財(cái)務(wù)收費(fèi)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)表查詢權(quán)限。6、所管理區(qū)域內(nèi)的事務(wù)管理權(quán)限。7、設(shè)施設(shè)備內(nèi)設(shè)施設(shè)備資料、維保計(jì)劃、設(shè)施設(shè)備報(bào)表的查

7、看權(quán)限。8、綜合查詢內(nèi)的客戶、客服、經(jīng)理、事務(wù)查詢權(quán)限。5物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、所管理部門的房產(chǎn)管理權(quán)限。4、財(cái)務(wù)收費(fèi)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)表查詢權(quán)限。5、設(shè)施設(shè)備內(nèi)設(shè)施設(shè)備資料、維保計(jì)劃、設(shè)施設(shè)備報(bào)表的查看權(quán)限。6、所管理部門的事務(wù)管理操作權(quán)限。7、綜合查詢內(nèi)的客戶、客服、經(jīng)理、事務(wù)查詢權(quán)限。6公司本體建設(shè)部公司本體建設(shè)部員工1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、公司人事管理所有操作權(quán)限。7普通員工公司本部員工、分子公司員工1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。8客

8、服中心人員物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)客服工作的員工、內(nèi)勤1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、所在部門的房產(chǎn)管理權(quán)限。4、所在部門的客戶管理操作權(quán)限。5、所在部門的事務(wù)管理操作權(quán)限。6、所在部門財(cái)務(wù)收費(fèi)內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)表查詢權(quán)限。7、綜合查詢內(nèi)客服查詢、事務(wù)概覽查詢權(quán)限。9財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)部員工、物業(yè)服務(wù)中心二級(jí)財(cái)務(wù)、收費(fèi)員1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、所在部門的房產(chǎn)管理部分權(quán)限。4、所在部門的財(cái)務(wù)管理操作權(quán)限。5、綜合查詢中客服管理、事務(wù)概覽查詢權(quán)限。10工程人員物業(yè)服務(wù)中心工程維修人員1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共

9、信息權(quán)限。3、所在部門的事務(wù)管理中受理維修、受理服務(wù)操作權(quán)限。4、所在部門的設(shè)施設(shè)備資料、維保計(jì)劃、設(shè)施設(shè)備報(bào)表操作權(quán)限。5、綜合查詢中客服查詢、事務(wù)概覽查詢權(quán)限。11管理員物業(yè)服務(wù)中心管理員1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、所在部門的房產(chǎn)管理查詢權(quán)限。4、所在部門的事務(wù)管理操作權(quán)限。5、綜合查詢中客服管理、事務(wù)概覽查詢權(quán)限。12秩序維護(hù)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)、保潔主管物業(yè)服務(wù)中心秩序維護(hù)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)、保潔主管1、日常工作內(nèi)工作概覽、公文收發(fā)權(quán)限。2、行政管理內(nèi)公共信息權(quán)限。3、所在部門的房產(chǎn)管理查詢權(quán)限。4、所在部門的事務(wù)服務(wù)內(nèi)受理服務(wù)、受理咨詢操作權(quán)限。5、綜合查詢內(nèi)客服管理

10、、事務(wù)概覽查詢權(quán)限。13系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理員系統(tǒng)內(nèi)各操作模塊的設(shè)置權(quán)限。14系統(tǒng)管理員公司網(wǎng)管系統(tǒng)安全維護(hù)及硬件保障。4.2.3 系統(tǒng)使用人權(quán)限設(shè)置各部門根據(jù)工作需填寫用戶審批表（以下簡(jiǎn)稱審批表），詳細(xì)寫明操作人姓名、工號(hào)、部門、職務(wù)、使用理由等事項(xiàng)，經(jīng)部門經(jīng)理同意后報(bào)人力資源部審批、備案、設(shè)置。權(quán)限調(diào)整的設(shè)置流程為：?jiǎn)T工入職本體建設(shè)部經(jīng)理批準(zhǔn)本體建設(shè)部設(shè)置完成通知員工所在物業(yè)服務(wù)中心員工調(diào)職由各物業(yè)服務(wù)中心提出申請(qǐng)本體建設(shè)部經(jīng)理批準(zhǔn)本體建設(shè)部調(diào)整設(shè)置完成通知員工所在物業(yè)服務(wù)中心由本體建設(shè)部完成新入司員工的入職、所屬部門、房產(chǎn)、角色權(quán)限的設(shè)置，以及各類事務(wù)流程的權(quán)限綁定。4.3 操作要求4.3

11、.1 各使用人必須及時(shí)登陸、查看系統(tǒng)內(nèi)是否有新的公告、公文等，嚴(yán)格遵循當(dāng)日事務(wù)當(dāng)日處理的原則，確保工作的及時(shí)、按時(shí)完成。4.3.2 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄每個(gè)使用人的登陸時(shí)間，公司領(lǐng)導(dǎo)及直屬領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)查閱每個(gè)員工的登陸時(shí)間及記錄。4.3.3 系統(tǒng)內(nèi)分不同部門完成的操作，要求相關(guān)操作部門在規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成，加強(qiáng)工作鏈接性，提高效率，使得操作環(huán)節(jié)能順利閉環(huán)實(shí)施，避免造成單個(gè)操作環(huán)節(jié)脫節(jié)。4.3.4 各操作部門在系統(tǒng)操作過(guò)程中，遇到問(wèn)題需及時(shí)進(jìn)行意見反饋、處理，避免因拖延導(dǎo)致整體工作進(jìn)度滯后。4.3.5 各使用人在系統(tǒng)操作過(guò)程中需按系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行實(shí)際操作使用。4.4 計(jì)算機(jī)管理4.4.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)系

12、統(tǒng)日常操作管理，完成系統(tǒng)操作人員的操作答疑、操作培訓(xùn)。4.4.2總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)服務(wù)器的托管管理。信息系統(tǒng)服務(wù)器托管于第三方托管機(jī)構(gòu)，定期派人檢查，檢查內(nèi)容包括：機(jī)房環(huán)境、機(jī)房網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器運(yùn)行情況，硬盤空間檢查、服務(wù)器軟件防火墻、殺定期更新，機(jī)房專人監(jiān)管、機(jī)房專線聯(lián)系人、機(jī)房應(yīng)急方案。4.4.3各信息系統(tǒng)操作人員完成個(gè)人電腦的日常硬件維護(hù)和操作系統(tǒng)維護(hù)，包括個(gè)人電腦系統(tǒng)硬件檢查，網(wǎng)絡(luò)檢查，定期殺毒。4.5 安全管理4.5.1 系統(tǒng)使用人在系統(tǒng)操作過(guò)程中，不得擅自將系統(tǒng)內(nèi)的各類資料信息進(jìn)行拷貝、刪除等操作，不得擅自進(jìn)行超越自身權(quán)限操作使用系統(tǒng)，不得擅自改變或更換系統(tǒng)軟件版本。4.5.2

13、公司對(duì)系統(tǒng)使用人的用戶名、密碼和使用權(quán)限實(shí)行嚴(yán)格規(guī)范管理。物業(yè)管理信息系統(tǒng)采用權(quán)限密碼方式進(jìn)行管理，使用人在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)使用自己的用戶名和權(quán)限密碼。為了保證系統(tǒng)的操作安全，請(qǐng)系統(tǒng)使用人員在登錄系統(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)跳出對(duì)話框提醒修改初始密碼，密碼要求字母、數(shù)字相結(jié)合。系統(tǒng)在約定時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)會(huì)自動(dòng)提醒密碼過(guò)期需修改，使用人員可根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行修改（如不修改，系統(tǒng)登陸界面會(huì)每次提醒）。使用人在每次登陸系統(tǒng)時(shí)，選擇“總是詢問(wèn)用戶名和密碼”，避免系統(tǒng)記錄用戶名和密碼，杜絕根據(jù)瀏覽器的歷史記錄隨意訪問(wèn)的可能。系統(tǒng)各操作人員定期對(duì)其帳戶密碼進(jìn)行修改，不得隨意將個(gè)人帳戶密碼告知第三人，確保帳戶安全。系統(tǒng)使用人不

14、得為無(wú)使用權(quán)限或非本公司人員查看公司系統(tǒng)資料信息提供便利。無(wú)使用權(quán)限或非本公司人員不得利用他人的權(quán)限密碼進(jìn)入公司物業(yè)管理信息系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員對(duì)各操作人員需謹(jǐn)慎設(shè)置權(quán)限，對(duì)于查看某些關(guān)鍵信息僅開放給某些用戶，防止數(shù)據(jù)泄露。4.5.3 公司建立系統(tǒng)使用人帳號(hào)審批制度，依據(jù)實(shí)際操作使用需求對(duì)使用人設(shè)置操作權(quán)限。系統(tǒng)使用人之間不能共享用戶帳號(hào)。每單個(gè)使用人只有一個(gè)系統(tǒng)用戶名。系統(tǒng)使用人因崗位變化或離職，需要對(duì)密碼權(quán)限進(jìn)行重新設(shè)定或是對(duì)用戶名和權(quán)限密碼進(jìn)行注銷，各部門、物業(yè)服務(wù)中心需及時(shí)將相關(guān)情況反饋至本體建設(shè)部，使用人按照規(guī)定流程申請(qǐng)，由本體建設(shè)部對(duì)其權(quán)限進(jìn)行及時(shí)調(diào)整或注銷。公司本體建設(shè)部定期對(duì)系統(tǒng)中

15、的用戶帳戶進(jìn)行查看，避免出現(xiàn)權(quán)限設(shè)置不當(dāng)或是冗余帳號(hào)存在的現(xiàn)象。4.5.4 密碼管理及修改使用人需定期對(duì)自己所使用的密碼進(jìn)行修改，防止他人越權(quán)使用密碼操作，且密碼設(shè)置需有足夠的復(fù)雜性，如大小寫、數(shù)字等結(jié)合。嚴(yán)禁盜用他人帳號(hào)和密碼。使用人系統(tǒng)權(quán)限密碼泄密后，必須及時(shí)修改密碼。使用人如對(duì)密碼遺忘或在修改過(guò)程中操作失誤造成密碼遺失，應(yīng)及提出申請(qǐng)，由系統(tǒng)管理員清除密碼、重新設(shè)置。4.5.5 使用人在完成系統(tǒng)操作或是需暫時(shí)離開工作現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)將系統(tǒng)的所有運(yùn)行界面及時(shí)返回退出狀態(tài)（點(diǎn)擊注銷回到登錄界面），防止其他人員越權(quán)操作。4.5.6 應(yīng)系統(tǒng)需求，需對(duì)相關(guān)資料信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，所有文件需加密處理。文件使用完畢后，需將文件記錄進(jìn)行粉碎、刪除處理，包括書面形式和電子媒介形式保存的信息。4.5.7 公司總經(jīng)理辦公室對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)信息定期進(jìn)行備份，并做好異地備份，要求對(duì)所有的備份數(shù)據(jù)進(jìn)行加密。4.5.8 公司總經(jīng)理辦公室每周檢測(cè)系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防