如何提高工作效率-時(shí)間管理培訓(xùn)課件

1、如何提高工作效率時(shí)間管理寧波龍文教育常務(wù)校長：陳友才工作越來越忙 工作越來越忙，私事也越來越多工作任務(wù)在等著；孩子的教育問題要考慮；我們 記性越來越差 我們想要什么？ 我們的期望 我們的大腦再不為瑣碎之事所纏繞，神清氣爽，充滿活力； 面對新的任務(wù)，我們可以做到舉重若輕，有條不紊； 我們希望找到適用的方法才是出路一個(gè)善于思考的人，一定是高效的，大腦一定是自由的；要提高工作效率，時(shí)間管理是關(guān)鍵。 8時(shí)間管理的理論與原則時(shí)間管理的步驟與方法 時(shí)間管理課程目錄10效果效率 - 做正確的事情目標(biāo)計(jì)劃 - 書面界定結(jié)果計(jì)劃行動 - 縝密思考策劃排序羅列 - 優(yōu)先高于一切 20 80 - 保證少數(shù)重點(diǎn)集中分

2、散 - 專注整塊時(shí)間 人 事 - 投資情感帳戶羅盤時(shí)鐘 - 平衡工作生活 時(shí)間管理的八大原則12明確角色、職責(zé)與目標(biāo) 列出事件清單排定事件次序制定時(shí)間計(jì)劃表言行一致地執(zhí)行調(diào)整和改善 時(shí)間管理的核心步驟14 目標(biāo)管理目標(biāo)的設(shè)定15 目標(biāo)管理：時(shí)間規(guī)劃 時(shí)間規(guī)劃系統(tǒng)里，日計(jì)劃就是每天要花一些時(shí)間規(guī)劃你的活動。你的日計(jì)劃要從周計(jì)劃而來。自己每天的趨勢都是朝著更大的目標(biāo)邁進(jìn)。一天檢查所有工作的來源，包括你的專案、你記載截止日期的計(jì)劃、排進(jìn)去的活動和應(yīng)該注意的事項(xiàng)等。 你未來的一周應(yīng)該處理的事情，首先應(yīng)該決定這些事情的優(yōu)先順序然后再做周計(jì)劃，這樣可以對工作做一些全盤的檢查，將你自己的目標(biāo)系統(tǒng)化以后可以為

3、新的一周做更好的準(zhǔn)備。周計(jì)劃往上延伸就是月計(jì)劃。有時(shí)從比一周更長的時(shí)間范圍來看，工作也是非常重要的，月計(jì)劃可以提供一個(gè)寬廣的視野，使你每一周計(jì)劃得更有效果。它通常包含的都是下個(gè)月工作里更重要的事情。 月計(jì)劃再往上就是你的季計(jì)劃，一年之中固定每隔一段時(shí)間就要檢查已經(jīng)到期的目標(biāo)，并視情況做必要的修正和改進(jìn)。在每一個(gè)季度末你可以確定下一個(gè)季度的方針，并決定哪些方面任務(wù)應(yīng)該取消、增加或加快。例如下一季度你可能晉升為主管，你需要接受一些主管方面的知識培訓(xùn)；你下個(gè)月可能要去一個(gè)地方旅游，那你必須要去收集旅游地點(diǎn)的一些信息資料，這些都應(yīng)該安排在季計(jì)劃的內(nèi)容之內(nèi)。 161、具體可衡量的： 有人說：“我將來要做

4、一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不具體的目標(biāo)。目標(biāo)一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章。 有人曾經(jīng)做過一個(gè)試驗(yàn)，他把人分成兩組，讓他們?nèi)ヌ?。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠跳過1.2米。”他對第二組說：“你們能夠跳得更高?！苯?jīng)過練習(xí)后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標(biāo)，結(jié)果第一組每個(gè)人都跳過1.2米，而第二組的人因?yàn)闆]有具體目標(biāo)，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標(biāo)的差別所在。 2、可達(dá)到的： 不能達(dá)到的目標(biāo)只能說是幻想、白日做夢，太輕易達(dá)到的目標(biāo)又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美

5、國進(jìn)行了一項(xiàng)成就動機(jī)的試驗(yàn)。15個(gè)人被邀請參加一項(xiàng)套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠(yuǎn)，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實(shí)驗(yàn)者解釋這些人有高度的成就動機(jī)，他們通常不斷地設(shè)定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標(biāo)。 3、相關(guān)的： 目標(biāo)的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習(xí)、工作的能力，不思進(jìn)取，不

6、努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 4、基于時(shí)間的： 任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書。”目標(biāo)應(yīng)該很明確了，只是不知是在一年內(nèi)完成，還是十年后才完成？ 目標(biāo)管理有效目標(biāo)的設(shè)定172、列出事件清單主動性任務(wù)-幫你實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)應(yīng)對性任務(wù)-不太重要卻不可缺少每日計(jì)劃會見13-11-2000 時(shí)間管理的核心步驟第二步183、排定事件次序 根據(jù)：工作的重要程度 (重要的工作需要安排足夠的時(shí)間處理）工作的緊急程度（緊急的工作需要馬上著手處理） 時(shí)間管理的核心步驟第三步20 重要 不重要 緊急 不緊急象限危機(jī)急迫的問題有限期的任務(wù)，會議， 準(zhǔn)備事項(xiàng)

7、象限 準(zhǔn)備及預(yù)防工作計(jì)劃，休閑建立人際關(guān)系培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新象限 干擾，一些電話一些會議一些緊急*事件湊熱鬧的活動象限 細(xì)瑣的工作*浪費(fèi)時(shí)間的閑聊不關(guān)緊要的信件看太多的電視 要事第一的時(shí)間策略時(shí)間矩陣21偏重不同時(shí)間象限上的不同結(jié)果緊急不緊急重要壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局有遠(yuǎn)見平衡紀(jì)律自制少有危機(jī) 不重要短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計(jì)劃缺乏自制力，抱怨人際關(guān)系浮泛，破裂 全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生 23 高 效 能 個(gè)人/組 織 緊 急 不 緊 急重要不重要IIIIIIIV 20-25% 65-80% 15% 1% 優(yōu)先矩陣24花更多時(shí)間在第二象限，來創(chuàng)造機(jī)會和保

8、護(hù)資源為第一象限活動做預(yù)測并將它們移入第二象限預(yù)防或?yàn)榈谝幌笙藁顒幼鰷?zhǔn)備，以減弱緊急程度確認(rèn)和消除不能幫助實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動 重視第二象限265、言行一致地執(zhí)行有序工作有效授權(quán)排除干擾 時(shí)間管理的核心步驟第五步27 有序工作混亂的環(huán)境28該扔則扔不要移師暗處不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。建立良好的文件管理系統(tǒng)讓文件在面前只流通一次下班最后一件事 - 收拾辦公桌 對策 有序工作混亂的環(huán)境30管理是通過他人將事情辦妥。授權(quán)就是將分內(nèi)的若干工作委托部屬履行。主管所授予的權(quán)力應(yīng)以剛好能夠完成指派的工作為限度。授權(quán)不卸責(zé)。 有效授權(quán)31 瓶頸多半位于瓶的上端溝通技巧不佳令部屬等候（傲慢、優(yōu)柔寡斷、遙控）干擾部屬的工作過分挑剔細(xì)節(jié)縱容或無視傳達(dá)信息的人員，任意提高信息的緊迫性32管理者要學(xué)會如何授權(quán)，必須先要克服兩個(gè)障礙：要舍得把自己喜歡的工作，分派給別人去做克服恐懼心理，不要害怕工作局面失控 有效授權(quán)的障礙33哪項(xiàng)任務(wù)？由誰負(fù)責(zé)？如果派他，她/他能勝任嗎？需要多長時(shí)間培訓(xùn)，她/他才能勝任工作？制定培訓(xùn)計(jì)劃。 有效授權(quán)前的思考34提供必要的支援關(guān)鍵處把關(guān)，監(jiān)督工作進(jìn)展 有效授權(quán)后的跟進(jìn)356、調(diào)整和持續(xù)改善 每日調(diào)整與應(yīng)變階段自我