物資采購管理辦法

1、本文格式為Word版，下載可任意編輯 物資采購管理辦法 物資購買管理方法（修訂） 1 范圍 本方法規(guī)定了物資購買管理的職責和操縱的要求，其目的是為了保證購買產品滿足集團公司生產經營活動規(guī)定要求。 本方法適用于物資分公司對集團公司生產經營活動所需各類物資購買活動的操縱，不包括工程工程及其配套物資及研究開發(fā)工程物資的購買。 2職責 2.1物資分公司 負責建立統(tǒng)一、高效的全公司物資購買管理體系、購買標準和信息系統(tǒng)，負責集團公司生產經營活動所需大宗原、燃材料，主要生產性輔助材料，大型機電設備及備配件，直接涉及公司形象的主要勞保用品等物資的統(tǒng)一購買的管理工作；負責審核集團公司各分、子公司一次性購買在5萬

2、元（含）以上的自行購買物資購買合同，并對其購買活動實施監(jiān)視與管理；負責統(tǒng)一購買物資的調度和結算；負責全集團公司的物資購買信息管理。 2.2分、子公司 負責大宗原、燃材料，主要生產性輔助材料，大型機電設備及備配件等物資需求計劃的提出；負責自行購買物資的購買以及向物資分公司報送自行購買物資相關信息；負責將一次性購買金額在5萬元（含）以上的自行購買物資購買合同在簽訂前提交物資分公司審核；負責協(xié)同物資分公司對統(tǒng)一購買物資的驗收；聽從物資分公司對大宗物資購買的操縱和協(xié)調，協(xié)同物資分公司保障購買物資的物流穩(wěn)定正常。 2.3企業(yè)管理部 企業(yè)管理部負責對本方法實施狀況進行監(jiān)視與考核，確保各分、子公司嚴格按本方

3、法的規(guī)定執(zhí)行。 2.4權限劃分 集團公司物資購買分為物資分公司“統(tǒng)一購買和各分、子公司“自行購買兩類。物資分公司統(tǒng)一購買的物資主要包括不同地域共享的大宗原、燃材料，主要生產性輔助材料，大型機電設備、備配件，直接涉及公司形象的主要勞保用品，以及大批量生產所需物資等，其它物資由各分、子公司自行購買，物資分公司對其購買產品的質量和價格進行監(jiān)視。 大宗原、燃材料包括：煤、石膏、鐵質原料、礦渣、粉煤灰和水泥包裝袋等。 直接涉及公司形象的主要勞保用品包括：工作服、安全帽等。 生產性輔助材料包括：耐火材料、潤滑油、研磨體、磨機襯板、運輸皮帶、收塵袋、輪胎和電纜等。 大型機電設備、備配件包括：固定資產投資機電

4、設備，批量購買的耐磨備件，耐熱備件，進口備配件。不包括急需的臨時加工的配件和備件。 3 購買管理 3.1工作流程 統(tǒng)一購買物資流程見圖1。 3.2 供方評價由物資公司、生產使用單位、技術中心相關部門共同組織完成 3.2.1資料的收集 3.2.1.1物資分公司管理部應通過下述方式收集公司需購買產品的市場和可能的供方信息： a)市場調查； b) 網(wǎng)絡等媒介； c)公開招標等。 3.2.1.2應收集的購買物資市場信息與供方信息包括： a) 產品的質量狀況和質量保證能力： b) 工藝技術狀況： c) 生產能力和服務水平； d) 本公司或同類企業(yè)對其產品實際應用效果； e) 供方的資信程度； f) 價格

5、水平與供貨能力； g) 運輸條件與交付方式； h) 質量管理水平； i) 目前市場同類產品的價格水平和質量狀況等。 3.2.2評價 物資分公司管理部應對3.2.1.2收集的供方資料，比較行業(yè)技術信息，參考集團公司各分、子公司和同類企業(yè)的使用效果，進行篩選并組織有關人員（必要時，可邀請相關部門人員）實施評價，并形成記錄。 3.2.2.1對供方的評價應包括以下內容： a) 確認供方的單位名稱、地址、聯(lián)系電話、郵政編碼和單位性質等基本信息； b) 對供方的生產、交貨能力，產品質量狀況，工藝技術狀況，服務水平和 質量保證能力等進行評價，作出定量或定性結論； c) 對供方的價格水平和資信程度進行評價，作

6、出結論。 3.2.2.2對供方的評價、可以采取以下一種或幾種方法（但不限于）： a) 評審和驗證供方提交的生產能力、交貨能力、產品質量狀況（含產品質量、安全認證狀況）、工藝技術狀況、公司信譽和質量保證能力等資料，必要時應到供方的現(xiàn)場進行考評； b) 對供方的質量管理體系實施局部的或全部的現(xiàn)場審核； c) 在供方現(xiàn)場對其產品進行抽樣檢驗、試驗或驗證； d) 比較供方類似產品的歷史使用狀況； e) 比較其他組織的使用閱歷和/或評價。 3.2.2.3物資分公司管理部應根據(jù)評價狀況的結論，對每一種實施統(tǒng)一購買的物資一般狀況選出3家（含）以上的能滿足集團公司要求的供方，填制合格供方評審表（參見附錄A），

7、連同相關的評價資料，報送主管公司領導批準。 注：備選合格供方應盡可能多項選擇幾家，確保生產經營需要。 3.2.3 合格供方的注冊與管理 3.2.3.1 經主管公司領導批準的合格供方，由物資分公司管理部建立合格供方的檔案并錄入合格供方分類清單(參見附錄B )。合格供方檔案的內容至少應包括： a) 購買合格供方評審表； b) 相關的產品質量證明材料和/或評價時所用材料； c) 3.2.2.3中形成的其它書面評價資料。 3.2.3.2 物資分公司管理部應建立購買物資統(tǒng)計臺帳(參見附錄C)，內容包括；供方名稱、累計供貨量、供給產品的質量狀況及發(fā)展趨勢、交付時間等，并在此基礎上，對各合格供方的供貨能力進

8、行年度再評價。 3.3 購買計劃 3.3.1購買需求計劃收集 各分、子公司于每年10月底前，根據(jù)本公司的下年度生產經營計劃、結合本年度的生產經營實際和各類物資的庫存狀況，制訂出下一年度統(tǒng)一購買物資需求計劃；每季度末月上旬提出下季度統(tǒng)一購買物資需求計劃；每月15日前提出下月度統(tǒng)一購買物資需求計劃(參見附錄D)，經本公司主管領導審批后，報物資分公司。 3.3.2 購買計劃 物資分公司管理部于每年12月上旬根據(jù)各分、子公司的年度統(tǒng)一購買物資 需求計劃，編制下一年度物資購買計劃(參見附錄E)，報集團公司生產副總裁審 批。 圖1 統(tǒng)一購買流程 N N Y 3.4 購買實施 3.4.1 招標 物資分公司所

9、購買的物資在正常狀況下均應進行招標購買，在生產急需時，可不進行招標購買，但務必報物資分公司領導批準。 3.4.1.1招標書由管理部負責起草，經公司主管領導批準后，根據(jù)實際需要采取定向（合格供方）或公開發(fā)布招標信息。標書應明示購買物資的數(shù)量、基本品質要求和投標書接受時限等內容。 3.4.1.2管理部在接到投標書后，按規(guī)定的時間提請物資分公司領導組織評標并確定供方。 3.4.1.3評標工作由公司招標小組實施。招標小組應由生產副總裁為組長、成員由分、子公司的專業(yè)人員、物資分公司、技術中心相應專業(yè)人員組成招標組。企業(yè)管理部、財務部、審計部和政工部負責人組成監(jiān)視小組。 3.4.2 購買 3.4.2.1

10、購買合同 購買合同由購買部根據(jù)購買計劃和中標書等內容起草，購買合同應包括購買物資的數(shù)量（含途耗）、價格、質量要求和/或安全要求、驗收標準、驗收方式、交貨時間等內容，原燃料質量要求應符合公司相關標準的要求，安全要求應符合相關法律、法規(guī)及規(guī)章的要求。招標物資的購買價格為中標價；非招標物資購買應由購買部業(yè)務員在選定的合格供方中，通過詢價，在比質比價的基礎上，選定供貨商。購買合同務必由授權人簽字。 3.4.2.2 購買 購買部負責按各分、子公司提出的月度物資需求計劃(參見附錄D)，組織物資的購買、調撥、運輸并通知驗收，確保各分、子公司生產活動的需要。 3.4.3 驗收及處理 3.4.3.1 物資分公司

11、購買部負責購買物資驗收的組織工作。對購買的物資及時通知各分、子公司供給部門進行驗收，各分、子公司應及時安排驗收，對影響鐵路運輸、及重要資源的物資不得以任何理由延時接收。必要時，購買部委派業(yè)務人員到分、子公司現(xiàn)場會同相關部門、人員實施驗收。 3.4.3.2各分、子公司對進廠的原、燃材料，根據(jù)物資分公司的通知、按購買合同和相關文件規(guī)定的產品標準或質量要求進行驗證，原、燃材料數(shù)量務必經過汽車電子衡、火車軌道衡或皮帶稱計量。 3.4.3.3對到廠的主要生產性輔助材料，大型機電設備及備配件等物資，應按合同的規(guī)定要求驗證相關證明材料，其中，機電設備及備品配件還應全部清點件數(shù)，帶有附件和成套的機電設備還應清

12、點主件、部件、備件、零件等。以單重計量的加工備件入庫，務必過磅檢驗單重是否與合同或加工委托書相符。 對需要到供方貨源處進行驗證的，物資分公司購買部應在購買合同中對如何實施驗證作出規(guī)定，并組織相關分、子公司進行驗證和各進廠環(huán)節(jié)的監(jiān)控。 各分、子公司應在驗證結果出來后的一個工作日內，將驗證結果傳遞給物資分公司購買部。 3.4.3.4閱歷證后判定為合格的，各分、子公司應根據(jù)驗證結果及時辦理入庫手續(xù)。 驗證后判定為不合格品的，應按以下規(guī)定處理： a) 閱歷證不合格但經質量操縱部門確認可讓步接收的原燃料，應報請分、子公司主管領導批準，讓步接收，并即時報物資分公司購買部；對于不能作為讓步接收的原燃料，即時

13、報物資分公司購買部處理。 b) 物資分公司對分、子公司的原、燃料驗證結論有疑異時，按合同的規(guī)定執(zhí)行或由生產總裁仲裁。 c)閱歷證不合格的其它購買產品，物資分公司購買部組織按合同規(guī)定辦理返工、調換或退貨手續(xù)。 3.5 結算付款 3.5.1各分、子公司閱歷收合格并辦理入庫手續(xù)（見3. 4.3.4）的物資應在辦理入庫手續(xù)的同時報物資分公司管理部，物資分公司管理部按集團公司財務管理方法規(guī)定及時辦理結算業(yè)務，實行財務報銷掛帳與付款分步作業(yè)。 3.5.2物資分公司應根據(jù)集團公司財務管理的相關規(guī)定，結合月度物資需求計劃、付款現(xiàn)狀和購買物資市場狀況，編制月度購買物資付款計劃，經財務部會簽后報物資分公司主管領導

14、審批。 3.5.3物資分公司管理部應根據(jù)公司月度付款計劃編制付款憑證(附購貨發(fā)票、入庫驗收單、原材料檢驗報告單等)，經部門負責人審核、物資分公司領導批準后交集團公司財務部，由財務部根據(jù)公司資金狀況辦理付款。 3.5.4 物資分公司每月10日前，根據(jù)各、分子公司月度物資需求計劃和撥款現(xiàn)狀編制各分、子公司統(tǒng)一購買物資撥款計劃，報物資分公司領導審批后傳遞到各分、子公司。 3.5.5 各分、子公司應按統(tǒng)一購買物資撥款計劃安排的時間和數(shù)量將物資購買的資金劃撥到集團公司財務部。 3.5.6 物資分公司與各分、子公司在每季度首月上旬對上季度的物資購買進行一次預結算，預結算金額為：購買發(fā)票的金額、運輸費用和購

15、買管理費之和。3.5.7財務部負責根據(jù)上年度已實際發(fā)生的管理費用，并結合下一年度的物資購買計劃，提出下一年度購買管理費用預算方案，報請公司主管領導審核，總裁批準后執(zhí)行。 3.5.8物資分公司管理費用應于每年元月份據(jù)實結算，結算后的費用由各分、子公司按實際購買產品的金額來分攤。費用分攤的方式采用物資產品交易實現(xiàn)。 3.6特別規(guī)定 3.6.1授權購買規(guī)定 經集團公司生產副總裁授權購買的統(tǒng)一購買物資，受權單位購買時，其購買合同在簽訂前務必報物資分公司審核。 3.6.2工作服、安全帽等勞保用品的購買操縱 工作服、安全帽、安全鞋、防護鏡等標志性勞保用品，直接涉及到公司的對形狀象，也是日常生產中安全管理活

16、動的一個重要組成部份，因此，對其購買由物資分公司統(tǒng)一組織實施，并根據(jù)公司生產經營實際按下述規(guī)定操縱。 3.6.2.1工作服 工作服的版樣、顏色按公司CIS手冊的規(guī)定執(zhí)行。 3.6.2.2安全帽 安全帽按使用人員的工作性質分別采用不同顏色進行標識，標識規(guī)定如下： a)分、子公司各操作崗位作業(yè)的普通員工使用白色工作帽； b)分、子公司各級管理人員使用黃色工作帽； c)外來參觀人員使用紅色工作帽。 公司總部各級管理人員因工作需要到各分、子公司生產現(xiàn)場時，其臨時配備的工作帽使用外來參觀人員的工作帽。 3.6.2.3需求計劃的要求 各分、子公司對工作服、安全帽的需求根據(jù)安全管理的有關規(guī)定確定。在制訂工作

17、服、安全帽需求計劃時，應根據(jù)4.1、4.2的規(guī)定和本公司各崗位人員的實際需要提出，嚴禁不分類別或超實際需要。 4 對分、子公司購買活動的操縱 4.1購買物資市場指導價格 物資分公司管理部應根據(jù)各分、子公司填報的自行購買物資分類臺帳(參見附錄F)和自行購買物資月報表(參見附錄H)的相關信息，并通過市場調查和其它途徑收集相關產品價格信息，提出各類物資購買指導價格(參見附錄G)，并適時進行修訂。物資指導價格表應通過網(wǎng)絡和電子郵件、傳真等形式傳遞給各分、子公司。 4.2信息溝通 4.2.1各分、子公司負責根據(jù)生產經營需要制訂物資儲量基準表(參見附錄J)，并在每年12月上旬根據(jù)下年度生產經營計劃進行修訂

18、，確定合理的物資基本儲量范圍，并以書面形式傳遞到物資分公司。 4.2.2各分、子公司應建立自行購買物資分類臺帳(參見附錄F)和月報表(參見附錄H)，分類臺帳應通過計算機網(wǎng)絡與物資分公司進行信息溝通，月報表應在每月5日前以書面形式傳遞到物資分公司。 4.2.3各分、子公司應于每月5日前，對上月自行購買的價格高于物資分公司指導價的相關購買事項，形成理由分析報告報物資分公司管理部，必要時，還應提出改正措施計劃。 4.3購買管理 4.3.1凡屬統(tǒng)一購買物資范圍，除集團公司生產副總裁已授權購買的部份外，一律由物資分公司統(tǒng)一購買，嚴禁各分、子公司自行購買。 4.3.2自行購買物資中，一次性購買金額在5萬元

19、（含）以上的購買合同在簽訂前，務必報物資分公司會簽；同時嚴禁為避免報物資分公司會簽，對一次性購買金額在5萬元（含）以上的購買合同進行拆分購買的行為。 4.3.3物資分公司務必加入由企業(yè)管理部組織的每季度專業(yè)管理工作檢查，負責對各分、子公司的本規(guī)定執(zhí)行狀況進行檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)未經授權私自購買統(tǒng)一購買物資、授權購買的統(tǒng)一物資或一次性購買金額在5萬元（含）以上的自行購買物資購買合同未經物資分公司會簽、一次性購買金額在5萬元（含）以上的自行購買物資拆分屢屢購買等狀況，提出書面報告，報企業(yè)管理部。企業(yè)管理部根據(jù)物資分公司的書面報告提出處理看法，報公司主管物資購買的副總裁和總裁批準后實施處理。處理看法按以下標準進行： a)未經授權私自購買統(tǒng)一購買物資，扣罰分、子公司物資購買主管領導5000元/次； b)受權購買的統(tǒng)一購買物資其購買合同簽訂前未經物資分公司會簽的，扣罰分、子公司物資購買主管領導2000元/次； c)一次性購買金額在5萬元（含）以上的自行購買物資拆分屢屢購買或合同簽訂前未報物資分公司審核的，扣罰分、子公司物資購買主管領導2000元/次。 4.3.4物資分公司管理部應采用定期與不定期相結合的形式，通過計算機網(wǎng)絡查詢和分析各分、子公司自行購買