中國石化總部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶操作辦法

1、中國石化總部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶操作手冊2011年6月 系統(tǒng)差不多情況系統(tǒng)簡介為滿足近年來中國石化公文辦公業(yè)務(wù)進(jìn)展的需要，在前期總部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目組開發(fā)了新一期中國石化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。本期辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是對前一期系統(tǒng)的升級(jí)和完善，為方便用戶使用，在業(yè)務(wù)范圍、操作方式和使用適應(yīng)上差不多和前一期保持一致。業(yè)務(wù)范圍 模塊列表本期辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的總部業(yè)務(wù)范圍涵蓋了前期所有的模塊，并有增加。具體范圍如下表所示。級(jí)不業(yè)務(wù)主管部門數(shù)據(jù)庫公司級(jí)公司發(fā)文辦公廳文件處集團(tuán)公司發(fā)文集團(tuán)公司函發(fā)文集團(tuán)公司黨組發(fā)文股份公司發(fā)文股份公司函發(fā)文密字發(fā)文辦公廳通報(bào)公司收文辦公廳文件處集團(tuán)公司行政收文集團(tuán)公司機(jī)

2、要收文股份公司收文領(lǐng)導(dǎo)收文辦公廳總值班室公司黨組領(lǐng)導(dǎo)收文總部機(jī)關(guān)簽報(bào)辦公廳文件處會(huì)議紀(jì)要辦公廳文件處黨組會(huì)議紀(jì)要集團(tuán)辦公會(huì)議紀(jì)要集團(tuán)專業(yè)會(huì)議紀(jì)要集團(tuán)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析紀(jì)要重要情況通報(bào)股份辦公會(huì)議紀(jì)要股份專業(yè)會(huì)議紀(jì)要股份經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析紀(jì)要工作簡報(bào)辦公廳文件處信訪工作簡報(bào)石化財(cái)務(wù)簡報(bào)石化統(tǒng)計(jì)簡報(bào)黨群工作簡報(bào)物資治理簡報(bào)會(huì)議通知辦公廳總值班室集團(tuán)公司會(huì)議通知股份公司會(huì)議通知督辦治理辦公廳信息督查處活動(dòng)治理辦公廳總值班室電報(bào)辦公廳文件處白頭機(jī)要辦公廳文件處前期白頭通知模塊合并到本模塊值班日報(bào)辦公廳總值班室黨組領(lǐng)導(dǎo)批示辦公廳文件處每周會(huì)議安排辦公廳總值班室部門級(jí)部門發(fā)文部門部門函發(fā)文部門部門工作表單部門部門非正

3、式發(fā)文部門部門收文部門部門簽報(bào)部門其他辦公模塊部門其他采納上述模塊為模板構(gòu)建的模塊，如部門會(huì)議紀(jì)要模塊專門業(yè)務(wù)制度備案企改部增改模塊在前期模塊的基礎(chǔ)上，一些新業(yè)務(wù)功能得以實(shí)現(xiàn)，一些功能的實(shí)現(xiàn)方式做了改變。編號(hào)模塊要緊變化1總部機(jī)關(guān)簽報(bào)新增模塊前期每個(gè)部門的簽報(bào)，不論是部門內(nèi)部的，依舊要呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的，都放在同一個(gè)簽報(bào)模塊中。本期將需呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的簽報(bào)集中到總部機(jī)關(guān)簽報(bào)模塊中。2工作表單新增模塊工作表單是一種企業(yè)內(nèi)部日常工作性質(zhì)的發(fā)文。2發(fā)文增加電子會(huì)簽功能3.簽報(bào)增加電子會(huì)簽功能。4督辦督辦區(qū)分了主辦部門和協(xié)辦部門，協(xié)辦部門的意見反饋到主辦部門，再由主辦部門向發(fā)起會(huì)簽部門反饋辦理情況。

4、5會(huì)議通知改變了實(shí)現(xiàn)方式。各部門在本部門收文中收取會(huì)議通知，并實(shí)現(xiàn)了流轉(zhuǎn)。6.部門收文增加了接收電子會(huì)簽、會(huì)議通知的功能7.活動(dòng)治理新增模塊其他模塊在功能與應(yīng)用上也做了不同程度的改進(jìn)和完善。用戶與登錄用戶本期辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的用戶將和AD（活動(dòng)目錄）作了有效集成，用戶名和密碼將統(tǒng)一在AD中維護(hù)。因此個(gè)不用戶的用戶名和密碼可能和前期系統(tǒng)有些差異，假如不能正常登錄，請聯(lián)系技術(shù)支持人員。系統(tǒng)登錄界面新系統(tǒng)上線后，總部機(jī)關(guān)人員統(tǒng)一登錄中國石化總部信息門戶（網(wǎng)址為0，用戶名與密碼為中國石化郵箱賬號(hào)與密碼），如不能登錄請撥打59966000,聯(lián)系IT運(yùn)維支持中心。如下圖所示：首次登錄信息門戶時(shí)，需要進(jìn)行單點(diǎn)

5、登錄設(shè)置。首先用中國石化郵箱賬號(hào)進(jìn)行登錄，系統(tǒng)會(huì)提示用戶輸入原信息門戶用戶名與密碼，輸入正確后即可正常登錄。如下圖所示：舊有系統(tǒng)登錄由于前期系統(tǒng)中未辦理完畢的文件可能還需要接著辦理。因此還需要進(jìn)入前期系統(tǒng)。在新系統(tǒng)導(dǎo)航中也保留了一個(gè)前期系統(tǒng)鏈接，點(diǎn)擊導(dǎo)航的“歷史數(shù)據(jù)”的“歷史數(shù)據(jù)”，即進(jìn)入前期系統(tǒng)。如下圖所示：客戶端設(shè)置操作系統(tǒng)本系統(tǒng)支持的客戶端操作系統(tǒng)包括 Windows Xp sp2以上和Windows 7。掃瞄器及其設(shè)置掃瞄器版本本系統(tǒng)支持的掃瞄器包括 IE6及以上版本，包括IE6 sp3、IE7、IE8、IE9。自動(dòng)設(shè)置掃瞄器為能正常使用本系統(tǒng)的Web控件，需要對掃瞄器做安全性設(shè)置。為

6、方便用戶設(shè)置，項(xiàng)目組提供了相關(guān)設(shè)置的自動(dòng)配置文件。 文件位置在總部門戶首頁下方“總部信息平臺(tái)公告”，名為“IE設(shè)置文件”。下載后先解壓，解壓出文件“IE設(shè)置文件.reg”，雙擊后在彈出框點(diǎn)擊確定，該文件自動(dòng)將相關(guān)的掃瞄器設(shè)置項(xiàng)添加到注冊表文件中，設(shè)置即告成功。手工設(shè)置掃瞄器打開IE掃瞄器，工具internet選項(xiàng)，選擇“安全”選項(xiàng)如下圖所示：圖1選擇“受信任的站點(diǎn)站點(diǎn)”如下圖所示：圖輸入系統(tǒng)域名，確定即可。調(diào)整信任站點(diǎn)的安全級(jí)不為低如下圖所示：MS Office本系統(tǒng)明確支持的MSOffice包括MS Office 2003、MS Office2007。相關(guān)控件和軟件安裝本系統(tǒng)需要用到一些We

7、b控件和軟件，包括IndiDocX、書生閱讀器、條形碼生成器等，用戶客戶端必須正確安裝這些控件和軟件，才能正常運(yùn)行本系統(tǒng)。安裝前預(yù)備打開IE掃瞄器，工具internet選項(xiàng)，選擇“安全”“受信任的站點(diǎn) ”，點(diǎn)擊自定義級(jí)不，下載未簽名的ActiveX控件設(shè)置為啟用，如下圖手工下載安裝系統(tǒng)能夠自動(dòng)下載一些控件，但因不同IE版本的安全性限制，可能需要較為復(fù)雜的操作，自動(dòng)安裝可能失敗。另外一些軟件可能比較龐大，需要手工下載安裝。如需要請?jiān)谙到y(tǒng)右上角下載相應(yīng)控件，并進(jìn)行安裝。技術(shù)支持用戶在使用過程中，若需要技術(shù)支持，請打技術(shù)支持電話 59966000。差不多操作首頁布局系統(tǒng)首頁布局如下圖所示：圖1左側(cè)為

8、應(yīng)用導(dǎo)航包括所有您能夠辦理的業(yè)務(wù)，能夠查詢的信息和能夠使用的功能。每個(gè)部門和個(gè)人的導(dǎo)航都有所區(qū)不。右側(cè)為主信息區(qū)包括待辦信息、待閱信息和公文統(tǒng)計(jì)信息。待辦信息是需要您處理的信息。待閱信息是不需要辦理，僅需要知曉的信息。公文統(tǒng)計(jì)信息列出您所在部門的文件統(tǒng)計(jì)圖表和文件處理時(shí)效統(tǒng)計(jì)視圖，用于比較和促進(jìn)各部門、處室的辦文效率。如下圖所示：右上角為輔助功能包括首頁、退出、下載、關(guān)心。模塊布局在首頁左側(cè)導(dǎo)航條點(diǎn)擊業(yè)務(wù)模塊名，業(yè)務(wù)模塊內(nèi)容出現(xiàn)在右側(cè)，右上側(cè)為模塊內(nèi)導(dǎo)航。如下圖所示：待辦文件本模塊中當(dāng)前需要您辦理的文件。每位登錄人員依照自身權(quán)限看到的內(nèi)容各自不同。正辦文件本模塊中正在辦理的文件中您能夠查閱的部

9、分。每個(gè)人能看到的內(nèi)容各自不同，一般人員是自己處理過且沒有辦結(jié)的文件，領(lǐng)導(dǎo)和治理員能夠看到所有正在辦理的文件。辦結(jié)文件本模塊中差不多辦結(jié)的文件。每個(gè)人能看到的內(nèi)容各自不同，一般人員是自己處理過且差不多辦結(jié)的文件，領(lǐng)導(dǎo)和治理員能夠看到所有差不多辦結(jié)的文件。開始業(yè)務(wù)辦理在首頁或者相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊，從待辦信息（待辦文件）中，點(diǎn)擊打開打算處理的文檔，進(jìn)入即可開始辦理當(dāng)前業(yè)務(wù)。新建在相應(yīng)業(yè)務(wù)模塊，在右上角點(diǎn)擊 按鈕，選擇具體業(yè)務(wù)類型，即可創(chuàng)建一個(gè)新業(yè)務(wù)。提交處理完當(dāng)前業(yè)務(wù)后，在右側(cè)流轉(zhuǎn)區(qū)，選擇下一步流向和用戶，點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將業(yè)務(wù)提交到下一個(gè)辦理人手中。下一個(gè)辦理人將在待辦信息中得到該業(yè)務(wù)。保存退出若不

10、想立即提交給下一個(gè)辦理人，而是保存中間結(jié)果，請點(diǎn)擊按。表單（稿紙）新建或者辦理時(shí)打開的頁面稱為表單。表單的差不多布局如下：左側(cè)為信息區(qū)，顯示了本文檔的信息，供編輯和處理。右側(cè)為功能區(qū)，包括操作區(qū)和流程處理區(qū)。表單（稿紙）編輯同前期系統(tǒng)，直接在頁面編輯即可。文件處理公文處理的一項(xiàng)要緊工作是編輯Word、Excel等類型的Office文檔，這需要借助于文件控件IndiDocX，因此首先要保證IndiDocX 控件差不多正確安裝。安裝成功后，在表單中控件如圖所示。下面介紹對文檔的各種處理功能。上載要上載文件，點(diǎn)擊。一次能夠上載多個(gè)文件。特不注意：盡管上載后差不多能夠進(jìn)行文檔編輯操作，但實(shí)際上您處理的

11、文檔是在本地的文檔，并沒有上傳到OA系統(tǒng)的服務(wù)器上去。和頁面中修改的內(nèi)容一樣，處理后的文檔要在點(diǎn)擊表單右側(cè)操作區(qū)的或者，才會(huì)真正上傳到服務(wù)器上。文件圖標(biāo) 代表特定Word文檔。要對其進(jìn)行處理，首先要點(diǎn)擊選中該文檔。編輯雙擊，或者選中后點(diǎn)擊，系統(tǒng)將在MS Word中打開該文檔。您即可對其進(jìn)行編輯。修改痕跡一般情況下，在受控狀態(tài)下系統(tǒng)會(huì)記錄您對文檔修改痕跡，如下圖所示：若想只看到修改結(jié)果，請?jiān)赪ord的工具欄中“批閱”區(qū)域中狀態(tài)選項(xiàng)中選擇“最終狀態(tài)”。若要恢復(fù)到痕跡可見，請選擇“最終：顯示標(biāo)記”保存Word要保存編輯結(jié)果，請?jiān)赪ord中點(diǎn)擊后退出。特不注意：盡管修改保存后再打開時(shí)，能夠看到您的修改

12、差不多保存，但實(shí)際上您的修改結(jié)果依舊在本地（您的電腦上），并沒有上傳到OA系統(tǒng)的服務(wù)器上去。和頁面中修改的內(nèi)容一樣，處理后的文檔要在點(diǎn)擊表單右側(cè)操作區(qū)的 或者，才會(huì)真正上傳到服務(wù)器上。清稿要清除Word文檔的修改痕跡，把它變成一份潔凈的文檔，也確實(shí)是同意所有修改，請選中文檔后點(diǎn)擊按鈕，系統(tǒng)將生成一份僅記錄最終狀態(tài)的潔凈文檔作為最新文檔，同時(shí)保留一份痕跡文檔以備查證。刪除要?jiǎng)h除上傳的文檔，請選中后點(diǎn)擊。請慎重刪除，刪除了再提交后，被刪除的文件將無法恢復(fù)。放棄修改假如編輯后又想放棄修改，請直接點(diǎn)擊表單右側(cè)操作區(qū)的。如此，不管是表單中修改的內(nèi)容，依舊Word文檔中修改的內(nèi)容都被放棄，系統(tǒng)恢復(fù)到編輯之

13、前的狀態(tài)。填寫意見每個(gè)任務(wù)環(huán)節(jié)能夠填寫的意見，預(yù)先由流程配置指定。要填寫意見，請點(diǎn)擊操作區(qū) ，在彈出的意見窗口中添加意見。確定后，系統(tǒng)自動(dòng)將意見放到設(shè)定的意見區(qū)。一些非正式的過程性意見，表單上可能可不能提供相應(yīng)的意見區(qū)，能夠到“審批意見”查看，“審批意見”包括了所有的意見。如下圖所示：打印表單為兼容紙質(zhì)文檔流轉(zhuǎn)，有時(shí)需要將電子表單打印出來。系統(tǒng)為每個(gè)業(yè)務(wù)模塊提供了標(biāo)準(zhǔn)的打印單，只要點(diǎn)擊相應(yīng)的打印按鈕，即可將標(biāo)準(zhǔn)的表單打印出來。打印單打印單是以各業(yè)務(wù)模塊的紙質(zhì)單據(jù)為樣板設(shè)計(jì)的，通常差不多上A4紙樣式。當(dāng)點(diǎn)擊相應(yīng)的打印按鈕時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將文檔數(shù)據(jù)填充到打印單，自動(dòng)設(shè)置頁面參數(shù)，并自動(dòng)彈出打印對話框

14、，一般只要在打印對話框點(diǎn)擊，就能夠打印出相應(yīng)單據(jù)。下面的打印單是部門發(fā)文稿紙：打印預(yù)覽Web頁面形式的打印單，不是所見即所得模式，因此不太直觀。假如要想在打印前查看和調(diào)整打印的實(shí)際效果，請使用打印預(yù)覽功能。操作時(shí)先在打印對話框點(diǎn) ，然后點(diǎn)擊 ，出現(xiàn)預(yù)覽界面，預(yù)覽界面直觀地表現(xiàn)了打印在紙張上的效果。如下圖所示：在打印預(yù)覽界面中，最要緊的是底部的頁面數(shù)，假如超過預(yù)期頁面數(shù)，就需要做適當(dāng)調(diào)整。你能夠調(diào)整頁面邊距，縮小字體填充，調(diào)整頁面設(shè)置，設(shè)置紙張，也能夠打印出來。頁面設(shè)置通常系統(tǒng)差不多對頁面做了清理設(shè)置，假如發(fā)覺打印出來的單據(jù)出現(xiàn)了頁眉頁腳，能夠通過重新設(shè)置。機(jī)要箱和條形碼在本期系統(tǒng)中，一些業(yè)務(wù)采

15、納紙質(zhì)文檔和電子文檔并行審批的模式，例如總部機(jī)關(guān)簽報(bào)、公司發(fā)文等。為了追蹤紙質(zhì)文檔的流向，辦公廳引入了電子公文交換箱系統(tǒng)，并為公司領(lǐng)導(dǎo)、部門和一些在京單位分配了機(jī)要箱。機(jī)要箱號(hào)是每個(gè)機(jī)要箱在系統(tǒng)中唯一的編碼。條形碼號(hào)是每個(gè)文檔在系統(tǒng)中唯一的編碼，用于追蹤紙質(zhì)文檔的流向。系統(tǒng)能夠把條形碼號(hào)轉(zhuǎn)為條形碼打印到紙質(zhì)文檔中，供機(jī)要箱讀取。因此，假如要跨部門投送紙質(zhì)文檔，比如發(fā)文會(huì)簽、簽報(bào)送辦公廳等，需要先生成條形碼，打印到稿紙上，然后再發(fā)送帶有條形碼號(hào)的電子文檔，同時(shí)遞送帶有條形碼的紙質(zhì)文檔。生成條形碼要生成條形碼，請點(diǎn)擊，生成的條形碼號(hào)能夠在表單左下角查看到。如下圖所示：打印條形碼要跨部門遞送紙質(zhì)文檔

16、，需要事先將條形碼打印到相應(yīng)的紙質(zhì)辦理單據(jù)上，如發(fā)文稿紙、簽報(bào)稿紙上。系統(tǒng)中的打印單上差不多附上了條形碼，直接一并打出即可。但總部機(jī)關(guān)簽報(bào)的稿紙采納事先印刷好的紙張，因此需要將條形碼單獨(dú)打到稿紙上。為此，請先將該稿紙以正確的方向放入打印機(jī)紙槽，然后點(diǎn)擊，系統(tǒng)彈出條形碼打印頁面，隨后即可將條形碼打印到稿紙上。假如您使用較為生疏，能夠先試著打印一張做了標(biāo)記的白紙，以確定稿紙放置的正反和方向。投箱當(dāng)跨部門遞送電子文檔時(shí)，假如差不多有了條形碼，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)向電子公文交換系統(tǒng)執(zhí)行電子投箱，該系統(tǒng)隨即等待您進(jìn)行紙質(zhì)投箱。分發(fā)功能設(shè)置附件發(fā)往單位當(dāng)各單位接收的內(nèi)容中，主文檔相同，而附件各部相同時(shí)，通常稱為背靠

17、背發(fā)文或分表發(fā)文。這種情況下，擬稿人需要使用按鈕 ，事先指定各單位分不接收的文件。如下圖所示：點(diǎn)擊“批量添加”按鈕，給所有發(fā)送單位批量選擇添加文檔中的附件，如下圖所示：圖4點(diǎn)擊“批量刪除”按鈕能夠?qū)⑺邪l(fā)送單位的附件進(jìn)行統(tǒng)一指定刪除。點(diǎn)擊“修改”按鈕能夠給指定的發(fā)送部門添加或刪除發(fā)文中的附件，例如點(diǎn)擊列表中第一個(gè)發(fā)送單位對應(yīng)的修改按鈕對附件進(jìn)行增刪，如下圖所示：圖5以上操作完成后點(diǎn)擊“保存返回”按鈕回到主表單。分發(fā)部門文件的可能分發(fā)人是擬稿人或辦公室文書，公司文件的分發(fā)人是收發(fā)室工作人員。分發(fā)人能夠在分發(fā)環(huán)節(jié)將電子文件分發(fā)到各相關(guān)單位。流程結(jié)束后，分發(fā)人和辦公室文書能夠再次補(bǔ)發(fā)。點(diǎn)擊，出現(xiàn)如下

18、界面：點(diǎn)擊 ，出現(xiàn)分發(fā)選擇列表，如下圖所示：選擇相應(yīng)的分發(fā)單位，點(diǎn)按鈕后回到上一頁面，再點(diǎn)按鈕，系統(tǒng)執(zhí)行實(shí)際分發(fā)動(dòng)作，將電子文件發(fā)送到各單位。分發(fā)的結(jié)果列示在表單中“分發(fā)單位”區(qū)。回執(zhí)統(tǒng)計(jì)在“分發(fā)單位”區(qū)，實(shí)現(xiàn)了前期系統(tǒng)的“回執(zhí)統(tǒng)計(jì)”功能。您能夠特不清晰地看到文件分發(fā)和接收的狀態(tài)。撤回分發(fā)文件時(shí)，間或會(huì)錯(cuò)選接收單位；分發(fā)結(jié)束后，間或也會(huì)發(fā)覺文件還需要調(diào)整。為此，系統(tǒng)增加了“文件撤回”功能。假如對方還沒有接收文件，能夠及時(shí)撤回。流程一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程需要多人多部門共同協(xié)作完成的，業(yè)務(wù)辦理的協(xié)作過程稱為流程。在本系統(tǒng)中，流程是由后臺(tái)預(yù)先配置的。當(dāng)您處理完當(dāng)前的任務(wù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)依照預(yù)先的配置，引導(dǎo)您正確提交

19、給下一個(gè)工作人員。操作界面表單右側(cè)是流程操作界面，布局如下圖所示：流程圖在流程操作界面，點(diǎn)擊，能夠查看到當(dāng)前業(yè)務(wù)的流程圖，同時(shí)能清晰顯示本業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)過程。如下圖所示：在上圖中，清晰地標(biāo)示了整體流程、當(dāng)前環(huán)節(jié)、差不多過的環(huán)節(jié)。在流程圖上方，點(diǎn)擊 ，還能動(dòng)態(tài)演示出一步一步的流轉(zhuǎn)過程。流程圖的圖例如下圖所示：流程明細(xì)流程明細(xì)記錄在左下分區(qū)的“流轉(zhuǎn)信息”中。如下圖所示：去向提交時(shí)，首先選擇去向。系統(tǒng)會(huì)依照選擇的去向調(diào)整隨后的信息。人員系統(tǒng)會(huì)依照后臺(tái)配置，決定人員的選擇范圍和形式。不管是一個(gè)辦理人，依舊多個(gè)辦理人，都既可能同意選擇，也可能不同意選擇。若同意選擇，會(huì)出現(xiàn)“選人員”按鈕，點(diǎn)擊出現(xiàn)人員選擇界面

20、，如下圖所示。提交在流程操作區(qū)底部點(diǎn)擊，系統(tǒng)自動(dòng)將處理后的表單提交給指定環(huán)節(jié)下指定人員的待辦信息中，隨后關(guān)閉窗口。撤回功能假如在提交后發(fā)覺辦理有誤或者投遞有誤，能夠到視圖“正辦文件”中打開文件，點(diǎn)擊按鈕，將文件撤回重新辦理。注意：只有對方還沒有開始辦理，才能撤回。假如對方差不多開始辦理，則不能撤回，系統(tǒng)會(huì)給予提示。駁回功能待辦信息接到工作任務(wù)后，假如發(fā)覺不需要自己辦理或不適合自己辦理，能夠點(diǎn)擊 按鈕，將工作退回給提交人。系統(tǒng)也可能配置為能夠駁回到指定環(huán)節(jié)。轉(zhuǎn)辦功能在待辦信息接到工作任務(wù)后，假如想臨時(shí)請其他人代辦，能夠點(diǎn)擊 按鈕，在轉(zhuǎn)辦對話框中填寫上轉(zhuǎn)辦人和轉(zhuǎn)辦意見，然后點(diǎn)確定。系統(tǒng)隨即把工作任

21、務(wù)轉(zhuǎn)給轉(zhuǎn)辦人。注意：轉(zhuǎn)辦完全是一次性活動(dòng)。當(dāng)轉(zhuǎn)不人辦理完成提交后，流程將接著按既定配置運(yùn)行。托付辦理假如您因出差等緣故，在一段時(shí)刻內(nèi)不能在本系統(tǒng)中辦理工作任務(wù)，您能夠?qū)⒐ぷ魍懈督o其他人。系統(tǒng)在指定時(shí)刻和條件下，將把本應(yīng)提交給您辦理的工作任務(wù)轉(zhuǎn)交給受托人辦理。托付在系統(tǒng)導(dǎo)航的“個(gè)人事務(wù)”-“托付辦理”-“托付設(shè)置”中設(shè)置。在托付單上指定受托人、受托時(shí)刻，保存即可。查詢已辦事宜只要登錄系統(tǒng)，就能看到自己的待辦信息。要查找已辦事宜，請到“個(gè)人事務(wù)”-“辦理信息”中查看，該模塊包括了所有工作辦理信息。其中“待辦事宜”和系統(tǒng)首頁“待辦信息”相同，“已辦事宜”包括所有本人差不多辦理但流程尚未結(jié)束的工作，“

22、辦結(jié)事宜”包括因此差不多整個(gè)處理過程完全結(jié)束的工作。已讀信息只要登錄系統(tǒng)，就能看到自己的待辦信息。要查找已辦事宜，請到“個(gè)人事務(wù)”-“知會(huì)信息”中查看，該模塊包括了所有知會(huì)信息。其中“未讀”和系統(tǒng)首頁“待閱信息”系統(tǒng)，“已讀”包含了所有本身差不多閱讀過的信息。查詢檢索每個(gè)模塊都利用視圖對文檔進(jìn)行分類組織。要查看文件，只需要到從模塊的導(dǎo)航到達(dá)特定的視圖去查看。若不方便查看，能夠使用“快速搜索”和“高級(jí)搜索”功能查找文檔?？焖偎阉饕晥D右上角“快速搜索”用于簡單模塊查詢。在其中輸入關(guān)鍵字，系統(tǒng)即可把所有含有該關(guān)鍵字文檔全部列出。高級(jí)搜索視圖右上角“高級(jí)搜索”用于組織復(fù)雜條件查詢。辦公室文書辦公室文書

23、的工作比一般用戶更為豐富，以下是辦公室文書，以及具有文書工作性質(zhì)的人員需要掌握的工作。表單（稿紙）編號(hào)本期系統(tǒng)編號(hào)方式和前期系統(tǒng)相似。收文類在起始環(huán)節(jié)由系統(tǒng)全自動(dòng)編號(hào)。發(fā)文類在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由辦公室編號(hào)， 一般只需要點(diǎn)擊 【編號(hào)】按鈕即可，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出流水號(hào)。編號(hào)的差不多信息能夠由文書調(diào)整。假如要調(diào)整代字、基礎(chǔ)號(hào)或想預(yù)留號(hào)，請從模塊導(dǎo)航欄導(dǎo)航到編號(hào)配置。如下圖所示：打開編號(hào)配置文檔，調(diào)節(jié)代字、流水號(hào)、漏號(hào)，保存退出即可。文件處理本期系統(tǒng)差不多繼承了前期系統(tǒng)對Word文件的處理方式，產(chǎn)生和處理紅頭文件的全過程都和前期差不多一致。文書常見的工作，諸如“生成SEP”、“蓋章”、“排版”、“脫密”、“打

24、印”，都沒有改變方式，但改變了聯(lián)合蓋章的實(shí)現(xiàn)方式，增加了“清樣”工作。聯(lián)合蓋章和前期系統(tǒng)一樣，聯(lián)合蓋章有兩種操作方式。第一種方式是集中蓋章，優(yōu)點(diǎn)是工作效率高。這種方式要把所有電子印章插到同一臺(tái)公文機(jī)的USB口，連續(xù)蓋章。注意操作時(shí)應(yīng)使用【蓋章】按鈕。另一種方式是每個(gè)單位逐個(gè)蓋章，優(yōu)點(diǎn)是能夠異地蓋章。本單位蓋下第一個(gè)章后，發(fā)送到下一個(gè)單位蓋章后返回，再發(fā)到下一個(gè)單位蓋章后返回，直到完成。本期系統(tǒng)改用常規(guī)工作流程實(shí)現(xiàn)了這種聯(lián)合蓋章方式，要下一個(gè)單位聯(lián)合蓋章，只需要將文檔發(fā)送到下一單位的文書即可。注意操作時(shí)應(yīng)使用【聯(lián)合蓋章】按鈕。清樣清樣是本期系統(tǒng)提供的新功能。清樣是指產(chǎn)生一份和正式文件相同，但沒有

25、紅頭的Word版式文件，目的是為了支持文件印刷，即把文件印刷到紅頭文件專用紙上。代填意見用戶能夠在某些環(huán)節(jié)能夠代其他人錄入意見。代填意見的具體環(huán)節(jié)和意見類型由后臺(tái)配置決定。補(bǔ)發(fā)功能前期系統(tǒng)必須在流程結(jié)束前分發(fā)文件。本期系統(tǒng)改進(jìn)為在流程結(jié)束后，文書能夠接著分發(fā)文件，因此不必等到確認(rèn)分發(fā)完成后才結(jié)束流程。公文流程文書撤轉(zhuǎn)要對一個(gè)正在運(yùn)行的業(yè)務(wù)調(diào)整流程，前期系統(tǒng)只能通過【收回文檔】進(jìn)行有限的調(diào)整，或者請求運(yùn)維支持人員介入。本期將流程調(diào)整功能完全交給文書。文書能夠通過 調(diào)整流程。解鎖當(dāng)多人并發(fā)處理同一項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)，為了幸免操作沖突，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為實(shí)際操作人員鎖定文檔。但如操作人員異常退出系統(tǒng)，文檔就會(huì)被持續(xù)

26、鎖定，其他人無法接手工作。為此，系統(tǒng)為文書提供了解鎖功能。文書只要進(jìn)入該文檔，點(diǎn)擊【解鎖】，其他人即可獲得操作權(quán)。部門協(xié)作發(fā)文送其他部門會(huì)簽、簽報(bào)送其他部門會(huì)簽、收文送其他部門辦理、督辦送部門辦理，均屬于部門協(xié)作。部門協(xié)作機(jī)制和一般文檔流轉(zhuǎn)機(jī)制不同，不體現(xiàn)在流程圖中。部門之間是以發(fā)送單據(jù)和反饋結(jié)果來進(jìn)行協(xié)作的。以部門會(huì)簽為例，發(fā)起方通過“送部門會(huì)簽”操作向接收方發(fā)送會(huì)簽單發(fā)起活動(dòng)，接收方在收文庫中接收會(huì)簽并內(nèi)部流轉(zhuǎn)，形成會(huì)簽意見后，反饋到發(fā)起方原文檔中。下面以部門會(huì)簽為例詳述具體操作。發(fā)起會(huì)簽如下圖所示，在操作區(qū)點(diǎn)擊 ，在彈出對話框選擇會(huì)簽部門，確定后，系統(tǒng)向選中的部門發(fā)送會(huì)簽單，當(dāng)前文檔則進(jìn)入等待反饋狀態(tài)。辦理會(huì)簽收文部門從收文箱得到會(huì)簽單，并在收文庫中以和收文相似的方式在內(nèi)部流轉(zhuǎn)直至形成會(huì)簽意見。反饋部門意見部門內(nèi)形成會(huì)簽意見后，由文書反饋部門意見。點(diǎn)擊，在意見對話框中組織反饋意見，確定。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將組織好的意見自動(dòng)反饋到發(fā)起部門的對應(yīng)文檔中,并進(jìn)入表單中相應(yīng)的位置。結(jié)束會(huì)簽假如全部會(huì)簽部門都差不多反饋會(huì)簽意見，當(dāng)前文檔自動(dòng)結(jié)束等待反饋狀態(tài)，恢復(fù)到正常狀態(tài)，接著按一般的流