基建檔案整理及管理系統(tǒng)應(yīng)用指南

1、 基建檔案整理及管理系統(tǒng)應(yīng)用指南目 錄TOC o 1-4 h u HYPERLINK l _Toc18512 基建檔案整理指南 PAGEREF _Toc18512 2 HYPERLINK l _Toc25546 第一章 概念 PAGEREF _Toc25546 2 HYPERLINK l _Toc23520 第二章 整理要求 PAGEREF _Toc23520 2 HYPERLINK l _Toc1216 第三章 進入“檔案管理系統(tǒng)”錄入目錄 PAGEREF _Toc1216 3 HYPERLINK l _Toc17575 第四章 歸檔 PAGEREF _Toc17575 4 HYPERLIN

2、K l _Toc19341 基建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用指南 PAGEREF _Toc19341 5 HYPERLINK l _Toc16513 一、登陸方式（任選一種） PAGEREF _Toc16513 5 HYPERLINK l _Toc27746 二、輸入目錄（任選一種） PAGEREF _Toc27746 5 HYPERLINK l _Toc4471 （一）批量導(dǎo)入 PAGEREF _Toc4471 5 HYPERLINK l _Toc3393 （二）逐條輸入 PAGEREF _Toc3393 14 HYPERLINK l _Toc26935 1、創(chuàng)建檔案表 PAGEREF _Toc2693

3、5 14 HYPERLINK l _Toc30217 2、添加文件 PAGEREF _Toc30217 15 HYPERLINK l _Toc356 三、上傳文件 PAGEREF _Toc356 18 HYPERLINK l _Toc19978 四、打印“移交目錄” PAGEREF _Toc19978 19 HYPERLINK l _Toc20325 五、常見問題 PAGEREF _Toc20325 20 HYPERLINK l _Toc15131 1、無法登陸系統(tǒng)，點擊登陸沒有反應(yīng) PAGEREF _Toc15131 20 HYPERLINK l _Toc30612 2、無法添加文件，點擊“

4、添加”沒有反應(yīng) PAGEREF _Toc30612 21 HYPERLINK l _Toc5769 3、無法打印，點擊“打印預(yù)覽”后一直顯示“正在生成目錄” PAGEREF _Toc5769 21 HYPERLINK l _Toc764 六、聯(lián)系我們 PAGEREF _Toc764 22基建檔案整理指南第一章 概念第一條 凡是基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖標(biāo)及聲像等多種載體材料，均屬基建類檔案。第二條 基建檔案由基建工作綜合管理性文件材料和基建項目材料組成。第三條 基建工作綜合管理性文件材料整理單位“件”，基建項目材料整理單位“卷”。第二章 整理要求第

5、四條 基建工作綜合管理性文件材料整理參照蘭州大學(xué)部門歸檔文件整理細(xì)則第五條 基建項目材料整理1.遵循基建文件材料形成的基本規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，視其材料多少，組成一個項目一卷或一個項目數(shù)卷；2.按照竣工文件的內(nèi)容，即施工綜合管理文件、測量文件、原始記錄及質(zhì)量評定文件、材料（構(gòu)件、配件）質(zhì)量保證書及復(fù)試文件、測試（調(diào)試）及隨工檢查記錄、建筑安裝工程總量表、工程說明、竣工圖等整理、組卷；3.圖紙按建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、暖、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；4. 整理時注意剔除多余的重份文件和不必要的復(fù)制件；5.分別用鉛筆編寫頁碼，正面編在右上角，背面有文字圖表的編在左上角，不同案卷不能

6、連續(xù)編寫頁號6.的圖紙或印刷成冊的文件，如有系統(tǒng)準(zhǔn)確的頁號，可以不再重復(fù)遍；第三章 進入“檔案管理系統(tǒng)”錄入目錄第六條 錄入注意事項：1.同一項目錄入一個檔案表；2.責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，可使用規(guī)范簡稱。兩個單位以上，一般只填寫主辦單位。合同、協(xié)議應(yīng)填寫甲、乙兩個單位名稱；3.文號：填寫文件的文號，圖紙的圖號或設(shè)備的代號，不能省略，無編號的，不用標(biāo)識；4.題名：照錄文件標(biāo)題，不得省略或變更。無標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范、或標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容需加方括號“ ”； 5.日期：填寫文件的形成時間，一般以落款為準(zhǔn)，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、

7、日，如2001年5月2日，2001年11月8日，分別標(biāo)注為20010502和20011108； 6.頁數(shù)：填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以每份文件的最后一個頁號為準(zhǔn)；7.備注：注釋文件需說明的情況，無則不填； 8.在錄入時，請將文件的電子版全文上傳。第七條 錄入流程： 參見“基建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用指南”。第四章 歸檔第八條 歸檔類目及范圍：參見蘭州大學(xué)全宗檔案整理分類編號方案簡表、類目設(shè)置、歸檔范圍及保管期限表第九條 歸檔時間：項目竣工后三個月內(nèi)。第十條 打印移交目錄：在目錄空白處單位主管領(lǐng)導(dǎo)、歸檔整理人簽字，并加蓋公章；第十一條 將歸檔材料按照目錄順序放置；第十二條 在檔案館主頁-下載中心下載“

8、備考表”，如歸檔材料有需說明的，可加以說明，如無說明只需在“歸檔整理人”處簽名，并填寫歸檔日期。第十三條 與檔案館聯(lián)系，移交檔案。第十四條 經(jīng)檔案館驗收合格后歸檔。凡不符合要求者，檔案館有權(quán)拒絕接受，限期改正后歸檔。聯(lián)系電話：8910927 聯(lián)系人：李田妹 陳聞歌 梁振林基建檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用指南一、登陸方式（任選一種）1、打開鏈接：:800/ 2、打開檔案館主頁，從下圖所示登陸登陸成功如下圖所示：二、輸入目錄（任選一種）（一）批量導(dǎo)入1、下載EXCEL模板（檔案館主頁-下載中心-基建項目歸檔目錄模板（各黨政機構(gòu)通用），根據(jù)模板填寫。2、數(shù)據(jù)導(dǎo)入填寫完上一步的EXCEL表格后，登陸系統(tǒng)，如下圖所

9、示：點擊上圖的“系統(tǒng)設(shè)置”，出現(xiàn)如下界面：點擊上圖的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)如下界面：點擊上圖“瀏覽”選擇要導(dǎo)入的文件，點擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)如下界面：點擊上圖“一級類目”后的，出現(xiàn)如下界面，點擊選擇“一級類目”，如下圖所示：點擊上圖“二級類目”后的，出現(xiàn)如下界面，點擊選擇“二級類目”，如下圖所示：點擊上圖灰色區(qū)域的“件號”，出現(xiàn)如下界面:點擊上圖“件號”和“目的字段名”交叉處（紅色圈部分），出現(xiàn)如下圖所示界面：下拉選擇“案卷號及件號”，出現(xiàn)如下界面：依次點擊上圖的“全宗號”、“實體分類號”，做相似的操作，完成一一對應(yīng)，如下圖所示：點擊上圖的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)如下界面：點擊選擇賬號，點擊“開始導(dǎo)入”

10、，出現(xiàn)如下界面：點擊“確定”，數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。點擊上圖的“檔案管理”-“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”，出現(xiàn)如下界面：右擊“導(dǎo)入數(shù)據(jù)*”，點擊“重命名”，出現(xiàn)如下所示界面：命名為文件材料名稱，如 “蘭州大學(xué)二分部14#樓竣工資料”，點擊確定后如下圖所示：至此，目錄導(dǎo)入成功?。ǘ┲饤l輸入1、創(chuàng)建檔案表登陸檔案系統(tǒng)后，點擊左下角的“創(chuàng)建”，出現(xiàn)如下圖所示對話框：選擇默認(rèn)，無需更改填寫項目竣工所在年份，如二分部14#樓竣工資料，填寫:2010推薦寫：年度+材料名稱。如二分部14#樓竣工資料，可填寫為：二分部14#樓竣工資料由數(shù)字和字母組成，長度小于等于10，推薦使用：年度+材料名稱。如二分部14#樓竣工資料，可填寫為：

11、efb14hljg填寫后如下圖所示：基建項目檔案案輸入模板點擊上圖“新建”，則創(chuàng)建新檔案成功，系統(tǒng)自動回到檔案管理界面，如下圖：2、添加文件點擊上圖中的“2010”（此為第1步創(chuàng)建的分類），即如下圖：該表為第一步所創(chuàng)建的檔案表點擊上圖檔案表“二分部14#樓竣工資料”或“打開”，則如下圖所示：第一次添加文件，點擊上圖“添加文件”，出現(xiàn)如下對話框，填寫示例如下：咨詢檔案館后填寫，或可用“JJ+任意三位數(shù)字”代替填寫項目竣工年份，此處填寫：2010全宗號：4對照蘭州大學(xué)歸檔文件范圍及保管期限表填寫，如有疑惑，請電話咨詢實體分類號：一級目錄-二級目錄，例如，此處填寫：JJ143-2010填寫文件的文號

12、，圖紙的圖號或設(shè)備的代號，不能省略，無編號的，不用標(biāo)識下拉選擇對應(yīng)的文中主題詞：點擊此處自動生成文件落款時間，格式：八位數(shù)字第一責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，可使用規(guī)范簡稱填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以每份文件的最后一個頁號為準(zhǔn)密級：默認(rèn)內(nèi)部正題名：照錄文件標(biāo)題，不得省略或變更。無標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范、或標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容需加方括號“ ”副題名：有副題名則填寫，無則不填填寫填寫完成后，點擊上圖“添加”，添加成功后如下圖所示：后續(xù)添加文件，點擊上圖中的“添加文件”，填寫相關(guān)信息，添加即可。所有文件添加完成后，如下圖所示：三、上傳文件點擊

13、上圖“全文”，如下圖所示依次點擊上圖的“瀏覽”選擇對應(yīng)的文件，再點擊“將附件內(nèi)容追加到全文”，然后點擊“上傳”，上傳成功后，如下圖所示（對應(yīng)的全文圖標(biāo)處變?yōu)辄S色，且圖標(biāo)下有數(shù)字，數(shù)字表示上傳的文件個數(shù)）：四、打印“移交目錄”點擊上圖“打印當(dāng)前”，出現(xiàn)如下對話框： 選擇“蘭州大學(xué)歸檔文件目錄”，去掉右下角“自動設(shè)置邊距”對勾，點擊打印預(yù)覽，出現(xiàn)如下頁面：目錄最后一頁空白處需經(jīng)辦人和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。目錄第一頁左上角歸檔單位蓋章。右擊選擇“打印”，移交目錄打印成功！五、常見問題1、無法登陸系統(tǒng)，點擊登陸沒有反應(yīng) 如果能上檔案館主頁，請在地址欄去掉“/”，然后加“:800”（冒號是英文輸入下冒號，可復(fù)制本說明中的地址），如下圖所示：:800/ 或者直接在地址欄輸入： HYPERLINK :800/ :800/ A.回車后，如果顯示網(wǎng)頁無法打開 請去掉瀏覽器代理 B.回車后，顯示“蘭州大學(xué)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版”，請重新輸入用戶名和密碼登陸，如提示密碼錯誤，請確認(rèn)輸入無誤后致電8910927查詢或重置。c.如果用360瀏覽器登陸，請確認(rèn)沒有被攔截2、無法添加文件，點擊“添加”沒有反應(yīng)請嘗試用其他瀏覽器登陸操作（推薦使用IE瀏覽器）或者：打開瀏覽器右上角有個工具-