可操作的工作效率提升方法之系列四：提早準備,快人一步(文檔)

1、 7/7()可操作的工作效率提升方法之系列四：提早準備,快人一步(文檔) 提早準備，快人一步 日本著名企業(yè)家盛田昭夫說：“我們慢，不是因為我們不快，而是因為對手更快。如果你每天落后別人半步，一年后就是一百八十三步，十年后即十萬八千里?！迸c時間賽跑，比別人跑得更快才有贏的機會。這就要求我們在最短的時間內又快又好地完成任務，人生最大的成功，就是在最短的時間內完成最多的目標。時間是永遠的“變量”，而“效率冠軍”只有一個：永遠快人一步、永遠走在別人前面的人。 今天一步趕不上，明天步步趕不上 拖沓一直都是職場的惡習，很多人對工作過程疏于控制和管理，今天的事情忙不完，明天的事情又接踵而來，日積月累，天天“

2、負運轉”，這不僅會給職場人帶來精神上的壓力，還容易使其產生懈怠心理：反正累死都做不完，還急什么！于是在明日復明日中，一切被蹉跎。 “工作早一步”的核心思想就是“提早準備，快人一步”，用一種“事事早一步”的心態(tài)，把工作提前安排好，只有這樣我們才能成為工作的主人，而不是奴役。 案例：關鍵時刻掉鏈子，都是準備不足惹的禍 馬一毛拼死拼活地在為客戶做軟件方案，眼看到了競標的節(jié)骨眼上，卻被他在最后論證方案時搞砸了，事情是這樣的： 這天客戶方的老總帶領他的高層團隊聚集在招商辦會議廳，準備聽取最后兩家軟件公司的論證方案。若沒大問題，馬上就要開標了，其中馬一毛提交的方案勝算幾率較大。會前他的老總和銷售總監(jiān)都胸有

3、成竹地早早來到會場與客戶熱情寒暄。 會議開始前5分鐘，馬一毛才抱著筆記本電腦匆匆忙忙地進入會議廳，定神一看，呵，真是座無虛席。他以為5分鐘的準備時間足夠了用一分鐘時間閑庭信步地走進會場；用一分鐘時間打開電腦；再用一分鐘接好投影儀；一分鐘向客戶和領導問個好；最后一分鐘做個自我介紹。沒想到無論如何也打不開電腦了。時間一分一秒地溜走，而電腦還是黑屏，關鍵時刻掉鏈子。頓時他急得滿頭大汗，連連重啟電腦，重啟投影儀，還是沒有絲毫反應。 公司銷售總監(jiān)一邊安撫客戶，一邊又安排人打開另一臺電腦。可萬萬沒想到，馬一毛又爆出個冷門：方案全在電腦里，他忙乎了三天兩夜，就是沒來得及做拷貝。銷售總監(jiān)聽了急得直搖頭，只好向

4、招商辦申請讓后面的人先講解，他們排在第二位。 時間一分一秒地流過，5分鐘，10分鐘眼巴巴地看到又輪到自己了，臺下的掌聲響起，馬一毛的筆記本電腦還是“巋然不動”！機會只有一次，無奈之下，他只好根據領導的指示，做口頭發(fā)言了。 好腦瓜不如爛筆頭。馬一毛東一榔頭西一棒槌，云里霧里地說著，還時不時停下來，張開嘴巴，轉動眼珠，苦思冥想。只見客戶老總皺著眉頭低頭不語，結果不言而喻，中標的是第一家講解方案的公司。 事后，馬一毛被銷售總監(jiān)指著鼻子臭罵了一頓，馬一毛多年的努力毀于一旦，不僅毀了公司中標的機會，也毀了自己的發(fā)展機會。 做到五個“提早”，有備無患 同質化是指同類產品中不同品牌的商品在性能、外觀甚至營銷

5、手段上相互模仿，以至逐漸趨同的現象。不僅商品有同質化，人也同樣存在著同質化的現象。 工作在同一家企業(yè)，工作時間相同，工作年限相仿，工作級別相近，工作表現相差無幾，工作結果大致相當，均屬于差別不易分清、差不多的“一般員工，一般管理人員，一般干部”。 產品同質化不利于消費者識別與購買，人員同質化不易于脫穎而出被領導重用。若想凸顯自我競爭力必須要創(chuàng)造特色，制造差異。其中，工作早一步，效率高一籌，工作一步超前，步步領先，必然會讓你出類拔萃。 提早作準備的四個方面 提早作準備，領導心思可以猜 提早問清楚，心中有數省時間 提早作比較，先求完成再完美 提早作拆分，崗位工作可超前 1提早作準備，領導心思可以猜

6、 有些領導會將他們的意圖和目的清晰地傳達給下屬，而有些領導則不喜歡那樣直白。這時就需要員工對領導加以保留的信息和目的進行推理并揣摩，目的是真正理解領導的想法，做好工作。 有人說：“我又不是領導肚子里的蛔蟲，我怎么知道他在想什么?！逼鋵?，一個人的心理活動必然會在他的行為舉止上體現出來，關鍵是看你有沒有用心觀察領導的一言一行，有沒有用心揣摩領導的需求和真實意圖。 1）像領導那樣思考 作為下屬，就要學會在不同情況下用心揣摩領導的真正意圖，其目的不是把對工作的熱情、對工作負責的態(tài)度，全部轉移到猜測領導和迎合領導上。而是為了更清晰地理解領導意圖，更準確達到工作目的，一次就把事情做對，避免由于理解上的偏差

7、而造成工作不必要的反復。 小時候最喜歡做的事情是和爸爸一起去釣魚，我們支起兩根同樣款式的魚竿，可父親的魚漂像是施了魔法，總能釣到魚，而我總是一無所獲。對于一個小孩子來說，實在是件沮喪的事。于是我看著父親的魚簍，向他求教：“為什么我連一條小魚也釣不到，我的釣魚方法不對嗎？” 可是父親卻說：“孩子，不是你釣魚的方法不對，而是你的想法不對，你想釣到魚，就得知道魚的需 求是什么?！蓖瑯?，你要想完成好領導交代的任務，就要像領導一樣思考。 如何像領導一樣思考？ 當你接受一件領導安排你的任務時，要站在領導的角度去考慮： 為什么領導安排你這件工作？ 實際要求是什么？ 領導的最終目的就是要你把工作結果送到他手中

8、，不論這件事對你來說多么輕而易舉或多么困難重重，你都要把領導的需要搞清楚并在規(guī)定時間內完成好。 如果領導要求你把近期銷售情況進行統(tǒng)計，你要和領導確認三件事： 您是讓我統(tǒng)計前三個月的銷售量嗎？ 我需要作出與去年的同期比較嗎？ 我需要用數字和圖形給您作個分析嗎？ 2）視領導為客戶一樣，探究所需 員工的工作成果，也可以視為產品，領導就是客戶，你的工作效果能否像讓客戶滿意產品那樣讓你的領導滿意？只有視領導為客戶一樣去探究需求，才能像領導期待的那樣完成好工作。 張雪剛進入一家培訓公司的時候并不特別顯眼，相對其他員工來說，她學歷不是最高，工作也不對口。一次，老板急于為次日的論壇找些時間管理方面的資料，就把

9、這個任務交給了張雪。 僅僅三個小時，她就找了好幾萬字的資料，分門別類打印出來，但因為時間緊急，老板沒有太多時間去消化，就對她說：“你把今天找到的補充資料重點給我講講?！睆堁┱酒饋砝L聲繪色地講了起來。 第二天，老板帶著張雪出席論壇，在一些需要案例的時候，張雪就以講故事的身份出現，盡管臺下坐的都是老總，但她表現得非常自信、大方，而且故事講得很精彩，臺下的那些老總都聽得很入神。 張雪利用自己在這方面的優(yōu)勢，最終也成為一名講師，比起那些同時期進入公司還在做助教的同事，她的發(fā)展是最好的。 為什么一起進公司，張雪發(fā)展最快？ 張雪揣摩領導心思做了四件事： 領導要求搜集時間管理方面的資料，可以得知，領導交流的

10、話題關乎效率與效果。 領導講話不喜歡千篇一律，故要搜索最新案例以增加亮點和新意。 領導講究有理有據，所以要選擇正反兩個方面的案例來襯托主題。 整理搜尋資料的過程，把每個案例仔細閱讀并進行主題修正，盡力向領導的最終意圖靠近。 張雪之所以比她的同事發(fā)展速度更快，就在于她不僅埋頭檢索資料，還比別人多做了一件事：“揣摩領導心思”。 3）揣摩領導心思四項原則 揣摩領導要你承擔這份工作的目的是什么。 揣摩領導要你完成這件工作在他整體工作中的作用是什么。 揣摩領導要的結果是什么。 得知領導意圖后，把猜測到的需求轉化為具體行動，工作早一步。 如果你是領導，喜歡成品還是半成品？你會贊賞哪種員工？你會對哪種員工“

11、另眼相看”？把工作做對，做得漂亮，這其中的一個前提就是要觀察領導心理，了解領導所需。 2提早問清楚，心中有數省時間 最近，美國微軟公司的一項調查顯示，美國的勞動者平均每周的工作時間為45個小時，但是實際上，其中至少有16個小時“不具生產性”。另外，美國工作政策中心的統(tǒng)計數據顯示，在過去10年里，美國人每周平均工作時間在持續(xù)拉長，有些甚至長達70個小時。由此似乎得出一個結論；工作時間越長，浪費時間也越多。 美國詩人布恩曾經說過：“我一定會去上時間管理的課程，如果我能排得出時間的話?！眲e把布恩的這句話掛在嘴邊！如果你不先搞清楚就開始工作，你就會和布恩一樣，往往最后變成了沒有任何選擇的籌碼了。接受工

12、作之時，要搞清三個問題后再開始工作。 問清工作內容再干 有人工作做不到點子上，不僅經常出錯，還將簡單的事情復雜化，根本原因在于：等著別人替他們解釋工作內容，等著別人給他們理清工作要求，多問一句也懶得張口，結果不斷返工和耗費時間。 人事部大黃在一家外企工作5年了，她說：“我在這里工作的前兩年，我所能做的只是一個動作跟著一個口令，就像一個機器人，因為做其一，不知其二，常常出岔子?！?一次領導安排人事部門制定員工的績效考核標準，目的是設定細化的崗位指標，量化員工的表現，以達到激勵先進、帶動后進的目的。大黃一知半解地聽著，好像不大明白也沒有再問問清楚，就按照自己的理解做了個“員工獎懲制度”，什么遲到十

13、分鐘扣款20元，早退半小時扣款50元等等。 上交領導后，不到一個小時就被退回來了，要求她重做。大黃手里拿著退回來的“員工獎懲制度”后悔地說：“早該問問清楚，就不會白白浪費我3天時間了”。 那些工作效率高、時間利用率好的員工則會不恥下問，直到真正領悟了領導的真實意圖才清清楚楚地做事。首先要搞清以下3個問題： 1）領導安排我做什么？ 2）具體的工作內容是什么？ 3）這項工作與我先前的工作有什么不同？屬于哪種類型的工作？ 問清工作目的再干 有的員工效率低下的原因在于，不僅工作內容搞不清楚，工作目的也不清晰。他們忽略了領導的工作狀態(tài)：有時領導僅站在企業(yè)戰(zhàn)略的高度去布置工作，沒有更多的時間思考細節(jié)，這時

14、他向你布置某項具體工作就比較籠統(tǒng)。如果你事先不搞清楚工作的目的和要求就會事與愿違，要么邊做邊揣摩領導的意圖，要么不斷返工而耗費時間。 莉莉最近腦袋都大了，公司開會要求把客戶滿意度提升10?，F為客戶服務經理的她急得火冒三丈，跟她一提起“工作”二字，莉莉就暴跳如雷，“我已經一天工作29個小時，一星期工作10天了，還要加重我的工作量！我怎么做得完呢？你們公司高層嘴唇上下一碰就要10%，有那么容易嗎？要提升也是生產部門、質量部門的事情，一旦產品出廠了，若有質量問題，我們小小的服務部也是渾身乏術！為什么只要求我們提升客戶滿意度10？你們真是站著說話不腰疼，你們到我這里試試就知道了！” 其實莉莉不必大動干

15、戈，應該搞清幾個方面的問題再發(fā)表意見： 1）領導提出提升客戶滿意度指標的目的是什么？10%客戶滿意度指標對企業(yè)發(fā)展有什么重要性？ 2）服務部門是客戶服務的主要窗口，本部門要提升10%的客戶滿意度指標需要做哪些改善工作？目前在服務方面還有哪些潛力可挖？ 3）如何與相關部門協商形成一個有效的聯動？如關乎客戶滿意度的產品質量等問題，需要與其他部門做哪些協調工作？ 在搞清上述問題后，莉莉可以根據自己的實際工作能力作出正確評估：以我現有的精力和時間，能夠完成到一個什么程度？如果需求領導支持，又能達到一個什么程度？最終自己心里要有一個“底線”，設置兩套方案與領導交流，聽聽領導對我工作的標準，做到心中有數這

16、樣在自己實力范圍內的承諾也能通過后期工作來兌現，并且努力達成領導的期望，并在規(guī)定時間之前就能又好又快完成工作。 現實中，因為不清楚領導安排完成這項工作對自己和其他部門的意義，更不清楚為完成這項工作，該做出什么行動與相關部門配合，甚至因為工作銜接問題處理不好而導致工作支零破碎或中途停滯。 問清工作標準再干 與領導反復溝通并不代表你是個傻瓜，并不說明你不善解人意，更不能證明你不會工作。反之，問清工作要求和完成的標準，會保證你明白目前的任務是什么，明白你做到什么程度能夠獲得領導滿意，掌握衡量工作好壞的標準，才不會瞎受累。 有這樣一個笑談：一個建筑師好不容易接手一個大工程，本想通過工程完工來個一鳴驚人

17、，他帶著施工隊沒日沒夜地在現場打拼，砌每塊磚，磚與磚之間的縫隙都得親自過目和檢查，他吃在現場，喝在現場，睡也在現場，真是以現場為家。眼看一個個煙囪一節(jié)節(jié)拔地而起，越來越高，他還自作主張地多加了一米，為的是通過充分顯示煙囪的高大與立體來展示自己的魄力。 轉眼3個月過去，建筑師渾身曬得黝黑黝黑的，體重也減了5公斤。本以為會得到雙方領導的大力夸獎，但最終的結果是，對方領導看到這個高高在上的煙囪，眼睛瞪得溜圓，驚訝得半天說不出一個字，轉而狠狠把圖紙扔在地上說：“滿擰！你睜大眼睛好好看看圖紙，看看工程驗收標準，我讓你修的是水窖！” 這位勤奮無比的建筑師一聽差點背過氣去，原來他根本沒有認真研究工程的驗收標

18、準，而是憑著一腔熱血，一往情深地把水窖的“深度”搞成了煙囪的“高度”，實在是大錯特錯了。 工作的最終目的是獲得可見結果，否則，一切過程都毫無意義。如果，那位建筑師在接受建筑工程項目之初采用3個步驟，就能找準最后的那個目標和結果，就不會鑄成主觀上的個人遐想，客觀上的大錯特錯了。 1）確認工作的標準 我要采取哪些措施才能完成目標？是否要改變現有的工作方式？在確認工作標準的同時，深刻理解工作的實質內容和要求，把握正確的工作方向。 2）確認提交哪種形式的完成結果 在工作之初，要預測完成工作后的結果是怎樣的，要拿出自己設想的結果與領導和客戶進行確認，最終達成一致的意見。預防工作出現偏差。 3）確認完成時

19、間和驗收形式 向領導問清要求，向客戶求證需求，以終為始地設定工作方式，制定工作流程，強化工作過程，目的是第一次就把事情做對，把所有可能產生的問題規(guī)避在過程之中。這樣可以及早減少出錯的概率，增加成功的機會。 3提早作比較，先求完成再完美 完成比完美更重要 完成是完美的先決條件，沒有完成就談不上完美。對于每位員工，完成任務是最起碼的要求。凡是效率高的人，會遵循一個做事原則，那就是先追求完成再追求完美。他們絕不打著“沒想好，沒想周全”的名義把該做的事情拖到最后一天，拖到最后一刻才去做，最終由于極其倉促的時間限制，使原本可以完成的工作也不能完成，諸多的美好想法更無法付諸實施。 有一位優(yōu)秀的年輕人被公司

20、選派參加全國計算機協會評選的“希望之星”活動，得知被選中之后，年輕人非常自豪，為了能夠游刃有余地參加6天后的面試，他的確認真地籌劃了自己一周的準備計劃。 他用了兩天的業(yè)余時間，搜集了七七八八、邊邊角角的資料幾百頁；又用了一個晚上把這些資料分門別類地排版并打印出來，第三天的晚上溜走了；第四天晚上公司臨時安排他參加一個會議，沒有時間看備考資料；第五天晚上和女朋友約會，又消磨了一天；第六天也就是面試前的最后一天，他暗自下定決心，一定要好好準備，當他把幾百頁的資料擺在桌子上時，自己也嚇了一跳，這么多，怎么看得完？ 沒辦法只剩下最后一天了，這位年輕人不吃不睡也只看了2/3的內容，朋友提醒他準備一下自我介

21、紹，在面試當天早上，他才想起來，草草地對付了一篇。面試時，他終因心中沒底而顯得語無倫次。結果他自然沒有被選為“希望之星”。 有的人每當在接受一件新工作或一個新項目后很是興奮，憧憬著一鳴驚人的工作結果，天天在想怎樣做，天天百思不得其解，又不準備在沒有完美的想法之前動手干起來，于是時間一天天過去，眼看快到最后期限了才動手去做，結果再完美的方案也已經來不及實施，連最基本的按時完成也不能保證。 比較現有實力，先求完成再完美 要改變效率低下的做事習慣，需要在接受新的工作之后，在現有能力與待完成的工作之間作個實戰(zhàn)比較。比如，現有能力與要完成的這個項目有多大差距？需要作出哪些改變或準備才能具備條件？這些準備

22、工作需要多長時間？搞清這些內外因素后要立即去做，一件一件地去完成。在保證按期完成的情況下在對于薄弱環(huán)節(jié)進行修改和完善，這樣才能做到：完成完美完成與完美的統(tǒng)一。 切記，對于追求完美的人，不是一張口就吃掉整條魚才算是完美，魚頭、魚尾固然好吃，但容易把喉嚨卡住，一口一口地吃，先選擇吃掉肥美的魚身再吃掉其他部分不是更好嗎？所以，基于現實的解決方案是，先求完成再求完美，這才是聰明的工作方式。 比較難易程度，先求完成再完美 1）把所有需要完成的工作按其類型和工作環(huán)節(jié)逐一列出細化的任務清單； 2）對應每一細化的任務清單，比較其難易程度，找出最佳的工作切入點； 3）比較實施路徑，選擇最快能夠完成任務的那一條。

23、選擇的依據是：步驟最少（花費的時間和精力也就越短），障礙最少，需要調用的人力、物力資源最少，與現有資源結合最緊密的路徑。這是一個綜合考量的過程，需要詳細分析出候選路徑的利與弊，需要對各種未知情況做出備用方案，然后，有針對性地實施。 從先易后難的工作路徑出發(fā)，有益于切入工作，也有益于在實踐和總結前面工作的過程中得到解決后繼困難的重要提示和方法，最終促進整體工作的高效完成。 具有高效工作能力的人，往往能在超出自己能力的范圍外多做一點，做快一點，比別人期待的做好一點，當把每一“點”都加起來的時候，就會發(fā)現自己超前別人很多“點”。其實，人與人之間的差距就是這樣形成的，看起來不知不覺，實際上有意識地日積

24、月累就會很明顯。職場中要獲得成功，就得經常作比較，超越原本自以為的局限才能有所突破。 4提早作拆分，崗位工作可超前 拆分到每一細小的工作環(huán)節(jié) 拆分就是將籠統(tǒng)的崗位工作細化到每個實際發(fā)生的動作上來，不要漏掉任何一個細小的工作步驟。例 如，人事工作包含招聘、培訓、檔案管理、績效考核等工作，還是僅僅其中某一項工作？如果連自己是干什么的都不清晰，何談高效工作呢？ 我們都聽說過南極探險的故事：出發(fā)之前，即使再細心的隊長也不可能繪制一幅詳細的地圖，也無從標明前方道路上的每個拐彎、每一個岔路，因為那是未知之旅。但是，這些探險家們有個必做的功課，那就是仔細籌劃他們的補給點，精確給出后勤團隊的坐標、詳細的給養(yǎng)清單、準確的投放時間和標志方法。任何一項含糊描述，哪怕給養(yǎng)清單上漏掉了一盒小小的火柴，那么探險家付出的將可能是生命的代價。 這