商務(wù)部管理手冊

1、PAGE PAGE 14商務(wù)部文件管理手冊修改記錄版本修改原因/內(nèi)容編制人/修修改人批準人生效日期1.0創(chuàng)建商務(wù)部組織機構(gòu)管理手冊與管理職責目的：明確確商務(wù)部部部門及及各職員崗位位的職責，提提高商務(wù)務(wù)工作績績效，實實現(xiàn)層層層管理、級級級負責責，有效效推進商商務(wù)部各各項工作作的順利利開展，提高公司工程業(yè)績，并作為商務(wù)部各職員的工作職權(quán)依據(jù)及工作業(yè)績考核依據(jù)。在公司統(tǒng)一制定各部門的相關(guān)規(guī)定前，作為本部門管理的基礎(chǔ)性規(guī)范，本規(guī)定不完善之處，以書面形式加以補充。適用范圍：適用于于本部門門人員及及相關(guān)人人員。商務(wù)部組織織機構(gòu)工工作范圍圍及執(zhí)行行文件：3.1商務(wù)務(wù)部由公公司分管管副總經(jīng)理理直接領(lǐng)領(lǐng)導；由由

2、總經(jīng)理理按公司司規(guī)定進進行考核核商務(wù)部部門的工作作業(yè)績效考核核。3.2商務(wù)務(wù)部由部部門經(jīng)理理商務(wù)部部負責人人負責實施施商務(wù)部部全面工工作，實實行經(jīng)理理負責制制。3.3商務(wù)務(wù)部工作作職責：3.3.11在分管管副總經(jīng)經(jīng)理的領(lǐng)領(lǐng)導下，負責公司投標文件的編制、審核、投標等相關(guān)工作；3.3.22負責分析析全國招招標投標標市場發(fā)發(fā)展形勢勢和招標標投標法法律、行行政法規(guī)規(guī)，搞好好投標調(diào)調(diào)研工作作，不斷斷總結(jié)經(jīng)經(jīng)驗；3.3.33負責本部門員員工的日日常保密密、教育育、培訓訓、獎罰罰及績效效考核等等管理工工作；3.3.44負責做做好投標標資金回回籠及賬賬款異常常處理工工作，協(xié)協(xié)助財務(wù)務(wù)部做好投標標保證金金相關(guān)應

3、應收應付付款的定期核核對回收收工作；3.3.55負責與與投標有關(guān)關(guān)職能部部門的協(xié)調(diào)配配合，搞搞好投標標文件所所需的資資料，協(xié)協(xié)助項目目管理部部，做好好中標項項目的資資料移交交工作；3.3.66負責中中標項目目的合同同制作、談?wù)勁?、簽簽訂等工工作，按按?guī)定報報項目管管理部備備案，參參與所簽簽合同糾糾紛的處處理；3.3.77根據(jù)公司司市場拓展展和客戶戶的需要要，相關(guān)關(guān)人員要要求，與與有關(guān)部門門合作，提提供工程程技術(shù)方方案和商商務(wù)文件件的咨詢詢、的技技術(shù)文件件編制服務(wù)務(wù)；3.3.778完成領(lǐng)領(lǐng)導臨時時交辦的的其他工工作。3.4商務(wù)務(wù)部執(zhí)行行文件：中華華人民共共和國招招標投標標法；交通通部公路路工程國

4、國內(nèi)招標標文件范范本（220033年版）；交通部部公路路工程施施工招標標投標管管理辦法法（220066年第77號）；公司內(nèi)內(nèi)部相關(guān)關(guān)規(guī)章制制度。四、職責與與權(quán)限4.1 商商務(wù)部經(jīng)經(jīng)理職責責與權(quán)限限4.1.11負責全全面統(tǒng)籌籌協(xié)調(diào)商商務(wù)部各各項工作作；4.1.22.負責制制訂本部部門完善善的工作作流程和和工作指指導書；4.1.33負責本本部門職職員的工工作考核核，業(yè)績績評定及及請假、考考勤、任任免建議議；4.1.44收集市市場信息息，掌握握市場動動態(tài)，深深入調(diào)查查研究，對對市場進進行科學學預測和和分析，為為公司決決策提供供依據(jù)；4.1.55業(yè)務(wù)洽洽談，代代理有關(guān)關(guān)中標項項目的合合同評審審和簽訂訂

5、，督促促合同的的正確履履行；4.1.66了解客客戶的經(jīng)經(jīng)營情況況及信用用程度，收收集并建建立相關(guān)關(guān)的客戶戶資料；4.1.77了解競競爭對手手，掌握握公司投投標方向向及招標標人或業(yè)業(yè)主信息息反饋的的分析和和總結(jié)；4.1.88完成領(lǐng)領(lǐng)導臨時時交辦的的其他工作作。4.2商務(wù)務(wù)代表職職責與權(quán)權(quán)限4.2.11負責編編寫公路路工程機機電項目目的資格格預審文文件、投投標文件件（商務(wù)務(wù)部分），整整理審核核投標文文件中的的技術(shù)文文件、設(shè)設(shè)備授權(quán)權(quán)及報價價，以形形成完整整的投標標文件；4.2.22負責前期期招標文文件的購購置、投標及與與相關(guān)單單位協(xié)調(diào)調(diào)的工作作；4.2.33負責收收集整理理在編寫寫投標文文件中涉涉

6、及到與與其他部部門相關(guān)關(guān)內(nèi)容的的資料；4.2.44負責對對所參與與投標的的項目進進行跟蹤蹤、調(diào)查查并形成成文件；4.2.55負責整整理及更更新有關(guān)關(guān)投標時時需要的的所有資資料，項項目資審審、投標標結(jié)束后后，向商商務(wù)助理理移交全全部資料料(含電電子檔)，移交交雙方做做好資料料交接手手續(xù)；4.2.66作為法法人代表表的授權(quán)權(quán)代理人人向招標標人遞交交標書；4.2.77負責中中標項目目的合同文件件的制作作、談判判、簽訂訂等相關(guān)關(guān)工作；4.2.88配合財財務(wù)部做做好中標標或未中中標項目目的銀行行信貸和和投標保保證金的的退回以以及其它它涉及財財務(wù)方面面的工作作；4.2.99保持與與招標人人及業(yè)主主的思想想

7、溝通和和交流，妥妥善處理理、及時時記錄他他們的有有關(guān)建議議并反饋饋給部門門經(jīng)理。4.2.110完成成部門經(jīng)經(jīng)理交待待的其它它工作。 4.3技術(shù)術(shù)代表職職責與權(quán)權(quán)限4.3.11負責編編寫公路路工程機機電項目目的資格格預審文文件與投標文文件的技技術(shù)部分分，仔細審審查后交交由項目目商務(wù)代代表歸檔檔；4.3.22負責跟跟招標文文件中的的設(shè)備廠廠家進行行廣泛、有有效的技技術(shù)溝通通，選擇擇符合標標書要求求的合格格制造商商，上報報部門經(jīng)經(jīng)理審核核；4.3.33仔細閱閱讀、審審核招標標文件中中關(guān)于設(shè)設(shè)備的具具體技術(shù)術(shù)參數(shù)要要求，認認真編制制招標文文件技術(shù)術(shù)響應表表及其他他相關(guān)技技術(shù)文件件；4.3.44負責投投

8、標文件件的圖紙紙的制作作、審核核、打印印、裝訂訂等工作作；4.3.55負責跟跟業(yè)主及及相關(guān)單單位對招招標文件件中出現(xiàn)現(xiàn)的技術(shù)術(shù)問題，進進行有效效溝通；4.3.66負責已已中標項項目跟公公司其他他部門的的技術(shù)交交底與交交流；4.3.77完成領(lǐng)領(lǐng)導臨時時交辦的的工作。4.4內(nèi)勤勤人員商商務(wù)助理理職責4.4.11負責本本部門所所有資料料的歸檔檔管理，負負責中標標項目所所有資料料向項目目管理部部移交等等相關(guān)工工作；4.4.22負責每每日省外、省省內(nèi)各大大重要網(wǎng)網(wǎng)站，市市場招標標信息的的整理與與發(fā)布；4.4.33負責本本部門日日常事務(wù)務(wù)性工作作，統(tǒng)計計本部門門人員的的出差、出勤、調(diào)休、遲到、早退、加班等

9、考勤統(tǒng)計核實工作；4.4.44負責本本部門的的文件、信信件、報報刊等各各類信息息的收發(fā)發(fā)、整理理，同時時負責與與業(yè)主及及其他單單位的文文件的寄寄送登記記工作；4.4.55負責來來訪商務(wù)務(wù)部人員員的接待待安排工工作；4.4.66負責與公公司其他他相關(guān)部部門的工工作協(xié)調(diào)調(diào)。4.4.77負責本省省及外省省招投標標信息注注冊、登登記工作作，積極極與部、各各外省廳交通部部門溝通通，完成成對公司司信用評評價的工工作；4.4.88完成部部門經(jīng)理理交待的的其它工工作。五、 商務(wù)務(wù)部一般般規(guī)定5.1周一一至周五五工作時時間為：上午88：300122：00、下下午1：0055：00。(如如需變化化，將開開會通知知

10、)不鼓鼓勵員工工加班，如如因工作作量較大大等原因因不能按按時完成成的，可可向部門門經(jīng)理申申請后確確定加班班時間及及長度；5.2上班班時間不不得玩游游戲、進進行與工工作無關(guān)關(guān)的網(wǎng)上上聊天、瀏瀏覽與工工作無關(guān)關(guān)的網(wǎng)頁頁；5.3下班班后必須須關(guān)閉所所有電器器電源并并鎖好辦辦公室門門、窗，如如電腦（含含顯示器器）、打打印機、空空調(diào)等；5.4關(guān)于于打印紙紙，提倡倡節(jié)約原原則，內(nèi)內(nèi)部用紙紙盡量使使用二次次紙；5.5涉及及到向業(yè)業(yè)主提交交的資料料必須經(jīng)經(jīng)部門經(jīng)經(jīng)理或分分管副總總經(jīng)理審審核后才才能向業(yè)業(yè)主提交交；5.6非本本部門人人員不得得隨便進進出商務(wù)務(wù)部辦公公場所；5.7相關(guān)關(guān)部門人人員因工工作原因因需本

11、部部門提供供資料時時，須經(jīng)經(jīng)部門經(jīng)經(jīng)理同意意后方可可辦理。六、月報制制度6.1負責責有具體體項目的的人員，認認真填寫寫投標標業(yè)務(wù)流流程表，投投標結(jié)束束后，應應匯總交交部門經(jīng)經(jīng)理審查查，合格格后交內(nèi)內(nèi)勤人員員商務(wù)助助理歸檔檔。同時時部門所所有員工工應在每每個月月月底將本本月工作作情況及及下月工工作安排排，匯總總交部門門經(jīng)理處處。每月月統(tǒng)計匯匯總本月月的投標標項目，由商務(wù)務(wù)助理整整理成月月報表，于于每月55日之前前，交于于部門經(jīng)經(jīng)理，年年底根據(jù)據(jù)月報表匯匯總成、年報表表，于每每年的元元月100日前，由由商務(wù)助助理交于于部門經(jīng)經(jīng)理。6.2如果果長期在在外不能能及時匯匯總的，需需在工作作地認真真填寫，

12、在在回公司司后及時時上交。七、人員培培訓及經(jīng)經(jīng)驗總結(jié)結(jié)7.1由各各個項目目的負責責人組織織，對項項目組成成員、成成他項目目人員及及其他部部門相關(guān)關(guān)人員進進行項目目方案、保保密意識識等內(nèi)容容的培訓訓；7.2經(jīng)驗驗資料：在投標標工作中中遇到的的典型和和疑難問問題及日日常經(jīng)驗驗之總結(jié)結(jié)可放于于相關(guān)文文檔下的的資料中中。以便便于交流流和共同同提高；7.3項目目結(jié)束時時要進行行經(jīng)驗總總結(jié)，指指出遺留留哪些問問題，有有哪些需需要改進進的地方方，形成成文檔保保存。八、注意事事項8.1 本本部門員員工要有有強烈的的保密意意識；8.2本部部門員工工要對投投標文件件出現(xiàn)的的某種問問題會造造成什么么相應的的后果有有

13、一個明明顯的認認識。九、商務(wù)部部業(yè)務(wù)流流程商務(wù)部詳細細業(yè)務(wù)流流程，詳詳見相關(guān)關(guān)附表。安徽漢高信信息科技技有限公公司 商商務(wù)部2011-12-2投標業(yè)務(wù)流流程 流程說明市場部提交市場部提交投標立項申請表（1式2份），分管領(lǐng)導簽字后，送商務(wù)部經(jīng)理簽字（如有異議協(xié)商或向分管領(lǐng)導匯報，無異議同時向市場部反饋相應的商務(wù)代表）。投標立項申請表商務(wù)代表負責該項目的牽頭實施，根據(jù)投標業(yè)務(wù)流程表的項目協(xié)調(diào)部門內(nèi)及相關(guān)部門有關(guān)人員，有效完成投標過程（投標方案、合作、資金、設(shè)備選型）。直至投標分析與投標結(jié)案。專職商務(wù)人員填報項目投標業(yè)務(wù)流程表，并進行編號，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，予以登記，并轉(zhuǎn)交項目商務(wù)代表（簽字）。投標

14、業(yè)務(wù)流程表否立項登記項目投標實施資料歸檔是項目交底投標統(tǒng)計終止投標過程中所有正式文件（含電子文件）均需由專職人員歸檔，歸檔資料必須準確、及時。以交接雙方簽字為準（附交接資料清單）。獲知中標（以通過公示期為準）3日內(nèi)向公司總經(jīng)辦發(fā)出書面中標喜報，同時向公司網(wǎng)站發(fā)出新聞稿。整理文件，填寫項目文件移交和技術(shù)交底備忘錄，書面移交所有相關(guān)正式資料（含電子版），做好交接記錄，參與項目啟動會議，提供相關(guān)變更建議，通報報價策略，移交底價單。移交清單由商務(wù)部留存歸檔。每月初5個工作日以內(nèi)提交工作報表，包括月度（半年度、年度）投標情況明細表（立項、執(zhí)行、結(jié)案情況、簡要分析）、月末投標資金往來情況表（經(jīng)與財務(wù)核實，

15、對其他應收款項要注明回款計劃）、月度主要區(qū)域相關(guān)項目及中標情況明細表（包括安徽、內(nèi)蒙、河北、山東、山西、甘肅、河南、浙江、湖南、江西、廣西、廣東、四川及其他，其他是指與本公司有相關(guān)性的項目）。相關(guān)部門立項申請投標業(yè)務(wù)流程表是否中標中標喜報獲知中標通知書，簽訂合同（如有聯(lián)合設(shè)計或合同簽訂較為復雜的，請求公司領(lǐng)導）。簽訂合同招投標信息息管理流程程 流程說明準備準備信息要素的準備信息搜集和發(fā)布周報報送區(qū)域項目信息明細表終止搜集市場部及其他相關(guān)人員提供的項目信息，以及需要搜集的項目類型、項目范圍和區(qū)域、網(wǎng)站等基礎(chǔ)資料。在相關(guān)網(wǎng)站上搜集相關(guān)的項目資料（公告），發(fā)布給公司相關(guān)人員（主要領(lǐng)導、本部門員工、市

16、場部員工、研發(fā)中心經(jīng)理、軟件部經(jīng)理）。關(guān)聯(lián)性很高、公司準備參與的項目信息報公司周報管理人員。月度主要區(qū)域相關(guān)項目及中標情況明細表（包括安徽、內(nèi)蒙、河北、山東、山西、甘肅、河南、浙江、湖南、江西、廣西、廣東、四川及其他，其他是指與本公司有相關(guān)性的項目）。投標業(yè)務(wù)流流程表項目名稱經(jīng)辦人部門經(jīng)理標段及說明明投標立項符合性項目專員資審購買資審文文件日期/地點點：資審重點難難點資審文件制制作資審文件審審核資審保證金金金額： 元 支支付日期期：資審文件存存檔電子檔：有有/無 紙紙質(zhì)文檔檔： 份份資審文件遞遞交日期/地點點：資審結(jié)果是否通過：是/否否/作廢廢/其他他：其他信息及及未通過過原因：投標招標邀請書書日期：購買招標文文件日期/地點點：投標重點難難點投標文件制制作設(shè)備授權(quán)及及資料：設(shè)備選型：標前會議：投標文件審審核投標保證金金金額： 元 支支付日期期：投標文件存存檔電子檔：有有/無 紙紙質(zhì)文檔檔： 份份投標文件遞遞交日期/地點點：開標現(xiàn)場信信息投標結(jié)果標段及中標標單位：其他信息及及未中標標原因：投標中止何時及中止止原因：投標結(jié)案相關(guān)保證金金退還日期： 金金額： 元/轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)為履約約保證金金項目中標中標通知書書（日期期： ）中標喜報（日日期： ）簽訂合同（日日期： ）項目交底（日日期： ）投標分析及及備注總總結(jié)