物業(yè)創(chuàng)優(yōu)考評資料及整理技巧

1、Word - 7 -物業(yè)創(chuàng)優(yōu)考評資料及整理技巧一、完整的考評資料包括哪些內容 因為每個參評物業(yè)支配的考評時光普通為半天或更短，參與的考評人員對物業(yè)相對又很陌生，加上一些涉及平時運作的狀況又很難利用現場考評把握，考評要在如此短的時光內具體考察參評單位的各項工作，最有效最便捷的方式就是查閱資料。因此，書面資料內容是否完整，條理是否清楚，對參評單位做好迎檢工作來說是至關重要的！完整的資料包括以下三部分： 參評資料： 根據考評標準，每一部分每一條目的詳細要求，收集有關資料。如“業(yè)主委員會與物企簽訂的服務合同，雙方責權利明確”的要求，應附入業(yè)主委員會與物企所簽訂的合同復印件。參評資料有： 文字資料。如規(guī)

2、則制度，崗位職責，工作程序（操作規(guī)程）等； 圖紙資料。如工程驗收圖紙，接收圖紙，平面圖，管網圖等； 圖片資料。包括繪制圖表（柱狀圖、曲線圖、流程圖），彩圖，照片等?？荚u標準中涉及達標率的統(tǒng)計能夠用圖表說明，涉及工作程序、緊張?zhí)幚沓绦虻哪軌蛴昧鞒虉D表示，彩圖、照片普通多用于考評標準中有要求，又難于用文字表達，只能利用現場檢查考核的地方，如“小區(qū)內綠地布局合理，花草樹木與建造小品配置得當”一條，就能夠補充小區(qū)綠地照片加以加強； 樣本資料?？荚u中涉及嚴格落實的措施、計劃及設備設施保養(yǎng)制度及值班記錄等。假如僅利用制度來反映標準就很不明確，必需附入紀錄、表格等原始樣本。樣本應選取平時工作中有代表性的實操

3、紀錄來復印。 原始備查資料： 包括行政資料（合同文本、會議紀要、工作報告、業(yè)委會資料等），人事資料（培訓記錄、考核、獎懲等），工程資料（驗收圖紙、裝修資料、修理記錄、設備臺賬等），用戶資料（來往函件、用戶公司等資料），業(yè)務資料（清潔檢查紀錄、綠化檢查紀錄、工程巡查紀錄、回訪記錄等）及另外資料。物企在長年的運作中，堆積下來的原始資料難免文牘如書，但只能按要求選取一份樣本，這些原始資料就存放于各個職能部門檔案內。可是，假如考評者想具體了解參評單位的實際運作就很可能查看職能部門的原始資料，未免被動，參評單位可將原始資料收集在統(tǒng)一的文件柜中，放在考評現場以備暫時查閱。因原始資料數量巨大，也可有所挑選，

4、如業(yè)務資料能夠選近半年的紀錄，用戶資料能夠挑選兩戶完整的用戶檔案。 現場翻閱資料： 參評單位應為每位考評者預備一份供現場翻閱的資料，使考評者對參評單位的狀況有大致了解。翻閱資料能夠包括物業(yè)彩圖，如小區(qū)規(guī)劃總平面圖或大廈整體外觀圖及所處位置暗示圖；物業(yè)規(guī)劃建設概況，包括規(guī)劃建設數據，現入住（出租）狀況統(tǒng)計等；物業(yè)公司、服務處狀況，管理架構，人員簡介；參評單位迎檢匯報材料；迎檢資料總名目。參評單位也能夠按照實際，挑選能宣揚本單位特征的資料。 二、如何收拾考評資料為快捷有效地收拾考評材料，可按以下程：搭建粗線條架構。按考評標準，將考評資料粗分為幾大部分，架構分類。建立細化名目。將每一條詳細的考評標準

5、列出，并將此標準應附帶的資料具體列出名目。名目要建立在現有資料的基礎上，同時還應對標準有規(guī)定，但目前尚缺的資料也列出名目，并注明，以便尋覓補充。復印收拾。填充資料，按所列出的資料，將已有些資料復印后填入。復印應用統(tǒng)一的A4紙或A5紙，少量無法縮印的圖紙按規(guī)格折疊。補充缺少的資料。按名目標明的缺失資料，如“無重大違法違紀案件”的證實，一些應有些紀錄數據等一時無法搜齊，應聯(lián)系相關職能部門設法補充。編寫頁碼。編寫每卷的頁碼，頁碼編寫能夠采納檔案編寫法，即：1-1,1-2方式編寫，也可采納1、2、3式書籍式頁碼。前者便于增減資料內容，后者較清楚。打印分名目及卷名。收拾好的每一卷要有清楚的分名目，標明哪

6、份資料在卷內第幾頁，同時打印卷名。如將“按規(guī)劃要求建設、房屋及配套設施投入使用”作為第一部分第一卷的卷名。裝訂。將資料分卷裝訂，裝訂時應達到以下標準：外觀統(tǒng)一，分項裝訂，已于拆改。裝訂可實行固定裝訂式（線裝訂、訂書機、膠裝訂等）或活動裝訂式（打孔裝訂）方式。固定裝訂是把每個卷宗裝訂成冊，優(yōu)點是教美觀、整齊，缺點是不便于增改文件?；顒友b訂是把卷宗裝入文件夾，這種方式最大的有點是便利資料增刪，缺點是不便于采納書籍頁碼，編寫查找需要指引，查找較慢。建議不采納訂書機及膠裝等裝訂法，這種方式將文件固定下來后難以再拆，假如前一級考評過后需要再增改資料會十分不便，拆裝往往會造成資料的損壞，為削減層級考評帶來

7、工作量的增強，避開從頭再來，建議采納活動法。打印總名目。因在囫圇過程中要多次舉行資料的刪減，因此總名目需在考評資料所有定稿后再打印。按照考評要求，總名目最好打印5份左右，除資料中存2份備份外，剩余3份在考評時供考評者審查。分盒、裝點。資料分卷宗分離按小區(qū)八大部分、大廈九部分裝盒。最后要對盒表舉行裝點，制作精致的盒簽，使資料更整齊、美觀、更易查找。盒簽要統(tǒng)一設計，盡可能做到紙張大小統(tǒng)一，版面格式統(tǒng)一，制作統(tǒng)一，張貼統(tǒng)一。有的標簽只是將紙直接貼在文件盒上，既不美觀，又易弄臟、損壞，建議使用過塑標簽。在經濟許可的狀況下也可將公司標識或小區(qū)（大廈）照片印在標簽上。但制作標簽主要是明確盒內資料，不要畫蛇

8、添足。三、怎樣使考評資料條目清楚便于檢索 根據考評標準收拾出的參評資料數量是十分浩大的，需要一條簡潔、清楚的索引，以便考評組查閱資料及參評單位收拾資料，資料名目收拾好，起到綱舉目張的作用。步驟如下： 搭建樹型名目框架。依據就是考評標準，一級名目就是大廈九項、小區(qū)八項這些大項。大項可將標準內容的項目名稱列上，如“1基礎管理”。二級名目即為每一個大項所包含的幾個內容，如“11按規(guī)劃要求建設、房屋及配套設施投入使用”。普通來說，名目到第三級就是我們迎檢資料名稱，但特別狀況下還會浮現四級名目。固然，參評單位也可按照自身狀況建立更細的名目。資料填充。將框架搭建好后，按照需要填充資料。修改框架。名目框架不

9、行能一次搭好，必需在資料填充過程中不斷修改，拆開重建，發(fā)覺新的有價值而無名目的資料時，需要將結構再調節(jié)，增強新名目，有的資料可能不再適用于當前需要，則要刪減。定型。資料所有填充金名目框架中之后，即可定型打印。四、如何保證考評資料的全都性 物業(yè)管理是一項不斷進展的新興行業(yè)，參評單位的工作也處于進展中，而收拾資料者又不行能全面了解各職能部門的運作，因此，收集資料時往往會收入一些已失去失效的資料。那么參評單位需要保證五個“全都” 迎檢資料與實際工作全都。把收拾好的資料交給參評單位各職能部門審核，換下目前不再落實的表格、紀錄、規(guī)程等，修正資料中與目前操作不相符的地方。同時，各職能部門還可按照實際狀況，

10、補充新的資料。迎檢資料與所存文件檔案全都。將迎檢資料與公司及各職能部門檔案內存的資料互相核對，修正迎檢資料或本部門檔案，要保證兩者的全都性。參評資料全都。如前所述，參評資料包括迎檢資料、原始備查資料、現場翻閱資料，這三類都有可能被認真檢查，需注重文字、數據、表格，仔細校核。參評資料與掛墻制度全都?？荚u中會對管理制度是不是掛上墻舉行檢查，這項檢查內容雖然沒有在考評項目中提出明確文字要求，但已成為考評檢查的一個慣例項目。普通來說，上墻制度多指操作制度，包括設備管理制度，如在水泵房、凹凸壓變電房、配電房、柴油發(fā)電機房、空調控制室、電梯機房等設備操作地點懸掛有關管理制度、操作流程、平安制度、緊張?zhí)幚碛?/p>

11、劃、服務中心的服務流程、消防中心的消防應急計劃、報警電話及另外制度。無數單位的掛墻制度一旦上墻，就長年累月不再改動，使得掛墻制度失去實效性和實操性。在考評前，掛墻制度需換新，外觀上保持美感，內容上保持全都。參評資料與當值員工的現場回答全都?？荚u組可能會對當值員工舉行一些問答，其答案即參評資料和上墻制度。因此，在考評前，參評單位要對員工舉行培訓，培訓內容即參評資料中的重點內容。如物業(yè)概況、公司概況、崗位職責、應急電話及應急程序等。被查問的員工的回答應與參評資料保持全都，否則考評組會對資料的真切性或員工的素養(yǎng)產生疑惑。五、考評資料收集時應注重哪些問題 參評單位從打算考評起，就要針對性地圍繞考評標準收集原始資料。首先要注重保留非平時性工作資料，例如清潔工作方面：清洗外墻、沙井、化糞池的照片；培訓方面：如消