淺談信息化時(shí)代

1、 淺談信息化時(shí)代公文質(zhì)量的自動(dòng)控制與管理中國(guó)五礦辦公廳公文質(zhì)量控制與管理是中央企業(yè)辦公廳一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到企業(yè)形象和辦公效率。公文質(zhì)量的保障是一項(xiàng)極富責(zé)任感和專業(yè)水準(zhǔn)的工作，往往因?yàn)橐粋€(gè)崗位的調(diào)換而發(fā)生巨大的落差。近年來(lái)，隨著企業(yè)信息化水平大幅提高，電子公文系統(tǒng)的實(shí)施和改進(jìn)取得了很多有益的成果。中國(guó)五礦辦公廳在長(zhǎng)期的公文處理實(shí)踐中，嘗試以計(jì)算機(jī)程序?qū)牡捏w例格式、行文規(guī)則等進(jìn)行智能引導(dǎo)和實(shí)時(shí)控制，通過(guò)清晰友好的人機(jī)交互界面將公文的管理報(bào)批規(guī)則和公司的運(yùn)營(yíng)管控思路融入到電子公文系統(tǒng)后臺(tái)程序中，力求將公文制作的常見(jiàn)問(wèn)題化解在起草階段，變?nèi)斯ず烁鍨槌绦蜃詣?dòng)把關(guān)，開(kāi)展了一些探索。本文以

2、五礦協(xié)同辦公系統(tǒng)“公文管理”模塊的設(shè)計(jì)思路為例，淺談信息化時(shí)代如何利用新技術(shù)在電子公文系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公文質(zhì)量的計(jì)算機(jī)輔助控制與管理。一、公文質(zhì)量問(wèn)題的分類一份完整的公文由眉首、主體、版記三部分構(gòu)成，詳細(xì)分解開(kāi)來(lái)包括份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期等要素。通過(guò)大量的案例比較我們發(fā)現(xiàn)，日常工作中，公文質(zhì)量問(wèn)題雖然林林總總、紛繁復(fù)雜、表現(xiàn)不一，但大體可歸為兩類：形式和內(nèi)容注注即以要素版式、格式差錯(cuò)為代表的形式問(wèn)題和以要素內(nèi)涵偏差為代表的內(nèi)容問(wèn)題。形式，我們指公文的各種體例格式的

3、外在表現(xiàn)，即諸種公文要素在字體、字號(hào)、擺放位置、編排方式等方面的規(guī)定。為了保持公文形式上的嚴(yán)肅和美觀，所有公文要素均有相對(duì)統(tǒng)一具體嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷揭?guī)定。以發(fā)文字號(hào)為例，按照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704-1999）“發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加第字?！边@樣的規(guī)定十分嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，在一定時(shí)間內(nèi)相對(duì)固定，不容任意變更。內(nèi)容，我們指公文圍繞某個(gè)主旨的具體呈現(xiàn)，即諸種公文要素在特定公文中的特定表達(dá)。單就一份公文而言，秘密等級(jí)、緊急程度如何確定

4、？發(fā)文字號(hào)如何編碼？標(biāo)題的文種、主送和抄送單位的區(qū)分、會(huì)簽單位的認(rèn)定、正文的結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、標(biāo)點(diǎn)，等等。一般而言，公文各要素內(nèi)容是人工智慧參與的結(jié)果，因而公文內(nèi)容的質(zhì)量把握顯然比公文形式更為困難和復(fù)雜，需要發(fā)揮更多的主觀能動(dòng)性。二、公文形式的質(zhì)量控制一份擁有完美體例格式的公文出自于撰稿者異乎尋常的責(zé)任心、耐心與細(xì)心主主人工強(qiáng)記所有格式要求，并在每一次行文中逐一調(diào)整檢查，并不容易。然而，從另一方面來(lái)說(shuō)，公文體例格式上出的問(wèn)題，都是“死問(wèn)題”，是只要“死記硬背”就完全可以輕松解決的問(wèn)題。計(jì)算機(jī)的機(jī)械性、精準(zhǔn)性就可以將這樣一個(gè)繁雜的問(wèn)題轉(zhuǎn)化為輕松的問(wèn)題。（一）利用后臺(tái)代碼控制公文要素五礦公文管理模塊在“

5、新建公文”時(shí)并不是一張空白的任由發(fā)揮的A4紙，而是一張按公文要素排列、逐項(xiàng)待填的表格（如圖1）。表格中每個(gè)項(xiàng)目背后均加以規(guī)范性控制，例如：公文的編號(hào)或字號(hào)都按照公司的公文編碼體系自動(dòng)設(shè)定，擬稿人員無(wú)需查詢核對(duì)和填寫(xiě)；系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別擬稿人身份，新建公文時(shí)，會(huì)根據(jù)擬稿人口自動(dòng)引入擬稿人聯(lián)系電話、主辦單位、主辦單位負(fù)責(zé)人、主辦單位公文管理員姓名和電話等信息；如發(fā)現(xiàn)有的要素沒(méi)有填報(bào)齊全，系統(tǒng)將給出提示直至填寫(xiě)完整。以上功能保證了公文在形式上的完整和規(guī)范。圖1：（二）標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)公文的自動(dòng)輸出報(bào)送國(guó)家機(jī)關(guān)和存檔的公文均需輸出制作紙質(zhì)文件。在完成公文要素的完整性控制和審批之后，下一步的工作就是結(jié)合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定

6、和公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)生成一份完全符合規(guī)范的正式文件。我們?yōu)榇嗽O(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了標(biāo)準(zhǔn)公文打印功能。用戶只需點(diǎn)擊“打印”按鈕（如圖2）,系統(tǒng)會(huì)立即激活WORD,呈現(xiàn)在WORD中的文本已經(jīng)是圖2：按照公文規(guī)定生成的格式化的標(biāo)準(zhǔn)文件（如圖3）。頁(yè)面紙型和邊距按參數(shù)完成設(shè)定，秘密等級(jí)、緊急程度、字號(hào)、標(biāo)題、成文時(shí)間、附注、版記位置被正確擺放，所有要素的字體字號(hào)和行距完全按標(biāo)圖3：XXXXXXXXift袋IKNWJtVi簾圖3：XXXXXXXXift袋IKNWJtVi簾l3的批反司甫,任嘉*HEPEURin.皿上工工?？谕杞缡叫滞枞肇*充！臥八工電4.由口用ir直接生成固定格式的呈文，頁(yè)面設(shè)置、字體、段落及其它格式均

7、由系統(tǒng)設(shè)置，更具一致性準(zhǔn)顯示。配合帶自動(dòng)裝訂功能的打印機(jī)，并輔以專業(yè)的電子印章管理軟件后，公文從排版到打印、蓋章、裝訂一氣呵成，辦公自動(dòng)化程度迅速提升，公文經(jīng)辦人員的勞動(dòng)負(fù)荷顯著降低。三、公文內(nèi)容的質(zhì)量管理相對(duì)而言，計(jì)算機(jī)對(duì)公文格式的控制是比較簡(jiǎn)單的工作，而對(duì)公文內(nèi)容的管理由于考慮的因素更多更細(xì)，人力因素參與較多，計(jì)算機(jī)在此處發(fā)揮效力不是那么強(qiáng)大。但是我們?nèi)匀挥幸粋€(gè)基礎(chǔ)的認(rèn)識(shí)，就是自動(dòng)化系統(tǒng)可以有所作為。通過(guò)不斷模擬人的思維對(duì)公文內(nèi)容的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行分解，我們運(yùn)用實(shí)時(shí)引導(dǎo)、識(shí)別常見(jiàn)錯(cuò)誤、提供幫助三項(xiàng)手段，成功實(shí)現(xiàn)了引導(dǎo)、糾錯(cuò)、學(xué)習(xí)咨詢?nèi)齻€(gè)功能，從而有效輔助公文撰稿者在運(yùn)用公文自動(dòng)化系統(tǒng)撰寫(xiě)公文時(shí)

8、更好地把握公文內(nèi)容的質(zhì)量。（一）實(shí)時(shí)引導(dǎo)與與案例:文種的選擇與注解、會(huì)簽單位的默認(rèn)與強(qiáng)制選擇圖4：引導(dǎo)用戶分步選擇公文種類信息。在這個(gè)對(duì)話框中，系統(tǒng)對(duì)不同用途的上行文和下行文所可用的文種進(jìn)行了自動(dòng)區(qū)分、限定和鎖定，無(wú)法錯(cuò)選（如圖4、5），從而圖5：公文管力府公文羹3!選揮VixidovDInt&emEsplocer，I-DX|-+1待批蜀文附下1殲號(hào)排生VHl-r.JSULr.：!ESFnl一文人_II選擇公文類型，如第一炙調(diào)爸擇公支類型1/公司對(duì)外發(fā)文庶報(bào)集團(tuán)公司二、c內(nèi)醉報(bào)白對(duì)內(nèi)發(fā)文/牧外發(fā)夕白出國(guó)申請(qǐng)u規(guī)章制度。報(bào)集團(tuán)公司職能部門(mén)內(nèi)取J瀟裝就春1M-OT-LO審批2tH-tn-ra和It

9、3M-0T-0I*北$OT-OT-ril引n5M-ffi-：:O第二步.請(qǐng)選擇文種:批復(fù)建劌通報(bào)口巡告01建二_出定，.決議.指小0意皿Q函，套一紀(jì)建一J可見(jiàn)六種可供選擇的文種恒定消制6豐批7D3-D6-2fi利ItQ0fl-(B-5弼Itg孰10K-D6-2*利出11M-(B-2積ItiOm-iV.-i-i古川杜絕了諸如下行文文種用于平行文或上行文的情況。圖6：109-07209-ar-09-DTQ9-D?09-W-gQ9-C6-1039-CC-1109-ffiFiSit|特批公文津滿號(hào)棄序公文類型選擇E非集團(tuán)】E報(bào)配靠部門(mén):第一市.圖6：109-07209-ar-09-DTQ9-D?09-W-gQ9-C6-1039-CC-1109-ffiFiSit|特批公文津滿號(hào)棄序公文類型選擇E非集團(tuán)】E報(bào)配靠部門(mén):第一市.請(qǐng)選擇公文類型,10