公文擬制常見錯情

1、我局公文常見錯情解析2014年11月18日2014年省局印發(fā)了新版公文處理辦法，進一步規(guī)范了全省系統(tǒng)公文處理工作。截至2014年10月31日，省局發(fā)文數(shù)量大幅減少，省局共發(fā)文674份，同比下降了15.9%。 公文質(zhì)量有所提高，但仍存在一些問題。這些問題主要集中在六個方面：文種使用行文規(guī)則發(fā)文形式審核程序公文格式內(nèi)容寫作 4公文種類 2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的黨政機關公文處理工作條例規(guī)定：公文種類主要有15種。 我局公文種類主要有10種 ： 決定、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。一、文種使用方面常見錯情 1.“請示”、“報告”文種混用。這兩種文種

2、都用于上行文。請示用于向上級機關請求指示、批準，上級機關需要答復、回復；報告用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問，上級機關不需要回復。一、文種使用方面常見錯情 2.使用“匯報”、“總結(jié)”、“計劃”、“方案”等不規(guī)范文種。比如：黑龍江局2014年食品安全工作總結(jié)黑龍江檢驗檢疫局關于關于征求修改意見的函的回復黑龍江檢驗檢疫局關于2014年全國“質(zhì)量月”活動主題及活動安排的建議關于在幾內(nèi)亞歸國勞務人員中發(fā)現(xiàn)一例惡性瘧疾的情況匯報一、文種使用方面常見錯情 黑龍江出入境檢驗檢疫局關于做好口岸埃博拉出血熱疫情防控工作的匯報黑龍江檢驗檢疫局2014年強制性產(chǎn)品認證獲證產(chǎn)品監(jiān)督抽查經(jīng)費預算和實

3、施方案俄羅斯官員檢查黑龍江豬肉企業(yè)情況匯報黑龍江局關于備案注冊監(jiān)管聯(lián)動情況的半年總結(jié)蘿北出入境檢驗檢疫局2014年工作總結(jié)一、文種使用方面常見錯情 3.出現(xiàn)文種重復的現(xiàn)象。比如出現(xiàn)：黑龍江檢驗檢疫局關于的請示報告，黑龍江檢驗檢疫局關于的通報決定等。一、文種使用方面常見錯情 4.獎懲類文件中，文種“決定”和“通報”使用不當。“決定”用于表彰全局的、重要的工作，比如表彰績效先進單位;“通報”用于表彰部門的、一般的工作,比如表彰信息宣傳先進單位。二、行文規(guī)則運用方面常見錯情1.平行單位之間用“報告”、“請示”等文種。比如給總局辦公廳等司局發(fā)文用“報告”、“請示”等上行文文種。比如：主送給質(zhì)檢總局國際

4、司的黑龍江檢驗檢疫局關于申請辦理赴俄羅斯執(zhí)行公務審批手續(xù)的請示 主送黑龍江省商務廳的黑龍江檢驗檢疫局關于舉辦中國哈爾濱國際珠寶玉石博覽會的請示二、行文規(guī)則運用方面常見錯情主送質(zhì)檢總局計財司的黑龍江出入境檢驗檢疫局關于申請購置彩色超聲診斷系統(tǒng)的請示、黑龍江檢驗檢疫局關于利用提升食品安全檢（監(jiān)）測能力建設專項2013年度中央預算內(nèi)投資計劃結(jié)余資金購置實驗室設備的請示主送質(zhì)檢總局食品局的關于啟用向海關聯(lián)盟出口豬肉獸醫(yī)證書的請示二、行文規(guī)則運用方面常見錯情2. 用“函”這一文種向上級機關行文。比如：主送黑龍江省人民政府的黑龍江出入境檢驗檢疫局關于報送中俄邊境地區(qū)馬鈴薯甲蟲監(jiān)測防控需求的函、黑龍江檢驗檢

5、疫局關于報送促進外貿(mào)穩(wěn)定增長措施的函二、行文規(guī)則運用方面常見錯情3.用“函”這一文種向下級機關行文。比如：關于下發(fā)黑龍江檢驗檢疫局進出境動植物檢驗檢疫崗位資質(zhì)管理實施方案的函黑龍江檢驗檢疫局關于轉(zhuǎn)發(fā)質(zhì)檢總局關于加大幫扶企業(yè)力度促進外貿(mào)穩(wěn)定增長的意見和出入境檢驗檢疫通關模式改革思路的函黑龍江檢驗檢疫局關于同意大慶局實施第三方檢驗結(jié)果采信試點的函二、行文規(guī)則運用方面常見錯情4.因擬制人員不明確行文方向，導致的錯誤。比如：關于邀請孫堯副省長出席中俄博覽會鉆石及貴金屬交流活動并發(fā)表主旨演講的請示，主送單位誤寫為黑龍江省人民政府辦公廳，應為黑龍江省人民政府。黑龍江檢驗檢疫局關于2013年行政事業(yè)單位資產(chǎn)

6、報表的報告，主送單位是質(zhì)檢總局，應為質(zhì)檢總局計財司。二、行文規(guī)則運用方面常見錯情5.直接以下級單位請示內(nèi)容向上轉(zhuǎn)發(fā)，遜克出入境檢驗檢疫綜合實驗用房。比如：關于邀請孫堯副省長出席中俄博覽會鉆石及貴金屬交流活動并發(fā)表主旨演講的請示，主送單位誤寫為黑龍江省人民政府辦公廳，應為黑龍江省人民政府。黑龍江檢驗檢疫局關于2013年行政事業(yè)單位資產(chǎn)報表的報告，主送單位是質(zhì)檢總局，應為質(zhì)檢總局計財司。二、行文規(guī)則運用方面常見錯情6. 以單位名義向上級機關負責人行文7.存在請示件同時抄送下級機關的現(xiàn)象。8.請示中存在一文多事現(xiàn)象。9.出現(xiàn)在報告等非請示性公文中夾帶請示事項的現(xiàn)象。 17黑龍江局發(fā)文形式分為以下幾種

7、：中共黑龍江出入境檢驗檢疫局黨組文件黑龍江出入境檢驗檢疫局文件黑龍江出入境檢驗檢疫局發(fā)函黑龍江出入境檢驗檢疫局辦公室文件黑龍江出入境檢驗檢疫局處（室）發(fā)函紀要三、發(fā)文形式方面常見錯情18黨組文件：1.向省委、國家質(zhì)檢總局黨組的請示、報告；2.向省委組織部、省紀委、省直機關工委、國家質(zhì)檢總局黨組等黨的機關和工作機構(gòu)報送黑龍江局黨組工作情況以及學習貫徹中共中央、省委、國家質(zhì)檢總局黨組有關決定、部署等情況；3.以黨組名義向省委有關機關、工作機構(gòu)行文或聯(lián)合行文；4.傳達黨組決定的重大事項，或其他需要貫徹執(zhí)行的重要工作安排；5.轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)黨的機關、工作機構(gòu)公文，黨的組織干部任免等；6.其他需要以黨組文件

8、形式行文的事項。19局文件：1.向省委、省政府、國家質(zhì)檢總局報送請示、報告；2.向省政府報送提請審議的行政法規(guī)草案；3.向省政府、國家質(zhì)檢總局報送與外國（或地區(qū)）質(zhì)檢機構(gòu)簽訂有關協(xié)議、合作備忘錄及其他需報請備案的事項；4.發(fā)布有關檢驗檢疫工作方針、政策以及重要的行政管理辦法和規(guī)范性文件；5.印發(fā)全局性工作計劃、方案、決定，制發(fā)有關政策性措施或涉及其他重要工作安排的公文；6.黑龍江局管理的干部任免和涉及機構(gòu)、編制變更調(diào)整等重要事項；7.對有關單位、個人重要的獎、懲決定；8.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的重要公文；9.與有關機關聯(lián)合行文；10.撤銷各分支機構(gòu)的不適當決定；11.其他需要以黑

9、龍江局的名義行文的重要事項。已作廢20局發(fā)函：1.向省政府有關部門、國家質(zhì)檢總局有關司（局）匯報有關工作，請求批準有關事項，或商洽工作、答復詢問；2.答復省人大代表建議、省政協(xié)委員提案；3.有關出入境檢驗檢疫工作方針、政策及規(guī)章制度的解釋和答復；4.對涉及面較小的有關檢驗檢疫工作方針、政策的請示事項的批復；5.向所屬檢驗檢疫機構(gòu)布置專業(yè)性、執(zhí)行性的業(yè)務工作或其他涉及面較小的工作等；6.其他需要以局函形式行文的一般行政事項。21辦公室文件：1轉(zhuǎn)發(fā)其他行政機關的公文，或向有關機關辦公室正式行文；2經(jīng)黑龍江局授權，傳達需要各分支機構(gòu)辦理、遵守或周知的一般行政業(yè)務管理要求或業(yè)務管理事項；3通知黑龍江局

10、有關重要會議活動安排；4其他需要使用辦公室文件形式行文的事項。22處（室）函：1各處（室）在職責范圍內(nèi)與國家質(zhì)檢總局司（局）內(nèi)設機構(gòu)聯(lián)系、商洽工作和答復意見；2各處（室）在職責范圍內(nèi)與各分支機構(gòu)、在哈直屬單位、派出機構(gòu)就具體業(yè)務問題進行商洽、征詢或答復意見，要求上報情況、材料、數(shù)據(jù)以及辦理一般性事項等。涉及具體行政管理措施或規(guī)范行政相對人權利義務等事項，不得以處（室）發(fā)函形式行文。3. 轉(zhuǎn)發(fā)國家質(zhì)檢總局各司局發(fā)函、國家質(zhì)檢總局警示通報；4其他需要以處（室）發(fā)函形式制發(fā)非正式行文的事項；5處（室）函不得對外使用。首頁無頁碼三、發(fā)文形式方面常見錯情1.局發(fā)文、局發(fā)函選擇不當。部署全局性的、比較重要

11、的工作一般用局發(fā)文的形式；向各部門（單位）布置專業(yè)性、執(zhí)行性的業(yè)務工作等事項一般用局發(fā)函的形式。三、發(fā)文形式方面常見錯情 2.發(fā)文形式選擇錯誤。如：以局函的形式主送國家質(zhì)檢總局的關于2014中國俄羅斯博覽會有關活動經(jīng)費的請示以黨組發(fā)文的形式主送國家質(zhì)檢總局的黑龍江檢驗檢疫局關于追加漠河辦事處等所需經(jīng)費的請示以局發(fā)文的形式主送認監(jiān)委注冊部黑龍江局關于備案注冊監(jiān)管聯(lián)動情況的半年總結(jié) 四、公文會簽方面常見錯情黑龍江局各部門起草的公文如涉及黑龍江局其他部門職責的，應在送辦公室審核前會簽有關部門，與會簽部門盡可能取得一致意見。凡起草法規(guī)、規(guī)章執(zhí)行和理解的公文，或依法作出行政管理規(guī)定，或制定涉及行政相對人

12、權利和義務的規(guī)范性文件，必須會簽法制處，做合法性審核。涉及通關管理和檢驗檢疫綜合業(yè)務的公文，必須會簽通關業(yè)務處；涉及外事的公文，必須會簽人事處、風險管理處。五、公文格式方面常見錯情1.上行文選擇下行文的格式（上行文必須有簽發(fā)人）例子，下行文選擇上行文的格式。上行文未標注簽發(fā)人，例子五、公文格式方面常見錯情2.主送、抄送單位名稱不規(guī)范。比如使用各有關單位、報送領導個人等。關于成立黑龍江局進口煤炭檢驗檢疫監(jiān)管領導小組和專家組的通知，抄送總局檢驗司、羅公平副局長、冷連波副局長、動植物檢疫管理處主送單位名稱錯誤，黑龍江省海事局，省政府督辦監(jiān)察（應為檢查）室 五、公文格式方面常見錯情3.緊急程度標注錯誤

13、。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”例子：關于報送落實黑龍江和內(nèi)蒙古東北部地區(qū)沿邊開發(fā)開放規(guī)劃重點工作任務實施情況的函五、公文格式方面常見錯情4.標題三要素不夠完整，特別是缺少發(fā)文機關。這個問題是最為普遍存在的，也是此次要提示大家注意的問題。新的黨政機關公文處理條例已經(jīng)明確了標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。例子：關于報送落實黑龍江和內(nèi)蒙古東北部地區(qū)沿邊開發(fā)開放規(guī)劃重點工作任務實施情況的函五、公文格式方面常見錯情5.標題概括不準確、不簡練。比如：黑龍江檢驗檢疫局關于轉(zhuǎn)發(fā)國家質(zhì)檢總局關于轉(zhuǎn)發(fā)國務

14、院關于*的通知的通知的通知，應改為：黑龍江檢驗檢疫局轉(zhuǎn)發(fā)國務院關于*的通知；關于轉(zhuǎn)發(fā)關于印發(fā)黑龍江省農(nóng)墾總局標準化農(nóng)產(chǎn)品出口基地建設實施辦法的通知的通知五、公文格式方面常見錯情比如：黑龍江出入境檢驗檢疫局關于報送黑龍江出入境檢驗檢疫局2014年食品安全宣傳周活動工作方案的函，可改為：黑龍江出入境檢驗檢疫局關于報送2014年食品安全宣傳周活動工作方案的函。黑龍江出入境檢驗檢疫局關于上報*檢查評估工作的函，缺少“情況”兩字黑龍江檢驗檢疫局關于申請三級單位離退休經(jīng)費缺口的請示，詞義重疊、邏輯混亂。黑龍江檢驗檢疫局關于申請將沿邊開發(fā)開放檢驗檢疫能力建設專項投資規(guī)劃納入部門預算的請示五、公文格式方面常見

15、錯情6.標題斷行詞意不完整。比如：黑龍江檢驗檢疫局關于報送2012年工 作總結(jié)的函例子：五、公文格式方面常見錯情7.成文日期未用阿拉伯數(shù)字。二一四年十一月十八日應標為2014年11月18日成文日期標虛位，例子 五、公文格式方面常見錯情8.請示、申請函沒有在附注位置填寫聯(lián)系人、聯(lián)系電話。如：撫檢發(fā)20142號、慶檢辦201414號、哈檢人201431號、鶴檢辦20144號、鶴檢辦201410號、虎檢辦201410號、同檢辦201413號、遜檢辦20149號等五、公文格式方面常見錯情9.發(fā)文機關落款頁沒有正文。例子1當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字

16、距的措施解決，但務使印章和正文同處一頁。六、公文正文寫作常見錯情1.存在錯別字、病句、語義歧義。黑龍江檢驗檢疫局機關和事業(yè)單位差旅費管理辦法有2個“第五章”單位名稱錯誤例子語義歧義例子1，例子2，例子3缺少轉(zhuǎn)承語，例子轉(zhuǎn)承語錯誤，例子六、公文正文寫作常見錯情2.引文不正確。引用文件名稱不完整，例子，例子23.標點、數(shù)字使用不準確。引文文件名未標書名號例子，附件說明帶標點，例子引號不閉合，例子文號未使用六角括號六、公文正文寫作常見錯情4.文章層次不清楚、重點不突出。層次不清，邏輯混亂，例子1，例子2正文缺重點內(nèi)容，例子六、公文正文寫作常見錯情5.文字冗長，不夠簡練，套話、空話太多。部分章節(jié)無實質(zhì)

17、內(nèi)容例子照搬照套，詞不達意，例子 六、公文正文寫作常見錯情6.機關處(室)以黑龍江局名義起草文件,只從處(室)的站位起草。比如出現(xiàn)了“處認真組織”等字樣。例子1，例子27.引用其他文件，誤將電子印章帶到新起草文件中，以至于文件無法正常流轉(zhuǎn)。例子1番外篇公文語言特點 歐陽修 唐宋八大家的魁首蘇軾評價他： 論大道似韓愈，論事似陸贄，記事似司馬遷，詩賦似李白。 番外篇公文語言特點 歐陽修主張文章：內(nèi)容深刻,字面淺顯。明道、致用、事信、言文明道即要合乎道理又要擊中要害.“致用”就是可以操作，有針對性.事信就是應當言之有物.“言文”就是語言文字要精辟、有文采。 番外篇公文語言特點 公文是一種特殊的文體，

18、公文語言是一種規(guī)范性的實用語言。公文語言的運用具有不同于一般的文學作品、通訊報道的風格和要求，其特點主要有以下以方面：1.真實準確。這是公文語言的基本要求。真實是指公文的內(nèi)容材料客觀、可靠，不虛飾編造，人、時、地和統(tǒng)計數(shù)字等都確實無誤，以相應的事實依據(jù)作為背景或基礎。準確是指公文結(jié)構(gòu)嚴謹，防止疏忽漏誤，避免發(fā)生歧義，不使用模棱兩可的雙關語。番外篇公文語言特點 2.規(guī)范簡明。公文涉及人名、地名、機關名稱、數(shù)字、計量單位、標點符號要規(guī)范，涉及政治、經(jīng)濟及社會改革發(fā)展等方面的用詞、提法時，應注意與國家最高機關保持一致，避免似是而非，避免因用詞不規(guī)范而造成的理解不一致，導致政策的不一甚至錯誤。公文語言要求精煉，防止拖泥帶水、冗長累贅。番外篇公文語言特點 3.莊重平實。公文用詞遣句要端莊持重，切忌虛飾浮夸。公文語言是一種陳述性、說明性語言而非描繪性語言，要求平實元華，言簡意賤，不使用過多的形容詞。 4.通俗易懂。公文應用現(xiàn)代白話文書寫，力求明白易懂，避免使用生癖字。公文寫作也不用尚未被廣大群眾普遍接受的新名詞、新提法，如網(wǎng)絡用語或新出現(xiàn)的口語