辦公用品管理標準

1、 PAGE 5 辦公用品管理標準1 范圍本標準規(guī)定了集團公司辦公用品管理的基本要求，辦公設(shè)備家具的配置標準，辦公用品采購、發(fā)放、盤點的具體流程。本標準適用于集團公司本級和下屬各單位的辦公用品管理。2 規(guī)范性引用文件及術(shù)語和定義2.1 規(guī)范性引用文件下列文件對于本標準的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。 2.2 術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標準。2.2.1 固定資產(chǎn)類辦公用品指單價超過5000元或使用年限超過1年的辦公用品，一般包括辦公設(shè)備、辦公家具等。2.2.2 易耗類辦公用品指單價低于5

2、000元且使用年限不超過1年的辦公用品，一般包括辦公文具、生活用品等。3 職責3.1 集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)職責3.1.1 負責審批總部機關(guān)固定資產(chǎn)類辦公用品。3.2 集團辦公室職責3.2.1 負責制定總部機關(guān)年度固定資產(chǎn)類辦公用品投資計劃，匯總制定集團公司年度固定資產(chǎn)類辦公用品投資計劃。3.2.2 負責審核總部機關(guān)辦公用品購置申請。3.2.3 負責機關(guān)所有辦公用品的購置、發(fā)放、登記建賬、盤點及處置工作。3.2.4 對二級單位辦公用品管理情況進行監(jiān)督和檢查。3.3 集團信息部職責3.3.1 負責總部機關(guān)電子類辦公設(shè)備的維修。3.3.2 負責出具總部機關(guān)員工更換電子設(shè)備時舊設(shè)備的更換鑒定報告。3.4

3、集團財務(wù)部職責3.4.1 負責與辦公室共同做好總部機關(guān)固定資產(chǎn)類辦公用品的年度盤點工作。3.5 二級單位領(lǐng)導(dǎo)職責3.5.1 負責審批本單位的年度固定資產(chǎn)類辦公用品投資計劃。3.5.2 負責審批本單位的固定資產(chǎn)類辦公用品的購置申請。3.6 二級單位辦公室職責3.6.1 負責做好本單位的辦公用品管理工作。4 辦公用品管理的目的與風險4.1 集團公司辦公用品管理的目的是為進一步規(guī)范辦公用品管理工作，提高固定資產(chǎn)類辦公用品的使用效率，節(jié)約資源，降低企業(yè)運營成本，建立綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，促進企業(yè)發(fā)展。4.2 集團公司辦公用品管理工作原則：選用綠色環(huán)保類辦公用品。各級單位采購辦公用品，在保證

4、滿足工作需要的同時要優(yōu)先選用綠色環(huán)保類辦公用品。先審批后購買的原則。購買固定資產(chǎn)類辦公用品時要先提交購置申請，待相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)批準后方可購買。在辦公設(shè)備家具配置標準范圍內(nèi)購買。各級單位購買的固定資產(chǎn)類辦公用品要嚴格按照本辦法規(guī)定的價格配置范圍執(zhí)行購買，不得擅自購買超出標準的辦公用品。4.3 集團公司辦公用品管理的關(guān)鍵績效指標包括：辦公用品的日常使用及維修情況。辦公用品的使用是否存在鋪張浪費。4.4 集團公司辦公用品管理需應(yīng)對的主要風險包括：5 辦公用品管理標準內(nèi)容5.1 辦公用品管理工作總體要求5.1.1 集團公司辦公用品管理實行三級管理。集團辦公室負責集團本級辦公用品管理，監(jiān)督各二級單位、三級單

5、位做好辦公用品管理工作。各二級單位負責各二級單位機關(guān)辦公用品管理，監(jiān)督本單位所屬各二級單位的辦公用品管理工作，各三級單位負責本單位的辦公用品管理工作。5.1.2 各二級單位要根據(jù)集團公司文件要求，制定本單位的辦公用品管理制度，加強本單位辦公用品管理，明確辦公用品管理責任部門。5.1.3 各單位在制定年度購置計劃時要根據(jù)本單位實際情況制定，確保上報數(shù)據(jù)準確、符合實際，不準虛報、瞞報，影響集團公司整體投資計劃的準確性。5.1.4 各級辦公用品管理部門購置辦公用品時嚴格按照配置價格標準執(zhí)行（見附錄C），新購置的固定資產(chǎn)類辦公用品最低使用年限為6年。5.2 固定資產(chǎn)類辦公用品管理5.2.1 制定投資計

6、劃。每年年末，集團公司辦公室將在內(nèi)部網(wǎng)站上發(fā)布上報各單位本年度投資計劃完成情況及下一年投資計劃的通知，各三級單位將下一年的購置需求報送至二級單位辦公室，由二級單位辦公室匯總，結(jié)合二級單位機關(guān)購置需求，編制本單位下一年的購置計劃及可行性報告,統(tǒng)一報至集團辦公室。集團辦公室匯總各單位報告，編制成集團公司年度固定資產(chǎn)類辦公用品購置總計劃及可行性報告，經(jīng)集團公司辦公設(shè)備類固定資產(chǎn)管理委員會批準及經(jīng)投資委員會審批后下達計劃，各單位可按批準后的計劃執(zhí)行。5.2.2 簽訂合作協(xié)議。集團公司目前固定資產(chǎn)類辦公用品已基本配置飽和，采購方式為以舊換新或零星采購，在無批量采購的情況時可每年年初對供應(yīng)商進行一次招標，

7、確定本年度的中標供應(yīng)商，簽訂合作協(xié)議。若供應(yīng)商連續(xù)中標兩年以上且產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量均能滿足使用需要，可采取議標的方式與其簽訂年度合作協(xié)議。5.2.3 提交購置申請?？偛扛鞑块T購置固定資產(chǎn)類辦公用品時需先提交購置申請，經(jīng)本部門負責人審批后遞交至辦公室，如購方式為以舊換新，需同時附上信息部開具的舊設(shè)備鑒定報告。辦公室根據(jù)年度投資計劃及信息部的鑒定報告提出審核意見，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過時購買。如因?qū)嶋H工作需要，購置超出標準的辦公用品時，需在提交申請時詳細說明購置原因及購置后的工作安排，經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可購買。5.2.4 固定資產(chǎn)類辦公用品的驗收、發(fā)放、登記建賬。辦公用品購買后由

8、辦公用品發(fā)放員組織申請人共同對新購置辦公用品進行驗收，確認無誤后由辦公用品發(fā)放員打印標簽（見附錄D），粘貼在辦公設(shè)備的醒目位置，并填寫“固定資產(chǎn)類辦公用品調(diào)撥記錄單”（附錄E），由使用人簽字后領(lǐng)取，同時，辦公用品發(fā)放員將新購置辦公用品錄入辦公用品登記臺賬（附錄F）。5.2.5 辦公用品的調(diào)撥使用。辦公用品使用人崗位變動時，集團辦公室將使用人使用的辦公用品統(tǒng)一收回保管，以備調(diào)撥給其他員工使用。若使用人使用的設(shè)備中存放了較多重要個人資料且崗位調(diào)整在集團公司范圍內(nèi)，可填寫資產(chǎn)調(diào)撥申請，由原部門負責人簽字后遞交至辦公室，辦公室、財務(wù)部共同審核后交由辦公用品分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后可進行資產(chǎn)調(diào)撥，辦公室

9、、財務(wù)部同時銷賬。5.2.6 年度盤點。 集團辦公室每年年底將在內(nèi)網(wǎng)發(fā)布通知，對總部機關(guān)的固定資產(chǎn)類辦公用品的使用狀態(tài)、數(shù)量、位置進行盤點，盤點過程由財務(wù)部負責監(jiān)督。盤點結(jié)束后，由辦公室制作“固定資產(chǎn)類辦公用品盤點表”，形成盤點報告，盤貨人和監(jiān)盤人共同簽字，若有盤盈或盤虧情況，要另寫情況說明，盤點表由辦公室分管行政的副主任進行審核。5.2.7 固定資產(chǎn)的處置 每年年底盤點結(jié)束后，集團辦公室將庫房中存放的淘汰辦公用品交由集團公司合作的環(huán)?；厥諉挝贿M行折價回收，回收價值可抵等額的易耗類辦公用品使用。電腦類辦公設(shè)備以舊換新時，使用人若對淘汰設(shè)備有繼續(xù)存在的需求，可提出申請遞交至財務(wù)部，經(jīng)財務(wù)部負責人審批后向財務(wù)部繳納該設(shè)備剩余的資產(chǎn)殘值，便可自行處理該設(shè)備，財務(wù)部、辦公室同時銷賬(涉密電腦按照保密管理標準處理)。5.3 易耗類辦公用品管理5.3.1 采購易耗類辦公用品可采取市場詢價的方式進行對比，選擇選擇價格最低的供應(yīng)商，與其簽訂供貨協(xié)議