項(xiàng)目溝通管理辦法

1、項(xiàng)目溝通管理辦法項(xiàng)目溝通管理辦法項(xiàng)目溝通管理辦法V:1.0精細(xì)整理，僅供參考 項(xiàng)目溝通管理辦法日期：20 xx年X月項(xiàng)目協(xié)調(diào)溝通管理辦法項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)的原則與方法項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的原則項(xiàng)目管理小組的溝通協(xié)調(diào)管理是對項(xiàng)目中存在的所有活動及力量進(jìn)行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合、調(diào)和的工作。溝通協(xié)調(diào)是管理機(jī)構(gòu)管理工作的重要方面，做好溝通協(xié)調(diào)管理工作應(yīng)有系統(tǒng)觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識，加強(qiáng)信息管理，不斷總結(jié)溝通協(xié)調(diào)技巧。項(xiàng)目管理小組做好溝通協(xié)調(diào)工作首先應(yīng)科學(xué)設(shè)置好溝通協(xié)調(diào)控制點(diǎn)，以預(yù)先設(shè)定的方法對有關(guān)問題進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。完善工程項(xiàng)目的計(jì)劃系統(tǒng)計(jì)劃是做好溝通協(xié)調(diào)管理的基本保證。計(jì)劃的內(nèi)容主要有工期、投資(或成本）和資源三個(gè)方面，計(jì)劃與各方

2、面的協(xié)調(diào)關(guān)系有：各級計(jì)劃之間的協(xié)調(diào)；計(jì)劃上與設(shè)計(jì)、下與控制手段之間的協(xié)調(diào)；各種內(nèi)容計(jì)劃之間的協(xié)調(diào)，如資金、材料、人力、設(shè)備以及批文的協(xié)調(diào)等。掌握項(xiàng)目運(yùn)行的節(jié)奏 對于新的專業(yè)技術(shù)應(yīng)用，物資采購初期等，工程項(xiàng)目管理小組應(yīng)有“試驗(yàn)”的意識，應(yīng)適度控制有關(guān)工程的進(jìn)度。這是基于系統(tǒng)以及風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識的考慮。在取得一定數(shù)據(jù)或根據(jù)后上報(bào)。重復(fù)或多次保險(xiǎn)的方法基于對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識，對于特別重要的工作，應(yīng)在組織、技術(shù)等方面進(jìn)行重復(fù)或多次保險(xiǎn)。如多級審核，對重要參數(shù)的多次確認(rèn)等。如在物資采購、訂制中，在與供應(yīng)商簽訂合同，對方采購原材料、正式加工等各階段前，對要求提供的物資數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行多次確認(rèn)生效下，就給偶然的錯(cuò)誤及可能的

3、變更留下余地。避免管理中的“責(zé)任環(huán)”基于對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免在管理中出現(xiàn)“責(zé)任環(huán)”，即項(xiàng)目組織成員之間的相互責(zé)任關(guān)系形成環(huán)路的情況。把握溝通協(xié)調(diào)文件中的“責(zé)任尺度”項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)有關(guān)責(zé)任的分權(quán)性原則，對各種工作選擇合理與適當(dāng)?shù)奈募问竭M(jìn)行協(xié)調(diào)。除了合同條款外，可將協(xié)調(diào)文件按責(zé)任大小做如下排序：單獨(dú)設(shè)計(jì)或者提供參數(shù)，以及會議記錄的整理方，承擔(dān)全部責(zé)任；共同簽署類，如共同設(shè)計(jì)、會簽等，各方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；通知、會議記錄的接收方，承擔(dān)有條件責(zé)任：即使根據(jù)合同接收文件一定期限內(nèi)不提出異議，可視為認(rèn)可。避免“跨合同”管理合同關(guān)系是溝通協(xié)調(diào)的最基本依據(jù)?；趯︼L(fēng)險(xiǎn)的考慮，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免

4、自己“跨合同”管理行為。嚴(yán)防因“跨合同”管理而造成“責(zé)任環(huán)”。對合同風(fēng)險(xiǎn)的全面控制項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)做全面的評估與控制。例如合同中關(guān)于工期的獎懲條款（包括設(shè)備供應(yīng)商供貨期限）其設(shè)置的目的在于對方的違約不致使項(xiàng)目總工期以及項(xiàng)目總體效益受到影響。發(fā)揮“信息中心”的職能項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對信息的輸入、輸出、處理和存儲的管理，應(yīng)做到程序化、制度化。為使項(xiàng)目參與者在項(xiàng)目起始就清楚應(yīng)從何處取得信息，清楚組織內(nèi)由誰負(fù)責(zé)信息的處理和存儲，清楚誰需要自己提供信息和控制點(diǎn)。組織協(xié)調(diào)的方法項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)的主要方法：召開會議項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了正式和非正式會談外，為保證溝通的連續(xù)性并為以后作好記錄，應(yīng)在合同

5、的執(zhí)行全過程中舉行經(jīng)常性的正式會議?？捎?jì)劃在任何時(shí)間召開會議，以解決問題。重要會議應(yīng)定期舉行，并在合同開始后確定。 主要會議如下：項(xiàng)目啟動會主持：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 與會：工程部、市場部、安質(zhì)部、物流部、業(yè)務(wù)部、外包單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位。內(nèi)容：項(xiàng)目情況介紹；項(xiàng)目編號確認(rèn)；澄清項(xiàng)目中可能存在的問題；協(xié)調(diào)各方。周例會時(shí)間：(每周四下午3點(diǎn)）。主持：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 與會單位：項(xiàng)目干系各部門。內(nèi)容：上周項(xiàng)目回款開票情況說明；工程進(jìn)度說明；采購進(jìn)度情況說明；包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題、定期進(jìn)度審查議題和業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)議題等。質(zhì)量控制和審查會議（不定期）主要議題是針對工程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)

6、行討論，根據(jù)規(guī)范，提出解決的方案；對業(yè)務(wù)部門/承包單位提交的施工方案進(jìn)行審查批準(zhǔn)。業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)會（不定期）承包單位協(xié)調(diào)會議將按要求安排，以討論需要承包單位協(xié)調(diào)的問題。定期進(jìn)度審查 （每周）該會議將著重討論并解決業(yè)務(wù)部門/承包單位施工過程面臨的問題，審查承包單位的工作，評估工作進(jìn)度和計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)各方的活動。通常這些會議要求用最小的投入獲得最大的產(chǎn)出。安全會議主要議題是針對施工中發(fā)現(xiàn)的安全問題提出警示，要求相關(guān)部門及時(shí)做出改進(jìn)。特殊會議（不定期）特殊會議將按要求安排，以討論非正常問題等。視問題的性質(zhì)確定參加人員，會議形成紀(jì)要或報(bào)告歸檔。合同收尾會議（不確定時(shí)間）當(dāng)合同工作完成或其后不久

7、，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其他項(xiàng)目干系部門負(fù)責(zé)人和承包單位應(yīng)舉行合同收尾會議。 此會議的目的是對所有遺留問題，如合同變更、回款開票最終支付數(shù)額等達(dá)成協(xié)議。其他會議可能需要召開的與工程相關(guān)的會議（如與當(dāng)?shù)卣毮軝C(jī)關(guān)舉行的協(xié)調(diào)會議、設(shè)計(jì)交底會等）（不確定時(shí)間）。通常會議將安排在現(xiàn)場，但是，如需要承包單位應(yīng)參加在其它地點(diǎn)召開的會議。業(yè)務(wù)部門/承包單位出席各類工程會議的代表必須是承包單位項(xiàng)目經(jīng)理或其授權(quán)的相關(guān)人員。會議紀(jì)要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將為上述所有會議準(zhǔn)備會議紀(jì)要。會議紀(jì)要將記錄會中所有重要議題并盡快送工程施工單位確認(rèn)。工程施工單位確認(rèn)后將被正式散發(fā)。文檔控制的方法項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了會談、會議外，

8、為保證溝通的連續(xù)性和易評估性，應(yīng)在合同的執(zhí)行全過程中用文檔作為輸出作為控制項(xiàng)目的一種方法。主要以項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃、周報(bào)、總結(jié)、問題清單等信息資料為媒介，以合理規(guī)范推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。主要文檔輸出如下：項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃：（項(xiàng)目啟動階段輸出）。作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 內(nèi)容：項(xiàng)目開始及結(jié)束時(shí)間確定；項(xiàng)目各階段任務(wù)確定；項(xiàng)目合作方式確定；項(xiàng)目可能存在的問題澄清；解決問題的方式確定；項(xiàng)目各階段各部門輸出文件確定。項(xiàng)目周報(bào)：(每周五下午3點(diǎn)輸出）。作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 內(nèi)容：對上周財(cái)務(wù)方面（開票回款）、上周物流方面（采購進(jìn)度）、上周工程方面（工程項(xiàng)目類執(zhí)行進(jìn)度/貿(mào)易產(chǎn)品項(xiàng)目類進(jìn)展情況 ）、上周業(yè)務(wù)方面（項(xiàng)目承擔(dān)情況；對上周投

9、標(biāo)項(xiàng)目、項(xiàng)目承擔(dān)情況-含本周投標(biāo)情況、中標(biāo)情況及未經(jīng)投標(biāo)確認(rèn)由我公司承擔(dān)的項(xiàng)目匯報(bào)）、風(fēng)險(xiǎn)管理情況、包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題等按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格進(jìn)行輸出。（模板見附錄）項(xiàng)目總結(jié)（項(xiàng)目結(jié)束階段輸出）作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。 內(nèi)容：項(xiàng)目信息說明（項(xiàng)目目標(biāo)、商業(yè)環(huán)境信息、歷史數(shù)據(jù)）；項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)情況與目標(biāo)對比（質(zhì)量、時(shí)間控制、成本支出、客戶反饋）；工程項(xiàng)目評審情況；項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；項(xiàng)目建議。文檔審批項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將輸出上述所有文檔。并由審評批準(zhǔn)通過。技術(shù)會簽的方法對項(xiàng)目實(shí)施過程中提出的技術(shù)參數(shù)或設(shè)計(jì)文件，組織有關(guān)部門、單位進(jìn)行會簽的方法，此方法是避免部門間扯皮和單位間索賠的很實(shí)用的協(xié)調(diào)方法。項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的

10、主要控制點(diǎn)項(xiàng)目預(yù)審 工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的審批，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實(shí)際情況評估等的溝通協(xié)調(diào)。開票回款對工程項(xiàng)目開票回款情況方面與各單位之間協(xié)調(diào)和溝通。材料、設(shè)備采購其規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、到場時(shí)間等參數(shù)由物資、工程技術(shù)、項(xiàng)目管理及監(jiān)理等綜合、協(xié)調(diào)確定。質(zhì)量事故處理其性質(zhì)的判定、處理方案、審批以及處理結(jié)果的認(rèn)定，以設(shè)計(jì)意見為依據(jù)，改變項(xiàng)目使用功能的，應(yīng)以使用人意見為導(dǎo)向。聯(lián)合驗(yàn)收對于技術(shù)復(fù)雜專業(yè)程度較高的分部分項(xiàng)工程，如設(shè)備基礎(chǔ)、單體調(diào)試、單系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試，應(yīng)組織所有有關(guān)部門和單位參加，以減少多次重復(fù)驗(yàn)收或坐失整改時(shí)機(jī)。對于變更、變動的管理項(xiàng)目系統(tǒng)中任何元素的變化，例如項(xiàng)目管理體系、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目目

11、標(biāo)及行為的變化，必然導(dǎo)致相應(yīng)的一系列變化。項(xiàng)目管理小組在變更的確立、變更中的一系列調(diào)整過程中，要采取系統(tǒng)的方法。 項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)、溝通的范圍與工程部門協(xié)調(diào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人首先要理解工程總目標(biāo)、理解工程部門運(yùn)行項(xiàng)目流程機(jī)制。對于未能參加項(xiàng)目決策過程的項(xiàng)目管理人員，必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn)，否則可能對項(xiàng)目管理目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的理解，會給他的工作造成很大的困難。與市場部門的協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)市場部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系。與安置部門的協(xié)調(diào)要求安置部門全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢驗(yàn)設(shè)備材料質(zhì)量、督促按計(jì)劃落實(shí)工程進(jìn)度、監(jiān)督項(xiàng)目違紀(jì)行為，每月初報(bào)送項(xiàng)目月報(bào)。與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格

12、按規(guī)范、規(guī)程辦事，講究科學(xué)態(tài)度。與物流部門的協(xié)調(diào)項(xiàng)目管理人員在管理工作中應(yīng)強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè)工程總目標(biāo)：項(xiàng)目管理人員應(yīng)鼓勵承包商將建設(shè)工程實(shí)施狀況、實(shí)施結(jié)果和遇到的困難和意見向他匯報(bào)，以尋求對目標(biāo)控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對抗和爭執(zhí)就越少。協(xié)調(diào)不僅是方法、技術(shù)問題，更多的是語言藝術(shù)、感情交流和用權(quán)適度問題。有時(shí)盡管協(xié)調(diào)意見是正確的，但由于方式或表達(dá)不妥，反而會激化矛盾。而高超協(xié)調(diào)能力則往往能起到事半功倍的效果，令各方面都滿意。施工階段協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容如下：與工程項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)系協(xié)調(diào)。從工程部門及其工程師的角度來說，他們最希望從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員處得到明確而不是含糊的指

13、示，并且能夠?qū)λ麄兯儐柕膯栴}給予及時(shí)的答復(fù)；希望項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的指示能夠在他們工作之前發(fā)出。一個(gè)既懂得堅(jiān)持原則，又善于理解工程部門項(xiàng)目經(jīng)理的意見，工作方法靈活，隨時(shí)可能提出或愿意接受變通辦法的項(xiàng)目管理人員肯定是受歡迎的。進(jìn)度問題的協(xié)調(diào)。由于影響進(jìn)度的因素錯(cuò)綜復(fù)雜，因而進(jìn)度問題的協(xié)調(diào)工作也十分復(fù)雜。實(shí)踐證明，有兩項(xiàng)協(xié)調(diào)工作很有效：一是代建和業(yè)務(wù)部門雙方共同商定計(jì)劃，并由雙方主要負(fù)責(zé)人簽字，作為工程合同的附件；二是設(shè)立提前竣工獎，由監(jiān)理工程師按一級網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)考核，分期支付階段工期獎，如果整個(gè)工程不能保證工期，由項(xiàng)目管理人從工程款中將已付的階段工期獎扣回并按合同規(guī)定予以罰款。質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)。在質(zhì)量

14、控制方面應(yīng)實(shí)行安置部門工程師質(zhì)量簽字認(rèn)可制度。對沒有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設(shè)備和構(gòu)件，不準(zhǔn)使用；對工序交接實(shí)行報(bào)驗(yàn)簽證：對不合格的工程部位不予驗(yàn)收簽字，也不予計(jì)算工程量，不予支付工程款。在建設(shè)工程實(shí)施過程中，設(shè)計(jì)變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的，有些是合同簽訂時(shí)無法預(yù)料和明確規(guī)定的。對于這種變更，安置工程師要認(rèn)真研究，合理計(jì)算價(jià)格，與有關(guān)方面充分協(xié)商，達(dá)成一致意見。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員履行復(fù)查、監(jiān)督職責(zé)。合同爭議的協(xié)調(diào)。對于工程中的合同爭議，項(xiàng)目管理小組應(yīng)先通過相關(guān)部門采用協(xié)商解決的方式，協(xié)商不成時(shí)才由當(dāng)事人向合同管理機(jī)關(guān)申請調(diào)解。只有當(dāng)對方嚴(yán)重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到補(bǔ)償時(shí)才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭議問題，不妨?xí)簳r(shí)擱置等待時(shí)機(jī)，另謀良策。對外包單位的管理。主要是對分包單位明確合同管理范圍，分層次管理。將總