會(huì)議管理的九個(gè)“凡是”

1、會(huì)議管理的九個(gè)“凡是”會(huì)議管理的九個(gè)“凡是”會(huì)議管理的九個(gè)“凡是”會(huì)議管理的九個(gè)“凡是”編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址： 電話：傳真: 郵編:會(huì)議管理的九個(gè)“凡是” 為什么每個(gè)團(tuán)隊(duì)都需要開(kāi)會(huì)？管理大師彼得德魯克說(shuō)：“我們之所以開(kāi)會(huì)，是因?yàn)橐胪瓿赡骋豁?xiàng)工作，單憑一個(gè)人的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)不夠，需要集合多人的力量?！痹谛畔⒓眲∨蛎洝⒏?jìng)爭(zhēng)愈加激烈的商業(yè)社會(huì)，企業(yè)尤其需要通過(guò)會(huì)議互相溝通，分享觀點(diǎn)。但是如果管理不當(dāng)，會(huì)議又會(huì)成為浪費(fèi)時(shí)間、精力的罪魁。很多人不喜歡開(kāi)會(huì)，因?yàn)樽约簠⒓拥臅?huì)議大都低效、無(wú)重點(diǎn)，過(guò)程讓人打瞌睡，結(jié)果又無(wú)法產(chǎn)生具體價(jià)值。無(wú)效的會(huì)議不僅浪費(fèi)人力物力，還會(huì)挫低士氣，導(dǎo)致工作效率下降。因此

2、，我們有必要學(xué)習(xí)，如何進(jìn)行會(huì)議管理，如何全面發(fā)揮會(huì)議的積極意義。一、凡是會(huì)議，必有主題做任何事都要目標(biāo)明確，開(kāi)會(huì)之前也一定要確定會(huì)議主題。首先要讓參與者都知道，我們聚集到一起為了什么？并且要提前將會(huì)議主題下發(fā)、通知參會(huì)人員，明確指出需要大家思考的問(wèn)題，讓大家提前思考，提前準(zhǔn)備。會(huì)議如果沒(méi)有主題，花錢(qián)花時(shí)間將一群人召集到一起喝茶聊天是沒(méi)有意義的，等同浪費(fèi)。二、凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備會(huì)議的準(zhǔn)備包括兩方面：一是組織服務(wù)工作要做好，比如場(chǎng)地布置、時(shí)間安排、物資籌備等，保證會(huì)議不被客觀因素影響，能夠順利舉行。第二就是參會(huì)人員的準(zhǔn)備工作。會(huì)議最大的成本是時(shí)間成本，導(dǎo)致很多會(huì)議時(shí)間冗長(zhǎng)、效率低下的原因之一，就是

3、與會(huì)者沒(méi)有做好充分準(zhǔn)備。會(huì)議需要與會(huì)者陳述自己的“認(rèn)識(shí)”，討論達(dá)成“共識(shí)”。如果與會(huì)者開(kāi)會(huì)之前根本沒(méi)有思考，或者沒(méi)有充分思考，沒(méi)有形成自己的“認(rèn)識(shí)”，開(kāi)會(huì)時(shí)才臨時(shí)琢磨該說(shuō)什么，“共識(shí)”的達(dá)成必然受到影響。三、凡是會(huì)議，必有紀(jì)律沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。會(huì)議要做到高效有序，就要有明確的紀(jì)律條款，人人遵守，人人敬畏。比如現(xiàn)在讓很多會(huì)議組織者都頭疼的時(shí)間問(wèn)題，往往由于少數(shù)人遲到，會(huì)議無(wú)法按時(shí)開(kāi)始。再比如，會(huì)議中隨意走動(dòng)、聊天、打電話等細(xì)節(jié)。開(kāi)會(huì)前，就應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，公布、強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律，必要時(shí)可制定獎(jiǎng)懲規(guī)則。最好的辦法是，參會(huì)的職位最高者帶頭遵守紀(jì)律。某公司每次會(huì)議時(shí)，都會(huì)有人中途接打電話，影響現(xiàn)場(chǎng)秩序。

4、后來(lái)老板每次開(kāi)會(huì)前，都當(dāng)著所有人關(guān)掉自己的手機(jī)，此舉一出，會(huì)場(chǎng)秩序果然大有好轉(zhuǎn)。四、凡是會(huì)議，必有議程 做事應(yīng)該有條有理，步驟清晰，會(huì)議的條理則要靠議程安排把控。合理的議程安排，可以精確規(guī)劃時(shí)間，明晰會(huì)議節(jié)點(diǎn)，起到事半功倍的作用。議程安排要考慮會(huì)議實(shí)際情況，做好會(huì)前溝通，并在會(huì)議中隨時(shí)酌情把控。比如現(xiàn)在很多會(huì)議的時(shí)間拖延，都是由發(fā)言時(shí)間控制不當(dāng)引起的，原本安排10分鐘的發(fā)言，往往半小時(shí)還沒(méi)結(jié)束。如果組織者事先與發(fā)言者做好溝通，雙方就發(fā)言時(shí)間達(dá)成一致，就能避免出現(xiàn)這種情況。五、凡是會(huì)議，必有記錄會(huì)議一定要有一個(gè)準(zhǔn)確、完整的記錄，記錄要有明確的會(huì)議參加人、主持者、時(shí)間、主題、發(fā)言人、會(huì)議決議及結(jié)論

5、等內(nèi)容。會(huì)議記錄的意義在于：（1）好記性不如爛筆頭，一個(gè)會(huì)議往往開(kāi)幾小時(shí)，信息量很大，如果沒(méi)有記錄，很多內(nèi)容就容易遺漏，也不便于會(huì)后的落實(shí)和執(zhí)行；（2）詳盡的會(huì)議記錄，可以作為資料保存，便于日后查閱使用；（3）記錄會(huì)議發(fā)言可以為追究責(zé)任提供依據(jù)。六、凡是會(huì)議，必有結(jié)果開(kāi)會(huì)的目的就是解決問(wèn)題，會(huì)議如果沒(méi)有結(jié)果，就是一個(gè)失敗的會(huì)議。每個(gè)人都要將思路、發(fā)言、對(duì)話集中到會(huì)議主題上，不要跑題，不要泛泛而談，不要海闊天空。會(huì)議需要的往往不是高談闊論的口才表現(xiàn)，而是要實(shí)質(zhì)性的決策表現(xiàn)。因此，會(huì)議主持者要隨時(shí)將會(huì)議的走向控制在正軌上，提醒、督促會(huì)議拿出最后結(jié)果，而不是一片七嘴八舌之后，什么事情都沒(méi)決定。七、凡

6、是會(huì)議，必有跟蹤會(huì)后不跟蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空。很多會(huì)議的通病就是，開(kāi)會(huì)時(shí)大家熱情高漲，發(fā)言踴躍，好的點(diǎn)子一大堆，散會(huì)后因?yàn)闆](méi)有人跟蹤，沒(méi)有人執(zhí)行，幾天以后，所有事情恢復(fù)常態(tài)，所有會(huì)議內(nèi)容成為空談。因此，要建立會(huì)議事后追蹤程序，每項(xiàng)決議都要有跟蹤、檢查，如有問(wèn)題，隨時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能執(zhí)行。會(huì)議形成決議后沒(méi)跟蹤執(zhí)行，決議就是一紙空文。八、凡是會(huì)議，必有責(zé)任會(huì)議結(jié)束后，既然要跟蹤、要檢查，就要指定具體執(zhí)行人，明確指出完成期限。必要時(shí)，要及時(shí)安排各種資源支持、人員調(diào)度，配合決議的執(zhí)行。指定了責(zé)任人，可以避免事后推諉扯皮，讓決議的執(zhí)行與否追究到個(gè)人身上。有個(gè)故事說(shuō)，某單位每年植樹(shù)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)都帶著員工去植樹(shù)，但是年年樹(shù)都種不活。這一年，領(lǐng)導(dǎo)讓每個(gè)員工都在自己種的樹(shù)上掛牌，讓員工用自己的名字給樹(shù)命名，這次所有的樹(shù)都種活了。由此可見(jiàn)責(zé)任分配到位的重要性。九、凡是責(zé)任，必有獎(jiǎng)懲責(zé)任分配到個(gè)人后，如何能最大程度