帳務(wù)處理子系統(tǒng)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專(zhuān)心-專(zhuān)注-專(zhuān)業(yè)專(zhuān)心-專(zhuān)注-專(zhuān)業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上專(zhuān)心-專(zhuān)注-專(zhuān)業(yè)帳務(wù)處理子系統(tǒng)本章主要內(nèi)容：帳務(wù)處理子系統(tǒng)的功能（數(shù)據(jù)流程），系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務(wù)處理、期末處理、查帳、出納管理。本章是本課程的重點(diǎn)。教學(xué)方法與手段：采用CAI教學(xué)方法，要求學(xué)生了解企業(yè)帳務(wù)處理了系統(tǒng)的基本理論，掌握帳務(wù)處理子系統(tǒng)的工作流程和應(yīng)用操作。 帳務(wù)處理子系統(tǒng)（總帳系統(tǒng)）是企業(yè)財(cái)務(wù)及管理軟件的核心模塊。帳務(wù)處理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)平行關(guān)系。財(cái)務(wù)處理子系統(tǒng)既可獨(dú)立運(yùn)行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)。與應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)、結(jié)算中心的接口，接收

2、其他系統(tǒng)生成的憑證；與UFO報(bào)表系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)的接口，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)生成財(cái)務(wù)報(bào)表及其他財(cái)務(wù)分析表。財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)向財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)提供預(yù)算數(shù)據(jù)，對(duì)帳務(wù)處理系統(tǒng)中的填制憑證進(jìn)行預(yù)算控制。31帳務(wù)處理子系統(tǒng)的工作原理及功能結(jié)構(gòu)311帳務(wù)處理子系統(tǒng)手工處理方式 手工帳務(wù)處理通過(guò)設(shè)置會(huì)計(jì)科目、復(fù)式記帳方法、填制會(huì)計(jì)憑證和審核會(huì)計(jì)憑證、登記帳簿等一系列會(huì)計(jì)核算方法有機(jī)地結(jié)合，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不斷地歸類(lèi)、匯總和綜合，取得會(huì)計(jì)核算信息。同時(shí)形成各種帳務(wù)處理程序。手工帳務(wù)處理程序的步驟如下： 用圖示解示（1）檢查原始憑證，分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（2）根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記帳憑證。（3）登記序時(shí)帳、現(xiàn)金

3、日記帳和銀行日記帳。（4）登記各種明細(xì)帳。（5）編制科目匯總表。（6）登記總分類(lèi)帳。（7）試算平衡并對(duì)帳。（8）調(diào)整和結(jié)帳。（9）編制報(bào)表。312帳務(wù)處理子系統(tǒng)計(jì)算機(jī)處理方式使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算以后，會(huì)計(jì)核算的“憑證帳簿報(bào)表”這一模式并沒(méi)有發(fā)生改變。利用計(jì)算機(jī)處理以后，減少了手工會(huì)計(jì)中的重復(fù)轉(zhuǎn)抄，同時(shí)數(shù)據(jù)容易保存和使用。數(shù)據(jù)查詢(xún)更加方便，而且可以進(jìn)行復(fù)雜的查詢(xún)。更重要的是計(jì)算機(jī)帳務(wù)處理，不僅完成了會(huì)計(jì)核算工作，還為管理工作提供了大量的依據(jù)和信息，使會(huì)計(jì)核算向會(huì)計(jì)管理轉(zhuǎn)變?；镜挠?jì)算機(jī)帳務(wù)處理數(shù)據(jù)流圖如下。其主要數(shù)據(jù)文件格式：科目表（科目代碼，科目名稱(chēng)，科目助記碼，科目類(lèi)別，科目性質(zhì)，科目

4、級(jí)別）；科目匯總表（科目代碼，會(huì)計(jì)期間，余額方向，期初余額，借方發(fā)生額，貸方發(fā)生額）；憑證庫(kù)（會(huì)計(jì)期間，憑證類(lèi)別，憑證號(hào)，憑證日期，憑證摘要，借方金額，貸方金額，制單員，審核員，會(huì)計(jì)主管）帳簿審核記帳憑證表帳簿審核記帳憑證表輸出原始憑證錄入憑證表科目匯總表輸出原始憑證錄入憑證表科目匯總表記帳輔助核算數(shù)據(jù)記帳輔助核算數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)帳憑證期末業(yè)務(wù)處理報(bào)表子系統(tǒng)轉(zhuǎn)帳憑證期末業(yè)務(wù)處理報(bào)表子系統(tǒng)銀行對(duì)帳數(shù)據(jù)銀行對(duì)帳數(shù)據(jù)余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)帳余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)帳銀行對(duì)帳單開(kāi)戶(hù)行對(duì)帳單銀行對(duì)帳單開(kāi)戶(hù)行對(duì)帳單313通用帳務(wù)處理子系統(tǒng)基本的功能結(jié)構(gòu)帳務(wù)處理子系統(tǒng)是財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件“財(cái)務(wù)”系統(tǒng)中一個(gè)核心子系統(tǒng)，它的主要功能包

5、括：系統(tǒng)初始化設(shè)置、憑證管理、出納管理、帳簿管理、輔助核算管理和期末處理等。財(cái)務(wù)處理子系統(tǒng)功能如下。帳務(wù)處理子系統(tǒng)帳務(wù)處理子系統(tǒng)期末處理輔助核算管理帳簿管理出納管理憑證管理系統(tǒng)初始化設(shè)置期末處理輔助核算管理帳簿管理出納管理憑證管理系統(tǒng)初始化設(shè)置1系統(tǒng)初始化設(shè)置根據(jù)需要建立帳務(wù)應(yīng)環(huán)境，將通過(guò)帳務(wù)處理子系統(tǒng)變成適合實(shí)際需要的專(zhuān)用系統(tǒng)。如設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置外幣及匯率、期初余額的輸入、憑證類(lèi)別及結(jié)算方式的定義，以及各類(lèi)輔助核算項(xiàng)目的定義等。2憑證管理通過(guò)嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強(qiáng)對(duì)發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)管理和控制。完成

6、憑證的輸入、審核、記帳、查詢(xún)、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。3出納管理為出納從員提供一個(gè)集成辦公環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)金及銀行存款的管理。查詢(xún)和打印現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、資金日?qǐng)?bào)表，進(jìn)行支票登記和管理，進(jìn)行銀行對(duì)帳并編制銀行余額調(diào)節(jié)表。4帳簿管理強(qiáng)大的查詢(xún)功能使整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)總帳、明細(xì)帳、憑證聯(lián)查，并可查詢(xún)包含未記帳憑證的最新數(shù)據(jù)，可隨時(shí)提供如下標(biāo)準(zhǔn)帳表：（1）總賬、余額表（2）序時(shí)賬、明細(xì)賬、 多欄賬、以及能夠同時(shí)查詢(xún)上級(jí)科目總賬數(shù)據(jù)及末級(jí)科目明細(xì)數(shù)據(jù)的月份綜合明細(xì)賬。（3）日記賬、日?qǐng)?bào)表5輔助核算管理（1）個(gè)人往來(lái)管理個(gè)人往來(lái)核算主要用來(lái)核算企業(yè)與本企業(yè)員工之間資金往來(lái)業(yè)務(wù)，進(jìn)行個(gè)人借款、還

7、款管理工作，及時(shí)地控制個(gè)人借款，完成清欠工作。提供個(gè)人借款明細(xì)帳、催款單、余額表、帳齡分析報(bào)告及自動(dòng)清理核銷(xiāo)已清帳等功能。（2）部門(mén)核算部門(mén)核算是企業(yè)實(shí)現(xiàn)立體交叉核算的方式之一。通常把成本和損益類(lèi)科目設(shè)置為按部門(mén)核算。不僅可以核算出這些帳戶(hù)在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)總的發(fā)生額，而且能夠核算出其在各個(gè)部門(mén)的發(fā)生情況。主要為了考核部門(mén)費(fèi)用收支的發(fā)生情況，及時(shí)的反映控制部門(mén)費(fèi)用的支出，對(duì)各部門(mén)的收支情況加以比較便于進(jìn)行部門(mén)考核。提供各級(jí)部門(mén)總賬、明細(xì)賬的查詢(xún)，并對(duì)部門(mén)收入與費(fèi)用進(jìn)行部門(mén)收支分析等功能。（3）項(xiàng)目管理項(xiàng)目核算是使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算后，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)立體交叉核算和管理的又一體現(xiàn)。用于生產(chǎn)成本、

8、在建工程等業(yè)務(wù)的核算，以項(xiàng)目為中心為使用者提供各項(xiàng)目的成本、費(fèi)用、收入，往來(lái)等匯總與明細(xì)情況以及項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告等，也可用于核算科研課題、專(zhuān)項(xiàng)工程、產(chǎn)成品成本、旅游團(tuán)隊(duì),合同, 訂單等等。提供項(xiàng)目總賬、明細(xì)賬及項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的查詢(xún)。（4）往來(lái)管理主要進(jìn)行客戶(hù)和供應(yīng)商往來(lái)款項(xiàng)的發(fā)生、清欠管理工作，及時(shí)掌握往來(lái)款項(xiàng)的最新情況。提供往來(lái)款的總賬、明細(xì)賬、催款單、往來(lái)賬清理、賬齡分析報(bào)告等功能。6期末處理自動(dòng)完成月末分?jǐn)偂⒂?jì)提、對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)賬、銷(xiāo)售成本、匯兌損益、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。進(jìn)行試算平衡、對(duì)賬、結(jié)賬、生成月末工作報(bào)告。靈活的自定義轉(zhuǎn)賬功能、各種取數(shù)公式可滿(mǎn)足各類(lèi)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬工作。32 帳務(wù)處理子系統(tǒng)的初始

9、化在建立帳套之后，啟用帳務(wù)處理子系統(tǒng)的時(shí)候，還需要對(duì)帳務(wù)處理子系統(tǒng)進(jìn)一步初始化，建立適應(yīng)于用戶(hù)自己的應(yīng)用環(huán)境，使帳務(wù)處理子系統(tǒng)成為符合需要的專(zhuān)用系統(tǒng)。321帳務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置首次啟用一個(gè)新建帳套的帳務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個(gè)財(cái)務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對(duì)帳務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進(jìn)一步的設(shè)置?？値ぴO(shè)置選項(xiàng)，帳務(wù)處理系統(tǒng)部分控制功能設(shè)置如圖。1憑證設(shè)置（1）制單控制：在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的控制。A.制單序時(shí)控制：制單時(shí)，憑證編號(hào)應(yīng)按時(shí)間順序排列。B.資金及往來(lái)赤字控制：在制單時(shí)，當(dāng)現(xiàn)金、銀行科目的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時(shí)，系統(tǒng)將予以提示。C.可以使用其他系統(tǒng)受控科目：若某科目為其他系統(tǒng)的受控

10、科目（如：客戶(hù)往來(lái)科目為應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目），一般說(shuō)來(lái)，為了防止重復(fù)制單，應(yīng)只允許其受控系統(tǒng)來(lái)使用該科目進(jìn)行制單，總賬系統(tǒng)是不能使用此科目進(jìn)行制單的，但如果您希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應(yīng)選擇此項(xiàng)。D.允許修改他人填制的憑證：在制單時(shí)可修改別人填制的憑證，否則不能修改。E.支票控制：在制單時(shí)錄入了未在支票登記簿中登記的支票號(hào)，系統(tǒng)將提供登記支票登記簿的功能。F.制單權(quán)限控制到科目：在制單時(shí)，操作員只能用具有相應(yīng)制單權(quán)限的科目制單。（2）外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式固定匯率、浮動(dòng)匯率?！肮潭▍R率”即在制單時(shí)，一個(gè)月只按一個(gè)固定的匯率折算本位幣金額?！?/p>

11、浮動(dòng)匯率”即在制單時(shí)，按當(dāng)日匯率折算本位幣金額。（3）憑證控制：處理憑證時(shí)，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的操作控制。由以下三項(xiàng)組成：、打印憑證頁(yè)腳姓名：在打印憑證時(shí)，是否自動(dòng)打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名。、憑證審核控制到操作員：有些時(shí)候，希望對(duì)審核權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員審核其本部門(mén)的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門(mén)操作員填制的憑證，則應(yīng)選擇此選項(xiàng)。可通過(guò)系統(tǒng)菜單【設(shè)置】下的【明細(xì)權(quán)限】中去設(shè)置操作員審核權(quán)限。、出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：若選擇了此項(xiàng)，則含有現(xiàn)金、銀行科目的憑證必須由出納人員通過(guò)【出納簽字】功能對(duì)其核對(duì)簽字后才能記賬。憑證編號(hào)方式：系統(tǒng)在“填制憑證”功能中一般按照憑證類(lèi)

12、別按月自動(dòng)編制憑證編號(hào)，即“系統(tǒng)編號(hào)”，但有的企業(yè)需要系統(tǒng)允許在制單時(shí)手工錄入憑證編號(hào)，即“手工編號(hào)”。往來(lái)控制方式：若使用了應(yīng)收系統(tǒng)，同時(shí)又希望進(jìn)行開(kāi)票、結(jié)算等業(yè)務(wù)，則客戶(hù)往來(lái)憑證應(yīng)由應(yīng)收系統(tǒng)生成，則應(yīng)選擇“客戶(hù)往來(lái)款項(xiàng)由應(yīng)收系統(tǒng)核算”；若不使用開(kāi)票、結(jié)算等業(yè)務(wù)又希望由總賬系統(tǒng)生成客戶(hù)往來(lái)憑證，請(qǐng)選擇“客戶(hù)往來(lái)款項(xiàng)由總賬系統(tǒng)核算”。同理，若使用了應(yīng)付系統(tǒng)，控制方式也如此?！巴鶃?lái)控制方式”一旦設(shè)定好，且在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中已設(shè)置了客戶(hù)往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)核算的科目，則年中不能再隨便修改，所以在設(shè)置時(shí)一定要慎重。往來(lái)款項(xiàng)是由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，還是由總賬系統(tǒng)核算，根據(jù)總賬系統(tǒng)的“選項(xiàng)”而定。若選擇總賬系

13、統(tǒng)核算則在輔助菜單下將顯示客戶(hù)及供應(yīng)商的查詢(xún)菜單，若選擇由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，則往來(lái)賬查詢(xún)及分析，都應(yīng)到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中進(jìn)行，在總賬系統(tǒng)中只能按科目或其他輔助項(xiàng)進(jìn)行查詢(xún)及分析。2賬簿設(shè)置 用來(lái)調(diào)整各種帳簿的輸出方式及打印要求等。打印位數(shù)寬度：定義正式賬簿打印時(shí)各欄目的寬度，包括摘要、金額、外幣、數(shù)量、匯率、單價(jià)。明細(xì)賬（日記賬、多欄賬）打印輸出方式：打印正式明細(xì)賬、日記賬或多欄賬時(shí)，按年排頁(yè)還是按月排頁(yè)。正式賬每頁(yè)打印行數(shù)：可對(duì)明細(xì)賬、日記賬、多欄賬的每頁(yè)打印行數(shù)進(jìn)行設(shè)置。雙擊表格或按空格對(duì)行數(shù)直接修改即可。明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)限控制到科目：允許對(duì)查詢(xún)或打印權(quán)限作進(jìn)一步控制。例如，僅允許某操作員具有部

14、分科目明細(xì)帳的查詢(xún)或打印權(quán)限，而具有另一部分科目明細(xì)帳的查詢(xún)或打印權(quán)限。選定后再到系統(tǒng)菜單【設(shè)置】下的【明細(xì)權(quán)限】中去設(shè)置明細(xì)賬科目查詢(xún)權(quán)限。3會(huì)計(jì)日歷：用鼠標(biāo)單擊“會(huì)計(jì)日歷”頁(yè)簽，可查看各會(huì)計(jì)期間的起始日期與結(jié)束日期，以及啟用會(huì)計(jì)年度和啟用日期。此處僅能查看會(huì)計(jì)日歷的信息，如需修改請(qǐng)到系統(tǒng)管理中進(jìn)行。1) 總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。2) 已錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。3) 總賬中已錄入期初余額(包括輔助期初)則不能修改總賬啟用日期。4) 總賬中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改總賬的啟用日期。5) 第二年進(jìn)入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。

15、4其它：對(duì)系統(tǒng)的其它選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置。數(shù)量小數(shù)位:在制單與查賬時(shí)，按此處定義的小數(shù)位輸出小數(shù)，不足位數(shù)將用“0”補(bǔ)齊。例如定義為5位，而數(shù)量為10.25米，則系統(tǒng)將按10.25000顯示輸出。系統(tǒng)允許設(shè)置的數(shù)量小數(shù)位范圍為2到6位。單價(jià)小數(shù)位:在制單與查賬時(shí)，按此處定義的小數(shù)位輸出小數(shù)，不足位數(shù)將用“0”補(bǔ)齊。例如定義為5位，而單價(jià)為3元，則系統(tǒng)將按3.00000顯示輸出。系統(tǒng)允許設(shè)置的單價(jià)小數(shù)位范圍為2到8位。本位幣精度：若數(shù)據(jù)精確到整數(shù)（無(wú)小數(shù)位），則在制單中由匯率、外幣計(jì)算本位幣時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)四舍五入為整數(shù)。部門(mén)排序方式：在查詢(xún)部門(mén)賬或參照部門(mén)目錄時(shí)，是按部門(mén)編碼排序還是按部門(mén)名稱(chēng)排序，用戶(hù)可

16、根據(jù)需要在這里設(shè)置。個(gè)人排序方式：在查詢(xún)個(gè)人賬或參照個(gè)人目錄時(shí)，是按個(gè)人編碼排序還是按個(gè)人名稱(chēng)排序，用戶(hù)可根據(jù)需要在這里設(shè)置。項(xiàng)目排序方式：在查詢(xún)項(xiàng)目賬或參照項(xiàng)目目錄時(shí)，是按項(xiàng)目編碼排序還是按項(xiàng)目名稱(chēng)排序，用戶(hù)可根據(jù)需要在這里設(shè)置。5明細(xì)權(quán)限設(shè)置 為了對(duì)操作員的操作權(quán)限做進(jìn)一步的控制，例如，制單權(quán)限控制到科目、憑證審核權(quán)控制到操作員、明細(xì)帳查詢(xún)控制到科目等，可以使用帳務(wù)處理子系統(tǒng)“設(shè)置”下的“權(quán)限明細(xì)”進(jìn)行設(shè)置。 (1)明細(xì)帳科目權(quán)限設(shè)置：對(duì)操作員可查詢(xún)和打印的科目及其明細(xì)科目作進(jìn)一步限制。僅允許其查詢(xún)和打印指定的明細(xì)科目。(2)憑證審核權(quán)限設(shè)置：對(duì)具有憑證審核權(quán)限的操作員的憑證審核權(quán)限作進(jìn)一

17、步限制。僅允許其審核指定操作員填制的憑證。(3)制單科目權(quán)限設(shè)置：對(duì)擁有制單權(quán)限操作員的制單權(quán)限作進(jìn)一步的控制。僅允許其填制指定科目的憑證。322會(huì)計(jì)科目設(shè)置 建立會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算方法之一，財(cái)務(wù)軟件一般都提供了符合國(guó)家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。明細(xì)科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定的原則如下：(1)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿(mǎn)足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求，凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù)，需從帳務(wù)系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。(2)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級(jí)而無(wú)上級(jí)；既要設(shè)置總帳科目，又要設(shè)置明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料。(3)會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定，會(huì)計(jì)科目年

18、中不能刪除；如已經(jīng)使用，不能增設(shè)下一級(jí)明細(xì)科目。一級(jí)科目名稱(chēng)要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱(chēng)要通俗易懂。(4)設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在帳務(wù)處理子系統(tǒng)中，只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個(gè)子系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級(jí)科目。 一般為了充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)原有的會(huì)計(jì)科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)以往的一些科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)帳務(wù)處理子系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強(qiáng)化企業(yè)的核算和管理工作。 當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大，往來(lái)業(yè)務(wù)較少時(shí)，可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記帳方法，即將往來(lái)單位、個(gè)人、部門(mén)、項(xiàng)目通過(guò)設(shè)置明細(xì)科目來(lái)進(jìn)行核算管理；而對(duì)于一個(gè)往來(lái)

19、業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴(yán)格的企業(yè)，應(yīng)該采用帳務(wù)處理子系統(tǒng)提供的輔助核算功能進(jìn)行管理，即將這些明細(xì)科目的上級(jí)科目設(shè)為末級(jí)科目并設(shè)為輔助核算科目，然后將這些明細(xì)科目高為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后，一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì)登記在總帳和輔助明細(xì)帳上。例如，末使用輔助核算功能，科目設(shè)置為：113 應(yīng)收帳款 11301 北京石化公司 11302 天津銷(xiāo)售分公司那么，在使用帳務(wù)處理系統(tǒng)的輔助核算功能進(jìn)行核算時(shí)，可將科目設(shè)置為 113 應(yīng)收帳款 客戶(hù)往來(lái)（輔助核算）對(duì)于UFSOFT80來(lái)說(shuō)共有個(gè)人往來(lái)、客戶(hù)往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、部門(mén)核算、項(xiàng)目往來(lái)等問(wèn)題與

20、練習(xí)：同學(xué)們，我們要設(shè)想一下科目：其他應(yīng)收款差旅費(fèi)（私人借款）；管理費(fèi)用下的辦公費(fèi)，在建工程、基本生產(chǎn)成本等科目。對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行管理的主要功能包括增加會(huì)計(jì)科目、修改科目等。如下圖 圖中“級(jí)次”以數(shù)字1、2、3、4、5、6來(lái)表示，1代表一級(jí)科目，2代表二級(jí)科目。級(jí)次由系統(tǒng)根據(jù)科目編碼自動(dòng)定義的。1增加會(huì)計(jì)科目 增加會(huì)計(jì)科目，主要涉及到科目編碼、科目名稱(chēng)、科目類(lèi)型、帳頁(yè)格式、科目性質(zhì)和科目輔助核算等內(nèi)容。(1)科目編碼：科目編碼應(yīng)是科目全碼，即從一級(jí)科目至本級(jí)科目的各級(jí)科目編碼組合。其中，各級(jí)科目編碼必須唯一且必須按其級(jí)次的先后次序建立，即先有上級(jí)科目，然后才能建立下級(jí)明細(xì)科目。科目編碼中的一級(jí)科

21、目編碼必須符合現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度。通常，通用商品化會(huì)計(jì)軟件核算系統(tǒng)在建立帳套時(shí)，會(huì)自動(dòng)裝入規(guī)范的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。科目編碼只能由數(shù)字（0-9）、英文字母（A-Z及a-z）及減號(hào)（-）、正斜杠（/）表示，其他字符（如 & ; 空格等）禁止使用。(2)科目名稱(chēng)：是指本級(jí)科目名稱(chēng)。通常分為科目中文名稱(chēng)和科目英文名稱(chēng)，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號(hào)（-）、正斜杠（），但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q(chēng)最多可輸入20個(gè)漢字，科目英文名稱(chēng)最多可輸入100個(gè)英文字母?？颇恐形拿Q(chēng)和科目英文名稱(chēng)不能同時(shí)為空。若進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)選擇的是中文版，則必須錄入中文名稱(chēng)，英文名稱(chēng)可輸也可不輸；若進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)選擇的是英文版，則必須

22、錄入英文名稱(chēng)，中文名稱(chēng)可輸也可不輸。(3)科目類(lèi)型：行業(yè)性質(zhì)為企業(yè)時(shí)，科目類(lèi)型分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益，沒(méi)有成本類(lèi)的企業(yè)可不設(shè)成本類(lèi)。行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時(shí)，按新會(huì)計(jì)制度科目類(lèi)型設(shè)置。如果計(jì)算機(jī)中安裝了Access，用它打開(kāi)Ufsystem.mdb的數(shù)據(jù)庫(kù)的GL_codeclass表，找到所需要的行業(yè)性質(zhì)編號(hào)，對(duì)它所對(duì)應(yīng)的科目類(lèi)型進(jìn)行修改，再建一套該行業(yè)的賬（注意：不能使用預(yù)置科目），那么，這套賬的科目類(lèi)型將是您自已定義的了。(4)助記碼：用于幫助記憶科目，提高輸入和查詢(xún)速度。一般可用科目名稱(chēng)中各個(gè)漢字拼音的頭一個(gè)字母組成，例如: 管理費(fèi)用 拼音為 guan li fe

23、i yong，則管理費(fèi)用的助記碼可寫(xiě)為 glfy，這樣在制單或查賬中需錄管理費(fèi)用時(shí)，可錄其助記碼 glfy 而不用錄漢字管理費(fèi)用，這樣可加快錄入速度，也可減少漢字錄入的量。在需要錄入科目的地方輸入助記碼，系統(tǒng)可自動(dòng)將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱(chēng)。(5)賬頁(yè)格式：定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁(yè)格式供選擇。一般情況下，有外幣核算的科目可設(shè)為外幣金額式，有數(shù)量核算的科目可設(shè)為數(shù)量金額式，既有外幣又有數(shù)量核算的科目可設(shè)為外幣數(shù)量式，既無(wú)外幣又無(wú)數(shù)量核算的科目可設(shè)為金額式。(6)科目性質(zhì)（余額方向）：增加登記在借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加登

24、記在貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，資產(chǎn)類(lèi)科目的科目性質(zhì)為借方，負(fù)債類(lèi)科目的科目性質(zhì)為貸方。只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。在上機(jī)時(shí)要特別注意科目余額的方向（性質(zhì)）。曾有過(guò)輸入“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”屬支出類(lèi)而“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”屬收入類(lèi)。(7)輔助核算：也叫輔助賬類(lèi)。用于說(shuō)明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，并提供部門(mén)核算、個(gè)人往來(lái)核算、客戶(hù)往來(lái)核算、供應(yīng)商往來(lái)核算、項(xiàng)目核算等5種專(zhuān)項(xiàng)核算功能供用戶(hù)選用。 部門(mén)核算是企業(yè)實(shí)現(xiàn)立體交叉核算的方式之一。通常把成本和損益類(lèi)科目設(shè)置為部門(mén)核算。不僅可以核算出這

25、些帳戶(hù)在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)總的發(fā)生額，而且能夠核算出其在各個(gè)部門(mén)的發(fā)生情況。為企業(yè)降低成本提高利潤(rùn)，從而提高企業(yè)管理水平提供了依據(jù)。在把會(huì)計(jì)科目設(shè)置為按“部門(mén)核算”之后，還需要建立部門(mén)檔案。在日常帳務(wù)處理中，如果此類(lèi)科目有發(fā)生額，系統(tǒng)會(huì)提示按檔案中存檔的部門(mén)核算。 個(gè)人往來(lái)核算主要用來(lái)核算企業(yè)與本企業(yè)員工之間資金往來(lái)業(yè)務(wù)。例如，其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款科目。通常，在總帳科目下，按業(yè)務(wù)類(lèi)型劃分設(shè)立明細(xì)科目，并把明細(xì)科目的輔助核算類(lèi)型設(shè)置為“個(gè)人往來(lái)”核算，然后建立個(gè)人檔案。在日常帳務(wù)處理中，如果此類(lèi)科目有發(fā)生額，系統(tǒng)會(huì)提示按檔案中存檔個(gè)人核算。 客戶(hù)往來(lái)核算和供應(yīng)商往來(lái)核算用于核算企業(yè)與外部資金往來(lái)業(yè)

26、務(wù)，如應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、預(yù)收帳款和預(yù)付帳款。這些科目核算的業(yè)務(wù)涉及到企業(yè)的債權(quán)債務(wù)，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益密切相關(guān)，企業(yè)對(duì)此類(lèi)業(yè)務(wù)的核算和管理要求也不斷提高?？梢园褢?yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、預(yù)收帳款、預(yù)付帳款總帳科目或根據(jù)需要建立的明細(xì)科目的輔助核算類(lèi)型設(shè)置為“客戶(hù)往來(lái)”或“供應(yīng)商往來(lái)”，然后建立客戶(hù)和供應(yīng)商檔案。在日常帳務(wù)處理中，如果此類(lèi)科目有發(fā)生額，系統(tǒng)會(huì)提示按檔案中建立的客戶(hù)或供應(yīng)商核算。 項(xiàng)目核算是使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算后，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)立體交叉核算和管理又一體現(xiàn)。以產(chǎn)品銷(xiāo)售收入為例，如果企業(yè)有多個(gè)產(chǎn)品，由多個(gè)銷(xiāo)售部銷(xiāo)售，企業(yè)需要了解總的銷(xiāo)售收入，同時(shí)還要掌握各產(chǎn)品的銷(xiāo)售收入、不同產(chǎn)品在各個(gè)銷(xiāo)

27、售部門(mén)的銷(xiāo)售收入以及各銷(xiāo)售部門(mén)的銷(xiāo)售收入。為此，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體需要在總帳科目下建立明細(xì)科目，把明細(xì)科目的輔助核算類(lèi)型設(shè)置為按“項(xiàng)目核算”和分“部門(mén)核算”，然后建立項(xiàng)目檔案。 設(shè)置輔助核算要考慮以下幾點(diǎn)：一個(gè)科目可同時(shí)設(shè)置兩種專(zhuān)項(xiàng)核算，如：管理費(fèi)用既想核算各部門(mén)的使用情況也想了解各項(xiàng)目的使用情況，那么，可以同時(shí)設(shè)置部門(mén)核算和項(xiàng)目核算。個(gè)人往來(lái)核算不能與其他專(zhuān)項(xiàng)一同設(shè)置，客戶(hù)與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。輔助賬類(lèi)必須設(shè)在末級(jí)科目上，但為了查詢(xún)或出賬方便，有些科目也可以在末級(jí)和上級(jí)設(shè)賬類(lèi)。但若只在上級(jí)科目設(shè)賬類(lèi)，其末級(jí)科目沒(méi)有設(shè)該賬類(lèi)，系統(tǒng)將不承認(rèn)，也就是說(shuō)當(dāng)上級(jí)科目設(shè)有某賬類(lèi)時(shí)，其末級(jí)科目中必設(shè)有該

28、賬類(lèi)，否則只在上級(jí)設(shè)賬類(lèi)系統(tǒng)將不處理。在設(shè)置輔助核算時(shí)請(qǐng)盡量慎重，因?yàn)椋绻目颇恳延袛?shù)據(jù)，而您又對(duì)科目的輔助核算進(jìn)行修改，那么，很可能會(huì)造成總賬與輔助賬對(duì)賬不平。(8)其他核算：用于說(shuō)明本科目是否其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。(9)外幣核算：用于設(shè)定該科目核算的是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱(chēng)。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名，如果此科目核算的外幣幣種沒(méi)有定義，可以用鼠標(biāo)點(diǎn)取外幣幣種下拉選擇框旁邊的按鈕參照，進(jìn)入?yún)R率管理中進(jìn)行定義。(10)數(shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，

29、以及數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，如：公斤、件 、噸等。銀行存款科目要按存款賬戶(hù)設(shè)，需進(jìn)行數(shù)量、外幣核算的科目要按不同的數(shù)量單位、外幣單位建立科目。其他：封存：被封存的科目在制單時(shí)不可以使用。此選項(xiàng)只能在科目修改時(shí)進(jìn)行設(shè)置。受控系統(tǒng)：為了加強(qiáng)系統(tǒng)間的無(wú)縫連接，在本公司其他系統(tǒng)中將可以使用賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目，這些會(huì)計(jì)科目就是其他系統(tǒng)的受控科目，而其他系統(tǒng)為該科目的受控系統(tǒng)。例如：應(yīng)收系統(tǒng)的受控科目可能是應(yīng)收賬款科目，固定資產(chǎn)科目的受控系統(tǒng)可能是固定資產(chǎn)系統(tǒng)。匯總打?。涸谕粡垜{證中當(dāng)某科目或有同一上級(jí)科目的末級(jí)科目有多筆同方向的分錄時(shí)，如果您希望將這些筆分錄按科目匯總成一筆打印，則

30、需要將該科目設(shè)置匯總打印，匯總到的科目設(shè)置成該科目的本身或其上級(jí)科目。只有會(huì)計(jì)科目修改狀態(tài)才能設(shè)置匯總打印和封存。只有末級(jí)科目才能設(shè)置匯總打印，且匯總到的科目必須為該科目本身或其上級(jí)科目。當(dāng)您將該科目設(shè)成匯總打印時(shí)，系統(tǒng)登記明細(xì)賬仍按明細(xì)登記，而不是按匯總數(shù)登記，此設(shè)置僅供憑證打印輸出。如果您使用了應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)，那么，您應(yīng)在賬套選擇中將往來(lái)控制方式設(shè)置“往來(lái)憑證由應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)生成”，這樣，您在科目設(shè)置中定義的客戶(hù)、供應(yīng)商核算的科目將自動(dòng)被設(shè)置成應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目。2科目修改 當(dāng)科目屬性有錯(cuò)誤時(shí)，可以對(duì)錯(cuò)誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過(guò)單或已輸入期初余額，則不能修改該科目。如果要修改該

31、科目，必須先刪除所有與該科目有關(guān)的憑證，并將該科目及其下級(jí)科目余額清零，再修改。修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級(jí)。 3科目查詢(xún) 準(zhǔn)確而迅速地將鼠標(biāo)指針定位在用戶(hù)所要查詢(xún)的科目上，方便地查詢(xún)或修改科目的各種屬性。 4科目刪除對(duì)于不再使用的科目，可以將其從科目庫(kù)中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非末級(jí)科目。323 定義外幣及匯率 匯率管理是專(zhuān)為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，要進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅輸入固定匯率與浮動(dòng)匯率值，并不決定在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率，在制單時(shí)使用固定匯率還是浮動(dòng)匯率由賬簿初始化設(shè)置決定。 如果使用固定匯率，則應(yīng)在每

32、月月初輸入記賬匯率(即期初匯率)，月末計(jì)算匯兌損益時(shí)輸入調(diào)整匯率(即期末匯率)；如果使用浮動(dòng)匯率，則應(yīng)每天在此輸入當(dāng)日匯率。324錄入期初余額 在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額輸入計(jì)算機(jī)。假如是年中啟用賬務(wù)處理子系統(tǒng)，而又希望查詢(xún)結(jié)果全面反映全年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶(hù)此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚。例如，某企業(yè)2000年4月開(kāi)始啟用賬務(wù)處理子系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及13月的累計(jì)發(fā)生額計(jì)算出來(lái)，準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)輸入到賬務(wù)處理于系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額；若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額

33、，則期初余額就是年初數(shù)。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中輸入。期初余額輸入分兩部分：總賬期初余額輸入、輔助核算科目期初余額輸入。 1總賬期初余額輸入 期初余額輸入是將手工會(huì)計(jì)資料輸入到計(jì)算機(jī)中的過(guò)程之一。余額和累計(jì)發(fā)生額的輸入要從最末級(jí)科目開(kāi)始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)輸入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先輸入本幣余額，再輸入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。 2輔助科目期初余額輸入 在輸入期初余額時(shí)，對(duì)于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為其開(kāi)設(shè)輔助賬頁(yè)。相應(yīng)地，在輸入期

34、初余額時(shí)，這類(lèi)科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來(lái)，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。 期初余額輸入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再輸入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且客戶(hù)往來(lái)或供應(yīng)商往來(lái)由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中輸入含客戶(hù)、供應(yīng)商賬類(lèi)的科目的明細(xì)期初余額。在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，只能輸入這些科目的總余額，若這些科目還有其他輔助核算，如部門(mén)核算或項(xiàng)目核算，則只能輸入這些科目下各部門(mén)總余額或各項(xiàng)目的總余額。325 憑證類(lèi)別設(shè)置 許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對(duì)記賬憑證

35、進(jìn)行分類(lèi)編制，但各企業(yè)的分類(lèi)方法不盡相同，可以按照本單位的需要對(duì)憑證進(jìn)行分類(lèi)。 通常，系統(tǒng)提供5種常用分類(lèi)方式供選擇： (1)記賬憑證 (2)收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證 (3)現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證 (4)現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證 (5)自定義憑證類(lèi)別 某些類(lèi)別的憑證在制單時(shí)對(duì)科目有一定限制，通常系統(tǒng)有5種限制類(lèi)型供選擇； 借方必有：制單時(shí)，此類(lèi)憑證借方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額； 貸方必有：制單時(shí)，此類(lèi)憑證貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額； 憑證必有：制單時(shí)，此類(lèi)憑證無(wú)論借方還是貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額； 憑證必?zé)o：制單時(shí)，此類(lèi)憑證無(wú)論借方還是貸方不可有一個(gè)限制科目有發(fā)生

36、額； 無(wú)限制：制單時(shí)，此類(lèi)憑證可使用所有合法的科目。 限制科目由用戶(hù)輸入，可以是任意級(jí)次的科目，科目之間用逗號(hào)分隔，數(shù)量不限，也可參照輸入，但不能重復(fù)輸入。 在輸入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類(lèi)別的設(shè)置；已使用的憑證類(lèi)別不能刪除，也不能修改類(lèi)別字；若限制科目為非末級(jí)科目，則在制單時(shí)，其所有下級(jí)科目都將受到同樣的限制。326 其他設(shè)置 1定義結(jié)算方式 用來(lái)建立和管理企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及到的結(jié)算方式。它與財(cái)務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為2級(jí)。結(jié)算方式編碼級(jí)次的設(shè)定在建賬的編碼部分中進(jìn)行。定義結(jié)算方式的內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱(chēng)和票據(jù)管理標(biāo)志。 結(jié)算方式編碼：用以標(biāo)

37、志某結(jié)算方式。必須按照結(jié)算方式編碼級(jí)次的先后顧序來(lái)進(jìn)行輸入，輸入值必須惟一。一般結(jié)算方式編碼可以用數(shù)字09或字符AZ表示。 結(jié)算方式名稱(chēng)：根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，必須輸入所用結(jié)算方式的名稱(chēng)，輸入值必須惟一。 票據(jù)管理標(biāo)志：即是否使用支票登記簿，以輔助銀行出納對(duì)銀行結(jié)算的管理。可根據(jù)實(shí)際情況，通過(guò)單擊復(fù)選框來(lái)選擇某結(jié)算方式下的票據(jù)是否要進(jìn)行票據(jù)管理。 企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中均有與銀行的資金結(jié)算業(yè)務(wù)，且這類(lèi)業(yè)務(wù)需要經(jīng)常對(duì)賬。一般情況下，銀行的各種結(jié)算方式相對(duì)穩(wěn)定，且結(jié)算方式種類(lèi)有限。為便于管理和提高銀行自動(dòng)對(duì)賬的效率，賬務(wù)處理子系統(tǒng)一般要求用戶(hù)設(shè)置與銀行的資金結(jié)算方式。 2自定義項(xiàng)的設(shè)置 在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中

38、，各企業(yè)所使用的各類(lèi)原始單據(jù)(如發(fā)票、憑證、出入庫(kù)單等)和常用基礎(chǔ)信息(如客戶(hù)、供應(yīng)商和存貨)中的項(xiàng)目可能會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)自身的原因出現(xiàn)一些差異。為滿(mǎn)足企業(yè)的不同要求，系統(tǒng)為各類(lèi)原始單據(jù)和基礎(chǔ)信息設(shè)置了自定義項(xiàng)和自由項(xiàng)，以便設(shè)置一些系統(tǒng)沒(méi)有提供、但又需要的特殊項(xiàng)目，這樣在使用時(shí)就能夠靈活自由地輸入一些輔助信息。 系統(tǒng)預(yù)先定義好了最多可設(shè)置的自定義項(xiàng)和自由項(xiàng)。就自定義項(xiàng)而言，是針對(duì)單據(jù)、客戶(hù)、供應(yīng)商和存貨；而自由項(xiàng)只針對(duì)存貨而言，一個(gè)自定義項(xiàng)目只能定義一個(gè)屬性，但一個(gè)。自由項(xiàng)可以定義多個(gè)屬性。 3常用憑證及常用摘要定義 (1)常用憑證定義：在企業(yè)日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，會(huì)出現(xiàn)大量的同類(lèi)業(yè)務(wù)，反映這些業(yè)務(wù)的會(huì)

39、計(jì)憑證的分錄格式一致，不同的僅僅是發(fā)生額。為方便這類(lèi)憑證的輸入，可以預(yù)先定義這類(lèi)憑證的分錄格式，即常用憑證。將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來(lái)，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說(shuō)，“常用憑證”提供的是常用會(huì)計(jì)憑證的模板，在調(diào)用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要。 定義常用憑證時(shí)即要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內(nèi)容。(2)常用摘要定義：常用摘要是系統(tǒng)為方便以后憑證輸入，幫助用戶(hù)規(guī)范摘要而設(shè)定的功能。用戶(hù)可以通過(guò)常用摘要定義功能，定義本企業(yè)常用摘要，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用。常用摘要定義編號(hào)、摘要內(nèi)容，相關(guān)科目，調(diào)用常用摘要可以在輸入摘要時(shí)直接輸入摘要編號(hào)或

40、參照輸入，這些信息(數(shù)據(jù))可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。至此，賬務(wù)系統(tǒng)的初始化工作完成。33 賬務(wù)處理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理初始化設(shè)置工作完成之后，可以開(kāi)始進(jìn)行日常賬務(wù)處理工作。日常賬務(wù)處理工作主要包括編制憑證、審核憑證、記賬、結(jié)賬、賬簿管理和報(bào)表管理等業(yè)務(wù)。憑證管理包括填制憑證、修改憑證、打印憑證、出納簽字、審核憑證、憑證匯總、記賬等。331 憑證管理概述 1憑證類(lèi)型 記賬憑證是賬務(wù)處理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)，也是所有信息主要來(lái)源之一。賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的記賬憑證主要有3類(lèi)。 (1)手工編制憑證：指根據(jù)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及其原始憑證編制的記賬憑證。 (2)機(jī)制憑證：指已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)處理的其他業(yè)務(wù)

41、子系統(tǒng)對(duì)原始憑證進(jìn)行處理后編制的記賬憑證。 (3)自定義轉(zhuǎn)賬憑證：指賬務(wù)系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)機(jī)內(nèi)已有的數(shù)據(jù)產(chǎn)生的記賬憑證。通常是用戶(hù)定義的，從賬簿取數(shù)的期末轉(zhuǎn)賬憑證。 2操作流程 憑證管理包含的內(nèi)容和操作流程如圖所示。 填制憑證填制憑證審核憑證否出納憑證審核憑證否出納憑證是出納簽字出納簽字憑證匯總憑證匯總 記帳 記帳332 填制憑證記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴(lài)于記賬憑證，因而確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整十分重要。在實(shí)際工作中，用戶(hù)可直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無(wú)誤準(zhǔn)予報(bào)銷(xiāo)的原始憑證填制記賬憑證(即前臺(tái)處理)，也可以先由手工制單而后集中輸入(即后臺(tái)處理)，用戶(hù)采

42、用哪種方式應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況確定。一般業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶(hù)可采用前臺(tái)處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺(tái)處理方式。填制憑證中的主要項(xiàng)目如圖所示。 通常，一張憑證中可填寫(xiě)的行數(shù)是沒(méi)有限制的，可以是簡(jiǎn)單分錄，也可以是復(fù)合分錄，但每一張憑證應(yīng)該只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不可把記錄不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分錄填入一張憑證。 1憑證類(lèi)別 輸入憑證類(lèi)別“字”。憑證類(lèi)別是在初始化時(shí)設(shè)置的。如果沒(méi)有設(shè)置憑證類(lèi)別，則此處為空。此后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成憑證編號(hào)。 2憑證編號(hào) 一般情況下，由系統(tǒng)分類(lèi)按月自動(dòng)編制，即每類(lèi)憑證每月都從0001號(hào)開(kāi)始。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)，如果是幾個(gè)人同時(shí)制單時(shí)，在憑證的

43、右上角，系統(tǒng)提示了一個(gè)參考憑證號(hào)，真正的憑證編號(hào)只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出。如果只有一個(gè)人制單或使用單用戶(hù)版制單時(shí)憑證右上角的憑證號(hào)即是正在填制的憑證的編號(hào)。系統(tǒng)同時(shí)也自動(dòng)管理憑證頁(yè)號(hào)，系統(tǒng)規(guī)定每頁(yè)憑證有5筆分錄，當(dāng)憑證不只一頁(yè)，系統(tǒng)自動(dòng)在憑證號(hào)后標(biāo)出憑證頁(yè)數(shù)。如果在啟用賬套時(shí)或在賬簿設(shè)置時(shí)，設(shè)置憑證編號(hào)方式為“手工編號(hào)”，則可以手工輸入憑證編號(hào)。 3制單日期 系統(tǒng)自動(dòng)取進(jìn)入賬務(wù)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對(duì)，可進(jìn)行修改或單擊參照按鈕進(jìn)行參照輸入。 4憑證自定義項(xiàng) 憑證自定義項(xiàng)是由用戶(hù)自定義的憑證補(bǔ)充信息。用戶(hù)根據(jù)需要自行定義和輸入，系統(tǒng)對(duì)這些信息不進(jìn)行校驗(yàn)，只進(jìn)

44、行保存。 5憑證內(nèi)容 輸入本張憑證的每一筆分錄。每筆分錄由摘要、科目、發(fā)生金額組成。 (1)摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，摘要要求簡(jiǎn)潔明了。 (2)科目：科目必須輸入末級(jí)科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱(chēng)、英文科目名稱(chēng)或助記碼。如果輸入的科目名稱(chēng)有重名現(xiàn)象，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示重名科目供選擇。 (3)輔助信息；根據(jù)科目屬性輸入相應(yīng)的輔助信息。如項(xiàng)目、部門(mén)、個(gè)人、客戶(hù)、業(yè)務(wù)員、供應(yīng)商、數(shù)量、自定義項(xiàng)等。所輸入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。當(dāng)需要對(duì)所輸入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時(shí)，可用鼠標(biāo)雙擊所要修改的項(xiàng)，系統(tǒng)顯示輔助信息輸入窗口，可進(jìn)行修改。 如果該科目要進(jìn)行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶(hù)輸入“數(shù)量”、

45、 “單價(jià)”。系統(tǒng)根據(jù)“數(shù)量單價(jià)”自動(dòng)計(jì)算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可按Space（空格)鍵調(diào)整金額方向。 如果該科目要進(jìn)行外幣核算，系統(tǒng)自動(dòng)將憑證格式改為外幣式，如果系統(tǒng)有其他輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。 若科目為銀行科目，那么，還應(yīng)輸入“結(jié)算方式”、 “票號(hào)”及“發(fā)生日期”。其中，“結(jié)算方式”輸入銀行往來(lái)結(jié)算方式； “票號(hào)”應(yīng)輸入結(jié)算號(hào)或支票號(hào)； “票據(jù)日期”應(yīng)輸入該筆業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，“票據(jù)日期”主要用于銀行對(duì)賬。 對(duì)于要使用“支票登記簿”功能的用戶(hù)，若希望在制單時(shí)也可進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在“賬簿選項(xiàng)”中設(shè)置“支票控制”選項(xiàng)，那么在制單時(shí)，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方

46、式應(yīng)使用支票登記簿，在輸入支票號(hào)后，系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)勾銷(xiāo)支票登記簿中未報(bào)銷(xiāo)的支票，并將報(bào)銷(xiāo)日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時(shí)，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動(dòng)勾銷(xiāo)未報(bào)的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票輸入窗口供用戶(hù)將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時(shí)填上報(bào)銷(xiāo)日期。 (4)金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為0，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按Space鍵調(diào)整金額方向。當(dāng)憑證全部輸入完畢后，應(yīng)保存憑證。在保存憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)校驗(yàn)本張憑證借貸方金額是否平衡，如果不平衡，系統(tǒng)將提示并不予保存此憑證。憑證一旦保存，其憑證類(lèi)別、憑證編號(hào)將不能

47、修改。333憑證編輯修改 1修改憑證 可以對(duì)憑證的制單日期、附單據(jù)數(shù)、摘要、科目、外幣、匯率、金額，輔助項(xiàng)信息等進(jìn)行修改。 若在賬務(wù)系統(tǒng)控制的“賬簿”選項(xiàng)卡中選中了“制單序時(shí)控制”復(fù)選框，那么，在修改制單日期時(shí)，不能在上一編號(hào)憑證的制單日期之前。1月份制的憑證不能將制單日期改為2月份的日期。 若在“賬簿選項(xiàng)”中取消選中了“允許修改、作廢他人填制的憑證”復(fù)選框，則不能修改他人填制的憑證。 如果某筆涉及銀行科目的分錄已輸入支票信息，并對(duì)該支票做過(guò)報(bào)銷(xiāo)處理，修改該分錄，將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。 外部系統(tǒng)傳過(guò)來(lái)的憑證不能在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。 2作廢和恢

48、復(fù)作廢憑證 可以作廢憑證，作廢之后的憑證左上角顯示“作廢”字樣。 作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時(shí)，不對(duì)作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。在賬簿查詢(xún)時(shí)，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。 已作廢的憑證，可以恢復(fù)，取消其作廢標(biāo)志，并將憑證恢復(fù)為有效憑證。 3整理憑證 憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對(duì)其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。 “恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能可在“對(duì)賬”功能界面Ct

49、r1+H組合鍵激活，然后在系統(tǒng)“憑證”菜單下運(yùn)行該功能。 4制作紅字沖銷(xiāo)憑證 記賬之后的憑證是不能修改的，如果發(fā)現(xiàn)記賬之后的憑證有錯(cuò)誤需要修改，就需要制作紅字沖銷(xiāo)憑證，沖銷(xiāo)需要修改的已記賬憑證，然后制作一張正確憑證。在制作紅字沖銷(xiāo)憑證時(shí)，輸入制單月份，然后回答將沖銷(xiāo)哪個(gè)月的哪類(lèi)多少號(hào)憑證，則系統(tǒng)自動(dòng)制作一張紅字沖銷(xiāo)憑證。通過(guò)紅字沖銷(xiāo)法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存管理。334 出納簽字 出納憑證涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，所以應(yīng)加強(qiáng)對(duì)出納憑證的管理。出納人員可通過(guò)出納簽字功能對(duì)制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對(duì)；主要核對(duì)出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證

50、，應(yīng)交與填制人員修改后再核對(duì)。 企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要決定是否要對(duì)出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，若不需要此功能，可在賬務(wù)處理子系統(tǒng)的“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框的“賬簿”選項(xiàng)卡中取消選中“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”的復(fù)選框。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消。簽字只能由出納人自己進(jìn)行。335 憑證審核 為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過(guò)審核員的審核。審核憑證是審核操作員按照財(cái)會(huì)制度，對(duì)制單操作員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，

51、再審核。 審核員和制單員不能是同一個(gè)人。審核操作員除了需要具有憑證審核權(quán)限外，還需要具有對(duì)待審核憑證制單員所制憑證的審核權(quán)，這個(gè)權(quán)限在“明細(xì)權(quán)限”中設(shè)置。 憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。 采用手工制單的用戶(hù)，在憑單上審核完后還須對(duì)輸入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。336 記賬 計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的記賬和手工會(huì)計(jì)中的登記賬簿的意義是相同的，都是一個(gè)數(shù)據(jù)歸集、匯總的過(guò)程，以便能全面、系統(tǒng)地反映企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的變動(dòng)情況。但由于采用

52、計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，因此，記賬的原理和過(guò)程又有所不同。計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理中的記賬過(guò)程首先是一個(gè)數(shù)據(jù)傳遞的過(guò)程，把經(jīng)過(guò)審核簽章的、要求記賬的記賬憑證從輸入憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，傳遞到記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。經(jīng)過(guò)記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中的數(shù)據(jù)是不能修改的，由此形成了會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。其次，把記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)分別向各相應(yīng)賬戶(hù)歸集、匯總，以便查詢(xún)和輸出賬簿時(shí)使用。 每個(gè)會(huì)計(jì)期間的憑證，可以分批、分期記賬，因此記賬功能可以使用多次。每次記賬時(shí)，所選擇的記賬憑證必須是經(jīng)過(guò)審核簽章的憑證。 記賬過(guò)程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”而恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后用戶(hù)再

53、重新記賬。 在記賬過(guò)程中，不得中斷退出。 在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。 所選范圍內(nèi)的憑證如有未審核憑證時(shí)，系統(tǒng)提示是否只記已審核憑證或重選記賬范圍。337 科目匯總憑證匯總是按條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張科目匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財(cái)務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況及其他財(cái)務(wù)信息。34 賬務(wù)處理子系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，期末業(yè)務(wù)處理的主要工作是：期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理、對(duì)賬、結(jié)賬等工作。期末業(yè)務(wù)是會(huì)計(jì)部門(mén)在每個(gè)會(huì)計(jì)期末都需要完成的特定業(yè)務(wù)。這些業(yè)務(wù)數(shù)量不是太大但處理較復(fù)雜。由于期末業(yè)務(wù)

54、處理的主要數(shù)據(jù)來(lái)源于賬簿記錄，各會(huì)計(jì)期間的多數(shù)期末業(yè)務(wù)處理具有很強(qiáng)的規(guī)律性，比較適合計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行處理。因此在賬務(wù)系統(tǒng)中，期末業(yè)務(wù)的處理主要是由計(jì)算機(jī)根據(jù)用戶(hù)的設(shè)置自動(dòng)進(jìn)行的。341 期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理 期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理具有很強(qiáng)的規(guī)律性，一般通用賬務(wù)處理子系統(tǒng)都通過(guò)調(diào)用事先設(shè)置好的的轉(zhuǎn)賬憑證模板(自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證)，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證來(lái)完成。使用轉(zhuǎn)賬憑證生成功能需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題： (1)轉(zhuǎn)賬憑證模板必須事先進(jìn)行設(shè)置。 (2)轉(zhuǎn)賬憑證中各科目的數(shù)據(jù)都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的，為了保證數(shù)據(jù)的完整、正確，在調(diào)用轉(zhuǎn)賬憑證模板生成轉(zhuǎn)賬憑證前必須將本月發(fā)生的各種具體業(yè)務(wù)登記入

55、賬。(3)期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)具有嚴(yán)格的處理順序，其基本的處理順序如圖所示。結(jié)轉(zhuǎn)順序如果發(fā)生錯(cuò)誤，即使所有的轉(zhuǎn)賬憑證模板設(shè)置都正確，轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)也可能是錯(cuò)誤的。為了避免結(jié)轉(zhuǎn)順序發(fā)生錯(cuò)誤，轉(zhuǎn)賬憑證模板提供了轉(zhuǎn)賬序號(hào)，進(jìn)行期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理時(shí)，通過(guò)指定轉(zhuǎn)賬順序號(hào)就可以分期、分批完成轉(zhuǎn)賬和記賬工作。銷(xiāo)售成本費(fèi)用收入結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)成品結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本費(fèi)用收入結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)成品結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)輔助生產(chǎn)成本結(jié)轉(zhuǎn)工資折舊費(fèi)用計(jì)提其他待攤預(yù)提費(fèi)用計(jì)提 (4)結(jié)轉(zhuǎn)生成的記賬憑證系統(tǒng)將存于未記賬憑證庫(kù)，這些憑證還需要進(jìn)行審核和記賬操作才能記入賬簿。對(duì)這些憑證的審核主要是審核結(jié)轉(zhuǎn)是否正確。對(duì)于錯(cuò)誤的結(jié)轉(zhuǎn)憑證，

56、系統(tǒng)一般不提供修改功能，修改這些憑證的錯(cuò)誤只能通過(guò)修改設(shè)置來(lái)進(jìn)行。 (5)期末結(jié)轉(zhuǎn)工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜而重要的工作，應(yīng)由指定的專(zhuān)人進(jìn)行。342 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置 期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)通常是企業(yè)在每個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)賬之前都要進(jìn)行的固定業(yè)務(wù)，每個(gè)會(huì)計(jì)期間重復(fù)進(jìn)行。而且這些業(yè)務(wù)的憑證摘要，涉及到的會(huì)計(jì)科目基本是固定的，會(huì)計(jì)分錄中資金的來(lái)源和計(jì)算方法也是固定的。賬務(wù)處理子系統(tǒng)允許把這類(lèi)相對(duì)固定的特殊憑證，定義為憑證模板，在使用時(shí)按規(guī)則調(diào)用即可。這種憑證模板又稱(chēng)自定義憑證。自定義轉(zhuǎn)賬憑證模板可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要有： (1)“費(fèi)用分配”的結(jié)轉(zhuǎn)。例如，工資分配等。 (2) “費(fèi)用分?jǐn)偂钡慕Y(jié)轉(zhuǎn)。例如，制造費(fèi)用等。 (3

57、)“稅金計(jì)算”的結(jié)轉(zhuǎn)。例如，增值稅等。 (4)“提取各項(xiàng)費(fèi)用”的結(jié)轉(zhuǎn)。例如，提取福利費(fèi)等。 (5)“部門(mén)核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。 (6)“項(xiàng)目核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。 (7)“個(gè)人核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。 (8)“客戶(hù)核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。 (9)“供應(yīng)商核算”的結(jié)轉(zhuǎn)。 定義完轉(zhuǎn)賬憑證后，每月月末只需調(diào)用自定義憑證，即可由計(jì)算機(jī)快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動(dòng)追加到未記賬憑證中，通過(guò)審核、記賬后才能真正完成結(jié)轉(zhuǎn)工作。 由于轉(zhuǎn)賬憑證中定義的公式基本上取自賬簿，因此，在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬之前，必須將所有未記賬憑證全部記賬，否則，生成的轉(zhuǎn)賬憑證中的數(shù)據(jù)可能不準(zhǔn)確。特別是對(duì)于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序依次進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成、審核、記賬。

58、如果使用了應(yīng)收、應(yīng)付子系統(tǒng)，則在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中不能按客戶(hù)、供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。 343 試算平衡和對(duì)賬 在會(huì)計(jì)期末，除了對(duì)收入、費(fèi)用類(lèi)賬戶(hù)余額進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)外，還要進(jìn)行對(duì)賬、結(jié)賬，并在結(jié)賬前進(jìn)行試算平衡。 對(duì)賬是對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要是通過(guò)核對(duì)總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來(lái)完成賬賬核對(duì)。 試算平衡就是將系統(tǒng)中設(shè)置的所有科目的期末余額按會(huì)計(jì)平衡公式“借方余額=貸方余額”進(jìn)行平衡檢驗(yàn)，并輸出科目余額表及是否平衡信息。 一般實(shí)行計(jì)算機(jī)記賬后，只要記賬憑證輸入正確，計(jì)算機(jī)自動(dòng)記賬后各種賬簿都應(yīng)是正確、平衡的，但由于非法操作或計(jì)算機(jī)病毒或其他原因有時(shí)可能會(huì)造成某些數(shù)據(jù)

59、被破壞，因而引起賬賬不符，為了保證賬證相符、賬賬相符，應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。 如果使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，則在總賬系統(tǒng)中不能對(duì)往來(lái)客戶(hù)賬、供應(yīng)商往來(lái)賬進(jìn)行對(duì)賬。當(dāng)對(duì)賬出現(xiàn)錯(cuò)誤或記賬有誤時(shí)，系統(tǒng)允許“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，進(jìn)行檢查、修改，直到對(duì)賬正確。344結(jié)帳 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理要求日清月結(jié)，因此通用賬務(wù)系統(tǒng)都設(shè)有結(jié)賬功能。根據(jù)有關(guān)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，結(jié)賬主要是計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各個(gè)會(huì)計(jì)科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時(shí)結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作，計(jì)算機(jī)的結(jié)賬工作也應(yīng)按此辦理。稍有不同的是：計(jì)算機(jī)每次記賬均己結(jié)出各科目的發(fā)生額和余額，因此結(jié)賬工作主要是計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)改變某些狀態(tài)，確定本月

60、的數(shù)據(jù)已處理完畢，不再增加新的憑證。結(jié)賬工作應(yīng)由具有結(jié)賬權(quán)的人員進(jìn)行。由于結(jié)賬工作比較重要，應(yīng)該確定專(zhuān)人進(jìn)行結(jié)賬工作。 1通用賬務(wù)處理子系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟 (1)停止本月的記賬工作。 (2)進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)。數(shù)據(jù)保護(hù)的過(guò)程與記賬基本相同。 (3)進(jìn)行試算平衡。 (4)將本月各賬戶(hù)的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。 2期末結(jié)賬時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題 (1)各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。這些期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)可以采用手工編制記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，也可以利用系統(tǒng)提供的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置功能設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。 (2)當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當(dāng)月憑證，系統(tǒng)將不