員工檔案管理辦法

員工檔案管理辦法員工檔案管理辦法員工檔案管理辦法資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月員工檔案管理辦法版本號(hào)：A修改號(hào)：1頁(yè)次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：?jiǎn)T工檔案管理辦法一、目的為規(guī)范公司人事檔案管理工作，維護(hù)人事檔案材料完整性和安全性，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。二、范圍：區(qū)域及各項(xiàng)目。三、方法和過(guò)程控制（一）人事檔案資料歸檔范圍公司全體員工的個(gè)人檔案（基本信息、入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效管理檔案、晉升檔案、異動(dòng)檔案、離職檔案、薪酬檔案等相關(guān)檔案）及通知、協(xié)議書(shū)、任命書(shū)、合同、委托書(shū)等資料都應(yīng)該進(jìn)行歸檔，以便查找使用。 （二）人事檔案管理的內(nèi)容及操作要求1、員工個(gè)人信息檔案（1）內(nèi)容包括：人事檔案目錄、員工個(gè)人身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、1張1寸照、個(gè)人簡(jiǎn)歷表、員工基礎(chǔ)信息登記表、規(guī)章制度學(xué)習(xí)回執(zhí)書(shū)、廉潔從業(yè)承諾書(shū)（若有）、履職服務(wù)協(xié)議（若有）、體檢報(bào)告、與原單位解除勞動(dòng)合同的證明、崗位技能證書(shū)及各類資格證書(shū)復(fù)印件、面試評(píng)價(jià)表、錄用審批表（單獨(dú)存放）、供職信（單獨(dú)存放）、勞動(dòng)合同書(shū)/實(shí)習(xí)協(xié)議書(shū)、背景調(diào)查證明、員工轉(zhuǎn)考核表等個(gè)人基本信息資料。（2）操作要求：①員工入職后，其崗位技能證書(shū)和職稱資格證書(shū)原件應(yīng)無(wú)條件給公司使用；②財(cái)務(wù)崗、技術(shù)崗員工必須具備上崗證或從業(yè)資格證書(shū)入職；③員工基礎(chǔ)信息登記表中緊急聯(lián)系人及其聯(lián)系方式、員工詳細(xì)的家庭地址或通訊地址必須清晰完善；④勞動(dòng)合同簽訂首簽3年以上，續(xù)簽3年以上；⑤財(cái)務(wù)崗、項(xiàng)目經(jīng)理、部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上員工必須進(jìn)行背景調(diào)查；⑥入職資料應(yīng)齊全并及時(shí)收集歸檔，定期檢查；⑦針對(duì)接觸公司或員工涉及信息人員必須簽訂《保密協(xié)議》。⑧廉潔從業(yè)承諾書(shū)（業(yè)務(wù)部門(mén)全員、財(cái)務(wù)部全員、部門(mén)負(fù)責(zé)人）、履職服務(wù)協(xié)議（人力行政部、財(cái)務(wù)部、部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)全員）。2、員工培訓(xùn)檔案（單獨(dú)存放）（1）內(nèi)容包括：?jiǎn)T工在職期間參與的培訓(xùn)課件、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評(píng)估表（若有）、培訓(xùn)成績(jī)（若有）、委外培訓(xùn)時(shí)簽訂的培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議書(shū)以及培訓(xùn)所得證書(shū)等；（2）操作要求：①員工參加公司出資組織的外部培訓(xùn)費(fèi)用超過(guò)5000元，需與公司有簽訂《培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議》，《培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議》應(yīng)一周內(nèi)收集歸檔；②員工參加公司出資培訓(xùn)，若有取得相關(guān)資格證書(shū)，其證書(shū)復(fù)印件應(yīng)交由人力資源部歸檔；③公司全額出資幫助員工取得上崗證或技能職稱證書(shū)的，原件和復(fù)印件須存放公司。3、員工晉升、調(diào)動(dòng)、調(diào)薪檔案（單獨(dú)存放）（1）內(nèi)容包括：?jiǎn)T工異動(dòng)審批表、員工任命書(shū)（若有）、薪資調(diào)薪表；（2）操作要求：?jiǎn)T工任命審批表、薪資調(diào)薪表審批結(jié)束后即進(jìn)行歸檔。4、員工離職檔案（1）內(nèi)容包括：?jiǎn)T工個(gè)檔案、離職面談表、解除勞動(dòng)合同通知書(shū)；（2）操作要求：①資料必須齊備；②員工辦理離職手續(xù)完善后即收集資料并歸檔。5、績(jī)效考核檔案（單獨(dú)存放）（1）內(nèi)容包括：季度/年度績(jī)效考核記錄表、績(jī)效考核面談表（若有）；（2）操作要求：及時(shí)存檔，資料保密。6、獎(jiǎng)懲檔案（單獨(dú)存放）：各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等記錄文件。（三）人事檔案的借閱管理1、員工個(gè)人檔案只可由部門(mén)負(fù)責(zé)人以上借閱。2、所有借閱檔案不得超過(guò)一周，并保持檔案的完整，不得遺失或造成損壞。3、員工借閱檔案時(shí)，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、不得私自泄露檔案的內(nèi)容，如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制取證時(shí)，應(yīng)事先征得人力行政部同意。4、人事檔案的借閱權(quán)限1）本人可查閱個(gè)人檔案；2）人力行政部負(fù)責(zé)人可查閱本公司全體員工檔案；3）各部門(mén)經(jīng)理可查閱本部門(mén)員工檔案，分管領(lǐng)導(dǎo)可查閱所分管的人員的檔案；4）總經(jīng)理可查閱本公司全體員工檔案；5）員工申請(qǐng)調(diào)入或因工作需要擬將其調(diào)入其他部門(mén)時(shí)，調(diào)入部門(mén)經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)可申請(qǐng)查閱該員工檔案。（四）檔案的保存管理1、在職員工個(gè)人檔案，應(yīng)當(dāng)永久保存，并確保檔案完整。2、員工離職后，其檔案應(yīng)至少保存兩年以上備查。3、員工離職兩年后，必須在征得公司領(lǐng)導(dǎo)、人力行政部領(lǐng)導(dǎo)或分管總經(jīng)理同意后進(jìn)行檔案銷毀，人事檔案管理員不得擅自決定檔案銷毀。4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。（五）人事檔案的存放管理1、檔案管理原則：歸檔及時(shí)、排列有序、整理規(guī)范、保存完整。2、新員工報(bào)到一周內(nèi)，由檔案管理人員嚴(yán)格根據(jù)以上款要求收集相關(guān)資料，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面張貼檔案目錄；3、人力行政部檔案管理人員，應(yīng)及時(shí)更新員工信息，包括但不限于員工基本信息、教育信息、晉升信息、調(diào)動(dòng)信息、勞動(dòng)合同信息等，應(yīng)定期檢查公司人事檔案建立健全性，對(duì)發(fā)現(xiàn)遺失或資料缺失的檔案及時(shí)予以補(bǔ)足；同時(shí)，確保檔案保管的安全性。4、員工檔案資料以紙質(zhì)檔案（員工個(gè)人信息檔案）和電子檔案（調(diào)動(dòng)、晉升、培訓(xùn)、調(diào)薪等）兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案統(tǒng)一以電子表格形式進(jìn)行統(tǒng)一管理；6、檔案的存放應(yīng)注意防火、防潮