管理學精髓PA12：項目管理之采購及外包合同管理

管理學精髓PA12：項目管理之采購及外包合同管理第一頁，共37頁。項目采購與外包合同管理

12.1項目采購管理概述

12.2項目采購計劃

12.3編制詢價計劃

12.4詢價

12.5供方選擇12.6合同管理及合同收尾12第二頁，共37頁。12.1項目采購管理概述項目采購是指從執(zhí)行組織外部購買或獲得完成工作所需的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。項目采購的相關(guān)人主要是買方和賣方，有時也有可能會出現(xiàn)作為項目監(jiān)理的第三方。買方?jīng)Q定采購后會和賣方簽訂合同，根據(jù)商業(yè)規(guī)則，合同的甲方為買方，乙方為賣方，因此又將采購中的買方稱為甲方，賣方稱為乙方。第三頁，共37頁。12.1項目采購管理概述“采購”一詞被廣泛用于政府行為中，許多企業(yè)喜歡使用“購買”，而IT行業(yè)經(jīng)常使用的是“外包”這個詞。在IT企業(yè)中，項目外包則通常是指將IT項目中的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)移給別的組織或個人來完成，如果只是部分工作內(nèi)容發(fā)生轉(zhuǎn)移稱為部分外包，如果全部工作內(nèi)容都轉(zhuǎn)移出去則稱為整體外包。在IT項目中，外包多發(fā)生在軟件項目這種有關(guān)人的工作量比較密集的項目中。第四頁，共37頁。12.1項目采購管理概述采購與外包的作用采購方要進行IT項目的采購或外包，不管是什么原因，將進行項目的采購和外包至少有如下作用：有利于專注于核心業(yè)務(wù)得到技能和技術(shù)提高效益規(guī)避項目風險降低企業(yè)長期營運成本第五頁，共37頁。12.1項目采購管理概述采購的基本原則1、成本效益原則2、質(zhì)量原則3、進度配合原則4、公平競爭原則

第六頁，共37頁。12.1項目采購管理概述

項目采購過程采購規(guī)劃：決定采購的內(nèi)容和在什么時侯采購編制詢價計劃：擬訂所需產(chǎn)品的相關(guān)文件和識別潛在的供應(yīng)商詢價：采購方和潛在的供應(yīng)商進行交互的過程供方選擇：采購方從潛在的供應(yīng)商中進行選擇合同管理：對合同進行管理，確保合同條款的完成合同收尾：對項目基本完工的確認與驗收第七頁，共37頁。12.2項目采購計劃第八頁，共37頁。12.2項目采購計劃項目自制外購分析根據(jù)成本分析項目是自行開發(fā)還是外購，有時也需要考慮一些其它的因素，如某些企業(yè)對數(shù)據(jù)保密性、系統(tǒng)安全性、軟件的可靠性要求較高，當自己有足夠的人力資源保障，就應(yīng)當考慮自行研發(fā)。IT項目技術(shù)性比較強，在項目采購規(guī)劃過程中，咨詢內(nèi)部或外部的專業(yè)技術(shù)專家的意見是非常必要的。第九頁，共37頁。12.3編制詢價計劃第十頁，共37頁。12.3編制詢價計劃編制詢價計劃、詢價、選擇供應(yīng)商這些過程稱為“招投標”。這些過程都需要采購方、供應(yīng)方參與，需要獲得產(chǎn)品、服務(wù)或成果的一方稱為采購方，提供產(chǎn)品、服務(wù)或成果的一方稱為供應(yīng)方。作為軟件開發(fā)商極有可能成為采購方也有可能成為供應(yīng)方，當他們?yōu)樾璺介_發(fā)軟件產(chǎn)品時為供應(yīng)方，當他們將負責開發(fā)的軟件外包時就成為了采購方。在供應(yīng)關(guān)系沒有確立之前，可能有多家供應(yīng)方參與投標，這些供應(yīng)方統(tǒng)稱為潛在的供應(yīng)方。第十一頁，共37頁。12.3編制詢價計劃編制詢價計劃編制詢價計劃的過程中要準備詢價所需的文件和確定合同簽訂的評判標準，此過程中產(chǎn)生的文件有招標書、征求建議書、詢價書、招標通知、洽談邀請函等，其中最為常用的是招標書。采購方常將招標書發(fā)送給潛在的供應(yīng)商，以征求潛在的供應(yīng)商的產(chǎn)品、服務(wù)解決方案和報價，得到潛在的供應(yīng)商的進一步情況，以利于詢價乃至于作出供應(yīng)商選擇。第十二頁，共37頁。12.3編制詢價計劃招投標文件類型投標邀請書（IFB）邀請潛在的供應(yīng)商投標的文件詢價邀請書（RFQ）用于征求潛在賣方報價或標書的文件建議邀請書（RFP）邀請供應(yīng)商提供方案的文件第十三頁，共37頁。12.3編制詢價計劃編制詢價計劃

1、撰寫一份好的招標書是項目采購管理中的關(guān)鍵步驟之一。

2、然而寫出一份好的招標書并非易事，需要編寫人員既站在采購方的立場也要為潛在的供應(yīng)商考慮。3、評價標準的制定例如：技術(shù)手段30%管理方法30%歷史績效20%價格因素20%

第十四頁，共37頁。12.4詢價第十五頁，共37頁。12.4詢價

詢價就是從潛在的供應(yīng)商處獲得項目建議書或標書；在這個過程中潛在的供應(yīng)商將要做大部分的工作，采購方潛在的供應(yīng)商需要不斷的進行溝通，包括召開招投標會議來回答潛在的供應(yīng)商的問題。在大多數(shù)情況下，會有多家潛在供應(yīng)商提供采購方所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，并能收到多份標書，這時采購方可以利用這種競爭性的環(huán)境，以更低的價格獲得更好的服務(wù)。第十六頁，共37頁。12.4詢價選擇供應(yīng)商

在收到潛在的供應(yīng)商提供的建議書（或標書）后，采購方就要選擇一家供應(yīng)商或取消采購。

選擇供應(yīng)商的過程包括評估投標者的建議書、選擇一個最佳的投標者、進行合同談判、簽訂合同等過程。

價格或費用可能是選擇供應(yīng)商的主要因素，但如果供應(yīng)商并不能及時或保質(zhì)保量地交付產(chǎn)品、服務(wù)或成果，則供應(yīng)商的聲稱的最低價格未必就真的具有足夠的競爭力。第十七頁，共37頁。12.4詢價選擇供應(yīng)商

建議書（或標書）通常分成技術(shù)（方案）和商務(wù)（價格）兩部分，有時還要求加入項目管理部分。

選擇供應(yīng)商是一個費時而又繁瑣的過程，詢價和評估過程有可能要反復(fù)地進行，談判也會是這樣，需要細心而又耐心地面對。第十八頁，共37頁。12.4詢價選擇供應(yīng)商投標書（建議書）評價樣表第十九頁，共37頁。12.4詢價選擇供應(yīng)商供應(yīng)商評價樣表第二十頁，共37頁。12.5供方選擇第二十一頁，共37頁。12.5供方選擇

招標方式（工程建設(shè)項目施工招標投標辦法）

從世界各國的情況看，招標主要有公開招標和邀請招標等方式。

公開招標：是指招標人在指定的報刊、電子網(wǎng)絡(luò)或其他媒體上發(fā)布招標公告，吸引眾多的企業(yè)單位參加投標競爭，招標人從中擇優(yōu)選擇中標單位的招標方式。

邀請招標：也稱選擇性招標，由招標人根據(jù)潛在供應(yīng)商的資信和業(yè)績，選擇一定數(shù)目的法人或其他組織，向其發(fā)出投標邀請書，邀請他們參加投標競爭。采購采用以下方式：（一）公開招標；（二）邀請招標；（三）競爭性談判；（四）單一來源采購；

第二十二頁，共37頁。12.5供方選擇招投標管理法律法規(guī)

項目的招投標有明確的法律法規(guī)，它們對招標人、投標人、評標人、中標人的資格，必須遵守的規(guī)則和紀律進行了嚴格的規(guī)定。

我國政府頒布的《中華人民共和國招標投標法》是一部法律文件，對項目的招投標過程進行了詳細的規(guī)定。第二十三頁，共37頁。12.5供方選擇公開招標的流程組建招標班子編制招標文件和標底發(fā)布招標公告投標者資格預(yù)審文件答疑開標、詢標、評標決標、授標、簽約第二十四頁，共37頁。案例分析某建設(shè)單位經(jīng)相關(guān)主管部門批準，組織某建設(shè)項目全過程總承包（即EPC模式）的公開招標工作。根據(jù)實際情況和建設(shè)單位要求，該工程工期定為20個月。考慮到各種因素的影響，決定該建設(shè)項目在基本方案確定后即開始招標，確定的招標程序是：①成立該工程招標領(lǐng)導機構(gòu)②委托招標代理機構(gòu)代理招標③發(fā)出投標邀請書④對報名參加投標者進行資格預(yù)審，并將結(jié)果通知合格的申請投標人⑤向所有獲得投標資格的投標人發(fā)售招標文件⑥召開投標預(yù)備會⑦招標文件的澄清與修改⑧建立評標組織，制定標底和評標、定標方法⑨召開開標會議，審查投標書⑩組織評標⑾與合格的投標者進行質(zhì)疑澄清⑿決定中標單位⒀發(fā)出中標通知書⒁建設(shè)單位與中標單位簽訂承包合同。問題一：指出上述招標程序中的不妥和不完善之處，并簡要說明理由。第二十五頁，共37頁。12.6合同管理合同包括哪些內(nèi)容：當事人的名稱或者姓名和住所標的數(shù)量質(zhì)量價款或者報酬履行期限、地點和方式違約責任解決爭議的方法。。。第二十六頁，共37頁。案例分析老王是國內(nèi)某知名企業(yè)的項目經(jīng)理，負責東南某省的一個企業(yè)建設(shè)項目的管理。在該項目合同中，簡單地列出了幾條項目承建方應(yīng)完成的工作，據(jù)此老王自己制定了項目的范圍說明書。甲方的有關(guān)工作由其技術(shù)中心組織和領(lǐng)導，技術(shù)中心主任兼任該項目的甲方經(jīng)理?？墒窃陧椖繉嵤┻^程中，有時是甲方的財務(wù)部直接向老王提出變更要求，有時是甲方的銷售部直接向老王提出變更要求，而且有時這些要求是相互矛盾的。面對這些變更要求，老王試圖用范圍說明書來說服甲方，甲方卻動輒引用合同的相應(yīng)條款作為依據(jù)，而這些條款要么太粗、不夠明細，要么老王跟他們有不同的理解。因此老王因?qū)@些變更要求不能簡單地接受或拒絕而左右為難，感到沮喪。如果不改變這種狀況，項目完成看來要遙遙無期。

問題一：結(jié)合你的項目管理經(jīng)驗，請簡要分析上述問題產(chǎn)生的可能原因第二十七頁，共37頁。第二十八頁，共37頁。合同付款類型與支付方法第二十九頁，共37頁。合同付款類型與支付方法第三十頁，共37頁。合同付款類型與支付方法第三十一頁，共37頁。合同付款類型與支付方法第三十二頁，共37頁。合同付款類型與支付方法名稱縮寫特點對買方風險適合場景固定總價FP一口價，不容易改變范圍最小產(chǎn)品范圍很明確時成本補償合同成本加成CPPC花的多，給的多，買方參與多最大范圍不明確，買方較強項目管理能力成本加固定獎勵CPFF獎金不變-范圍不明確時成本加獎勵CPIF獎勵節(jié)約，反對浪費-范圍不明確，有明確的懲罰獎勵條件時間材料合同（單價合同）T&M單位時間固定價格，談判快-范圍不明確，缺乏項目管理能力第三十三頁，共37頁。合同收尾第三十四頁，共37頁。12.6合同收尾

合同收尾產(chǎn)品驗證所有的工作是否都已經(jīng)完成？是否正確？客戶是否滿意？管理收尾分析項目中的經(jīng)驗與教訓將所有的項目文檔