會(huì)議禮儀(33張)課件

商務(wù)會(huì)議禮儀商務(wù)會(huì)議禮儀

公司會(huì)議的工作安排

工作會(huì)議的會(huì)前工作

工作會(huì)議的會(huì)中工作

工作會(huì)的會(huì)后工作公司會(huì)議的工作安排工作會(huì)議的會(huì)前工作

會(huì)務(wù)工作（會(huì)前）1.確定會(huì)議主題與議題2.確定會(huì)議名稱3.確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格4.明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)5.明確會(huì)議所需設(shè)備和工具6.確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期7.確定與會(huì)者名單8.選擇會(huì)議地點(diǎn)9.安排會(huì)議議程和日程10.制發(fā)會(huì)議通知11.制作會(huì)議證件12.準(zhǔn)備會(huì)議文件材料13.安排食住行14.制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案15.布置會(huì)場16.會(huì)場檢查會(huì)務(wù)工作（會(huì)前）1.確定會(huì)議主題與議題

會(huì)務(wù)工作（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到會(huì)議值班保衛(wèi)工作

報(bào)到及接待工作

做好后勤保障工作

編寫會(huì)議簡報(bào)做好會(huì)議保密工作

會(huì)議信息工作會(huì)務(wù)工作（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到

會(huì)務(wù)工作（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要

催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)

會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道

會(huì)務(wù)工作（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作安排與會(huì)2、確定會(huì)議名稱會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。

會(huì)前準(zhǔn)備工作1、確定會(huì)議主題與議題要有切實(shí)的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；要有明確的目的。

2、確定會(huì)議名稱會(huì)前準(zhǔn)備工作4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期

會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格

本著精簡效能的原則會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）．必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。5、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)9、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排，對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。

8、確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。9、安排會(huì)議議程與日程8、確定會(huì)議地點(diǎn)10、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。10、制發(fā)會(huì)議通知

11、制作會(huì)議證件

代表證出席證

會(huì)議正式證件列席證來賓證

會(huì)議證件旁聽證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證

會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。11、制作會(huì)議證件

12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料主方談判的接待準(zhǔn)備

（1）主座談判的接待準(zhǔn)備主座談判，作為東道主一方出面安排各項(xiàng)談判事宜時(shí)，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。①成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。主方談判的接待準(zhǔn)備（1）主座談判的接待準(zhǔn)備②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息可向客方索要談判代表團(tuán)成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級(jí)別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時(shí)間、地點(diǎn)、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購返程車船票或飛機(jī)票。②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息③擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實(shí)際，擬訂出接待計(jì)劃和日程安排表。日程安排還要注意時(shí)間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。③擬訂接待方案如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊(duì)分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時(shí)，東道主可根據(jù)實(shí)際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會(huì)或招待會(huì)，客方談判代表在談判期間的費(fèi)用通常都是由其自理的。會(huì)議禮儀(33張)課件迎接的客人較多的時(shí)候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊(duì)迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。如果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請(qǐng)客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過。會(huì)議禮儀(33張)課件（3）談判室的布置與座次安排

小規(guī)模談判還可在會(huì)客室，有條件的話最好安排二三個(gè)房間，一間作為主要談判室外，另一間作為雙方進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商的密談室，再配一個(gè)休息室。談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設(shè)簡潔、實(shí)用、美觀。（3）談判室的布置與座次安排談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜（4）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”，對(duì)一些非原則性問題采取寬容的態(tài)度，以保證談判的順利進(jìn)行。明確告訴主方自己代表團(tuán)的來意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時(shí)間、航班車次、食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便主方的接待安排?？膳c主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動(dòng)要求，但應(yīng)尊重主方安排。（4）客座談判的禮儀可與主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽談判期間，對(duì)主方安排的各項(xiàng)活動(dòng)要準(zhǔn)時(shí)參加，通常應(yīng)在約定時(shí)間的5分鐘之前到達(dá)約定地點(diǎn)。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問要先預(yù)約。對(duì)主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎靖兄x?？妥勁杏袝r(shí)也可視雙方的情況，除談判的日程外，自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動(dòng)。談判期間，對(duì)主方安排的各項(xiàng)活動(dòng)要準(zhǔn)時(shí)參加，2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求（1）整潔的儀容儀容是指一個(gè)人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、面部和手部。商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求（1）整潔的儀容①男性頭發(fā)：發(fā)型簡單大方，長短適當(dāng)，干凈整齊，不準(zhǔn)留新潮、怪異的發(fā)型，不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)，亦不準(zhǔn)染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。手：談判時(shí)，握手問候、交換名片和遞送文件等都會(huì)將手展示于人，因此，及時(shí)修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的。

①男性面部：保持干凈清爽，養(yǎng)成每天上班前必剃須的習(xí)慣，不準(zhǔn)留胡子，也不能留大鬢角。談判前，不要進(jìn)食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類的食物，保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。面部：保持干凈清爽，談判前，不要進(jìn)食大蒜、蔥、韭菜、②女性

出席商務(wù)談判的女性，應(yīng)選擇端莊大方的發(fā)型，過于時(shí)髦、怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固定的長發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這種場合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以樸實(shí)素雅為佳。臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協(xié)調(diào)?？蛇m當(dāng)使用清新的淡香水，但香氣不可過于濃烈。②女性女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油美飾一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油（2）規(guī)范的服飾①男性：應(yīng)穿深色(藍(lán)、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝，白色(或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領(lǐng)帶，配深色襪子和黑色皮鞋。除結(jié)婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時(shí)間，又是最好的裝飾品。在商務(wù)談判場合，男性不應(yīng)穿著茄克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服裝出席。（2）規(guī)范的服飾

②女性：端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長筒或連褲絲襪和黑色的高(中)跟鞋。與服飾配搭，適當(dāng)點(diǎn)綴一兩件首飾或胸針(花)、絲巾等。出席商務(wù)談判的女性，切忌穿得太緊、太透、太花、太露、太短的休閑裝或牛仔裝、運(yùn)動(dòng)裝，也不要佩戴太多的首飾，否則既顯得沒有教養(yǎng)，也顯得沒有品味。②女性：（3）文明得體的言談舉止①說話商務(wù)談判人員要求說話表達(dá)準(zhǔn)確，口齒清晰，言詞有禮，要多用敬語和謙語，盡量采用委婉的表達(dá)方式。商務(wù)談判時(shí)，還要善于傾聽對(duì)方的意見，要求準(zhǔn)確把握對(duì)方的意圖。②舉止出席談判人員的舉止要自然大方，優(yōu)雅得體：說話速度不宜太快，涉外談判時(shí)，更應(yīng)照顧到翻譯的方便。說話的態(tài)度要友好、和善，面帶微笑，以有助于促使問題的解（3）文明得體的言談舉止說話速度不宜太快，

談判過程中的禮儀

商務(wù)談判過程中，自始至終都貫穿一定的禮儀規(guī)范:主方準(zhǔn)時(shí)迎候。主方人員應(yīng)先于客方到達(dá)談判地點(diǎn)，當(dāng)客方人員到達(dá)時(shí)，主方人員在大樓門口迎候，亦可指定專人在大樓門口接引客人，主方人員只在談判室門口迎雙方由主談人介紹各自成員，互相握手、問候、致意。然后由客方先行進(jìn)入談判室或賓主雙方同時(shí)進(jìn)入談判室，主方人員待客方人員落座后再坐下。

談判過程中的禮儀

商務(wù)談判過程中，自始至終都主方準(zhǔn)重要的談判，在正式開始前，雙方作簡短致辭，互贈(zèng)紀(jì)念品，安排合影后再入座。合影位置排列，通常主方主談人居中，其右側(cè)是客方主談人，客方其余代表依次排列，主方其余代表一般站在兩端。重要的談判，在正式開始前，雙方作簡短致辭，互贈(zèng)紀(jì)念品，安排合雙方人員入座后談判正式開始，這時(shí)非