企業(yè)郵箱管理制度

企業(yè)郵箱管理制度企業(yè)郵箱管理制度企業(yè)郵箱管理制度資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月企業(yè)郵箱管理制度版本號(hào)：A修改號(hào)：1頁(yè)次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：企業(yè)郵箱管理制度為了加強(qiáng)公司企業(yè)郵箱的管理，規(guī)范公司網(wǎng)絡(luò)信息傳遞及發(fā)布行為，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況制定本管理制度，具體如下：1適用范圍本制度適用于公司及所屬各子、分公司。2責(zé)任本制度由信息化部編制、修訂；行政中心公司辦組織會(huì)簽、發(fā)文；總經(jīng)理批準(zhǔn)。信息化部負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)郵箱的運(yùn)行和使用提供技術(shù)支持。3申請(qǐng)開通員工所屬部門根據(jù)員工崗位工作需求，確定要為員工申請(qǐng)開通企業(yè)郵箱的，填寫《企業(yè)郵箱申請(qǐng)表》（見附件），并將申請(qǐng)表經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，提交信息化部。信息化部對(duì)《企業(yè)郵箱申請(qǐng)表》進(jìn)行復(fù)核，對(duì)符合申請(qǐng)使用企業(yè)郵箱條件的，在1～3個(gè)工作日內(nèi)，完成郵箱的分配與參數(shù)設(shè)置，通知相應(yīng)部門啟用郵箱。信息化部對(duì)開通郵箱的《企業(yè)郵箱申請(qǐng)審批表》，原件應(yīng)存檔備查，直到對(duì)應(yīng)的企業(yè)郵箱被收回或注銷。4收回或注銷公司及所屬各子、分公司的人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工變動(dòng)情況，隨時(shí)向信息化部提供人員變動(dòng)名單。信息化部根據(jù)變動(dòng)名單及時(shí)對(duì)郵箱進(jìn)行維護(hù)管理（權(quán)限收回或者郵箱注銷）。對(duì)因員工離職需要注銷的郵箱，由信息化部設(shè)定一個(gè)月過渡期。在過渡期中，信息化部重新設(shè)定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設(shè)定密碼。同時(shí)，設(shè)置郵箱自動(dòng)回復(fù)功能，告知來信方該員工已離職，同時(shí)告知對(duì)方新的聯(lián)系郵箱。過渡期結(jié)束后，備份郵箱數(shù)據(jù)，注銷郵箱。對(duì)因員工離職或調(diào)動(dòng)，需要收回權(quán)限轉(zhuǎn)交其他員工管理的郵箱（如部門郵箱），信息化部重新設(shè)定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設(shè)定密碼。5使用規(guī)范公司及各子、分公司所屬各部門、各員工必須采用公司企業(yè)郵箱進(jìn)行與工作相關(guān)的內(nèi)外交流。只有部門郵箱是公司認(rèn)可的對(duì)外發(fā)送正式的、具有法律效力的文字、圖片、影像、文檔等資料的有效郵箱。各部門必須指定專人管理部門郵箱。公司宣傳資料、名片等對(duì)外發(fā)放的所有電子、文字材料，必須且只能使用企業(yè)郵箱。企業(yè)郵箱的基本命名規(guī)則由信息化部制定，如有重名等情況，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。每位員工只能申請(qǐng)一個(gè)個(gè)人郵箱；每個(gè)部門由公司統(tǒng)一分配一個(gè)部門郵箱。嚴(yán)禁使用企業(yè)郵箱收發(fā)各類違反國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的內(nèi)容。嚴(yán)禁使用企業(yè)郵箱傳播不利于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常開展，不利于公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)的言論和文件。嚴(yán)禁使用企業(yè)郵箱傳播帶有病毒、惡意軟件的郵件內(nèi)容。嚴(yán)禁使用各種技術(shù)手段攻擊公司企業(yè)郵箱系統(tǒng)，或者對(duì)其他同事郵箱進(jìn)行密碼破解等入侵行為。禁止群發(fā)超大容量郵件。如因特殊原因有此需要，應(yīng)事先與信息化部取得聯(lián)系，由信息化部協(xié)助解決。為保護(hù)個(gè)人隱私，企業(yè)郵箱使用人不要使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個(gè)人隱私的各類文件內(nèi)容。如果使用人由于使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個(gè)人隱私的內(nèi)容而導(dǎo)致個(gè)人隱私泄漏，公司不承擔(dān)任何法律責(zé)任。員工必須定期接收郵件，凡屬公司業(yè)務(wù)往來的郵件，必須回復(fù)確認(rèn)，否則視為未接收郵件，由此造成的損失及責(zé)任由員工自行承擔(dān)。超大郵件的發(fā)送與接收：企業(yè)郵箱發(fā)送、接收郵件最大普通附件容量為10兆，超大附件容量為100兆，對(duì)外發(fā)送時(shí)應(yīng)考慮對(duì)方郵箱接收的最大容量限制。6郵箱管理企業(yè)郵箱由信息化部管理、運(yùn)行和維護(hù)。企業(yè)郵箱用戶應(yīng)至少每月清理一次郵件，不得長(zhǎng)期積壓郵件占用企業(yè)郵箱空間資源。禁止把企業(yè)郵箱作為活動(dòng)存儲(chǔ)器使用。郵箱空間占用長(zhǎng)期保持在高比率（指空間占用率在90天內(nèi)一直保持在80%）的用戶，管理員將發(fā)送管理員通知郵件到該郵箱，此一周后仍未整改，管理員有權(quán)對(duì)該郵箱進(jìn)行清理清理。郵箱用戶需對(duì)自己郵箱的帳號(hào)、密碼安全負(fù)全部責(zé)任。用戶對(duì)使用自己的電子郵箱帳號(hào)傳輸?shù)乃袃?nèi)容及產(chǎn)生的后果承擔(dān)全部責(zé)任。郵箱用戶若發(fā)現(xiàn)任何非法使用本人帳號(hào)或其它系統(tǒng)安全漏洞情況，應(yīng)立即報(bào)告信息化部。企業(yè)郵箱各用戶的初始容量為200兆，在使用郵箱后可以根據(jù)實(shí)際需要向管理員申請(qǐng)?jiān)黾涌臻g，管理員需酌情考慮調(diào)增。信息化部應(yīng)對(duì)所有郵件及操作進(jìn)行日志記錄，并對(duì)特定郵箱進(jìn)行郵件監(jiān)控備份，以保護(hù)公司信息資源。7附則使用公司企業(yè)郵箱的部門和員工，必須嚴(yán)格遵守本制度。7.1.1如有違反本制度，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。7.1.2如因違反本制度導(dǎo)致法律責(zé)任的，由相關(guān)部門和個(gè)人直接承擔(dān)。公司將協(xié)助司法部門依法追究民事或刑事責(zé)任。若員工的行為違反有關(guān)法律法規(guī)或公司規(guī)章制度，公司將作出獨(dú)立判斷，并有權(quán)立即收回該員工的企業(yè)郵箱。附件7.3.1《企業(yè)郵箱申請(qǐng)審批表》本制度由信息化部負(fù)責(zé)解釋。本制度從頒布之日起生效。附件：企業(yè)郵箱申請(qǐng)審批表部門：日期：姓名崗位郵箱用途承諾簽字備注部門審核：