企業(yè)文檔管理解決方案

微軟解決方案-企業(yè)文檔管理通過文檔協(xié)作和管理提升企業(yè)的知識積累、工作效率和創(chuàng)新能力問題和挑戰(zhàn)一、 在市場競爭日益激烈的今天，每個企業(yè)都面臨著如何提升自身競爭力的問題企業(yè)競爭力的提高體現在很多方面，如新產品的快速提供，高質量的客戶服務，不斷優(yōu)化的內部業(yè)務管理流程，企業(yè)對員工的吸引力以及企業(yè)文化的大力發(fā)揚等。這些核心競爭力的形成和發(fā)展歸根結底都與企業(yè)對自身以往的實踐經驗和相關領域知識的積累程度密切相關。企業(yè)的知識財富積累的快、積累的多，企業(yè)形成上述競爭力就越有基礎，這些競爭力體現的就明顯；反之如果企業(yè)不能有效的積累自身知識財富，就會逐漸在市場競爭中被淘汰下來。二、 企業(yè)管理者關注如何能夠提高員工技能，提高員工的工作效率企業(yè)的工作效率與員工的技能和提供的支持幫助密切相關，企業(yè)中有能力水平高的員工，也有新進入崗位的普通員工。如何沉淀各種規(guī)范化的操作流程以及各種專業(yè)知識，幫助普通員工更快的學習掌握工作技能，這將是提高企業(yè)整體工作效率的關鍵。此外，對于企業(yè)的信息工作者（從事分析、統(tǒng)計、管理、研究和設計等工作的人員），學習了解別人的工作成果和知識，可以對自己的工作提供很大的幫助，往往達到事半功倍的效果。三、 如何提升企業(yè)的創(chuàng)新能力，幫助企業(yè)不斷發(fā)展企業(yè)的創(chuàng)新是建立在穩(wěn)固的知識基礎之上的，沒有良好的反饋更新環(huán)境，很難憑空進行創(chuàng)新。例如在某些優(yōu)秀企業(yè)中，我們常?？梢钥吹竭@樣的情況，一篇好的知識文檔被企業(yè)內部其他員工瀏覽上百次、千次，從中抽取對自己目前工作有幫助的內容，進一步加工變成新的、有價值的知識文檔，而原來的這篇知識文檔也通過使用過程中的不斷反饋得到了提高和完善，這種積累、反饋、創(chuàng)新的正反饋過程是企業(yè)創(chuàng)新能力提高的必由之路。文檔協(xié)作與管理=〉知識積累解決方案概述為了更好地解決企業(yè)內部和外部大量知識文檔需要管理的問題，微軟推薦企業(yè)采用電子化的手段、網絡化的方式、信息化的管理方法實現企業(yè)文檔的協(xié)作和管理，并幫助逐步實現企業(yè)的知識積累、工作效率提高和企業(yè)創(chuàng)新能力的提升。微軟的解決方案是：通過使用MicrosoftOfficeSystem，為客戶提供一個文檔集中管理、集中控制的協(xié)同工作平臺：使用標準的文檔結構和模板，提高制作文檔的效率統(tǒng)一的文檔控制和信息共享平臺，高效連接團隊成員和合作伙伴降低文檔和信息的安全風險基于知識管理的全文信息檢索，提高對企業(yè)內容和現有業(yè)務系統(tǒng)的信息再利用提供使用微軟技術的合作伙伴基于MicrosoftOfficeSystem進行快速定制、整合、配置等附加電子文檔解決方案整個方案適用于各企業(yè)、機構中的文控中心和檔案管理中心以及企業(yè)中各個部門和工作團隊的文檔庫和文檔協(xié)作。如果企業(yè)已有部門級的檔案庫、資料庫和文檔庫，可以采用與這個平臺進行對接的方式，對整個企業(yè)的文檔進行統(tǒng)一的管理和利用。方案優(yōu)勢和業(yè)務收益基于MicrosoftOfficeSystem的電子文檔管理解決方案為客戶提供了一個文檔集中管理、集中控制的協(xié)同工作平臺，可以對文檔生命周期的各個環(huán)節(jié)進行有效管理。幫助客戶提高文檔制作效率，規(guī)范處理流程，增強文檔和信息的安全性，降低管理和運營的成本。整個方案的優(yōu)勢體現在：提供標準的文檔結構和模板，提高制作文檔的效率電子文檔管理解決方案幫助客戶規(guī)范文檔結構和模板，使員工可以高效、標準地創(chuàng)建專業(yè)文檔，提高文檔制作效率。具體包括：統(tǒng)一的文檔管理平臺使用文檔庫集中管理業(yè)務文檔一致的文檔創(chuàng)建模板統(tǒng)一的文檔控制和信息共享平臺，高效連接團隊成員和合作伙伴電子文檔管理解決方案提供了一個協(xié)同工作平臺，加強了文檔的集中管理和控制能力。并提供了靈活的、可視化的、可定制的文檔審批工作流程，提高文檔處理效率和協(xié)作能力。具體包括：高效的協(xié)同工作平臺集成的即時信息溝通和協(xié)作可視化、自動化的文檔審批過程可靈活定制的文檔處理流程自動保存文檔修訂版本記錄文檔編輯鎖定機制，保證業(yè)務文檔的完整性降低文檔和信息的安全風險電子文檔管理解決方案能夠嚴格控制企業(yè)文檔和信息的訪問權限，防止機密信息泄露，降低安全問題所帶來的運營風險。具體包括：集成的信息權限管理工具可靈活定制的文檔、信息訪問策略和模板自動保存文檔訪問和修訂記錄，實現文檔操作留痕防止用戶對文檔意外或惡意刪除

基于知識管理的全文信息檢索，提高對企業(yè)內容和現有業(yè)務系統(tǒng)的信息再利用電子文檔管理解決方案提供靈活的信息分類和全文檢索能力，可以有效地連接企業(yè)現有的業(yè)務系統(tǒng)，實現企業(yè)信息再利用，極大限度地節(jié)省人工成本。具體包括：連接企業(yè)現有業(yè)務系統(tǒng)的智能文檔多維度的文檔信息分類導航功能強大的全文檢索能力總體架構整個方案的總體架構圖如下：流程服務管理服務國帝化憬計二我心，皆更潦程引零流程服務管理服務國帝化憬計二我心，皆更潦程引零監(jiān)左工只.盲■日志擴稀口 瘦縈 擴展服務Web服務器Database服務認證職務自錄職務宙引見!索 對屋模型任務調斐 ”￥試」3才標匚*■[>云W文檔協(xié)作門戶文檔存儲15武分類T1文檔創(chuàng)建文攔噗版智能文擋沖M元藪據文檔檢索屬性卷需文擋朔庠多人艾襠掰雨?食丁偵-『：徵K:控希||K襠詭程簧/■?宏，|男新退知文檔安全文檔庫/文件夾級授權文件級投棧m脂rw復制文檔有茲時間舊子箍章nj其他諦知日歷調查統(tǒng)"報表系統(tǒng)包含三個層次功能，來滿足最終用戶、文檔管理員和系統(tǒng)管理員的日常操作需求:應用層文檔協(xié)作門戶：提供企業(yè)用戶訪問系統(tǒng)的主要界面，用于進行日常的文檔協(xié)作和信息的發(fā)布，具有身份認證、界面友好、易于操作的特色。文檔存儲：提供文件夾分類、樹狀瀏覽方式、回收站管理和歸檔等特色。文檔創(chuàng)建：具有預定義的文檔模板、智能文檔和XML元數據模板定義等特色，使文檔管理員的工作更加輕松和規(guī)范。文檔檢索：提供給用戶全文檢索、按屬性檢索和對屬性元數據進行管理或擴展的能力，方便用戶不斷擴展的文檔管理需求。文檔協(xié)作：提供多人協(xié)同文檔編輯和修訂，與即時消息集成、方便進行交流和小組討論，也可以通過Web進行留言和討論，具備版本控制、文檔審批流程和文檔使用的簽入簽出、更新通知等功能，能夠極大的提高用戶使用的積極性和便利性。文檔安全管理：同時具有對文檔庫、文件夾的權限控制和單獨文檔的訪問授權，通過數字版權管理控制對文檔的打印和復制，并具備文檔有效時間和電子簽章的能力，有效的控制了文檔的安全和保密。其他輔助功能：提供文檔協(xié)作的相關輔助功能如：會議通知、日歷安排、在線調查和統(tǒng)計分析報表等，幫助企業(yè)員工更好的工作?；A服務層存儲服務：提供高效、穩(wěn)定的存儲引擎，保證文檔存儲的可靠性。安全性服務：具備標準安全控制和強安全控制能力；系統(tǒng)管理員通過設置角色和權限模板，簡化安全管理的復雜度，最大程度保證文檔的安全。流程服務：流程引擎提供了圖形化的流程設計界面，方便文檔管理員和系統(tǒng)管理員定義和修改，適應企業(yè)不斷變化的管理流程，并提供了監(jiān)控工具和擴展接口。管理服務：對整個文檔庫和文檔Web站點進行統(tǒng)一管理，通過圖形化的界面對文檔使用進行審核、跟蹤和日志查看，也提供備份和恢復的功能。搜索：搜索引擎提供全文檢索和屬性檢索需要的索引建立和更新，并具備搜索任務調度的能力，提高搜索的準確性和效率。擴展服務：通過提供系統(tǒng)的對象模型、接口方法、WebService標準對系統(tǒng)進行擴展，通過事件觸發(fā)機制，響應外部其他相關系統(tǒng)的訪問請求，為系統(tǒng)間的整合提供了靈活、良好的工具。系統(tǒng)層Web服務器：功能強大、效率高、安全的MicrosoftInternetInformationServer。Database服務：高效、穩(wěn)定、強大的MicrosoftSQLServer服務器。認證服務：提供多種安全認證方式，包括加密認證、證書認證等。目錄服務：使用微軟的活動目錄存儲企業(yè)的組織機構和人員信息，方便的查詢和檢索以及統(tǒng)一認證。主要功能模塊特色文檔導航與瀏覽界面

-「im,tl-「im,tl:ii「m文檔氐性制-_!三戔巨詢寸.中,聲與昂Fbl當-一jini.寸甘氈J.HL.Zkj一哉選■=￡互忙IR5ZF我列擊|奏舌下虱H表m-丈了所百丈昔撞哇共6蒞丈花^-1^6類型r名臨劃癥日期十太小也健者坪分l^l「J(DL_IsiC4L_56FVLC4E[彳][訂間]zmi-a6-23I]匚QuLckPsirt[門[ilffl]皿TF6T3☆☆☆☆☆曾|-tg[+][tr聞]zmi-a6-23倒|—iH-im-[1]n'<i皿TFE3⑵照襁護O■￡|rr 成[1]n■<1ZHJT-QTFZ4照系統(tǒng)苗FO-窿r內客晚II【訂閱】伯苛.荃統(tǒng)佐nO文擋列歪下蜒中岫檔|如至下哉列表|五者下載列表奶 4品示所百涌擷擊共16焉涌，顯示L至611I在這個界面中，用戶可以使用文檔導航樹來進行文檔導航瀏覽。通過點擊導航樹的節(jié)點，瀏覽到相關的文檔信息。在文檔列表中，用戶可以對文檔進行各種操作。除了文檔的名稱、創(chuàng)建日期、創(chuàng)建者、文件大小等基本信息之外，每個文檔的下載統(tǒng)計數據以及用戶對文檔的評分，都會直接顯示在文檔列表界面中。用戶在此界面中，也可以通過鼠標直接為文檔評分。文檔導航節(jié)點定義為了獲取更大的靈活性，文檔的導航方式與文檔的物理存放位置，即它存放在文檔庫的哪個文件夾中，沒有任何關聯(lián)關系，相反，而是采用了由管理員自定義每個導航節(jié)點的方式進行。管理員可以在后臺的導航節(jié)點維護界面中，直接以樹形結構定義每個導航節(jié)點。每個導航節(jié)點都包含一個查詢條件，通過這個查詢條件，將符合此查詢條件的文檔與這個節(jié)點進

行關聯(lián)。這樣，管理員可以根據自己的需求，以及企業(yè)對知識維度的定義，靈活的定義每個節(jié)點，完成企業(yè)文檔結構與知識結構的完整定義。-一I分類查詢節(jié)點口管理員的支檔+_J-一I分類查詢節(jié)點口管理員的支檔+_J刪試交檔注：請選擇要修改的節(jié)點樹的類型： I文檔中心二］結點名稱： I管理員的文檔定制查詢條件：國改者―3厲―31系統(tǒng)帳戶是否繼承父節(jié)點的CAMLW詢條件： 廣是"否是否噎藏節(jié)點： L是&否更靈活的下載管理在系統(tǒng)中內置了一個強大的下載管理器。這個下載管理器可以跟蹤每個用戶的下載列表。用戶在進行文檔列表瀏覽時，如果需要下載某些文檔，只需要將它們添加到下載列表中，而不需要一個一個單獨的下載，最后，通過下載管理器，用戶可以一次性的將這些文檔下載到本地。下載管理器能夠在服務器端自動將所以文檔打包成一個壓縮文件，然后將壓縮文件傳給用戶，這樣可以極大的減少用戶的工作量。

喘F遂列表Tr名租當菌下載列表中有守個文若r翡所有K汨n曾HOL_Ew:cel_Services21IWr閶危.一19EBr回tei-.03CL21EB刷新穆降讓中變性下虱所有關閉發(fā)布流程發(fā)布流程模塊有效的控制了用戶對新文檔的發(fā)布。企業(yè)通過定義符合自己業(yè)務流程的工作流，以向系統(tǒng)中增加發(fā)布流程的特性。有了發(fā)布流程，內容審批者可以有效的對即將發(fā)布的內容進行審批，防止非法或不當的內容不被發(fā)布到系統(tǒng)中。以覲S.ttS理屬-I■的喚I我的槌報EI攜以覲S.ttS理屬-I■的喚I我的槌報EI攜Kfw向站 冬' 企］竺強南王m主更 螢旻迎1A-???文措曲攜X*MElii口■EM：由逐HH托Ei盟投文檔訪問審計日志為了保證系統(tǒng)的安全性，對所有用戶的訪問、操作，都需要記錄在系統(tǒng)中。文檔管理系統(tǒng)的訪問審計日志可以記錄用戶的任何操作，包括文檔創(chuàng)建、文檔修改、刪除、訪問等。在修訂留痕中，甚至可以記錄用戶對Word文檔所做的所有修訂信息。審批記錄則能夠記錄內容審批者在發(fā)布流程中，對文檔的審批記錄。檔日志杳看-■i.crtEcfl Izflorer修V共亍閂亙

倒第記-購銷臺同doc-郎如W攜作君 實作時I目12DOS-4-27：ll：a&2DOS-4-27:L3：15代土Administrator2D06-4-27:15:02iTTIuAdministrator2DOS-4-27：30：a0ijk'Administratm-2006-4-27:30:27iTiFAdministrator2DOS-4-27:32:281:??；Administrator2D06-4-22:33:07訪問Administrator2D06-4-27:34:12I次Administrator2DOS-4-27：34：5&-嶙訂留篇除咬時間t修訂信旦n擊FT-r2'Af,---?2-:7i-T.pF0]傕改宿桂理HT間 英型陶內杳!,■：?> 20：6-^-1 00川1蹤：6s怛?？?-斗-2了：？f ?1。衛(wèi)E?5Imicros口1-云止記示制歧見2d阪EE2006-4-27:13:10市批網tn-rAdmnistratar2D06-4-E7：L+：57曰口！甫元畢11Uli車地Intranet案例列表和重點客戶案例分析客戶案例：人民銀行營業(yè)管理部銀監(jiān)會東風汽車有限公司電力工程顧問集團上海浦東發(fā)展銀行重點案例分析：人民銀行營業(yè)管理部文檔管理系統(tǒng)：實現綜合信息管理，提升運轉效率客戶背景:中國人民銀行營業(yè)管理部通過多年的建設，各主要業(yè)務部室都建立了相關的業(yè)務應用系統(tǒng)，掌握了一定的數據資源，數據應用的電子化程度較高，來自于各項業(yè)務的數據的獲取、匯總、存儲都基本上達到計算機自動處理。但各系統(tǒng)由各業(yè)務部門自主開發(fā)，系統(tǒng)情況各異，因此存在以下幾個方面的問題：信息分散，難以有效利用營管部內部以部門為核心，各部門建立自己的業(yè)務管理系統(tǒng)，數據分散在各個處室的業(yè)務系統(tǒng)中，而且部分數據甚至以電子文件或字紙文件的形式存在，雖然在有限的范圍內起到信息共享、協(xié)同工作的作用，但對經濟金融共用指標缺乏集中共享的渠道，形成信息割據和信息孤島，降低了信息資源的共享水平，增加了系統(tǒng)的管理成本和維護成本。信息資源的整合迫在眉睫。多業(yè)務系統(tǒng)和數據資產難以整合營管部內各處業(yè)務系統(tǒng)均為總行各司局開發(fā)，各系統(tǒng)相對封閉獨立，且升級頻繁，給調整口徑以及通過應用工具批量抽取數據帶來很大困難。因此怎樣從整合的角度使信息系統(tǒng)靈活應用，符合實際工作的需要，這對營管部來說是非常大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的業(yè)務流程難以滿足實際發(fā)展需要各金融機構開展的業(yè)務種類繁多，營管部對此的管理也越來越復雜，對傳統(tǒng)的人工作業(yè)方式產生了強大沖擊。例如，過去內部以紙質公文處理方式進行公文的人工審批流轉，為了盡快得出各種業(yè)務指標要需要好幾天的時間；而一旦在公文處理過程中出現意外，很容易導致文件丟失或者不能及時處理的情況，公文審批流程得不到有效和及時的控制，影響工作效率。解決方案。解決方案:基于營管部的需求，文檔管理系統(tǒng)以整合中國人民銀行營業(yè)管理部現有處室業(yè)務數據為基本目標，以SharePoint技術構建而成，系統(tǒng)全面滿足了客戶在信息整合、靈活查詢、個性定制等需求。在營管部內部形成了一個安全、可靠、靈活及可擴展的綜合管理門戶。系統(tǒng)界面如下：-T9QARHfja.4k?P -Vicr?roftInterulHiplwcr-iDlxl工I'DM.JPG3JS：JPGFie大?。籐02KB尺出嚀-T9QARHfja.4k?P -Vicr?roftInterulHiplwcr-iDlxl工I'DM.JPG3JS：JPGFie大??；L02KB尺出嚀4箱網ift爸近）收席由XftlD幫助I?疵收混再僉『.W攜址|曰|ehtTnT77L1.1ITEM他W咀槌三「偵『3阪時■ipt占E：△中國人民銀行營業(yè)管理部文檔管理系統(tǒng).：!檔中七:二詆宓￡：lit. 函廳實洛癖1,裁密拆衰i-;'.證沽翻洵：:it.-/.IE錚收吏JL:中巒空計明條還?中弓有幣扃特姓r.國阿e蹈定處+乏主刊始悖處' 岳史業(yè)齡E'5購齡弗?—'倒E哩扭襯-J分析掘巖； 對外枕E曲逑；行好指* 此..新J紋擋新呈文件云X曲加t?首.?丈皆53切」些凹??—匚匚匚匚stepvPNRemcileAic.doc&快走田莎市￥swffirh口討順A買看訪問記親&誼巨授版瞄I口ES洋畋息畫訂舊丈檔r心和件可琢 作奢井心苣 弭小眸司理WindersMermZCig蟲圈鮑七doe 張小隧成用IF沱fj?祖晚:胡里勞爵H.誠 我快用證書服務做灑l*N笑全神讓前c 強小段龍火kb]笠出人創(chuàng)遂捆0無2000-5-10.00:00555無2000-8-1623:00:1201無2006-81623:0941無200B-8-1623:0B3749無200B-8-1623:07:-玄擋拷鼠七曳丑找II勺.本幽rritrantf主要特點:機構內文檔的集中分類存儲有效的文檔協(xié)同工作實現文檔的版本、附件管理文檔的全文檢索、查詢靈活而完整的權限體系客戶收益:文檔管理系統(tǒng)在營管部的順利部署和應用，規(guī)范了營管部的辦公流程，優(yōu)化了機構內部的管理模

式，實現了信息的共享與交流，做到了電子化協(xié)同工作。中國人民銀行