蘇州市第九人民醫(yī)院出生醫(yī)學(xué)證明檔案整理及數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目

蘇州市第九人民醫(yī)院出生醫(yī)學(xué)證明檔案整理及數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目一、項(xiàng)目概況1.項(xiàng)目內(nèi)容本次采購項(xiàng)目為2017年1月1日以后～2019年12月31日，簽發(fā)的《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的整理和數(shù)字化加工，19888份，每份1～10多頁不等，幅面以A4紙為主，包括檔案的分類、整理、黏貼、卷內(nèi)目錄制作、掃描、檔案移交入館等工作，整理之后的數(shù)字化成果的圖像文件、文件目錄與蘇州市吳江區(qū)檔案館檔案信息專用軟件掛接，實(shí)現(xiàn)快速無誤全文檢索。2.完成時(shí)間根據(jù)采購單位工作安排，計(jì)劃于2020年11月30日前完成本次檔案整理工作。二、工作要求確保在掃描過程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。嚴(yán)格遵守并達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)：《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T31—2005）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。保證檔案掃描圖像與原件一致，整潔、清晰。做好檔案資料原件、復(fù)印件鑒別相關(guān)工作。成果要求：分辯率為文件、圖紙300dpi,彩色掃描，PDF格式。檔案數(shù)字化過程中，根據(jù)案卷情況進(jìn)行雙機(jī)校錄。確保掃描圖像卷內(nèi)目錄100%掛接正確，并將正確的數(shù)據(jù)導(dǎo)入現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫中。檔案掃描完成后，要進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。檔案裝訂應(yīng)盡可能地按照原來的裝訂孔進(jìn)行穿線裝訂，盡量不要新打孔裝訂，力求保護(hù)原件（按國家一級(jí)檔案館的規(guī)范和要求進(jìn)行整理）。如目錄有修改情況或原來是手寫目錄的重新打印目錄裝訂。掃描人員嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定及檔案部門的相關(guān)制度，認(rèn)真做好掃描檔案的保密和保護(hù)工作。成交單位自覺遵守蘇州第九人民醫(yī)院管理規(guī)章；蘇州第九人民醫(yī)院提供工作場所。工作人員：需有1年以上工作經(jīng)歷，提供有效證明材料，具有檔案上崗證或檔案職稱，要有很高的紀(jì)律性和自覺性；中途不得隨意更換工作人員，如需更換應(yīng)書面告知并征得采購單位同意（特殊情況除外）；工作人員身份證、個(gè)人簡歷及相關(guān)證件復(fù)印件交蘇州市第九人民醫(yī)院審核保存。設(shè)備：數(shù)字化加工過程中的設(shè)備、耗材由成交單位提供。三、檔案整理要求檔案整理工作包括:分類、整理、黏貼、排序、掃描、條目錄入、著入、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、修圖掛接、實(shí)體檔案移交入館等工作。實(shí)體檔案要求：（1）《出生醫(yī)學(xué)證明》要求以每幾個(gè)新生兒材料作為一卷整理歸檔；（2）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)以吳江區(qū)檔案館要求為準(zhǔn)，每份檔案蓋上頁碼。如果幅面不足A4紙，則需要全部黏貼到A4紙上；（3）檔案封面上要填寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、目錄號(hào)、卷號(hào)、案卷題名等。具體格式和要求均按吳江區(qū)檔案館具體規(guī)定進(jìn)行。掃描要求掃描影像存儲(chǔ)格式：pdf格式；對(duì)同一檔案編號(hào)的文件及其附件進(jìn)行合并，生成一個(gè)文件，不亂序，不混檔，文件以檔案編號(hào)進(jìn)行命名，按全宗號(hào)/年度/目錄號(hào)/案卷號(hào)/順序號(hào)的檔號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，與目錄進(jìn)行掛接；條目與對(duì)應(yīng)影像文件掛接正確率要求達(dá)到100%。如發(fā)現(xiàn)錄入信息存在有分歧的地方，必須與區(qū)檔案館溝通確定；圖片的掃描精度要求掃描后的圖像清晰、不失真、完整、不影響圖像的利用效果，圖像縮放100%；對(duì)掃描的圖片進(jìn)行加工裁減、去邊、去污等技術(shù)處理，不留文字版面外的暗影、無干擾信息；電子圖片的傾斜度不得超出1度，不允許有折疊或缺損，保持圖像的完整，圖片端正、無扭曲。四、其他要求：檔案的分類原則需符合信息系統(tǒng)的相關(guān)要求。紙質(zhì)檔案的整理要求：掃描前，對(duì)檔案進(jìn)行拆卷并整理，對(duì)不平整的檔案進(jìn)行平整，對(duì)錯(cuò)誤的問題進(jìn)行修正（如錯(cuò)碼、漏碼等）。掃描結(jié)束，須把檔案恢復(fù)裝訂后按序上架，檔案的頁碼不得出現(xiàn)錯(cuò)頁、漏頁、頁次顛倒等現(xiàn)象，裝訂要符合國家相關(guān)裝訂標(biāo)準(zhǔn)。紙張狀況較差，過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式，不得損壞紙質(zhì)檔案。掃描單位一律使用平板掃描儀掃描，對(duì)于少數(shù)現(xiàn)代檔案確實(shí)適用高速滾筒掃描的。卷內(nèi)文件目錄包括出生證編號(hào)、嬰兒出生日期、嬰兒姓名、嬰兒母親姓名及身份證號(hào)、嬰兒父親姓名及身份證號(hào)。要求電子影像數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、索引數(shù)據(jù)準(zhǔn)確并與紙質(zhì)檔案匹配；檔案號(hào)命名符合規(guī)范；圖片命名及組成符合吳江區(qū)檔案館檔案管理軟件要求。必須保證檔案內(nèi)容與檔案載體的安全，不得丟失、泄密、損壞，提交相應(yīng)電子數(shù)據(jù)的備份。電子檔案以及紙質(zhì)檔案的制作整理要求以及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)符合國家紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，嚴(yán)格按照吳江區(qū)檔案館的要求以及相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范執(zhí)行。質(zhì)量自檢：加工單位必須建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測體系，對(duì)加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢，自檢達(dá)到驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，方可移交。五、保密要求成交單位須在合同中進(jìn)行責(zé)任約定（保密安全協(xié)議另簽）；成交單位在工作期間必須遵守蘇州市第九人民醫(yī)院的相關(guān)保密制度。檔案數(shù)字化加工后的各種影像、資料所有權(quán)屬蘇州市第九人民醫(yī)院，各種統(tǒng)計(jì)資料、影像資料、光盤資料、紙質(zhì)資料及各種清單等在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)都必須完整移交。工作人員不得以任何形式將各項(xiàng)檔案資料帶出指定工作現(xiàn)場，不得以任何形式進(jìn)行泄漏、傳播；不得無故查看及討論檔案內(nèi)容。各種檔案文件，不得丟失、泄密、損壞。參與項(xiàng)目實(shí)施的人員不得有違法犯罪的記錄。移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用必須通過采購單位同意。六、數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)據(jù)抽檢以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%。驗(yàn)收指標(biāo)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，卷內(nèi)目錄不完全對(duì)應(yīng)，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為"不合格"。檔案裝訂：檢查所有檔案的裝訂還原情況，差錯(cuò)率≤1‰。掃描圖像：漏掃率≤0.2‰。圖像質(zhì)量：圖像質(zhì)量情況完好率99%。格式封裝：圖像文件的命名差錯(cuò)率≤1‰。目錄核對(duì)、完善：以案卷（文件）為單位，關(guān)鍵字段（題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、頁數(shù)等）正確率100%，其余字段錄入錯(cuò)誤率≤5‰。條目與圖像掛接：掛接正確率100%。檔案原始材料：100%不缺失。驗(yàn)收審核（甲方：采購單位；乙方：成交單位）項(xiàng)目結(jié)束后甲方對(duì)乙方數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，保證成果的數(shù)量和質(zhì)量。甲方在驗(yàn)收中檢出的錯(cuò)誤，乙方及時(shí)、無償予以糾正并再提交甲方驗(yàn)收。全部檔案驗(yàn)收"通過"的結(jié)論，必須符合檔案館的要求，憑吳江區(qū)檔案館接受回執(zhí)和相關(guān)人員審核簽字后方有效。如全部檔案完成后不能通過驗(yàn)收的，視為乙方違約。數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，乙方須將數(shù)據(jù)備份在移動(dòng)硬盤中，一式三份提交給甲方，著錄條目和全文數(shù)據(jù)向甲方數(shù)據(jù)庫遷移。檔案掃描文件應(yīng)提供pdf格式。七、數(shù)據(jù)備份及掛接備份范圍：經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。備份方式：為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份。數(shù)據(jù)檢驗(yàn)：備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。備份標(biāo)簽：數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。要求數(shù)字化的檔案能準(zhǔn)確地與蘇州市吳江區(qū)檔案館檔案管理系統(tǒng)銜接，保證系統(tǒng)提出的檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。八、服務(wù)要求服務(wù)商（成交單位）須提供從項(xiàng)目整體驗(yàn)收合格之日起三年的免費(fèi)后續(xù)定點(diǎn)現(xiàn)場保障服務(wù)。無論在保障期內(nèi)還是保障期滿后，服務(wù)商負(fù)責(zé)對(duì)其實(shí)施的項(xiàng)目提供24小時(shí)不間斷