檔案管理制度內(nèi)容

X集團(tuán)股份有限公司綜合檔案管理制度本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案管理人員的職責(zé)，檔案的收集、歸檔等一系列的檔案管理制度。一、綜合檔案室的職責(zé)1、負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)檔案管理的方針、政策、法規(guī)及省市檔案工作有關(guān)規(guī)定。2、負(fù)責(zé)集中公司內(nèi)部檔案的統(tǒng)一管理和全部檔案的保管工作。3、負(fù)責(zé)制訂檔案發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃及年度工作總結(jié)。4、負(fù)責(zé)制訂修改檔案工作制度，辦法和對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。二、綜合檔案的任務(wù)1、接收、整理編號(hào)、分類(lèi)保管、編制檢查工具、提供利用、組織鑒定、統(tǒng)計(jì)。2、指導(dǎo)、督促和檢查各部門(mén)兼職檔案員的收集、整理、移交檔案工作，把好入庫(kù)的質(zhì)量關(guān)。3、參加公司重要設(shè)備儀器開(kāi)箱工作。4、辦理檔案借閱手續(xù)，主動(dòng)開(kāi)展檔案資料的提供利用工作。5、按保管期限和保存價(jià)值，做好檔案資料的鑒定銷(xiāo)毀工作。6、檔案室在接受檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，檔案人員調(diào)換工作時(shí)，必須辦理交接手續(xù)。X集團(tuán)股份有限公司檔案歸檔制度一、歸檔范圍：凡本公司形成的文書(shū)檔案、科技檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔。主要內(nèi)容：1、文書(shū)檔案a.黨群類(lèi)：有關(guān)黨、工、團(tuán)的文件、會(huì)議紀(jì)要，創(chuàng)建精神文明以及各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)資料、照片；b.行政類(lèi)：有關(guān)本公司的總體規(guī)劃、制度、廠務(wù)會(huì)議、活動(dòng)、社會(huì)治安、消防、后勤福利、人事管理等有關(guān)資料；c.證券類(lèi)：公司的決策、決議、會(huì)議、有關(guān)證券方面動(dòng)態(tài)發(fā)展；中報(bào)、年報(bào)；有關(guān)報(bào)刊雜志等相關(guān)資料。2、實(shí)物檔案有關(guān)本公司的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯，反映X發(fā)展，具有保存價(jià)值的實(shí)物都應(yīng)歸檔。3、聲像檔案凡是本公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的，以照片、錄音、錄像帶、光盤(pán)為主要形式的資料都應(yīng)歸入聲像檔案。4、科技檔案2a.產(chǎn)品方面：服裝設(shè)計(jì)、工藝、服裝圖樣、加工、原材料試驗(yàn)等形成的資料。b.科技技術(shù)研究方面：新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、技術(shù)改造、成果報(bào)獎(jiǎng)等項(xiàng)目研究和管理的全過(guò)程。c.基本建設(shè)方面：從工程項(xiàng)目建議、開(kāi)發(fā)、落成一系列工程設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過(guò)程資料。5、財(cái)務(wù)檔案凡本公司在財(cái)務(wù)管理中各種會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、文件等具有保存價(jià)值的材料。6、其他方面材料二、歸檔時(shí)間：1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目在完成任務(wù)后或告一段落時(shí)，將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各部門(mén)企業(yè)負(fù)責(zé)人審定后，立卷成冊(cè)，向綜合檔案室移交。2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件，要求在第二年第二季度內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。3、會(huì)計(jì)檔案在本部門(mén)存放一至三年，次年6月前完成組卷工作，向檔案室歸檔。三、歸檔要求：1、歸檔的文件材料必須完整、正確、排列有序、編寫(xiě)目錄。2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。4、企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)應(yīng)會(huì)同檔案部門(mén)檢查驗(yàn)收文件材料并及時(shí)歸檔。5、企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案部門(mén)歸檔。6、企業(yè)各類(lèi)文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。7、照片檔案歸檔要求：照片、底片、說(shuō)明三部分組成；錄像、磁盤(pán)要求附編號(hào)、內(nèi)容、攝制者時(shí)間。X集團(tuán)股份有限公司檔案借閱制度為了充分利用檔案資料，發(fā)揮檔案工作的主觀能動(dòng)性，使檔案資料保管完整，防止檔案遺失和損壞，制定如下：一、借閱檔案者應(yīng)先向檔案員說(shuō)明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認(rèn)真登記，寫(xiě)明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有權(quán)拒絕借閱。二、外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個(gè)人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。三、檔案利用者，歸還檔案時(shí)，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷(xiāo)，如有損壞和丟失應(yīng)及時(shí)追查，并報(bào)廠部，追究處理。四、借閱密級(jí)檔案，必須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案主管負(fù)責(zé)人同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。五、借閱者要精心保護(hù)好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁(yè)、作記號(hào)，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。X集團(tuán)股份有限公司檔案保密制度一、企業(yè)檔案室是企業(yè)機(jī)要部門(mén)，檔案人員對(duì)企業(yè)檔案的保密負(fù)有主要責(zé)任，檔案人員必須有高度的責(zé)任感，反對(duì)麻痹思想，嚴(yán)防事故的發(fā)生。二、不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)，不該知道的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn)，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，絕對(duì)不利用機(jī)密謀取私利。三、各種機(jī)密檔案材料，要實(shí)行定期清查和按時(shí)歸檔，收退、銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的文件資料均應(yīng)造冊(cè)登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得把密級(jí)文件刊物、資料向廢品收購(gòu)部門(mén)投售。四、密級(jí)檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)負(fù)責(zé)人同意批示，密級(jí)文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。五、檔案室屬機(jī)要重地，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)入。六、經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級(jí)負(fù)責(zé)，追究責(zé)任，對(duì)泄密者，要進(jìn)行批評(píng)教育，嚴(yán)重者給予處分。七、保密范圍凡是形式上不能公開(kāi)的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團(tuán)結(jié)的文件、表冊(cè)、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內(nèi)容如下：.不作公開(kāi)的廠務(wù)會(huì)議、黨委會(huì)議的記錄以及有關(guān)工作記事。.人事方面的關(guān)于個(gè)人檔案及有關(guān)資料。.來(lái)信、來(lái)訪反映有關(guān)情況記錄等。.上級(jí)規(guī)定的密級(jí)文件。.財(cái)務(wù)檔案中的機(jī)密事項(xiàng)。.重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。.本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品等。.其他應(yīng)該保密的科技技術(shù)檔案。八、保密項(xiàng)目分為：秘密、機(jī)密、絕密。X集團(tuán)股份有限公司文書(shū)檔案管理制度一、總則公司的文書(shū)檔案是指上級(jí)部門(mén)發(fā)往本公司的各類(lèi)文件、電函通知，以級(jí)本公司在發(fā)展中所產(chǎn)生的各類(lèi)資料。如公司向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的各類(lèi)報(bào)告，公司管理制度的制訂、修改和補(bǔ)充條文，各類(lèi)會(huì)議記錄，發(fā)展規(guī)劃、總結(jié)，典型材料；獎(jiǎng)勵(lì)材料；技改材料等，且有保存價(jià)值的各類(lèi)文獻(xiàn)、照片、證書(shū)。二、文書(shū)檔案歸檔范圍根據(jù)《X集團(tuán)股份有限公司檔案歸檔制度》規(guī)定執(zhí)行。三、文書(shū)檔案形成.文書(shū)檔案的形成是本公司發(fā)展過(guò)程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過(guò)收集、記錄，定期整理、歸類(lèi)，保持文書(shū)檔案的完整性。.文書(shū)檔案書(shū)寫(xiě)一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書(shū)書(shū)用筆或水，字跡要清楚，書(shū)寫(xiě)要端正。四、文書(shū)檔案的保管.立卷的文書(shū)檔案根據(jù)其使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管形式，保管期限的確定，可參照《文書(shū)檔案保管期表》規(guī)定。.文書(shū)檔案專(zhuān)柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類(lèi)要清楚，取閱要方便。.文書(shū)檔案專(zhuān)柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲(chóng)蛀。五、不歸檔的文書(shū)材料.無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)文件。.無(wú)特殊保存價(jià)值的信封。.各部門(mén)之間互送的一般文字材料。.以參考為目的從各方面搜集來(lái)的文字材料。.參加非上級(jí)主管召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文字材料。六、文書(shū)檔案的銷(xiāo)毀.已滿保管期限，確認(rèn)失去繼續(xù)保存價(jià)值的。.上級(jí)文件有明文規(guī)定應(yīng)銷(xiāo)毀的。.應(yīng)銷(xiāo)毀的文書(shū)檔案，由檔案管理員填寫(xiě)銷(xiāo)毀文件登記表，由專(zhuān)業(yè)召集有關(guān)人員進(jìn)行鑒定和核對(duì)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。X集團(tuán)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則.為了進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，使會(huì)計(jì)檔案更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的基本精神和財(cái)政部國(guó)家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本企業(yè)的具體情況，特制訂實(shí)施辦法。.會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，通過(guò)會(huì)計(jì)核算形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等專(zhuān)業(yè)材料。.會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各企業(yè)的重要檔案之一，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作必須接受上級(jí)主管部門(mén)的指導(dǎo)，監(jiān)督與檢查。二、立卷和歸檔.會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是一個(gè)核算單位在會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，不包括與財(cái)會(huì)工作有關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)和報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料及往來(lái)文書(shū)等材料。.企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)核算材料，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，在次年六月底之前負(fù)責(zé)立案卷，連同移交清冊(cè)歸綜合檔案室保管。.對(duì)以下會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)材料另行組卷土地征用及重大固定資產(chǎn)的買(mǎi)賣(mài)單據(jù)。(2)工資名冊(cè)。10(3)債權(quán)債務(wù)單據(jù)。(4)交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。(5)涉外(含港、澳、臺(tái)地區(qū))的會(huì)計(jì)材料。(6)有必要延長(zhǎng)保管期限的其他會(huì)計(jì)材料。.會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)方法(1)年度-----形式------保管期限(2)年度-----保管期限------組織機(jī)構(gòu)(3)形式-----年度-----保管期限上述(1)(2)兩種分類(lèi)、排列編號(hào)可采用年度流水法；第(3)種分類(lèi)可采用代號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字流水法。.會(huì)計(jì)檔案立卷后，可暫由本部保存一至三年，于次年六月底前移交給綜合檔案室。移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要由財(cái)務(wù)部編造移交清單，檔案室根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對(duì)清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。.撤銷(xiāo)、關(guān)閉、停辦、合并單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案室，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。三、管理和利用.企業(yè)要建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等各項(xiàng)制度。.會(huì)計(jì)檔案必須由綜合檔案室集中保管，財(cái)務(wù)部門(mén)或個(gè)人不得自行封包保存。.檔案部門(mén)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，如確需要重新加工整理，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。.會(huì)計(jì)檔案管理要做到安全，有專(zhuān)柜(箱)存放，不得隨意堆放，不得毀損、散11失和泄密。.綜合檔案室對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管與同其他檔案管理，制定管理制度，違反制度的有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見(jiàn)。.積極開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供利用。會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時(shí)，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。四、鑒定和銷(xiāo)毀.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期，從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。.會(huì)計(jì)檔案保管期期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由綜合檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)。.企業(yè)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)，同時(shí)派員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后在清單上簽名蓋章。12X集團(tuán)股份有限公司科技檔案管理制度公司科技檔案是指技術(shù)改革、技術(shù)引進(jìn)、設(shè)備、產(chǎn)品圖樣、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)等一切圖紙、照片、報(bào)表、文字總結(jié)形成的具有保存利用價(jià)值的各種材料。一、科技檔案歸檔范圍和分類(lèi)1.設(shè)備檔案：包括機(jī)器、儀器、儀表、運(yùn)輸工具等從進(jìn)入公司后，從開(kāi)箱、驗(yàn)收、安裝、調(diào)試、投入、使用、維護(hù)、修理、改進(jìn)到申報(bào)為止的各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，管理活動(dòng)中形成的技術(shù)文件材料，其范圍主要有：(1)在開(kāi)箱驗(yàn)收過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)文件，設(shè)備裝箱單，開(kāi)箱驗(yàn)收單，便用和安裝說(shuō)明書(shū)，合格證，出廠精度檢驗(yàn)單，隨機(jī)備件圖紙及其他隨機(jī)文件。(2)安裝試車(chē)、驗(yàn)收過(guò)程中產(chǎn)生技術(shù)文件，有設(shè)備安裝工藝規(guī)程，安裝基本圖，電氣接線圖和驗(yàn)收記錄，精密度檢查記錄安裝驗(yàn)收單等。(3)在投入使用過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)文件，有移交給車(chē)間的附件及隨機(jī)工具記錄登記。(4)在改進(jìn)、改裝、報(bào)廢處理過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)文件，處理意見(jiàn)，紀(jì)要，申請(qǐng)報(bào)告，審批書(shū)，技術(shù)鑒定書(shū)。.基本建設(shè)檔案：公司實(shí)行二級(jí)管理模式；綜合檔案室和置業(yè)公司檔案室，歸檔范圍：(1)綜合檔案室主要是對(duì)分公司的目錄管理辦法。13(2)基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限，可根據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》執(zhí)行。.產(chǎn)品技術(shù)檔案：產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、工藝、工裝圖樣和新產(chǎn)品的研究、開(kāi)發(fā)、立項(xiàng)、總結(jié)鑒定，成果報(bào)獎(jiǎng)，經(jīng)濟(jì)效益，管理的全過(guò)程。二、科技檔案的管理.歸檔的科技檔案要求完整、正確、系統(tǒng)與實(shí)際情況相符。.歸檔的資料必須層次分明、組卷合理、排列有序、編好目錄、標(biāo)題確切、清楚醒目。.檔案室必須清潔通風(fēng)，并且注意防火、防潮、防蛀等。.定期檢查保管情況，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)要及時(shí)補(bǔ)救。.經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)失去保管價(jià)值的科技檔案，造出銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)主管技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在原登記簿上共同鑒證注銷(xiāo)。三、科技檔案的借閱.科技檔案原則上不外借，供室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)涂改撕損。.職工調(diào)往外單位和調(diào)離本部門(mén)，要把科技資料數(shù)據(jù)在調(diào)離前，必須辦理歸還或移交手續(xù)，不得擅自帶走。.外單位索取或查閱技術(shù)檔案，須有關(guān)單位介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意批示后，方可查閱。14X集團(tuán)股份有限公司檔案保管制度一、檔案保管.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。.存放檔案必須有專(zhuān)用柜、架存放方法，要科學(xué)和便于查找。.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。.存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁(yè)夾和影集按編號(hào)順序存放。.要定期進(jìn)行庫(kù)存檔案的清理核對(duì)，做到賬、物相等，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)存檔案因移交、作廢、遺失等注銷(xiāo)賬卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。二、檔案庫(kù)房的一般要求.保持檔案庫(kù)房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。.落實(shí)防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施