行政機(jī)關(guān)公文處理辦法

/r/n14/r/n行政機(jī)關(guān)公文處理辦法/r/n第一章總則/r/n/r/n第一條/r/n為使XX公司行政機(jī)關(guān)（以下簡稱行政機(jī)關(guān)）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布<國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>的通知》（國發(fā)〔2000〕23號(hào)）及上級(jí)有關(guān)公文管理規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。/r/n第二條/r/n行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。/r/n/r/n第三條/r/n公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。/r/n/r/n第四條/r/n公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。/r/n/r/n第五條/r/n公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和上級(jí)及本企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，確保國家和公司秘密的安全。/r/n/r/n第六條/r/n各級(jí)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法，并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。/r/n/r/n第七條/r/n辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并指導(dǎo)各部門的公文處理工作。/r/n/r/n第八條/r/n辦公室配備專職文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)忠于職守，廉潔正派，具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)。/r/n第二章公文種類/r/n/r/n第九條/r/n行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：/r/n/r/n（一）決定/r/n適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。/r/n（二）通知/r/n適用于批轉(zhuǎn)各部門的意見，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求各部門辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。/r/n（三）通報(bào)/r/n適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。/r/n（四）報(bào)告/r/n適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。/r/n（五）請(qǐng)示/r/n適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。/r/n（六）批復(fù)/r/n適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。/r/n（七）意見/r/n適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。/r/n（八）函/r/n適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。/r/n（九）會(huì)議紀(jì)要/r/n適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。/r/n第三章公文格式/r/n/r/n第十條/r/n公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。/r/n（一）秘密等級(jí)和保密期限。涉及公司秘密的公文應(yīng)按密級(jí)劃分規(guī)定，標(biāo)明密級(jí)和保密期限。其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。/r/n（二）緊急程度。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度、時(shí)限要求，標(biāo)明“特急”、“急件”。/r/n（三）發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用行政機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前。/r/n（四）發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)，必要時(shí)可根據(jù)需要加入專業(yè)職能代字。聯(lián)合行文時(shí)，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。機(jī)關(guān)代字應(yīng)使用規(guī)范化簡稱。/r/n（五）簽發(fā)人。上行公文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。/r/n（六）標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。轉(zhuǎn)發(fā)類公文標(biāo)題應(yīng)避免冗長。在公文標(biāo)題中人名、地名、稱謂不能分行書寫；除規(guī)章、制度名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。/r/n（七）主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。決定、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要，可將主送機(jī)關(guān)置于版記首行。/r/n（八）附件。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明附件順序和名稱。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂。凡屬批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性公文，其名稱及內(nèi)容作為正文部分附后。/r/n（九）印章。公文除“會(huì)議紀(jì)要”和網(wǎng)上傳輸?shù)墓囊酝?，?yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，均應(yīng)加蓋印章。印章與正文必須同處一面，不得采取加項(xiàng)標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法。/r/n（十）成文日期。公文的成文日期，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文時(shí)以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。/r/n（十一）附注。公文如有附注（需說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。/r/n（十二）主題詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)主題詞，上報(bào)公文應(yīng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。/r/n（十三）抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)。抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。抄送（報(bào)）機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，依黨、政、軍、群次序排列。/r/n（十四）印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期列抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)日期以公文付印日期為準(zhǔn)。/r/n/r/n第十一條/r/n/r/n公文文字一律從左至右橫寫、橫排。標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字，每頁22行，每行28個(gè)字（不含頁碼）。公文中小標(biāo)題可用3號(hào)黑體字或小標(biāo)宋體字。公文版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首，紅色反線距版心上邊緣不超過72mm+1mm，版心上邊緣至天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm。置于紅色反線以下至主題詞（不含）之間各要素為主體/r/n；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。/r/n/r/n第十二條/r/n本辦法各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)，按照《XX公司行政機(jī)關(guān)公文格式》執(zhí)行。/r/n/r/n第十三條/r/n左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。/r/n第四章行文規(guī)則/r/n/r/n第十四條/r/n行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。/r/n第十五條/r/n行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般情況下不得越級(jí)行文，應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級(jí)上報(bào)或逐級(jí)下達(dá)。因特殊情況必須越級(jí)上報(bào)或下達(dá)的事項(xiàng)，應(yīng)抄送被越過的機(jī)關(guān)。/r/n第十六條/r/n凡屬行政機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，均應(yīng)以公司或辦公室的名義行文，其他部門不得正式行文。各部門提交公司審議的專項(xiàng)工作報(bào)告、建議、意見和工作部署，下發(fā)以公司名義召開的專業(yè)會(huì)議通知等，經(jīng)總經(jīng)理簽批后，可加“經(jīng)總經(jīng)理同意”字樣，由辦公室行文。/r/n第十七條/r/n因工作需要，公司及其辦公室與公司黨委及其辦公室可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。/r/n第十八條/r/n上行文范圍為上級(jí)機(jī)關(guān)及地方政府；平行文為集團(tuán)內(nèi)平級(jí)單位或其他業(yè)務(wù)相關(guān)單位；下行文（普發(fā)文）范圍為各部（室），各有關(guān)單位，重要下行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。對(duì)外行文視具體情況而定。/r/n第十九條/r/n需要解決的屬于上一級(jí)單位權(quán)限范圍內(nèi)的問題，應(yīng)向上級(jí)單位行文。同級(jí)單位之間需要商洽解決的問題，可以互相行文。需要行文時(shí)應(yīng)直接行文，不應(yīng)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)辦；解決不了的問題需上級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，雙方的意見應(yīng)同時(shí)上報(bào)。單位之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文；若擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或撤銷。/r/n第二十條/r/n“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，不同事項(xiàng)分別行文；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。/r/n主報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告、請(qǐng)示需要答復(fù)的，由上一級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)授權(quán)也可由其辦公室答復(fù)。各部門向平級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告、請(qǐng)示，要求批復(fù)或批轉(zhuǎn)其他部門執(zhí)行的，由平級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)或批轉(zhuǎn)，根據(jù)授權(quán)，也可由其辦公室批復(fù)或批轉(zhuǎn)。/r/n“報(bào)告”為呈報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，上級(jí)機(jī)關(guān)不一定做出明確答復(fù)，其中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。/r/n請(qǐng)示事項(xiàng)不得以“意見”上報(bào)。向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送“意見”，適用于報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)予以批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)事項(xiàng)。/r/n除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“報(bào)告”和“意見”。/r/n第五章發(fā)文辦理/r/n第二十一條/r/n發(fā)文辦理指以公司、辦公室名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。/r/n/r/n第二十二條/r/n草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：/r/n（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明。/r/n（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡練。/r/n（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。/r/n（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。/r/n（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。/r/n（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“/r/n1./r/n”，第四層為“/r/n（1）/r/n”，應(yīng)避免采用過多的層次結(jié)構(gòu)。/r/n（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。/r/n（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。/r/n（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。/r/n/r/n第二十三條/r/n擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。/r/n/r/n第二十四條/r/n有關(guān)部門擬以公司或辦公室名義行文，應(yīng)代擬文稿，由本部門負(fù)責(zé)人按本辦法要求審核（必要時(shí)送有關(guān)部門會(huì)簽）并簽字后，送辦公室按規(guī)定程序?qū)徖?，同時(shí)提供軟盤。/r/n發(fā)文文稿由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)審稿、送簽。未經(jīng)辦公室審理的文稿，領(lǐng)導(dǎo)原則上不予受理、簽發(fā)。/r/n第二十五條/r/n公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。/r/n第二十六條/r/n以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的各類公文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，部分公文可由辦公室主任簽發(fā)。/r/n第二十七條/r/n簽發(fā)公文，簽發(fā)人應(yīng)明確簽署意見、并寫上姓名和審批時(shí)間。只署姓名和時(shí)間表示同意印發(fā)。/r/n/r/n第二十八條/r/n公文稿紙規(guī)格要統(tǒng)一，不得用本機(jī)關(guān)公文稿紙代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬公文；不應(yīng)在文稿裝訂線左側(cè)簽批或修改公文。/r/n/r/n第二十九條/r/n公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。/r/n經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序進(jìn)行復(fù)審。/r/n第六章收文辦理/r/n/r/n第三十條/r/n收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。/r/n/r/n第三十一條/r/n收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和緩急程度及時(shí)提出擬辦意見，送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。一般件要在文到后/r/n2/r/n日內(nèi)在文書處理環(huán)節(jié)上辦理完畢，急件急辦。/r/n/r/n第三十二條/r/n承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)公司協(xié)調(diào)或裁定，并如實(shí)反映各方意見。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回辦公室并說明理由。/r/n/r/n第三十三條/r/n審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。/r/n/r/n第三十四條/r/n送領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。/r/n/r/n第三十五條/r/n傳遞、管理秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置，絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。/r/n第七章公文歸檔/r/n/r/n第三十六條/r/n公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。/r/n個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。/r/n/r/n第三十七條/r/n歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。/r/n第三十八條/r/n聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。/r/n第三十九條/r/n行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。/r/n/r/n第四十條/r/n歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。/r/n第四十一條/r/n擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。/r/n第八章公文管理/r/n/r/n第四十二條/r/n公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。/r/n/r/n第四十三條/r/n辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全行政機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)制度。/r/n/r/n第四十四條/r/n上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人或者辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。/r/n/r/n第四十五條/r/n公開發(fā)布機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同本機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。/r/n/r/n第四十六條/r/n公文復(fù)印件