村級(jí)檔案的分類方案

村級(jí)檔案的分類方案村級(jí)檔案的分類方案村級(jí)檔案的分類方案新農(nóng)村建設(shè)檔案業(yè)務(wù)骨干培訓(xùn)講稿一、村級(jí)檔案的構(gòu)成及其分類：村檔案分類大綱文科專會(huì)聲實(shí)書技業(yè)計(jì)像物檔檔檔檔檔檔案案案案案案按會(huì)會(huì)財(cái)其照光其獎(jiǎng)獎(jiǎng)錦其年度計(jì)計(jì)務(wù)、憑帳報(bào)它片盤它狀旗它期牌限證簿告分類類類類類類類類類類類類說(shuō)明：1、當(dāng)一個(gè)行政村每年形成和辦理的文件資料許多（超出10盒）時(shí)，其文書檔案可合適設(shè)置幾個(gè)二級(jí)類目；2、實(shí)物檔案二級(jí)類目的設(shè)置，要從各行政村實(shí)物檔案的實(shí)質(zhì)出發(fā)，當(dāng)實(shí)物檔案較少時(shí)，也可不設(shè)二級(jí)類目，依照所有實(shí)物檔案形成的時(shí)間序次編目歸檔。二、村級(jí)各門類檔案的歸檔范圍：1、文書檔案：見村級(jí)文件資料歸檔范圍（參照）；2、土地承包檔案：行政村歷次土地承包工作形成的承包合同、方案、臺(tái)帳、表冊(cè)等文件資料；3、戶籍檔案：行政村人口戶籍管理工作中形成和辦理的文件資料，包含歷次戶口底冊(cè)、常住人口登記表等；4、會(huì)計(jì)檔案：行政村財(cái)務(wù)工作形成的所有文件資料，主要包含會(huì)計(jì)憑證，會(huì)算帳簿，財(cái)務(wù)報(bào)告及銀行對(duì)帳單、移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等其他類資料；5、聲像檔案：目前主要包含：照片、錄音錄相帶、音像光盤、U盤等；6、實(shí)物檔案：主要包含：獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、廢舊印模、贈(zèng)品以及各種有保存價(jià)值的實(shí)物。三、村級(jí)各門類檔案整理：1、文書檔案：分為三個(gè)時(shí)段，即2000年以前，2001年至2005年，2006年今后。1）要明確的幾個(gè)時(shí)段看法：2000年以前，以卷為單位整理，保存限期為永久、長(zhǎng)遠(yuǎn)、短期；②2001年至2005年，以件為單位整理，裝盒排架，保存限期仍為永久、長(zhǎng)遠(yuǎn)、短期；③2006年今后，以件為單位整理，裝盒排架，保存限期為永久、30年、10年。要重申的是，2006年今后的永久已不是本來(lái)意義上的永久。2）、整理：①采集：主要來(lái)自兩個(gè)方面：a、自產(chǎn)文件，包含掛號(hào)及不掛號(hào)文件，因?yàn)檗r(nóng)村工作的特別性，不掛號(hào)文件尤應(yīng)作為采集工作的要點(diǎn)；b、接收文件。②剔除：采集來(lái)的文件未必所有歸檔，要?dú)w檔的不過(guò)此中對(duì)我們的工作和生活擁有查考和憑證作用的文件資料。換而言之，實(shí)用的歸，無(wú)用的不歸。A、2000年以前檔案的整理：①分類：依照各行政村每年形成應(yīng)歸檔文件數(shù)目的多少確立分類方案。當(dāng)歸檔文件許多時(shí)，可以采納三級(jí)分類方法中的“限期—年度—問(wèn)題”方法分類。當(dāng)歸檔文件較少時(shí)，一般盡量采納二級(jí)分類方法分類，即采納“限期—年度”的方法分類。采納何種方法分類，應(yīng)以這個(gè)村較長(zhǎng)一個(gè)時(shí)段內(nèi)應(yīng)歸檔文件資料的多少來(lái)決定。分類方案一經(jīng)確立，就要保持它的相對(duì)穩(wěn)固，即只好微調(diào)，不行大動(dòng)。②劃分限期：依照2000年以前國(guó)家檔案局關(guān)于文書檔案限期劃分的相關(guān)規(guī)定，較為正確地確立每份歸檔文件資料的保存限期。③文件擺列組合：把同一種類、同一限期的若干份文件依照必定的要求即或準(zhǔn)時(shí)間序次、或按重要程度進(jìn)行排序組合。④分卷：每卷所裝文件資料一般不要超出200頁(yè)，即根據(jù)模卷厚度的要求，使同一種類同一限期的一個(gè)或數(shù)個(gè)問(wèn)題進(jìn)入一卷，從而為最后這本模卷標(biāo)題的擬寫創(chuàng)立條件。⑤編制頁(yè)號(hào)：以卷為單位按有效頁(yè)面編制，正面右上角，反面左上角。⑥編制卷內(nèi)文件目錄：卷內(nèi)目錄序責(zé)任者文件標(biāo)題頁(yè)備注文號(hào)日期號(hào)號(hào)咸檔發(fā)咸陽(yáng)市關(guān)于睜開黨風(fēng)勤政建設(shè)19981自查工作狀況的報(bào)告1[1998]5號(hào)檔案局a序次號(hào)：即卷內(nèi)文件的序次號(hào)。用1、2、3表示；b、文號(hào)：所有抄寫；c、作者或責(zé)任者：成文單位，講話等資料其責(zé)任者一般為講話者個(gè)人；d、標(biāo)題：即文件標(biāo)題，一般如實(shí)抄寫。需要增補(bǔ)完美時(shí)，要注意用小括號(hào)注明。無(wú)標(biāo)題時(shí)，要依照公文擬寫要求重新擬寫標(biāo)題，用括號(hào)括上；e、文件日期：即文件簽訂或落款時(shí)期，用表示即可；、頁(yè)號(hào)：每份文件在該卷的排號(hào)。除每卷最后一份文件要填寫起止頁(yè)號(hào)外，其他各份文件只編首頁(yè)頁(yè)號(hào)即可。：備注：一般不填。⑦備考表：主要記錄卷內(nèi)文件齊全完好清楚程度，內(nèi)容可以不填，但立卷人、檢查人、立卷日期一定填齊。⑧擬寫模卷標(biāo)題：作者（超出3個(gè)時(shí),只擺列3個(gè)加“等”）+問(wèn)題+文種。其他：“XXXX年度XXXX會(huì)議文件資料”、“XXXX頁(yè)保存?zhèn)淠＞硖?hào)歸檔號(hào)文件標(biāo)題日期數(shù)限期注年度+（記錄或報(bào)表）名稱”等也分別是特別模卷標(biāo)題形式之一。⑨裝訂模卷：制式卷皮。三點(diǎn)一線，兩點(diǎn)之間的距離6—7cm，總長(zhǎng)度12—14cm。⑩填寫模卷封面：a、第一行：全宗名稱，即立檔單位，盡量填寫全稱；b、第二行：類目名稱，采納二級(jí)分類方法分類的不填寫；c、第三行：模卷標(biāo)題；d、第四行：△“自年至年月”，填寫該卷歸檔文件中最早一份和最晚一份文件的時(shí)間，不必定非得是第一份和最后一份文件的時(shí)間?！飨奁冢河谰?、長(zhǎng)遠(yuǎn)、短期；e、第五行：“份張”照卷內(nèi)目錄上的相應(yīng)數(shù)字填寫?！鳉w檔號(hào)，即每年同樣限期的一致編號(hào)；、背脊：（略）⑾貼標(biāo)簽：用顏色劃分限期。國(guó)家沒(méi)有一致規(guī)定，只強(qiáng)調(diào)在一個(gè)地域內(nèi)保持一致。市館規(guī)定為：紅色—永久、黃色—長(zhǎng)遠(yuǎn)、藍(lán)色—短期。標(biāo)簽上行為歸檔號(hào)，下行為模卷號(hào)；⑿編制案件目錄：（一卷一目）模卷目錄咸陽(yáng)市檔案局關(guān)于機(jī)構(gòu)、581任免、年度工作總結(jié)的報(bào)198永久告、批復(fù)、通知、模卷號(hào)，一個(gè)行政村自建檔以來(lái)，同一限期所有文書檔案模卷的一致編號(hào)。當(dāng)模卷號(hào)大于999時(shí)，另行編制；b、歸檔號(hào)：（略）c、模卷標(biāo)題：（略）d、起止時(shí)間：（略）e、頁(yè)數(shù)：（略）f、保存限期：（略）g、備注：（略）⒀排架：兩種方法：a限期——年度——種類；b年度——限期——種類；采納哪一種擺列方式，自定。B、2001年以來(lái)檔案的整理①裝訂：以件為單位裝訂。每件文件一定下齊左齊。3——5頁(yè)時(shí)用膠水粘貼，過(guò)厚時(shí)用針線裝訂；其他的用訂書機(jī)裝訂。此中，判斷為30年限期以上歸檔文件資料用不銹鋼針裝訂。②編頁(yè)號(hào)：以件為單位。按有效頁(yè)面編制。號(hào)碼正面編在右上角，反面編在左上角。閱辦單視作該件文件的首頁(yè)。③蓋歸檔章：地址：每件文件的首頁(yè)上端居中處。此中，因地址條件限制時(shí)，也可稍左或稍右，但一定是首頁(yè)上端。a、全宗號(hào)：由檔案館給定，沒(méi)有給定的暫不填寫。b、年度：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，前4位表示年，后4位表示月日，當(dāng)月日為單數(shù)時(shí)，前邊分別加零補(bǔ)齊。c、室編件號(hào)：即該件文件在當(dāng)年某一限期某一種類所有歸檔文件資猜中的排序編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。d、類目名稱：漢字全稱填寫，采納二級(jí)分類方法分類的不填寫。e、保存限期：2001年——2005年時(shí)期，用永、長(zhǎng)、短表示；2006年今后的，用永、30年、10年表示。、館編件號(hào)：臨時(shí)不填。④分類：與2000年以前整理方法同樣。⑤確按限期：2001年至2005年的文件資料按2000年以前國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，2006年今后的文件資料，按8命令規(guī)定執(zhí)行。⑥集中問(wèn)題：同一限期內(nèi)同一事由的文件資料，或按形成的時(shí)間序次、或按重要程度擺列。⑦問(wèn)題擺列：若干個(gè)問(wèn)題的歸檔文件資料或準(zhǔn)時(shí)間序次、或按重要程度擺列。一般采納按重要程度擺列的方法擺列。⑧編制歸檔文件目錄及封面：歸檔文件目錄件文號(hào)文件標(biāo)題日期頁(yè)責(zé)任者備注號(hào)數(shù)咸陽(yáng)市咸檔發(fā)關(guān)于報(bào)送2005年200681[2006]5號(hào)度工作總結(jié)的報(bào)告0118檔案局a、件號(hào)：即室編件號(hào)；b、責(zé)任者：文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者；c、文號(hào)：三個(gè)構(gòu)成部分所有抄寫；d、題名：文件標(biāo)題，一般如實(shí)抄寫；e、日期：文件的形成或落款日期，8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；、頁(yè)數(shù)：該件歸檔文件資料的總頁(yè)數(shù)；g、備注：沒(méi)有問(wèn)題時(shí)，一般不填。⑨填寫備考表：每盒一頁(yè)，填寫要求（略）。⑩填寫檔案盒：正面，全宗名稱。背脊（略）。⑾編盒號(hào)：a、兩種方法（略）。b、兩個(gè)時(shí)段（略）。咸陽(yáng)市檔案局（全宗名稱）2、會(huì)計(jì)檔案：①會(huì)計(jì)檔案的分類：采納三級(jí)分類法分類，即按“年度——種類——保存限期”或“種類——年度——保存限期”分類，此中后一種分類方法是我們最常采納的分類方法。在三級(jí)分類法中：種類：分為4類，即會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)算帳簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。年度：會(huì)計(jì)檔案資料形成的年度。限期：會(huì)計(jì)檔案保存的時(shí)間，共分為永久和按期兩個(gè)期限，此中的按期又細(xì)分為25年、15年、10年、5年和3年種。②會(huì)計(jì)檔案的裝訂：a、憑證：甲：左上角包角；乙：左邊裝訂（三點(diǎn)一線）；要求：兩種裝訂方式均應(yīng)左齊上齊。b、賬簿：甲：左邊裝訂：三點(diǎn)一線；乙：死頁(yè)帳不重新編頁(yè)裝訂，只取掉塑皮加裝封面即可；丙：活頁(yè)帳要取掉空頁(yè)，重新編頁(yè)、加裝封面；c、報(bào)表：甲：編制卷內(nèi)目錄（使用文書檔模卷內(nèi)目錄即可），加裝封面；乙：左邊裝訂：三點(diǎn)一線；d、其他類：同2001年度以前的文書檔案整理方法同樣。③填寫模卷封面：所有會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)加裝和填寫封面，并裝盒。會(huì)計(jì)檔案封面及盒面款式以下：會(huì)計(jì)憑證類（類目名稱）00八年九月份經(jīng)費(fèi)支出憑證（模卷標(biāo)題）自2008年9月1日至2008年9月30日卷內(nèi)張數(shù)保存限期15年模卷號(hào)28④編制模卷號(hào)：甲：同種類同限期會(huì)計(jì)檔案一致編號(hào)；乙：大