采購(gòu)操作細(xì)則物資采購(gòu)實(shí)施、異常處理、進(jìn)度控制指導(dǎo)書

采購(gòu)操作細(xì)則說(shuō)明：本制度相當(dāng)于公司采購(gòu)工作的操作規(guī)矩或者作業(yè)指導(dǎo)書?？梢允共少?gòu)人員規(guī)矩個(gè)人采購(gòu)行為、規(guī)矩公司采購(gòu)事務(wù)、提高采購(gòu)工作效率，達(dá)到節(jié)約采購(gòu)成本、提高采購(gòu)業(yè)務(wù)質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益的目的。本操作細(xì)則主要囊括：總則、采購(gòu)方式、采購(gòu)期限、核批權(quán)限、供應(yīng)商調(diào)查與評(píng)判、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)異常處理、采購(gòu)進(jìn)度控制、附則等內(nèi)容。目錄1、總則TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"2、采購(gòu)方式2\o"CurrentDocument"3、采購(gòu)期限3\o"CurrentDocument"4、核批權(quán)限3\o"CurrentDocument"5、件應(yīng)商調(diào)查與評(píng)判4\o"CurrentDocument"6、采購(gòu)實(shí)施4\o"CurrentDocument"7、采購(gòu)異常處理6\o"CurrentDocument"8、采購(gòu)進(jìn)度控制8\o"CurrentDocument"9、附則81、總則1.1目的為統(tǒng)一員工采購(gòu)行為、規(guī)矩公司采購(gòu)事務(wù)、提高采購(gòu)工作效率，達(dá)到節(jié)約采購(gòu)成本、提高采購(gòu)業(yè)務(wù)質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。1.2適用范圍適用于公司各類物資采購(gòu)相關(guān)工作；采購(gòu)部全部員工。L3采購(gòu)部崗位職責(zé)(1)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定；(2)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)員、計(jì)劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理；(3)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃的制定，采購(gòu)合同的簽署及保管；(4)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)；(5)負(fù)責(zé)本部門按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成所需各項(xiàng)物資的采購(gòu)工作；(6)負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。(7)負(fù)責(zé)做好各項(xiàng)檔案的管理工作，如采購(gòu)合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件；(8)負(fù)責(zé)建立采購(gòu)物資臺(tái)帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付帳款，定期與財(cái)務(wù)部關(guān)于帳并且協(xié)助實(shí)施物資盤點(diǎn)。1.4采購(gòu)原則(1)未經(jīng)審批的物資一律不得采購(gòu)；(2)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的庫(kù)存物資應(yīng)優(yōu)先使用；(3)建立合格供應(yīng)商名錄時(shí)，采購(gòu)遠(yuǎn)近搭配的原則；(4)采購(gòu)物資時(shí)，應(yīng)盡快經(jīng)過(guò)銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；(5)在比價(jià)進(jìn)程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比服務(wù)的原則，擇優(yōu)確定采購(gòu)單位；(6)關(guān)于于先試用的物資，必需由使用部門出具試驗(yàn)報(bào)告，并且由審批后,方可采購(gòu)。(7)盡快避免當(dāng)日使用，當(dāng)日采購(gòu)，一定要做到提前采購(gòu)。2、采購(gòu)方式采購(gòu)部門應(yīng)視物資使用狀況、用量、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購(gòu)方式辦理采購(gòu)作業(yè)。定期合同采購(gòu)：關(guān)于于經(jīng)常使用且生產(chǎn)進(jìn)程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場(chǎng)價(jià)穩(wěn)定的物資，可選用本方式實(shí)施采購(gòu)。特約廠商采購(gòu)：關(guān)于于用量不大、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)物資，可簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，由采購(gòu)部門擇定特約供應(yīng)商直接供貨，但在付款前需確認(rèn)不高于市價(jià)時(shí)予以付款。3招標(biāo)采購(gòu)：主要指針關(guān)于大宗、費(fèi)用額度大的物資或者國(guó)家規(guī)則要求采取招標(biāo)采購(gòu)的物資，由采購(gòu)部依照招標(biāo)特定程序與規(guī)則予以采購(gòu)實(shí)施。緊急采購(gòu)：主要針關(guān)于緊俏、急用物資，考慮到時(shí)間問(wèn)題，可直接擇定供應(yīng)商實(shí)施采購(gòu)，以便即時(shí)備貨、保證使用。但必需盡快依照一般采購(gòu)程序辦理相關(guān)手續(xù)，若來(lái)不及辦理或者簽字負(fù)責(zé)人不在，仍需在1-2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。一般采購(gòu)：不適用于前述采購(gòu)方式者可依照本方式采購(gòu)，程序如下：采購(gòu)部門按請(qǐng)購(gòu)部門提出的請(qǐng)購(gòu)單，逐筆詢價(jià)、議價(jià)，并且了解交易條件后實(shí)施采購(gòu)。3、采購(gòu)期限采購(gòu)部門應(yīng)依照請(qǐng)購(gòu)部門提出的“需要日”辦理采購(gòu)。采購(gòu)部應(yīng)即時(shí)根據(jù)前期的供應(yīng)商調(diào)查結(jié)果分析擬定好采購(gòu)期限，并且呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。原則上應(yīng)以供貨合同擬明的交貨期限為準(zhǔn)，加計(jì)請(qǐng)購(gòu)呈批及驗(yàn)收所需時(shí)間。原采購(gòu)實(shí)施期限變更時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)專函報(bào)告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后,通知相關(guān)部門，以利于存量管制及適時(shí)提出請(qǐng)購(gòu)。4、核批權(quán)限4.1生產(chǎn)性物資，采購(gòu)合同額元以內(nèi)，由主管生產(chǎn)副總審批經(jīng)過(guò)即可;采購(gòu)合同額元以上，由總經(jīng)理審批經(jīng)過(guò)后,方可實(shí)施采購(gòu)。4.2非生產(chǎn)性物資，采購(gòu)合同額元以內(nèi)，由主管生產(chǎn)副總審批經(jīng)過(guò)即可;采購(gòu)合同額元以上，由總經(jīng)理審批經(jīng)過(guò)后，方可實(shí)施采購(gòu)。5、供應(yīng)商調(diào)查與評(píng)判（詳細(xì)內(nèi)容見(jiàn)《供應(yīng)商管理制度》）由采購(gòu)部（或者相關(guān)業(yè)務(wù)部門下屬采購(gòu)組，例如技術(shù)部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）實(shí)施采購(gòu)前，針關(guān)于意向供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，但應(yīng)優(yōu)先關(guān)于公司物資合格供應(yīng)商名冊(cè)上的合格供應(yīng)商進(jìn)行考察。具體調(diào)查范圍囊括：供方產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)信息、售后服務(wù)等詳細(xì)情況，初步確定質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為候選方，并且填好《供應(yīng)商調(diào)查表》備案。由采購(gòu)部組織生產(chǎn)管理部、品質(zhì)管理部、技術(shù)管理部等部門相關(guān)人員組成供應(yīng)商調(diào)查小組，關(guān)于供應(yīng)商實(shí)施調(diào)查、評(píng)判，并且填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》、《供應(yīng)商調(diào)查考核評(píng)分表》。評(píng)判結(jié)果由各部門負(fù)責(zé)人作出建議、簽字確認(rèn)，供總經(jīng)理核定是否準(zhǔn)予成為公司合格供應(yīng)商以及關(guān)于等級(jí)鑒定結(jié)果的確認(rèn)。6、采購(gòu)實(shí)施詢價(jià)采購(gòu)人員在收到“請(qǐng)購(gòu)單”或“外購(gòu)單”后，應(yīng)先判斷請(qǐng)購(gòu)物資的品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無(wú)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。關(guān)于于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說(shuō)明欠詳”等字樣后退請(qǐng)購(gòu)部門修訂。采購(gòu)人員參考過(guò)去采購(gòu)記錄或供應(yīng)商資料擬定至少三家詢價(jià)關(guān)于象，獨(dú)家代理、原廠牌零配件無(wú)法替代等并且報(bào)經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)者除外，并且填記在“請(qǐng)購(gòu)單”上。關(guān)于于加工合同采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報(bào)價(jià)單一并且送來(lái)，作為議價(jià)參考。采購(gòu)人員詢價(jià)時(shí)，應(yīng)將詢價(jià)截止日期填注于“請(qǐng)購(gòu)單”內(nèi)以便通知供應(yīng)商；一旦通知供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，應(yīng)緊跟催進(jìn)度。詢價(jià)完成后，采購(gòu)人員應(yīng)將詢價(jià)、報(bào)價(jià)的全部資料整理整理好，以便據(jù)以議價(jià)。若報(bào)價(jià)物資規(guī)格較復(fù)雜或與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不盡相同，采購(gòu)人員可將全部資料填制“采購(gòu)事務(wù)征詢單”，連同有關(guān)報(bào)價(jià)資料送請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見(jiàn)，并且按其意見(jiàn)處理，必要時(shí)重新詢價(jià)。6.2議價(jià)、比價(jià)6.2.1采購(gòu)人員收到不需會(huì)簽或已會(huì)簽完成的詢、報(bào)價(jià)資料時(shí)，應(yīng)接合會(huì)簽結(jié)果、各廠商報(bào)價(jià)，查閱前購(gòu)記錄及供應(yīng)商資料卡、市場(chǎng)行情，經(jīng)成本分析后，擬定議價(jià)關(guān)于象、議價(jià)策略及擬購(gòu)底價(jià)，以供議價(jià)、比價(jià)之用。6.2.2議價(jià)、比價(jià)時(shí)總原則是追求“高性價(jià)比”的物資，除注意質(zhì)量、價(jià)格外，還應(yīng)注意交貨期有無(wú)保證，能否向供應(yīng)商爭(zhēng)取分期付款等。6.2.3議價(jià)、比價(jià)可采用多種形式進(jìn)行。議價(jià)、比價(jià)完成后，由采購(gòu)人員擬定合作關(guān)于象，呈請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。6.3采購(gòu)6.3.1采購(gòu)人員根據(jù)議價(jià)比價(jià)結(jié)果，填制“訂購(gòu)單”并且發(fā)出采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，寄送目標(biāo)供應(yīng)商。同時(shí)，將“訂購(gòu)單”第二聯(lián)送倉(cāng)庫(kù)以待收料。訂購(gòu)單中需要標(biāo)明訂購(gòu)物品品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨方式、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式、采購(gòu)部聯(lián)系方式等基本信息內(nèi)容。預(yù)付定金或采購(gòu)金額較大，或有附帶條件的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人員應(yīng)先與供應(yīng)商簽署采購(gòu)合同，采購(gòu)合同應(yīng)囊括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、供貨方式、交貨日期、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)、結(jié)算方式及經(jīng)濟(jì)處罰等項(xiàng)條款。合同書正本兩份，一份存采購(gòu)部門，一份存供應(yīng)商；副本若干，分存請(qǐng)購(gòu)部門、收料部門、會(huì)計(jì)部門及供應(yīng)商。6.4驗(yàn)收入庫(kù)采購(gòu)物資運(yùn)到本公司時(shí)，一般物品由采購(gòu)部門直接驗(yàn)收并且填制《驗(yàn)收單》、辦理入庫(kù)手續(xù)或進(jìn)行退換貨處理；需特別試驗(yàn)的物資，需由采購(gòu)部門關(guān)于照核關(guān)于采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后開(kāi)具《請(qǐng)驗(yàn)單》交質(zhì)量部或設(shè)備部進(jìn)行質(zhì)量試驗(yàn)，質(zhì)量部、設(shè)備部在驗(yàn)收條件允許的范圍內(nèi)組織物資試驗(yàn)，并且出具試驗(yàn)報(bào)告單，試驗(yàn)合格的物資由保管點(diǎn)數(shù)入庫(kù)并且辦理入庫(kù)手續(xù)，試驗(yàn)不合格的物資不得辦理入庫(kù)，應(yīng)由采購(gòu)部完成后續(xù)的退換貨處理工作。6.5結(jié)算采購(gòu)部門填開(kāi)《采購(gòu)付款申請(qǐng)單》，連同有關(guān)憑證報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，并且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部方可付款。具體憑證囊括：《請(qǐng)購(gòu)單》、《采購(gòu)合同》、《采購(gòu)計(jì)劃單》、《采購(gòu)付款申請(qǐng)單》、《入庫(kù)單》、《發(fā)票》或《收款收據(jù)》等有關(guān)單證。財(cái)務(wù)部須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時(shí)必需認(rèn)真審核是否具備簽章齊全的條件，關(guān)于簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。7、采購(gòu)異常處理請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目撤銷采購(gòu)人員收到原請(qǐng)購(gòu)部門送來(lái)“撤銷請(qǐng)購(gòu)單”后按下列方式辦理：.1.1若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目尚未辦理，由采購(gòu)人員在原請(qǐng)購(gòu)單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再將原請(qǐng)購(gòu)單與“撤銷請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)退回原請(qǐng)購(gòu)部門，第一聯(lián)自存，按一般請(qǐng)購(gòu)單據(jù)存檔方式處理。.1.2若原請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目已向廠商訂購(gòu)，由采購(gòu)人員與供應(yīng)商接洽撤銷訂購(gòu)，經(jīng)供應(yīng)商同意撤銷后，向供應(yīng)商取回采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函，依第項(xiàng)方式處理。若供應(yīng)商堅(jiān)持不能撤銷，采購(gòu)人員應(yīng)于撤銷請(qǐng)購(gòu)單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，再將撤銷請(qǐng)購(gòu)單寄回原請(qǐng)購(gòu)部門。7.2緊急請(qǐng)購(gòu)采購(gòu)人員接到緊急請(qǐng)購(gòu)?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請(qǐng)購(gòu)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、請(qǐng)購(gòu)單號(hào)及交貨地點(diǎn)等資料，并且以電話詢議價(jià)格，待收到正式請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，補(bǔ)入詢議價(jià)結(jié)果,按急件方式處理。7.3交貨質(zhì)量異常處理采購(gòu)人員收到試驗(yàn)部門驗(yàn)收不合格的“材料試驗(yàn)報(bào)告表”時(shí)，應(yīng)盡速與供應(yīng)商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并且將交涉結(jié)果記錄于“材料試驗(yàn)報(bào)告表”的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)，并且呈總經(jīng)理核簽后，送回倉(cāng)庫(kù)。7.3.1關(guān)于于需退料、換料或補(bǔ)交者，采購(gòu)人員應(yīng)于“材料試驗(yàn)報(bào)告表”的“采購(gòu)處理結(jié)果”欄內(nèi)注明供應(yīng)商電話及預(yù)定的處理日期。7.3.2因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購(gòu)人員通知供應(yīng)商換料之次日起計(jì)算。7.3.3采購(gòu)人員如未能按請(qǐng)購(gòu)部門意見(jiàn)處理時(shí)，應(yīng)將與供應(yīng)商交涉結(jié)果記入采購(gòu)處理結(jié)果欄，送原請(qǐng)購(gòu)部門簽注意見(jiàn)，或會(huì)同原請(qǐng)購(gòu)部門共通處理。7.4交期延誤罰扣處理采購(gòu)人員收到交貨延誤或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送部門的擬整理付款事務(wù)時(shí)，應(yīng)按下列方式處理：計(jì)算逾期罰扣金額并且通知供應(yīng)商罰扣原因與金額；在供應(yīng)商同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí)，由采購(gòu)人員在收貨單及發(fā)票上填寫實(shí)付金額或發(fā)票號(hào)碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請(qǐng)購(gòu)單”第二聯(lián)、收貨單、材料試驗(yàn)報(bào)告表等資料，送財(cái)務(wù)部門整理付款。7.5約定供貨超交處理屬銷售慣例或配合最小包裝量供應(yīng)商需超交的，采購(gòu)人員應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單”采購(gòu)記錄欄內(nèi)注明，以作為倉(cāng)庫(kù)收料依據(jù)。7.6暫借款采購(gòu)處理以暫借款采購(gòu)，采購(gòu)人員應(yīng)在“請(qǐng)購(gòu)單”采購(gòu)記錄欄內(nèi)加蓋“采購(gòu)部門整理付款章”，以免財(cái)務(wù)部門反復(fù)付款。7.7價(jià)格變動(dòng)處理7.7.1外銷產(chǎn)品原材料價(jià)格變動(dòng)時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報(bào)價(jià)水平，避免不當(dāng)損失。7.7.2采購(gòu)部門應(yīng)于—月5日前，核算各種物