2023會議籌備工作方案

Word———2023會議籌備工作方案方案描述了活動的流程，為了確保事情或工作有效開展，經(jīng)常要依據(jù)詳細狀況預(yù)先制定方案，方案一般包括指導(dǎo)思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策（措施）、詳細要求等項目。我們應(yīng)當怎么制定方案呢?下面是我為大家收集的2023會議籌備工作方案，盼望能夠關(guān)心到大家。

2023會議籌備工作方案篇1

一、會議主題：__公司20__年（工作（總結(jié)））暨表彰大會

二、會議時間：20__年2月1日

三、會議地點：

四、與會人員：

公司全體員工

共計約150人。

五、議程

(一)請董事長先生致開幕詞

(二)文藝表演+抽獎

1、文藝表演及主持人外聘公司負責(zé)

2、抽獎設(shè)立特等獎一名，一等獎5名，二等獎20名，三等獎30名。

3、獎品設(shè)置待議

(三)晚宴

1、董事長致祝酒詞

2、共進晚宴

六、會務(wù)工作人員支配

七、會務(wù)工作支配

1.會場布置

2.抽獎支配

⑴由特地人員負責(zé)專地專放，專人發(fā)放。

⑵操作程序：現(xiàn)場領(lǐng)獎或晚宴后領(lǐng)獎，憑抽獎券副券到指定地點領(lǐng)取

3、就餐支配

⑴席位：共15席，分公司領(lǐng)導(dǎo)席、員工席。⑵標準：1200元/桌(不含酒水)

4、物料預(yù)備：現(xiàn)場抽獎獎項設(shè)置：特等獎1名，獎品：一等獎5名，獎品：二等獎20名，獎品：三等獎30名，獎品：未獲得獎品的參會人員將紀念品一份。

5、交通支配

⑴領(lǐng)導(dǎo)用車由公司統(tǒng)一支配⑵員工來往自行支配

八、費用預(yù)算：略。

2023會議籌備工作方案篇2

一、會議主題

面對機遇，20__年上半年銷售部門面對市場的需求和競爭做出的一系列經(jīng)營措施，并取得突出成效。挑戰(zhàn)將來，為了在下半年里取得更大的突破，我們要總結(jié)前期工作的（閱歷），齊心合力，共同探討、討論制定新的方案銷售方案以適應(yīng)市場變化的需求。

二、會議的時間、地點

會議時間：20__年9月26日

上午9：00——11：30下午3：00——5：00

會議地點：華天大酒店會議廳406

三、參與會議人員

參與會議的人員包括：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部的管理階層全體職員、各部門主要領(lǐng)導(dǎo)員

四、會議議程

會議由副總經(jīng)理主持

(1)銷售部部長對上半年的銷售狀況做出總結(jié)

(2)總經(jīng)理對這半年的銷售狀況和相關(guān)（報告）

(3)其他部門人員代表對這半年來的主要工作進行總結(jié)

五、接待規(guī)格

對等接待

六、會議材料的預(yù)備

銷售部的銷售報告表

總經(jīng)理的報告

各部門代表的報告

副總經(jīng)理的（總結(jié)報告）

公司上半年的銷售方案和（銷售總結(jié)）表

七、會議經(jīng)費預(yù)算

捌萬柒仟叁佰元整。

2023會議籌備工作方案篇3

一，明確會議主題

會議主題要明確，經(jīng)銷商會議的目的就是為了訂貨，因此，會議的主題沒有必要取名為假意的“某某經(jīng)銷商溝通會，某某廠商聯(lián)誼會”等，而應(yīng)當直奔主題，作“某某區(qū)域某某品牌訂貨會”讓全部經(jīng)銷商明白廠商召開此次會議的目的就是為了訂貨，避開讓經(jīng)銷商沒有訂貨的心理預(yù)備，從而使雙方均不滿足。

二，充實會議內(nèi)容

1，會議內(nèi)容要有（教育）性

現(xiàn)今許多品牌的訂貨會已經(jīng)流于俗套，找些客戶過來聽廠商人員進行宣讀公司的那些基本狀況，然后就吃飯喝酒，讓公司業(yè)務(wù)人員和經(jīng)銷商在酒桌上“酒量即銷量”然后就是再進行（其它）活動，以此來拉攏經(jīng)銷商訂貨。會后，公司算帳，利潤不能支撐費用，代理商愁眉苦臉，以后說到經(jīng)銷商會議就是可怕，經(jīng)銷商對代理商的經(jīng)銷商會議也不再感愛好，由于召開一個訂貨會除了拿錢去吃喝去訂貨外，沒有其它實際的意義，并且也和代理商一樣，看不到利益，學(xué)不到東西。因此我認為，在召開訂貨會的會議內(nèi)容除了向經(jīng)銷商宣揚品牌后，可以更多去選擇提高經(jīng)銷商經(jīng)營管理水平，關(guān)心分析行業(yè)進展趨勢，指導(dǎo)經(jīng)銷商做出更好的促銷方案，言傳身教如何向消費推廣本品牌產(chǎn)品，并關(guān)心分析竟品的優(yōu)缺點等等會議題材作為會議的主題。信任，經(jīng)銷商會對以上題材更有愛好。

2，會議主持人要專業(yè)。

專業(yè)的會議主持人會讓會場的氣氛輕松，明快，同時也可以讓經(jīng)銷商加強公司的專業(yè)形象和隆重態(tài)度。

3，會議時間經(jīng)銷商會議（策劃方案）經(jīng)銷商會議的時間段：產(chǎn)品銷售旺季前和產(chǎn)品銷售旺季后。

會議的時間不能太長也不能太短，應(yīng)堅持以四個小時為基本原則。第一個小時重點突出宣揚公司品牌和產(chǎn)品的賣點。其次個小時應(yīng)當請公司經(jīng)理級人物做會議主題的報告發(fā)言，同時公布當次會議的突發(fā)性政策。第三個小時應(yīng)當以文藝性的節(jié)目或者以活躍現(xiàn)場氣氛為主。第四個小時，以參觀會場展覽產(chǎn)品并現(xiàn)場訂貨。

三，增加會議效果

會前工作主要為：

(1)確定訂貨會的邀請對象，細節(jié)之處是尤其要抓住在訂貨會中起打算作用的人員。

(2)確定訂貨會的主推品項：做為企業(yè)產(chǎn)品品項往往不是單一的，因而實行哪款產(chǎn)品作為主推品種，就要對市場進行充分摸底，找出機會點最大的產(chǎn)品，如針對德賽目前的產(chǎn)品中，就要突出差異化產(chǎn)品DS-001學(xué)習(xí)DVD，充分突出它的賣點。細節(jié)之處是要避開主推的品項過全或促銷推廣產(chǎn)品無重點。

(3)制訂主推品項的訂貨政策：即對主推品項產(chǎn)品實行什么樣的促銷政策才能合適，才能起到擴大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會影響訂貨會效果，細節(jié)在于訂貨政策的制定。

(4)確定訂貨會的主題：銷售產(chǎn)品需要一個理由，開訂貨會同樣也需要一個由頭，確定一個主題。否則平白無的搞促銷開訂貨會會讓客戶產(chǎn)生防范心理。

(5)做好訂貨會前造勢和客戶摸底，一方面事前造勢讓客戶有正確熟悉和心理和預(yù)備，同時通過市場狀況摸底圈定核心客戶，是訂貨會有的放矢。

(6)做好場地的選擇：主要依據(jù)邀請的人數(shù)，規(guī)模，選定訂貨會會址，對場地的選擇要求，要做到交通便利，易于查找這一點。

(7)做好時間支配和訂貨資料的預(yù)備，依據(jù)邀請對象發(fā)（邀請函），注明訂貨會時間地點，同時也可將產(chǎn)品資料，價格表和促銷活動通知送達知客戶手中。

(8布置好會場。定貨會會場布置要突出訂貨會主題

會中的工作主要為：

通過在訂貨會會中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶樂觀參加其中，調(diào)動客戶訂貨的樂觀性，同時可以消退客戶的防范心理，感染其它客戶

會后的工作主要為：

訂貨會開完后，只是訂貨會勝利的一半，如何落實是訂貨會最終勝利與否的重中之重，因而訂貨會后一方面要將貨準時送達訂貨客戶的手中，另一方面要做好電話的準時跟蹤與走訪追蹤，收取保證金，確保真正達成意向

訂貨會開完要擅長總結(jié)

現(xiàn)在許多企業(yè)，談到訂貨會基本上不談“訂貨后”，訂完了，好像已經(jīng)結(jié)束了，資金也來了。訂貨會還有許多工作要做。今年的訂貨會要跟去年的訂貨會比較，數(shù)字是否有增加，生產(chǎn)力量是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進一步去落實，這些都是亟待解決的。

四，召開訂貨會的細節(jié)問題

1，細心設(shè)計定貨會的政策

2，會前開票和會中開票相結(jié)合

3，找一個好的會議主持人

4，專車接送鄉(xiāng)鎮(zhèn)大戶經(jīng)銷商

5，肯定要設(shè)置抽獎和禮品環(huán)節(jié)

6，設(shè)置餐桌就餐人員姓名

2023會議籌備工作方案篇4

一、會議主題與背景

1、會議主題

深化學(xué)_，基層團委書記培訓(xùn)

2、會議背景

為深化學(xué)_精神，使團領(lǐng)導(dǎo)加深對_的熟悉和理解，增加貫徹落實_的力量，進一步提高團領(lǐng)導(dǎo)的國家性修養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和服務(wù)大局、服務(wù)青年的本事，根據(jù)市第十二次團代會的部署和《天津市團領(lǐng)導(dǎo)教育培訓(xùn)三年規(guī)劃（征求看法稿）》的要求，結(jié)合實施團領(lǐng)導(dǎo)“百千萬”教育培訓(xùn)工程，團市委組織部和市團校擬定于_以后，舉辦“團領(lǐng)導(dǎo)‘百千萬’教育培訓(xùn)工程暨基層團委書記_精神培訓(xùn)班”。

二、會議日期與地點

1、會議日期：

10月下旬至11月上旬，共舉辦四期，詳細時間為：

第一期（青工戰(zhàn)線班）：10月24日—26日；

其次期（青農(nóng)戰(zhàn)線班）：10月29日—31日；

第三期（城區(qū)戰(zhàn)線班）：11月1日—11月3日；

第四期：（學(xué)校宣揚戰(zhàn)線班）：11月5日—7日；

每期培訓(xùn)時間為兩天半。

2、會議地點：

天津市青少年綠色文明基地。（地址：大港區(qū)官港港西路699號）

三、主辦單位和承辦單位

主辦單位：天津市團委、天津市團委組織部

支持單位：天津市青少年綠色文明基地

承辦單位：天津市團校、天津青年職業(yè)學(xué)院

執(zhí)行單位：天津青年職業(yè)學(xué)院，各有關(guān)部門

四、籌備工作機構(gòu)及職責(zé)

為深化學(xué)_，使團領(lǐng)導(dǎo)加深對_的熟悉和理解，增加貫徹落實_的力量，進一步提高團領(lǐng)導(dǎo)的國家性修養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和服務(wù)大局、服務(wù)青年的本事，根據(jù)市第十二次團代會的部署和《天津市團領(lǐng)導(dǎo)教育培訓(xùn)三年規(guī)劃（征求看法稿）》的要求，結(jié)合實施團領(lǐng)導(dǎo)“百千萬”教育培訓(xùn)工程，團市委組織部和市團校擬定于_以后，舉辦“團領(lǐng)導(dǎo)‘百千萬’教育培訓(xùn)工程暨基層團委書記_訓(xùn)班”為辦好此次會議，現(xiàn)就一些會議事項作如下支配，請各方協(xié)作支持。

一、會議機構(gòu)設(shè)置

大會組委會領(lǐng)導(dǎo)小組名單主任：宿志華副主任：團委組織部

秘書長：孫紅靈(負責(zé)會議各組工作的溝通協(xié)調(diào))

組委會下設(shè)秘書組、會務(wù)組、宣揚組、和機動組、演出組、財務(wù)組、保衛(wèi)組七個工作小組。

1、會議秘書組組長：孫紅靈

人員：石揚團委組織部相關(guān)人員

2、會務(wù)組組長：基地負責(zé)

人員：基地相關(guān)人員

3、宣揚組組長：團委組織部人員：組織部有關(guān)人員

4、機動組長：董國良

人員：青年職業(yè)學(xué)院同學(xué)

5、演出組長：董國良

人員：青年職業(yè)學(xué)院同學(xué)

6、財務(wù)組長：孫紅靈

人員：石揚及基地相關(guān)人員

7、保衛(wèi)組長：基地人員人員：保衛(wèi)處

二、任務(wù)分解

1、會議秘書組工作職責(zé)：負責(zé)材料的預(yù)備，包括會務(wù)須知、領(lǐng)導(dǎo)講話材料、省內(nèi)參會通知、請柬等，確定會議的內(nèi)容、時間、地點、日程支配，代表分組，有關(guān)文件起草，論文征集、稿件審定、論文匯編等。

（1）參會人員支配

會議回執(zhí)清單、確定省外省內(nèi)參會人員

組織部相關(guān)人員

擬邀請的嘉賓名單（包括各級領(lǐng)導(dǎo)、雜志、出版社等）

組織部相關(guān)人員

嘉賓的電話、傳真邀請組織部相關(guān)人員

學(xué)術(shù)會議指南、會議資料的整理、起草等孫紅靈

（2）會議日程支配孫紅靈

代表分組名額安排孫紅靈

開幕式議程孫紅靈

（3）嘉賓的邀請

講課教授孫紅靈

各級領(lǐng)導(dǎo)孫紅靈

（4）起草講話稿

上述工作在20日前完成。

2、會務(wù)組工作職責(zé)：負責(zé)與會嘉賓的報到、收費開票、食宿支配、會議資料的制作、發(fā)放、注冊登記、發(fā)放紀念品、預(yù)訂票、接送站、旅游觀光等接待工作；會場布置、后勤

保障等工作；

（1）接待工作

嘉賓接待、報到、資料發(fā)放、登記石揚

收費、開票石揚

紀念品發(fā)放基地人員

食宿、引導(dǎo)06級同學(xué)

聯(lián)系、協(xié)調(diào)交通秩序、預(yù)訂票，旅游觀光孫紅靈

飲食支配、住宿需要基地人員

其它后勤保障工作基地服務(wù)人員

（2）學(xué)校學(xué)術(shù)報告廳及賓館學(xué)術(shù)會議廳等會議布置李晨

兩個會議室主席臺、座牌制作及擺放

同學(xué)

學(xué)術(shù)廳第一排座牌及擺放同學(xué)

兩個會議室座位劃分：印刷并發(fā)送座位表

兩個會議室兩個會場音響及調(diào)試、投影儀

（3）會議資料制作

制作各類（標語）、會場標語李晨

制作會議指南等宣揚資料李晨

會場會標、中心標牌制作李晨

學(xué)術(shù)會議指南、會議資料的整理、起草等

會議前5日前制作完成

（4）學(xué)校學(xué)術(shù)報告廳與會領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者的引導(dǎo)06級同學(xué)

（5）與會嘉賓的照相和開幕式后的合影李晨

會場攝像等湯炎

3、宣揚組工作職責(zé)：負責(zé)對內(nèi)對外的宣揚。

對外宣揚：

（1）參會人員支配

會議回執(zhí)清單、確定省外省內(nèi)參會人員組織部

擬邀請的嘉賓名單（包括各級領(lǐng)導(dǎo)、雜志、出版社等）組織部

嘉賓的電話、傳真邀請

（2）嘉賓的邀請組織部

（3）會議新聞報道總體組織和策劃。包括攝影、攝像，對外媒體邀請、聯(lián)絡(luò)組織部

對內(nèi)宣揚：

（1）懸掛各類標語

地點一：基地大門懸掛（歡迎詞）標語湯炎

同學(xué)

曹冬樂

行政樓大門

學(xué)術(shù)報告廳電子屏

懸掛宣揚標語四條橫幅

歡迎標語、賀信等基地相關(guān)人員

地點二：主樓大門

懸掛（歡迎詞）標語

（2）兩個會議室主席臺：花、桌子

（3）同學(xué)座位支配

（4）禮儀隊的支配

4、機動組（聽從組委會的臨時支配）

（1）會場音響設(shè)備調(diào)試

（2）投影儀、（筆記本）等的安裝、調(diào)試等

（3）爭論通知與支配

5、演出組：

1．負責(zé)發(fā)動、組織、聯(lián)歡節(jié)目；

2．負責(zé)組織、審查、選拔同學(xué)節(jié)目；

3．負責(zé)邀請培訓(xùn)領(lǐng)導(dǎo)演出；

6、財務(wù)組：

1、大會的預(yù)算、收支以及帳目管理；

2、大會贊助費、會務(wù)費、資料費等的收取管理及會務(wù)支出和結(jié)算。

7、保衛(wèi)組：

1、制訂會場平安保衛(wèi)方案與實施；

2、聯(lián)系與協(xié)調(diào)會議賓館做好與會代表的保安工作；

2023會議籌備工作方案篇5

依據(jù)（年度（工作方案））支配和局領(lǐng)導(dǎo)指示，X市人社局擬定于10月下旬開頭，實行會議培訓(xùn)的形式，對全市用工單位負責(zé)人進行相關(guān)法律法規(guī)培訓(xùn)。為了保證培訓(xùn)會議前期籌備工作的順當實施，特制訂籌備方案如下：

一、組織機構(gòu)及職責(zé)

成立“培訓(xùn)會議籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，全面負責(zé)本次會議的籌備工作：

組長：__X

副組長：__X

成員：__X__X__X

領(lǐng)導(dǎo)組下設(shè)5個工作組

(一)文字組

組長：__

成員：____X__X

主要職責(zé)：

1、負責(zé)起草籌備工作和培訓(xùn)會議（實施方案）

2、負責(zé)手氣、預(yù)備會議相關(guān)法律、法規(guī)、文件、資料。

3、負責(zé)預(yù)備會議材(資)料，統(tǒng)一裝袋分發(fā)。

4、負責(zé)會議之后全部材料的歸檔。

5、完成領(lǐng)導(dǎo)小組支配的其他工作。

(二)聯(lián)絡(luò)組

組長：__

成員：____X__X

主要職責(zé)：

1、負責(zé)會議地點的選定、踩點和對會場的督導(dǎo)、完善、聯(lián)絡(luò)工作。

2、負責(zé)授課老師的聯(lián)系和支配工作。

3、負責(zé)與其他相關(guān)部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作。

4、負責(zé)會議期間的秩序維護、治安保衛(wèi)工作。

(三)會務(wù)組

組長：__

成員：____X__X

主要職責(zé)

1、負責(zé)購置會議相關(guān)辦公用品。

2、負責(zé)參會人員的報道、接待工作。

3、負責(zé)會議的宣揚報道。

4、負責(zé)落實會議用車。

5、完成領(lǐng)導(dǎo)小組支配的其他工作。

二、實施步驟

培訓(xùn)會議分兩個階段進行：

(一)前期預(yù)備(9月20日-10月13日)

1、9月20日-9月23日，成立籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定籌備工作方案，討論支配工作。

2、9月24日-10月12日，各工作小組根據(jù)詳細分工，明確職責(zé)，抓好落實。

3、10月13日，完成前期預(yù)備工作，籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組驗收。

(二)召開會議(時間待定)

三、工作要求

此次培訓(xùn)會議意義重大，各工作小組和全體領(lǐng)導(dǎo)肯定要站在講政治、顧全局的高度，充分熟悉召開這次培訓(xùn)會議對推動依法行政，落實年度工作總要求和高標準完成年度工作目標任務(wù)的重要性。本次培訓(xùn)會議要求嚴、時間緊、任務(wù)重，局國家委非常重視，各工作小組和全體領(lǐng)導(dǎo)肯定要根據(jù)統(tǒng)一部署，明確各自的工作職責(zé)和任務(wù)分工，周密部署、細心組織、緊密協(xié)作、全力以赴，仔細抓好落實工作，確保培訓(xùn)會議順當召開。

2023會議籌備工作方案篇6

一、會議時間：

20__年7月15日10:00-11:00

二、會議地點：

二樓辦公室

三、參會人員：

（略）

四、會議主持：

張經(jīng)理、王經(jīng)理

五、會前預(yù)備工作：

1、依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的會議要求，確定出會議議題。

2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時間，地會議流程策劃方案點，同時告知參會人員會議的名稱及內(nèi)容，以便參會人員整理好相關(guān)資料，做好充分的預(yù)備工作。

3、組織各參會人員按時到場，明確自己所在職位的工作職責(zé)范圍。

4、制作出會議的各項日程，編排好會議的相關(guān)程序，制定出一系列的留意事項，依據(jù)這些留意事項作出相對應(yīng)的應(yīng)急方案。

5、會場的布置要充分反映會議主旨，簡明扼要，突出重點。

（1）會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。

（2）會場要安放一臺投影儀，以便更好的反映出會議的核心問題，同時用數(shù)據(jù)的形式更能直觀呈現(xiàn)出該問題的實質(zhì)，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。

（3）確定好明確的會場區(qū)域后，再對會議桌的擺放形式進行調(diào)整。

（4）會場還要對主席臺位置做一個明確的設(shè)定，在設(shè)定好位置后，落實主席臺的領(lǐng)導(dǎo)，再進行一一支配座次，并告知參會人員所在座次的編號，依據(jù)編號設(shè)置發(fā)言席，再設(shè)定的發(fā)言席上擺放席簽、話筒，在開會前期要對話筒進行試音，確保話筒的音質(zhì)。

（5）還要留意的是會場的環(huán)境對會議的開展也起著至關(guān)重要的作用。會場的燈光照明設(shè)施，通風(fēng)效果，錄音、錄像的好壞直接打算了本次會議的勝利與否，因此要對這些設(shè)施設(shè)備進行細致的檢查。

（6）為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊急，可以在會場內(nèi)擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。

6、后勤部門要對參會人員供應(yīng)一些幫助性的關(guān)心。比如：水、食宿、用車、醫(yī)療保健、平安保衛(wèi)等。

7、開展此次會議還要考慮對會議做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等一系列的預(yù)備工作，以確保會議不會由于某些環(huán)節(jié)而影響會議的正常進行。

8、把全部會前預(yù)備工作做好后再對其進行重新檢查一遍，最終向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。

六、會中的服務(wù)與組織

1、工作人員要提前1小時到會場，認真檢查會場前期的預(yù)備狀況，確保沒有遺漏的環(huán)節(jié)。

2、完善簽到工作，精確了解參會人員的到場狀況，尤其是主席臺領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進行二次通知，詢問緣由，對已到場的參會人員發(fā)礦泉水，并進行材料的分發(fā)工作。

3、根據(jù)原方案的編排方式讓參會人員從前往后依次就座。

4、后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進會場就座，與會議無關(guān)的人員準時離開會場，并關(guān)閉會場大門，在開會期間手機調(diào)成震驚或靜音，不準擅自離開會場，不準接電話，保持會場的寧靜。

5、行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報。

6、為了弘揚公司（文化），在開會過程中支配特地人員進行現(xiàn)場拍照，會后可將這些圖片放至網(wǎng)上，做后期公司文化的宣揚，同時為了加深參會人員之間的友情，對參會人員組織照相。

7、行政接待人員為參會人員提前預(yù)定返程車票、火車票、飛機票等。

七、會后會場的收尾工作

1、會議結(jié)束后，檢查所帶工作資料和物品（包括會簽）是否全部帶齊。

2、依據(jù)參會人員離開的時間，支配工作人員對參會人員進行護送。

3、回公司后準時對此次會議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。

4、為了讓此次會議開展的更有意義，可以支配新聞媒體對此次會議進行全方位的報道。

2023會議籌備工作方案篇7

(一)會前工作:

1、與會議主辦方洽談。

2、向會議主辦方供應(yīng)會議接待策劃方案和報價。

3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。

4、與會議主辦方確認會議接待方案。

5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。

6、預(yù)備會議資料。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。)

(二)跟進工作:

1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。

2、會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。

3、會議秘書幫助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。

4、會議秘書在會議接待(報到)處幫助會務(wù)組確認和分發(fā)房間，確認VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。幫助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。

5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)支配等工作。

6、提前確認會議代表(客戶)的消遣項目、消遣場所及消費和付費的方式。

7、確認旅游公司為該會議供應(yīng)的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛支配事宜(日程支配、房餐車導(dǎo)游等支配)。

8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等平安工作、參會代表的人、財、物等平安工作。

9、確認特別客人(如宏大的領(lǐng)導(dǎo)少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的支配及接待工作。

10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的支配。

11、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他托付代辦服務(wù)。

(三)會后工作:

1、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的看法反饋及處理工作。

2、會議資料、（領(lǐng)導(dǎo)講話稿）、、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

3、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。

4、歡送代表工作。

(四)會議的籌備工作:

1、依據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。設(shè)定待規(guī)格。

2、發(fā)放會議通知和會議日程。會議通知必需寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參與者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等資料。通知后面要留意附回執(zhí)，這樣能夠確定受邀請的人是否參與會議，預(yù)備參與會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參與者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避開了與會者問路的很多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的詳細支配，它是人們了解會議情景的重要依據(jù)。它的形式既能夠是文字的也能夠是表格的。它能夠隨會議通知一齊發(fā)放。

3、會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，依據(jù)會議資料，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)暮啽闩杈啊⑴杌?為使會場更加莊重，會議桌上可懸掛或擺放國旗、國家旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗潔凈，擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要和會議的風(fēng)格和氣氛統(tǒng)一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置（方法）:圓桌型，假如是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一齊圍桌而坐，從而消退不公平的感覺。另外，與會者能清晰地看到其他人的面容，因而有利于相互交換看法。座次支配應(yīng)留意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及伴隨應(yīng)對面做，來賓的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。由于為尊者享有優(yōu)先知情權(quán)。教室型，這是采納得最多的一種形式，它適用于以傳達情景、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、并且與會者之間不需要爭論、溝通看法。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。

(五)會議的（接待禮儀）:

一是會前檢查。這是對在預(yù)備工作階段討論不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否預(yù)備齊全。

二是提前進入接待崗位。接