XX電業(yè)局計量中心報告和證書管理程序

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報告和證書管理程序

1目的

為保證報告和證書的完整性、準(zhǔn)確性，并真實地反映結(jié)果的全部信息。

2范圍

適用于本計量中心出具的報告和證書的管理。

3職責(zé)

3.1授權(quán)簽字人批準(zhǔn)其授權(quán)領(lǐng)域的報告或證書;

3.2中心辦每年至少抽查一次報告和證書；

3.3班組負(fù)責(zé)編制、審核報告/證書，負(fù)責(zé)報告/證書的交付、管理和臺帳的建立。

4程序

4.1報告和證書的編制要求

4.1.1本計量中心的工作結(jié)果以檢測報告、試驗報告、檢定證書、測試報告、校準(zhǔn)證書的形式出具。報告/證書的內(nèi)容應(yīng)包括以下方面：

a）報告/證書的名稱；

b）本計量中心名稱與地址，聯(lián)系電話；

c）報告/證書編號標(biāo)識，第頁及共頁；

d）顧客的名稱；

e）所用方法的標(biāo)識；

f）檢測或校準(zhǔn)物品的描述（如名稱、型號規(guī)格、主要性能指標(biāo)等）、狀態(tài)和明確的標(biāo)識；

g）檢測/校準(zhǔn)/檢定日期；

h）如果被檢物品是抽樣得來，說明其抽樣日期、抽樣方法、抽樣地點、抽樣計劃和程序、抽樣環(huán)境條件等；

i）檢測和校準(zhǔn)結(jié)果，適當(dāng)時，帶有測量單位（必要時，當(dāng)以表格、圖、或照片加以說明）；

j）報告和證書的編制、審核和批準(zhǔn)人的手簽名，必要時注明簽名日期；

k）必要時對顧客送檢/送校的樣品，作出檢測/校準(zhǔn)/檢定結(jié)果僅對所送樣品負(fù)責(zé)的聲明；

l）當(dāng)有分包項時，則應(yīng)清晰地標(biāo)明分包方出具的數(shù)據(jù)；

m）必要時，注明“本檢測報告/校準(zhǔn)、檢定證書未經(jīng)本計量中心書面批準(zhǔn)，不得部分復(fù)印”的聲明.

4.1.2當(dāng)需要對檢測結(jié)果作出解釋時，報告中還應(yīng)包括下列內(nèi)容：

a）對檢測方法的偏離、增添或刪節(jié)，及特殊檢測條件的信息，如環(huán)境條件；

b）需要時符合或不符合要求或規(guī)范的聲明；

c）適用時評定測量不確定度的聲明。當(dāng)不確定度與檢測結(jié)果的有效性或應(yīng)用有關(guān)，或顧客提出要求時，或當(dāng)測量不確定度影響到規(guī)范限度的符合性時，報告中還需要包括有關(guān)不確定度的信息；

d）適用且需要時，提出意見和解釋；

e）特定方法、顧客和顧客群體要求的附加信息。

4.1.3如需對校準(zhǔn)結(jié)果進(jìn)行解釋時，證書還應(yīng)包括下列內(nèi)容：

a）對測量結(jié)果有影響的條件（環(huán)境條件）；

b）測量不確定度和（或）符合確定的計量規(guī)范或條款的聲明；

c）測量可溯源的證據(jù)；

d）校準(zhǔn)證書僅可給出功能性檢測結(jié)果或量值，不應(yīng)包含對校準(zhǔn)時間間隔的建議；若需給出符合某規(guī)范聲明的，應(yīng)指明符合或不符合該規(guī)范的具體條款；做出符合性聲明時，應(yīng)考慮測量不確定度；

e）若顧客事先要求，在校準(zhǔn)儀器被調(diào)整或修理后，要求給出調(diào)整或修理前后的校準(zhǔn)結(jié)果時，應(yīng)在證書或報告中表明。

4.1.4工作人員應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、明確和客觀地報告每一項或一系列檢測和校準(zhǔn)結(jié)果，并符合有關(guān)方法規(guī)定的要求。

4.1.5試驗報告的封面和格式統(tǒng)一制定（見附錄）。

4.1.5.1所有報告均用A4紙（附圖等可除外）。

4.1.5.2封面應(yīng)至少含：報告編碼（應(yīng)在右上角）、報告名稱、試驗類型、委托單位、報告單位、報告日期。

4.1.5.3簽批頁（封二）應(yīng)含編寫、審核、批準(zhǔn)。

4.1.5.4封三應(yīng)含本計量中心聲明。

4.1.5.5目錄：少于10頁可不用。

4.1.5.6主體部分：應(yīng)含“報告的內(nèi)容”所定義的項目，其中分層方法應(yīng)按如下規(guī)定執(zhí)行。第一層用“123……”；第二層用“1.11.21.3……”；第三層用“1.1.11.1.21.1.3……”；其余可自定義。

4.1.6檢測報告、檢定證書、測試報告、校準(zhǔn)證書的格式由班組根據(jù)承檢產(chǎn)品/項目標(biāo)準(zhǔn)的要求自行設(shè)計，報中心辦備案。確定后的報告/證書格式無特殊原因不得更改，更改需經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)；

4.1.7報告和證書的標(biāo)識

4.1.7.1試驗報告標(biāo)識形式為ABCD-EFGHIJ。AB為班組拼音縮寫：CD為年（2000年為00，2001年為01，依次類推），EFGHIJ由班組自行定義。

4.1.7.2檢測報告、檢定證書、測試報告、校準(zhǔn)證書的標(biāo)識由各班組自行制定，并報中心辦備案。

4.2報告和證書的編寫

4.2.1報告/證書應(yīng)能夠準(zhǔn)確、清晰、明確和客觀地反映工作結(jié)果，并符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方法規(guī)定的要求。編寫內(nèi)容要完整、結(jié)論明確，必要時應(yīng)附以圖表、數(shù)表、曲線、簡圖、照片說明。

4.2.2報告/證書應(yīng)由具備資格的專業(yè)人員編制，實習(xí)人員不能獨立編制。

4.2.3報告/證書上的數(shù)據(jù)結(jié)論、環(huán)境條件等須與原始記錄相符。

4.2.4報告/證書的所有數(shù)據(jù)均應(yīng)采用法定計量單位和規(guī)定的術(shù)語。

4.2.5對分包方所提供的結(jié)果應(yīng)在報告中明確說明。

4.3報告和證書的審核批準(zhǔn)

4.3.1檢測報告、檢定證書、測試報告、校準(zhǔn)證書采用編寫、審核和批準(zhǔn)三級方式。

4.3.1.1工作人員對原始數(shù)據(jù)核對后將檢測結(jié)果準(zhǔn)確無誤地填寫到報告中，并簽名。

4.3.1.2相關(guān)人員審核原始記錄、方法的適用性以及滿足顧客要求后，審核簽名。

4.3.1.3本專業(yè)授權(quán)簽字人批準(zhǔn)簽字。

4.3.2試驗報告的審批

4.3.2.1報告的審批采用編寫、審核、批準(zhǔn)方式。

4.3.2.2常規(guī)性試驗,由助工及以上職稱人員編寫、專業(yè)組長審定、班組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.3.2.3較復(fù)雜的、跨專業(yè)的或涉及系統(tǒng)安全的檢測項目試驗（如型式試驗、機(jī)組性能鑒定試驗等）,由助理工程師以上職稱的檢測人員編寫、項目負(fù)責(zé)人或班組負(fù)責(zé)人審核，質(zhì)量負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人或主任批準(zhǔn)。

4.4報告的管理和交付

4.4.1中心辦根據(jù)授權(quán)簽字人的批準(zhǔn)簽名加蓋試驗報告專用章和實驗室認(rèn)可、計量認(rèn)證標(biāo)志章，并留存二份，定期歸檔。報告/證書的保存期一般不少于五年。認(rèn)可認(rèn)證范圍之外的項目，不允許加蓋實驗室認(rèn)可、計量認(rèn)證標(biāo)志章。班組應(yīng)將原始記錄和報告一同存檔。

4.4.2檢測報告、檢定證書、測試報告、校準(zhǔn)證書由各班組根據(jù)授權(quán)簽字人的批準(zhǔn)簽名加蓋試驗報告專用章和實驗室認(rèn)可、計量認(rèn)證標(biāo)志章。一般不保留證書副本，只保留原始記錄。認(rèn)可認(rèn)證范圍之外的項目，不允許加蓋實驗室認(rèn)可、計量認(rèn)證標(biāo)志章。

4.4.3中心辦每年對班組的報告和證書至少抽查一次；

4.4.4試驗報告在交付給顧客時，顧客在《報告交付單》上簽名。郵寄交付的報告以郵寄回執(zhí)作為交付記錄。在交付過程中，應(yīng)注意報告的防潮等。檢定證書、測試報告、校準(zhǔn)證書的交付，由顧客在委托單上簽名。

4.4.5當(dāng)用戶要求用電話、電傳或其他電子媒體傳遞數(shù)據(jù)或結(jié)果時，要核實對方的身份。

4.4.5本計量中心相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格為顧客保密，未經(jīng)允許報告和記錄不得給其他方查閱；保密性管理執(zhí)行《保護(hù)顧客機(jī)密信息及所有權(quán)程序》。

4.5報告和證書的更改

4.5.1當(dāng)對報告/證書中的數(shù)據(jù)有疑義時，由責(zé)任部門組織項目負(fù)責(zé)人員、質(zhì)量監(jiān)督員分析原因，對可疑數(shù)據(jù)進(jìn)行核查。

4.5.2若經(jīng)核查證實已發(fā)出的報告/證書有差異，責(zé)任部門負(fù)責(zé)人應(yīng)立即書面通知接收單位，停止使用該報告/證書。

4.5.3原報告/證書的編寫人員填寫《報告和證書更改審批表》，說明更改理由及更改的內(nèi)容，并由原報告的審批人確認(rèn)更改理由成立，批準(zhǔn)人提出處理意見。

4.5.4更改若涉及重新進(jìn)行檢測/校準(zhǔn)/檢定，則檢測/校準(zhǔn)/檢定程序、數(shù)據(jù)處理、質(zhì)量控制、記錄要求等應(yīng)符合《程序文件》的相關(guān)要求。

4.5.5修改后或重新檢測/校準(zhǔn)/檢定后所出具的報告/證書應(yīng)附加說明，說明修改的原因和主要修改內(nèi)容。

4.5.6責(zé)任部門應(yīng)及時收回原報告，并按照報告交付程序，將修改后的報告和證書送至原報告持有人手中。

4.5.7責(zé)任部門保存修改后的報告證書應(yīng)，并由資料管理員同原報告/證書一并保管。

5相關(guān)文件

5.1GAEPC/QP-0