醫(yī)療器械的數(shù)據(jù)完整性

7/7醫(yī)療器械的數(shù)據(jù)完整性

作者單位：企安達(dá)（上海）管理系統(tǒng)軟件有限公司內(nèi)容提要：數(shù)據(jù)完整性是當(dāng)前醫(yī)療器械監(jiān)管的重點，其本質(zhì)就是從企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)層面出發(fā)，通過觀察業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)本身的詳盡程度、數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系以及數(shù)據(jù)安全受控狀態(tài)來判斷其對應(yīng)的業(yè)務(wù)執(zhí)行的真實情況。文章從各國監(jiān)管機構(gòu)對數(shù)據(jù)完整性的定義出發(fā)，分析其監(jiān)管本質(zhì)，企業(yè)實際現(xiàn)狀以及其背后的原因，并最終找出企業(yè)因?qū)Ψ桨?。關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)完整性數(shù)據(jù)一致性數(shù)據(jù)真實性數(shù)據(jù)及時性數(shù)據(jù)安全性關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)邏輯醫(yī)療器械GMP監(jiān)管

自從2015年FDA和歐盟多次因為數(shù)據(jù)完整性問題給國內(nèi)多家企業(yè)開出警告信后，數(shù)據(jù)完整性問題已經(jīng)成了整個行業(yè)關(guān)注的焦點。而之后幾年，這一問題也慢慢延展到了醫(yī)療器械制造和經(jīng)營企業(yè)，并不斷有法規(guī)、指南等相關(guān)的各種應(yīng)對辦法發(fā)布（如《WHO數(shù)據(jù)與記錄管理規(guī)范指南》《MHRAGMP數(shù)據(jù)完整性定義和行業(yè)指導(dǎo)原則》《FDA數(shù)據(jù)完整性和cGMP合規(guī)指南草案》《PDA數(shù)據(jù)完整性行為守則要素》）。這些資料大多側(cè)重介紹一些數(shù)據(jù)完整性的基本要求，還有部分則試圖從技術(shù)層面規(guī)避數(shù)據(jù)完整性問題。本文將基于問題的本質(zhì)來探討一下數(shù)據(jù)完整性可能的演變趨勢。

1.數(shù)據(jù)完整性的定義

到底什么是數(shù)據(jù)完整性呢？按照MHRA指南中對數(shù)據(jù)完整性定義如下：數(shù)據(jù)完整性應(yīng)能保證在數(shù)據(jù)的整個生命周期內(nèi)，所有數(shù)據(jù)均完整、一致和準(zhǔn)確。

而中國的GMP則在好幾個條款下面都有要求，如生產(chǎn)記錄必須完整準(zhǔn)確；記錄應(yīng)及時填寫，內(nèi)容真實，字跡清晰、易讀，不易擦掉；應(yīng)盡可能采用生產(chǎn)和檢驗設(shè)備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等，并標(biāo)明產(chǎn)品或樣品的名稱、批號和記錄設(shè)備的信息，*作人應(yīng)簽注姓名和日期。

而數(shù)據(jù)完整性的ALCOA指導(dǎo)原則，則要求數(shù)據(jù)記錄要滿足：①可追溯的（Attributable）；②清晰的（Legible）；③同步的（Contemporaneously）；④原始的（Original）；⑤準(zhǔn)確的（Accurate）。

2.數(shù)據(jù)完整性的理解

根據(jù)各監(jiān)管機構(gòu)的審查通報數(shù)據(jù)來看，任務(wù)數(shù)據(jù)完整性的核心是數(shù)據(jù)保持完整、安全、真實。

“完整”意味著數(shù)據(jù)夠全面夠細(xì)致，譬如一條醫(yī)療器械產(chǎn)品的生產(chǎn)記錄中報工時間信息，不能只是記錄總共用時1h，而是應(yīng)該記錄從幾點幾分開始生產(chǎn)，在幾點幾分生產(chǎn)結(jié)束，因為后者更確切詳細(xì)。

“安全”包括記錄維護(hù)的安全和存儲的安全，這就意味著所有記錄的產(chǎn)生、修改、刪除都是受控的，有充分授權(quán)審核的，可審查追溯的，數(shù)據(jù)記錄的存儲是長久、可靠的。安全的目的就是要保障數(shù)據(jù)是真實的。

“真實”則意味著數(shù)據(jù)是實實在在的，換而言之，就是不是偽造的數(shù)據(jù)，這點最為重要。在數(shù)據(jù)是真實的前提下，還要考慮一點就是數(shù)據(jù)的及時性。譬如一批原材料入庫，及時地做了來料檢驗，然后及時地入庫了，但如果沒有把檢驗記錄、入庫記錄及時地維護(hù)到系統(tǒng)里面，或者將檢驗記錄和入庫記錄錄入系統(tǒng)的先后順序搞反了，這都會招來審核人員對數(shù)據(jù)真實性的懷疑。

3.企業(yè)的現(xiàn)狀

根據(jù)國家局發(fā)布的飛行檢查數(shù)據(jù)顯示：自計算機化系統(tǒng)生效以來，2015年發(fā)現(xiàn)的12家問題企業(yè)里，涉及數(shù)據(jù)完整性缺陷的有6家，占總數(shù)的50%。

而通過對FDA和歐盟2015年和2016年度全球?qū)徲媹蟾娴慕y(tǒng)計，大約80%的FDA警告信含有數(shù)據(jù)完全性問題，歐盟GMP不合規(guī)報告中大約有70%也涉及類似問題。

就像前面所說的，數(shù)據(jù)完整性的要求其實一直都是存在的，這并不是一個新的需求，但為什么突然之間企業(yè)就碰到了這么多的問題呢？其原因就在于曾經(jīng)的GMP檢查通常都是會提前給企業(yè)寬裕的*作空間，企業(yè)有足夠的時間來準(zhǔn)備完整的數(shù)據(jù)以應(yīng)對GMP的檢查。而在飛行檢查日益常規(guī)化的現(xiàn)狀下，已經(jīng)不允許企業(yè)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)來應(yīng)對審查，更需要企業(yè)在日常的工作中實實在在地去解決這一問題。

4.數(shù)據(jù)完整性原因分析

通過分析飛檢報告和FDA、歐盟的審計警告信的內(nèi)容，可以把數(shù)據(jù)完整性類的問題分成以下幾類：

4.1數(shù)據(jù)造假

比如：“存在編造批生產(chǎn)記錄的嫌疑”“取樣、檢驗記錄不完善，檢驗報告不真實”“偽造產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量過程控制數(shù)據(jù)”“偽造、更換原料藥生產(chǎn)企業(yè)標(biāo)簽，偽造原料藥生產(chǎn)企業(yè)檢驗報告書”。

數(shù)據(jù)造假是警告信中最多的一類，也最容易被審計人員抓到。筆者甚至碰到過一個企業(yè)提供的客戶抱怨記錄連續(xù)幾年都是相同的用戶，相同的問題。說明企業(yè)連造假都不走心。當(dāng)然，任何形式的造假都是不可取的。

4.2數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)邏輯錯誤

比如：“產(chǎn)品長期低于成本價銷售，其生產(chǎn)質(zhì)量管理的相關(guān)數(shù)據(jù)記錄不可信”“原材料購買記錄混亂，進(jìn)出庫臺賬、供應(yīng)部報表、財務(wù)明細(xì)賬及財務(wù)發(fā)票信息不一致”“關(guān)鍵質(zhì)量管理人員用已經(jīng)檢驗合格的產(chǎn)品樣品，替換掉取樣人員所取樣樣品，導(dǎo)致檢驗結(jié)果不真實”。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)邏輯錯誤是近年數(shù)據(jù)完整性審計的新趨勢。很多企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從單個事物記錄來看沒問題，但如果跟關(guān)聯(lián)事務(wù)一對比就看出問題來了，譬如成品銷售出庫記錄的時間比成品放行檢驗的時間還早，這明顯是不合理的。

4.3數(shù)據(jù)不及時

比如：“存在通過修改電腦時間進(jìn)行補做試驗的問題”“所有出入庫單據(jù)的時間都是晚上”“在很短的時間里進(jìn)行了大量的質(zhì)量檢驗記錄”。

這類問題首先是排除了企業(yè)造假的可能，也就是說實際*作是發(fā)生了的，而且記錄的信息也都是正確的。但問題是在于實際*作發(fā)生的信息沒有被及時地進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。而如果信息沒有被及時維護(hù)以指導(dǎo)下一步的業(yè)務(wù)處理，那么也就意味著這些事務(wù)是失控的，其所有的管理控制都被寄托于*作人員的管理素質(zhì)上了。

5.企業(yè)的應(yīng)對

那么作為企業(yè)，應(yīng)該如何實施數(shù)據(jù)完整性以應(yīng)對相應(yīng)的審計呢？針對前文談到的各種不符合項原因，進(jìn)一步分析其深層次根源。

首先，數(shù)據(jù)造假問題。數(shù)據(jù)造假本質(zhì)上是企業(yè)的誠信問題，可以說數(shù)據(jù)完整性問題從來不是一個技術(shù)問題。如果不從管理層和*作層意識上根本杜絕造假的想法，再好的硬件軟件和流程都無法杜絕數(shù)據(jù)完整性問題。所以要從根本上解決數(shù)據(jù)造假，首先要在管理層和員工的意識上杜絕作假的想法，其次要在制度上對造假行為制定嚴(yán)厲的懲罰措施，最后非常重要的一點是要在系統(tǒng)的流程上盡可能進(jìn)行控制，即在系統(tǒng)中實行這些控制點。譬如做成品發(fā)貨單據(jù)的時候，必須要找到對應(yīng)的質(zhì)檢放行單，而且系統(tǒng)要對兩者的數(shù)據(jù)做校驗。

其次，關(guān)于數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)邏輯錯誤問題。這是重中之重，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)邏輯錯誤有一部分其實還是數(shù)據(jù)造假的問題。排除了造假的原因后那就是由于這些關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)來自于不關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，即質(zhì)量系統(tǒng)和生產(chǎn)系統(tǒng)、倉庫系統(tǒng)等都是割裂的，邏輯上需要前后流程關(guān)聯(lián)的信息由于是在不同的系統(tǒng)上產(chǎn)生的，所以導(dǎo)致各種可能差錯的問題。要解決這個問題，就需要質(zhì)量管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)、WMS系統(tǒng)甚至MES系統(tǒng)都關(guān)聯(lián)起來，這樣就能從邏輯控制層面保證控制管理需求可以在統(tǒng)一的邏輯層（底下有不同的管理系統(tǒng)組成）進(jìn)行控制。譬如可以在質(zhì)量管理系統(tǒng)中，根據(jù)質(zhì)檢單結(jié)果直接觸發(fā)倉庫系統(tǒng)中的出入庫事務(wù)，這就能確保出入庫單據(jù)的時間和數(shù)量必定是在質(zhì)檢報告單的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的。

再次，數(shù)據(jù)不及時。大部分情況下是由于工作量的問題，由于質(zhì)量管理要求嚴(yán)格導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理的作業(yè)量巨大，而且可能*作的界面又不夠人性化，為了保證業(yè)務(wù)的正?？焖俚剡\轉(zhuǎn)下去，員工就可能會想著先讓物流運轉(zhuǎn)下去，系統(tǒng)層面的處理就集中在空余的時間來進(jìn)行。要解決這個問題，就需要質(zhì)量系統(tǒng)能盡可能地提高自動化。而且這種自動化需要跨系統(tǒng)平臺來支持。譬如在ERP系統(tǒng)中產(chǎn)生了一筆收貨業(yè)務(wù)的時候，系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)設(shè)定自動觸發(fā)質(zhì)量系統(tǒng)中的質(zhì)檢需求，然后根據(jù)人工或硬件讀數(shù)，系統(tǒng)能判斷出最后的質(zhì)檢結(jié)果，如果有質(zhì)檢問題，系統(tǒng)要進(jìn)一步自動觸發(fā)偏差管理或SCAR管理的流程。通過這種自動化，