檔案整理方法課件

設(shè)備檔案整理

方法講義設(shè)備檔案整理

方法講義1一、歸檔范圍及保管期限1、機關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、車輛等采購申請與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函電（或招標(biāo)、中標(biāo)方面的材料）；開箱的隨機文件材料（包括說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等）。一、歸檔范圍及保管期限1、機關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、2一、歸檔范圍及保管期限2、企業(yè)：

①自制設(shè)備的歸檔材料（包括設(shè)備的設(shè)計、研制、試驗和制造過程中形成的文件材料，以及該項設(shè)備在安裝、使用、維護檢修、改造過程中形成的文件材料）。②購置設(shè)備的歸檔材料（包括購置申請報告、批復(fù)、訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機文件、線路安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料）。一、歸檔范圍及保管期限2、企業(yè)：3一、歸檔范圍及保管期限3、保管期限：

以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位（如機關(guān)、團體、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等），這些設(shè)備檔案的保管期限一般以“短期”為主；一、歸檔范圍及保管期限3、保管期限：4機關(guān)保管期限

序號類目名稱保管期限1申請報告、計劃、請示與復(fù)。短期

2上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示。短期

3進口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。長期

4開箱記錄及裝箱單。短期

5安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件保單。

短期

6驗收、報告及材料。短期

7索賠來往函件及結(jié)果文件。長期

8設(shè)備說明書及全套隨機文件材料。短期

9使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書）短期

10重大事故的調(diào)查分析及處理意見。短期

11技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。

長期

機關(guān)保管期限序號類目名稱保管期限1申請報告、計劃、請示與5

國有企業(yè)保管期限序號

類目名稱保管期限

1自制設(shè)備、儀器的申請報告、計劃、批復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計方案、設(shè)計說明書、設(shè)計圖、設(shè)計中的計算數(shù)據(jù)等。

長期

2引進設(shè)備的申請報告及批復(fù)、合同、協(xié)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標(biāo)材料等：

①重要的

長期

②一般的

短期

國有企業(yè)保管期限序號類目名稱保管期限1自制設(shè)備、儀器6國有企業(yè)保管期限序號

類目名稱保管期限

3引進設(shè)備的隨機資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗收單；地基安裝圖、原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另存）；使用維護說明書等。

長期

4安裝調(diào)試運行記錄和檢測報告

長期

5設(shè)備操作規(guī)程和履歷表

長期

6大、中修記錄，故障分析處理文件

長期

7報廢申請、鑒定材料、批復(fù)（或處理結(jié)果）

短期

國有企業(yè)保管期限序號類目名稱保管期限3引進設(shè)備的隨機資7二、歸檔時間1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。2、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗收并交付使用后一個月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；3、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。二、歸檔時間1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機文件材料交8三、歸檔要求歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實體一致。相同型號的設(shè)備，只歸檔一套即可。三、歸檔要求歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)9四、整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列①按設(shè)備的臺（套）為單位進行組卷。一臺（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。②文字材料按問題、時間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。四、整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列10四、整理方法2、編目①編頁碼：設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件頁碼的編制有三種情況：▲卷內(nèi)材料多數(shù)是單頁或幾頁組成案卷的，用號碼機將頁碼打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，頁號從“1”開始?！鴰妆緸橐痪恚勘居薪y(tǒng)一頁號的案卷，可以不用打頁碼，將每一份材料起止頁號填在卷內(nèi)文件目錄各份材料的頁號欄?！鴨畏莳毩⒉牧蠟橐痪恚ㄕf明書、圖冊等），每份有統(tǒng)一頁號的可以不用另外打頁碼?！撎柛臅r“劃改”或“蓋改”，不要用涂改液。四、整理方法2、編目11四、整理方法②卷內(nèi)目錄和編制將歸檔的案卷內(nèi)文件材料填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄檔號：C—1

序號科技文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號頁次備注1SAMSUNG20用戶指南三星電子公司2003.07.230012四、整理方法②卷內(nèi)目錄和編制序號科技文件材料題名責(zé)任者12四、整理方法卷內(nèi)文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著錄管理，并打印一式二份，一份隨卷內(nèi)文件材料一同裝訂組卷，一份與科技檔案分類目錄一起裝訂成檢索目錄。四、整理方法卷內(nèi)文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著13四、整理方法③分類與編號★機關(guān)設(shè)備檔案代號：“C”檔號的編制：機關(guān)設(shè)備檔案可不設(shè)二級類目，直接在一級類目下每臺設(shè)備編號歸檔，如：C——1～n案卷順序號設(shè)備檔案代號每臺設(shè)備案卷號按時間順序編一個流水號,滿三位數(shù)斷號。四、整理方法③分類與編號14四、整理方法★企業(yè)設(shè)備檔案代號：“1”檔號的編制：相對來講，企業(yè)的設(shè)備檔案復(fù)雜一些，需要按照設(shè)備的“性質(zhì)”分一級屬類，每個一級屬類再按照設(shè)備型號分二級屬類，二級屬類下按階段材料組卷，如：四、整理方法★企業(yè)設(shè)備檔案代號：“1”151.1專用設(shè)備1.1.1CXXXX車床1.1.2XXXXXXXX……1.2通用設(shè)備1.2.1XXXXXXXX11.2.2XXXXXXXX2……1.1專用設(shè)備16四、整理方法④案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制★案卷題名要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。結(jié)構(gòu)：案卷題名=項目名稱+內(nèi)容特征+文件名稱例：SAMSUNG牌06ST筆記本電腦的用戶指南、修證書★立卷單位填寫負責(zé)科技文件材料組卷的部門或項目負責(zé)部門。四、整理方法④案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制17四、整理方法④案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制★起止日期可只填寫起止年月如：2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期限、密級★卷內(nèi)備考表編制四、整理方法④案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制18案卷封面模式C-1SAMSUNG牌06ST筆記本電腦用戶指南、修證書荔灣區(qū)檔案局2004.3.31長期案卷封面模式C-1SAMSUNG牌019卷內(nèi)備考表模式張三卷內(nèi)備考表模式張三20四、整理方法3、裝訂入盒設(shè)備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種:①凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用“三孔一線”辦法裝訂，裝訂前要除掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號章。

模式:全宗號檔號55C-1四、整理方法3、裝訂入盒全宗號檔號55C-121檔案整理方法課件22檔案整理方法課件23四、整理方法

②凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號章。③將裝訂好的案卷以檔號排列順序入盒，盒面不需要填寫。只填寫脊背的內(nèi)容。四、整理方法②凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不24C-1～４C-1～４25四、整理方法4、科技檔案分類目錄及目錄號編制①科技分類目錄：按目錄格式照實抄錄，用森藍文檔管理軟件進行著錄，打印一份與相應(yīng)的卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢索目錄。四、整理方法4、科技檔案分類目錄及目錄號編制26

科技檔案分類目錄

類別：C檔案號總登記號案卷題名頁數(shù)份數(shù)立卷單位起止時間保管期限密級變更情況C-1SAMSUNG牌06ST筆記本電腦的用戶指南、修證書999荔灣區(qū)檔案局2004.3.31長期科技檔案分類目錄

類別：C檔案號總登記號案27四、整理方法②目錄號編制：將已裝訂好的檢索目錄冊編號，每冊目錄編一個目錄號：C—1~n（機關(guān)適用）或1—1~n（企業(yè)適用），每滿一冊斷號。四、整理方法②目錄號編制：將已裝訂好的檢索目錄冊編號，28四、整理方法③目錄夾封面和脊背編制全宗名稱荔灣區(qū)檔案局全宗號55目錄號C—1案卷起止號1——年度2004——類別設(shè)備檔案全宗號55目錄號c—1案卷起止號1——年度2004—類別設(shè)備類目錄夾封面目錄夾脊背四、整理方法③目錄夾封面和脊背編制全宗名稱荔灣區(qū)檔29檔案整理方法課件30設(shè)備檔案整理

方法講義設(shè)備檔案整理

方法講義31一、歸檔范圍及保管期限1、機關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、車輛等采購申請與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函電（或招標(biāo)、中標(biāo)方面的材料）；開箱的隨機文件材料（包括說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等）。一、歸檔范圍及保管期限1、機關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、32一、歸檔范圍及保管期限2、企業(yè)：

①自制設(shè)備的歸檔材料（包括設(shè)備的設(shè)計、研制、試驗和制造過程中形成的文件材料，以及該項設(shè)備在安裝、使用、維護檢修、改造過程中形成的文件材料）。②購置設(shè)備的歸檔材料（包括購置申請報告、批復(fù)、訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機文件、線路安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料）。一、歸檔范圍及保管期限2、企業(yè)：33一、歸檔范圍及保管期限3、保管期限：

以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位（如機關(guān)、團體、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等），這些設(shè)備檔案的保管期限一般以“短期”為主；一、歸檔范圍及保管期限3、保管期限：34機關(guān)保管期限

序號類目名稱保管期限1申請報告、計劃、請示與復(fù)。短期

2上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示。短期

3進口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。長期

4開箱記錄及裝箱單。短期

5安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件保單。

短期

6驗收、報告及材料。短期

7索賠來往函件及結(jié)果文件。長期

8設(shè)備說明書及全套隨機文件材料。短期

9使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書）短期

10重大事故的調(diào)查分析及處理意見。短期

11技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。

長期

機關(guān)保管期限序號類目名稱保管期限1申請報告、計劃、請示與35

國有企業(yè)保管期限序號

類目名稱保管期限

1自制設(shè)備、儀器的申請報告、計劃、批復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計方案、設(shè)計說明書、設(shè)計圖、設(shè)計中的計算數(shù)據(jù)等。

長期

2引進設(shè)備的申請報告及批復(fù)、合同、協(xié)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標(biāo)材料等：

①重要的

長期

②一般的

短期

國有企業(yè)保管期限序號類目名稱保管期限1自制設(shè)備、儀器36國有企業(yè)保管期限序號

類目名稱保管期限

3引進設(shè)備的隨機資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗收單；地基安裝圖、原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另存）；使用維護說明書等。

長期

4安裝調(diào)試運行記錄和檢測報告

長期

5設(shè)備操作規(guī)程和履歷表

長期

6大、中修記錄，故障分析處理文件

長期

7報廢申請、鑒定材料、批復(fù)（或處理結(jié)果）

短期

國有企業(yè)保管期限序號類目名稱保管期限3引進設(shè)備的隨機資37二、歸檔時間1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機文件材料交給本單位檔案員歸檔立卷。2、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗收并交付使用后一個月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；3、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。二、歸檔時間1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機文件材料交38三、歸檔要求歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實體一致。相同型號的設(shè)備，只歸檔一套即可。三、歸檔要求歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)39四、整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列①按設(shè)備的臺（套）為單位進行組卷。一臺（套）設(shè)備可組成一卷或若干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。②文字材料按問題、時間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。四、整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列40四、整理方法2、編目①編頁碼：設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件頁碼的編制有三種情況：▲卷內(nèi)材料多數(shù)是單頁或幾頁組成案卷的，用號碼機將頁碼打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，頁號從“1”開始?！鴰妆緸橐痪?，每本有統(tǒng)一頁號的案卷，可以不用打頁碼，將每一份材料起止頁號填在卷內(nèi)文件目錄各份材料的頁號欄。▲單份獨立材料為一卷（說明書、圖冊等），每份有統(tǒng)一頁號的可以不用另外打頁碼。▲頁號更改時“劃改”或“蓋改”，不要用涂改液。四、整理方法2、編目41四、整理方法②卷內(nèi)目錄和編制將歸檔的案卷內(nèi)文件材料填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄檔號：C—1

序號科技文件材料題名責(zé)任者文件日期文件編號頁次備注1SAMSUNG20用戶指南三星電子公司2003.07.230012四、整理方法②卷內(nèi)目錄和編制序號科技文件材料題名責(zé)任者42四、整理方法卷內(nèi)文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著錄管理，并打印一式二份，一份隨卷內(nèi)文件材料一同裝訂組卷，一份與科技檔案分類目錄一起裝訂成檢索目錄。四、整理方法卷內(nèi)文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著43四、整理方法③分類與編號★機關(guān)設(shè)備檔案代號：“C”檔號的編制：機關(guān)設(shè)備檔案可不設(shè)二級類目，直接在一級類目下每臺設(shè)備編號歸檔，如：C——1～n案卷順序號設(shè)備檔案代號每臺設(shè)備案卷號按時間順序編一個流水號,滿三位數(shù)斷號。四、整理方法③分類與編號44四、整理方法★企業(yè)設(shè)備檔案代號：“1”檔號的編制：相對來講，企業(yè)的設(shè)備檔案復(fù)雜一些，需要按照設(shè)備的“性質(zhì)”分一級屬類，每個一級屬類再按照設(shè)備型號分二級屬類，二級屬類下按階段材料組卷，如：四、整理方法★企業(yè)設(shè)備檔案代號：“1”451.1專用設(shè)備1.1.1CXXXX車床1.1.2XXXXXXXX……1.2通用設(shè)備1.2.1XXXXXXXX11.2.2XXXXXXXX2……1.1專用設(shè)備46四、整理方法④案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制★案卷題名要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。結(jié)構(gòu)：案卷題名=項目名稱+內(nèi)容特征+文件名稱例：SAMSUNG牌06ST筆記本電腦的用戶指南、修證書★立卷單位填寫負責(zé)科技文件材料組卷的部門或項目負責(zé)部門。四、整理方法④案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制47四、整理方法④案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制★起止日期可只填寫起止年月如：2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期限、密級★卷內(nèi)備考表編制四、整理方法④案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制48案卷封面模式C-1SAMSUNG牌06ST筆記本電腦用戶指南、修證書荔灣區(qū)檔案局2004.3.31長期案卷封面模式C-1SAMSUNG牌049卷內(nèi)備考表模式張三卷內(nèi)備考表模式張三50四、整理方法3、裝訂入盒設(shè)備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種:①凡是幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用“三孔一線”辦法裝訂，裝訂前要除掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號章。