土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案管理講義

土地開發(fā)整理項(xiàng)目檔案管理目錄一、項(xiàng)目資料收集、整理與歸檔的重要性和重要意義二、目前存在的主要問題及對策三、項(xiàng)目工作各階段資料的形成四、幾個(gè)基本概念五、項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容六、資料的立卷歸檔七、加強(qiáng)檔案管理的具體措施1、重要性：

●是項(xiàng)目全過程的真實(shí)寫照，也是將來接受各級(jí)部門檢查、審計(jì)和處理經(jīng)濟(jì)糾紛的重要憑證;

●是工程質(zhì)量控制的重要依據(jù)，對工程質(zhì)量審查及工程質(zhì)量事故的追查起查考作用;

●是以后進(jìn)一步開展工程建設(shè)的基礎(chǔ)資料；●對工程建設(shè)的審計(jì)及懲治腐敗起查考作用;

●對其他工程起借鑒參考作用。一、項(xiàng)目資料收集、整理與歸檔的重要性和重要意義2、重要意義：全面反映項(xiàng)目管理的過程，及時(shí)了解工程建設(shè)情況，為工程建設(shè)管理提供必要的工程決策信息，有利于加強(qiáng)對工程的監(jiān)督，有助于提高以后項(xiàng)目的工程管理水平。只要我們能在思想上充分認(rèn)識(shí)資料收集、整理與歸檔的重要性及其意義，那么我們就容易在實(shí)踐中從工程起步和資料收集、整理、歸檔工作建章立制、合同管理等多方面的工作中注重夯實(shí)資料收集、整理與歸檔工作基礎(chǔ)。一、項(xiàng)目資料收集、整理與歸檔的重要性和重要意義1、主要問題：

●收集資料不及時(shí)，工程完工后無法再補(bǔ)充;

●建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位資料欠規(guī)范，隨意性大;

●少數(shù)建設(shè)單位缺乏項(xiàng)目檔案管理的意識(shí)，資料不注重簽章;

●不夠重視圖件資料的編制，特別是項(xiàng)目竣工圖。二、目前存在的主要問題及對策

2、認(rèn)識(shí)及對策：

●及時(shí)性是做好檔案管理的前提;

●真實(shí)性是做好資料的靈魂;

●準(zhǔn)確性、規(guī)范性是做好資料的核心;

●完整性是做好工程技術(shù)保證資料的基礎(chǔ)。

二、目前存在的主要問題及對策

1、項(xiàng)目前期階段資料的形成項(xiàng)目前期階段包含決策立項(xiàng)階段、規(guī)劃設(shè)計(jì)階段，由承擔(dān)單位負(fù)責(zé)組織形成資料（A表）。

2、工程實(shí)施階段資料的形成工程實(shí)施階段包含實(shí)施方案編制階段、規(guī)劃設(shè)計(jì)變更或施工設(shè)計(jì)階段、招投標(biāo)階段、施工準(zhǔn)備階段、施工階段。

●由分管單位、建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織形成有關(guān)實(shí)施組織管理資料（A類表格）。

●由監(jiān)理單位單位負(fù)責(zé)形成有關(guān)監(jiān)理資料（B類表格）。

●由施工單位負(fù)責(zé)形成有關(guān)施工資料（C類表格）。

3、竣工驗(yàn)收階段資料的形成竣工驗(yàn)收階段包含建設(shè)單位預(yù)驗(yàn)收階段、初驗(yàn)階段、工程驗(yàn)收和省廳驗(yàn)收階段，由承擔(dān)單位、分管單位和建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織形成有關(guān)資料（A類表格）三、項(xiàng)目工作各階段資料的形成

1、建設(shè)工程項(xiàng)目2、單位工程3、分部工程4、分項(xiàng)工程5、建設(shè)工程文件6、項(xiàng)目前期文件7、項(xiàng)目竣工文件8、項(xiàng)目施工文件9、竣工圖10、監(jiān)理文件11、項(xiàng)目竣工12、驗(yàn)收文件13、立卷歸檔14、項(xiàng)目檔案四、幾個(gè)基本概念1、檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)應(yīng)做到“三同步”：

●下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)（或合同）與提出文件材料歸檔要求同步;

●在工程建設(shè)過程中，工程技術(shù)人員檢查工程質(zhì)量與檔案人員檢查施工資料的形成、積累、整理情況同步;

●每一項(xiàng)工程驗(yàn)收與檔案人員形成驗(yàn)收竣工檔案同步。五、項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容

2、土地開發(fā)整理項(xiàng)目一般按照項(xiàng)目管理過程分段管理

●三段：前期階段、實(shí)施階段、驗(yàn)收階段

●特點(diǎn)：成果的成套性形成領(lǐng)域的廣泛性內(nèi)容的專業(yè)性利用的時(shí)效性管理的動(dòng)態(tài)性記錄形式的多樣性

五、項(xiàng)目檔案資料的內(nèi)容

1、項(xiàng)目目立項(xiàng)項(xiàng)階段段●可研等等項(xiàng)目目申報(bào)報(bào)資料料●市州國國土資資源局局的現(xiàn)現(xiàn)場踏踏勘報(bào)報(bào)告●市州國國土資資源局局項(xiàng)目目申報(bào)報(bào)文件件●省廳的的項(xiàng)目目可研研審查查意見見及專專家論論證意意見●省廳上上報(bào)國國土資資源部部的項(xiàng)項(xiàng)目備備案報(bào)報(bào)告●國土資資源部部同意意備案案的復(fù)復(fù)函●市州國國土資資源局局項(xiàng)目目立項(xiàng)項(xiàng)申請請報(bào)告告●省廳同同意立立項(xiàng)申申請的的復(fù)函函●市州國國土資資源局局下發(fā)發(fā)縣（（市、、區(qū)））的項(xiàng)項(xiàng)目入入庫通通知●相關(guān)電電子文文檔五、項(xiàng)項(xiàng)目檔檔案資資料的的內(nèi)容容2、項(xiàng)目目初步步設(shè)計(jì)計(jì)階段段●項(xiàng)目規(guī)規(guī)劃設(shè)設(shè)計(jì)及及附件件●省國土土資源源廳項(xiàng)項(xiàng)目申申報(bào)文文件●兩廳上上報(bào)的的項(xiàng)目目規(guī)劃劃設(shè)計(jì)計(jì)與預(yù)預(yù)算建建議●省廳下下發(fā)的的建設(shè)設(shè)任務(wù)務(wù)和投投資預(yù)預(yù)算通通知●省中心心下發(fā)發(fā)的項(xiàng)項(xiàng)目建建設(shè)任任務(wù)和和投資資預(yù)算算的函函●項(xiàng)目變變更設(shè)設(shè)計(jì)或或施工工設(shè)計(jì)計(jì)及附附件●建設(shè)單單位變變更申申報(bào)文文件●變更設(shè)設(shè)計(jì)或或施工工設(shè)計(jì)計(jì)批復(fù)復(fù)文件件●電子文文檔五、項(xiàng)目檔檔案資料的的內(nèi)容3、實(shí)施階段段的資料●項(xiàng)目實(shí)施方方案●組織實(shí)施資資料：項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及及辦事機(jī)構(gòu)構(gòu)設(shè)立文件件、領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及辦辦事機(jī)構(gòu)制制度、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及及辦事機(jī)構(gòu)構(gòu)會(huì)議記錄錄、實(shí)施施宣傳、征征求意見相相關(guān)資料、、項(xiàng)目公公告資料五、項(xiàng)目檔檔案資料的的內(nèi)容4、項(xiàng)目招投投標(biāo)資料●招投標(biāo)代理理合同或招招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)小組文件件●招投標(biāo)代理理機(jī)構(gòu)及個(gè)個(gè)人的資質(zhì)質(zhì)證明材料料●招標(biāo)公告●招標(biāo)文件●投標(biāo)文件●評標(biāo)文件●評標(biāo)專家資資質(zhì)證明材材料●中標(biāo)通知書書●施工合同和和協(xié)議●招投標(biāo)小結(jié)結(jié)及其監(jiān)理理意見等其其他資料五、項(xiàng)目檔檔案資料的的內(nèi)容5、監(jiān)理資料料●綜合性資料料：監(jiān)理單位及及個(gè)人資質(zhì)質(zhì)證明材料料、監(jiān)理理工作方案案及其報(bào)批批文件、、監(jiān)理規(guī)劃劃、監(jiān)理理細(xì)則、、監(jiān)理控制制計(jì)劃、、監(jiān)理會(huì)議議紀(jì)要、往往來文件、、通知、報(bào)報(bào)告等、、合同管理理資料、、專題報(bào)告告、月報(bào)報(bào)總結(jié)、監(jiān)監(jiān)理月報(bào)、、不合格格項(xiàng)目通知知●質(zhì)量控制資資料●造價(jià)控制資資料●進(jìn)度控制資資料●工程質(zhì)量評評估報(bào)告●工程監(jiān)理總總結(jié)報(bào)告五、項(xiàng)目檔檔案資料的的內(nèi)容6、施工資料料●施工技術(shù)準(zhǔn)準(zhǔn)備文件●工程設(shè)計(jì)變變更記錄●施工材料質(zhì)量量證明文件及及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)報(bào)告●工程驗(yàn)收記錄錄●施工記錄●結(jié)算資料：：計(jì)量與支付付憑證、竣竣工文件五、項(xiàng)目檔案案資料的內(nèi)容容7、竣工階段的的資料●工程驗(yàn)收資資料：工程驗(yàn)收申請請報(bào)告工程驗(yàn)收時(shí)應(yīng)應(yīng)提供的備查資料市州中心工程程初驗(yàn)意見工程竣工圖整理前后土地地利用現(xiàn)狀圖圖變更設(shè)計(jì)及批批復(fù)文件單體工程竣工工圖竣工實(shí)測資料料五、項(xiàng)目檔案案資料的內(nèi)容容7、竣工階段的的資料●項(xiàng)目驗(yàn)收資資料：項(xiàng)目驗(yàn)收申請請報(bào)告及其附附件工程驗(yàn)收意見見項(xiàng)目竣工報(bào)告告及表格土地權(quán)屬調(diào)整整報(bào)告土地權(quán)屬調(diào)整整后的土地權(quán)權(quán)屬界線認(rèn)定定書土地變更調(diào)查查記錄表項(xiàng)目投資預(yù)期期效益情況報(bào)報(bào)告工程移交及管管護(hù)協(xié)議工程監(jiān)理總結(jié)結(jié)報(bào)告設(shè)計(jì)執(zhí)行情況況評價(jià)報(bào)告影像資料五、項(xiàng)目檔案案資料的內(nèi)容容1、資料的立卷卷歸檔應(yīng)遵循循“便于檢索索”的原則●共同沿用的思思維慣例●檢索資料的時(shí)時(shí)間短、速度度快?！褓Y料內(nèi)容銜接接，便于分析析研究。六、資料的立立卷歸檔2、資料的整理理、立卷●前期資料卷●實(shí)施準(zhǔn)備資料料卷●工程監(jiān)理資料料卷●工程施工資料料卷●竣工驗(yàn)收資料料卷六、資料的立立卷歸檔3、資料的歸檔檔管理除第五卷中的的工程驗(yàn)收報(bào)報(bào)告、資金審審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算算報(bào)告由承擔(dān)擔(dān)單位歸檔管管理，其余資資料均由建設(shè)設(shè)單位成套歸歸檔管理（06年以前申報(bào)的的國家項(xiàng)目的的前期資料、、規(guī)劃設(shè)計(jì)資資料和竣工驗(yàn)驗(yàn)收資料仍由由承擔(dān)單位存存檔管理）；；施工單位和和監(jiān)理單位除除分別另成套套建檔管理施施工資料和監(jiān)監(jiān)理成果資料料外，還得分分別歸檔施工工日志和監(jiān)理理日志等備查查資料。六、資料的立立卷歸檔1、納入制度管理理，配置專人人嚴(yán)格履行檔檔案工作各項(xiàng)