采購控制程序

采購控制程序1目的對采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購物資和外包服務(wù)符合規(guī)定的要求。2適用范圍適用于本公司各單位/部門。3職責(zé)3.1綜合管理中心及質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)對各類服裝、勞保用品、工牌及公共服務(wù)性標(biāo)識、各類印刷品、保潔耗材、工程耗材等采購供方的評定，建立并管理采購供方檔案，負(fù)責(zé)物料采購的實施及驗證。3.2各管理單位負(fù)責(zé)服務(wù)耗材采購供方的評定，建立并管理服務(wù)供方檔案，負(fù)責(zé)物資采購的實施及驗證。3.3質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)對外包供方的評定，建立并管理服務(wù)供方檔案。3.4各部門/單位負(fù)責(zé)對外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督驗證。3.5相關(guān)職能部門參與合格供方的評定。3.6分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對采購和服務(wù)合格供方的批準(zhǔn)。4工作程序4.1采購物料分類采購物料根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量的影響程度分為：a）重要物料：維修建材、五金、機(jī)電及保安器材、維修與檢測設(shè)備（包括設(shè)備備品備件）等；b）一般物料：零星采購的工具、工作服、清潔用品等。采購物資的審批公司各部門/單位每月25日前將本部門下月所需采購物料填寫《物料申購單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報綜合管理中心；綜合管理中心倉庫管理員將庫存情況填寫在《物料申購單》上，報部門經(jīng)理。部門經(jīng)理對采購物料要求的充分性與適宜性進(jìn)行評審后簽署意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。采購實施綜合管理中心、質(zhì)量管理中心、各單位對于重要物料必須實施三家比價，經(jīng)過批準(zhǔn)確定的合格供方采購。具體參照集團(tuán)采購管理規(guī)定執(zhí)行。綜合管理中心、各單位采購人員依據(jù)審批程序經(jīng)批準(zhǔn)后的《物料申購單》，結(jié)合公司內(nèi)部的物品采購指導(dǎo)價對各采購供方的質(zhì)量、價格進(jìn)行比較，填寫采購物品匯總表后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后實施采購。在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。采購信息采購文件包括：物料申購單、采購物品匯總表、采購合同及附件等。采購的方式采購的方式為：市場采購、訂貨采購和特定采購三種方式。市場采購-一或用于應(yīng)急需要的或價值較低的產(chǎn)品；訂貨采購---或用于組件、部件、單機(jī)單臺設(shè)備和價值較大及專業(yè)化程度要求較高和只有通過訂貨才能采購的產(chǎn)品；特定采購用于工程、特殊服務(wù)等的采購。采購物資的驗證4.1.6.1驗證內(nèi)容包括：采購物資名稱、數(shù)量、供貨單位、外觀質(zhì)量、合格證明文件及說明資料等。采購物資的驗證可采取以下幾種方式：a）由庫管員進(jìn)行進(jìn)貨驗證，并在《入庫單》上注明驗證結(jié)果；b）由物料申購部門試用；c）由業(yè)主在各單位現(xiàn)場實施驗證，綜合管理中心、質(zhì)量管理中心、各單位應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證活動的安排和產(chǎn)品放行的方法；d）由本公司或業(yè)主在供方現(xiàn)場實施驗證，綜合管理中心、質(zhì)量管理中心、各單位應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證活動的安排和產(chǎn)品放行的方法。業(yè)主的驗收不能免除本公司提供合格物品的責(zé)任，也不能排除其后業(yè)主拒收的可能。4.2服務(wù)項目外包本公司接受業(yè)主的委托可有如下外包項目：a）開荒；b）外墻清洗；c）室內(nèi)地面、墻面打蠟清洗；d）房屋維修；e）設(shè)備維保（如電梯、空調(diào)、消防等）；f）綠化保潔外包；g）其他業(yè)主委托服務(wù)項目（如使用公共維修資金）各管理單位根據(jù)外包項目的要求，編制《采購需求》（發(fā)標(biāo)文件）和《服務(wù)項目外包合同》，內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)項目和內(nèi)容、完成時間、服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求、資質(zhì)要求、國家法規(guī)強(qiáng)制要求、合法的營業(yè)證明、業(yè)績證明、驗證方式、應(yīng)負(fù)責(zé)任等，并對服務(wù)要求是否充分與適宜進(jìn)行評審，報分管領(lǐng)導(dǎo)（管理者代表）審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，各管理單位實施招投標(biāo)或三家比價，經(jīng)評議后確定供方，簽訂《服務(wù)項目外包合同》。對供方服務(wù)的驗證公司接受業(yè)主委托，由各管理單位對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理和項目驗收，驗證方式可包括：a）各管理單位按《服務(wù)項目外包合同》中約定及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗證和確認(rèn)；b）各管理單位會同業(yè)主對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗證；c）采取征求業(yè)主對供方服務(wù)質(zhì)量的意見。各管理單位負(fù)責(zé)記錄外包服務(wù)的驗證結(jié)果，由各管理單位歸檔保存。4.3供方的評定采購供方的評定綜合管理中心、質(zhì)量管理中心、各單位負(fù)責(zé)對其采購供方的評定，評定的方法可采用實地考察、業(yè)績調(diào)查、樣品檢驗和試用等方法。合格供方應(yīng)具備的條件：a）具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b）具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；c）具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；d）價格合理；e）售后服務(wù)良好。合格采購供方的確定，由綜合管理中心根據(jù)合格采購供方條件，對供方所提供物資的質(zhì)量、服務(wù)、價格、履約率等進(jìn)行比較、選擇及評審，并填寫《合格供方評審記錄》，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后列入《合格供方名單》。服務(wù)供方的評定本公司接受業(yè)主委托對外包服務(wù)質(zhì)量實施監(jiān)督，服務(wù)供方的評定由質(zhì)量管理中心負(fù)責(zé)。合格服務(wù)供方應(yīng)具備以下條件：a）具備從事本公司指定任務(wù)的資格（營業(yè)范圍）和相應(yīng)資質(zhì)；b）有從事與本任務(wù)相同或類似的工作業(yè)績；c）具有良好的質(zhì)量保證能力；d）有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項目的工作條件和實力。合格服務(wù)供方的確定：根據(jù)上述條件，由供方提供充分的證明材料，綜合管理中心、質(zhì)量管理中心對其進(jìn)行資格預(yù)審，必要時組織相關(guān)部門進(jìn)行現(xiàn)場實地考察，對其服務(wù)質(zhì)量、工作能力進(jìn)行評定，填寫《合格供方評審記錄》，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后列入《合格供方名單》。對同類的采購和服務(wù)，應(yīng)同時選擇幾家合格供方以供比較。綜合管理中心、質(zhì)量管理中心、各單位應(yīng)收集合格供方的有關(guān)質(zhì)量信息，分別建立和管理采購、服務(wù)供方檔案。供方檔案應(yīng)包括供方提供的各種證明材料、合格供方評審記錄、采購合同或訂單、服務(wù)外包合同等。各單位應(yīng)將批準(zhǔn)后的《合格供方名單》復(fù)印件報綜合管理中心備案。對合格供方的定期復(fù)評綜合管理中心、各單位每年對合格采購、服務(wù)供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，對其供貨或服務(wù)質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等進(jìn)行評定，并填寫《供方業(yè)績評價表》。對出現(xiàn)采購物資、服務(wù)質(zhì)量下降、供貨不及時、服務(wù)達(dá)不到規(guī)定要求的供方，應(yīng)及時通知供方限期整改，綜合管理中心、各單位應(yīng)按要求對整改結(jié)果進(jìn)行跟蹤驗證。經(jīng)整改仍不合格的供方或累積兩次在供應(yīng)物資、提供服務(wù)時出現(xiàn)嚴(yán)重不合格的供方，綜合管理中心、質(zhì)量管理中心、各單位應(yīng)及時進(jìn)行審定，填寫《供方業(yè)績評價表》，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)取消其供方資格，并按程序增加新的合格供方。4.4對進(jìn)貨驗證、使用過程中發(fā)現(xiàn)不合格物料或供方提供服務(wù)出現(xiàn)不合格時，按WY-QP-11《不合格品控制程序》執(zhí)行。5相關(guān)文件WY-QP-11《不合格品控制程序》6質(zhì)量記錄(WY)QP-06-B-01《物料申購單》(WY)QP-06-B-02《合格供方名單》(WY)QP-06-B-03《合格供方評審記錄》(WY)QP-06-B-04《供方業(yè)績評價表》表格號：（WY）QP-06-B-01物料申購單合格供方名單WY文件表格號：（WY）QP-06-B-02編號企業(yè)名稱主要供應(yīng)物資/服務(wù)項目資質(zhì)登記日期備注合格供方評審記錄WY文件表格號：（WY）QP-06-B-03編號:企業(yè)名稱電話地址聯(lián)系人服務(wù)項目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)等級樣板評價供方的能力或管理體系現(xiàn)場評價：（如提供第三方認(rèn)證證書可免評，附復(fù)印件）綜合評審：價格：技術(shù)力量：設(shè)備情況：工期要求：采購控制：檢驗和驗證方式：不合格品處理意見及期限：質(zhì)量爭端處理方式及期限：其他：單位評審人：日期：評審部門負(fù)責(zé)人意見：質(zhì)量管理中心簽字：日期：總經(jīng)理意見（是否列入合格供方名單