人事檔案管理制度4

人事檔案管理制度各分子公司、本部各部門：為了規(guī)范公司勞動人事檔案管理工作，對人事檔案進行妥善保管，維護人事檔案材料的完整性,防止材料損壞和遺失，以及便于人事檔案材料的使用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù)，特制定本管理辦法。一、適用范圍員工人事檔案日常管理。二、管理原則安全、保密、清晰、完整。三、管理職責由人力資源部（行政人事部）負責按本管理辦法對公司所有員工的人事檔案進行管理。四、管理程序人事檔案建立新員工入職之日，由人力資源部（行政人事部）為其建立一個獨立的人事檔案。人力資源部（行政人事部）首先對檔案材料進行收集和整理,若收集的是復(fù)印件必須與原件對照審驗，且由員工本人在復(fù)印件空白處標注"此為本人真實—證之復(fù)印件"，簽字確認大母指用印，準確無誤后進行歸檔。人事檔案包括但不限于以下資料：身份證復(fù)印件（正反面復(fù)印在同-張A4紙上）、戶口本復(fù)印件（戶口本主項及本人頁）。證書復(fù)印件。證書包括職業(yè)資格證書、職稱證書、學(xué)歷及學(xué)位證等。管理及技術(shù)關(guān)鍵崗位的員工，應(yīng)有其原工作單位出具的解除或終止勞動關(guān)系證明。近期免冠1寸彩照1張。應(yīng)聘人員登記表（包括附帶的個人簡歷）以及員工信息采集表。級以上醫(yī)院體驗合格證明。體檢項目包括但不限于:血常規(guī)、胸部透視、心電圖、肝功能（禁查乙肝）。從事保衛(wèi)等重要崗位的，應(yīng)有戶籍所在地公安部門］開具的"無犯罪記錄證明"。法規(guī)規(guī)定的特殊崗位，應(yīng)有職業(yè)資格或從業(yè)資格證書復(fù)印件（原件應(yīng)審驗）。《勞動合同》或《勞務(wù)協(xié)議》，以及《保密協(xié)議》和《承諾函》正本各-份。背景調(diào)查表（主管及以上崗位，出納及關(guān)鍵核心崗位）及錄用審批表。員工手冊簽收單。人事檔案資料的添加以下類別信息，由人力資源部檔案保管專員在收到資料后添加到其本人人事檔案中:人員轉(zhuǎn)正申請審批表及相關(guān)轉(zhuǎn)正材料及考核資料。員工與公司補充簽訂的各種重要的個人申請、承諾、協(xié)議、保險等材料。員工崗位（職務(wù)）變動調(diào)整通知書。工升、各種處分、處罰材料和通報批評等獎懲類相關(guān)資料。員工變更的個人資料。員工勞動合同續(xù)簽意見征詢單。員工離職申請、離職審批表離職交接手續(xù)等記錄。終止勞動關(guān)系通知書員工簽收回執(zhí)。其他需添加的資料。人事檔案的其他專項保管考慮部分專項工作特殊情況，以下類別由各業(yè)務(wù)負責人對相關(guān)人事檔案材料作專項保管。員工考勤類材料。員工薪資變動資料。員工考核考察資料，包月度考核、年度考核、升考察等資料。員工培訓(xùn)申請、培訓(xùn)記錄培訓(xùn)心得、培訓(xùn)效果評估等與培訓(xùn)相關(guān)的資料及考核相關(guān)資料。按相關(guān)食品安全管理法規(guī)須持有的健康證相關(guān)資料。他需單項保管材料。人事檔案編號公司人事檔案統(tǒng)一按SAPHR系統(tǒng)員工工號編號。員工離職后,其檔案從在職檔案中取出歸入離職人員檔案，但檔案編號保持不變,仍采用原工號編號。人事資料的定期更新與維護員工有調(diào)動、考評獎懲等人事動態(tài)時，及個人資料有變化時，人事檔案管理人員應(yīng)及時進行記錄或修改,確保人事檔案的正確性。為確保員工人事資料的有效性，可由員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案，員工一旦有個人信息資料（身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位等）更新，則按最新個人信息更新人事和人事數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并統(tǒng)-在規(guī)定時間前以電子文檔和紙質(zhì)材料同時報送所在公司人力資源部（行政人事部）。人事檔案的查閱人事檔案為公司密件，也是員工個人的私隱資料，力資源部（行政人事部）必須合理存放，嚴格執(zhí)行程序。員工檔案資料是保密的，原則上只有公司領(lǐng)導(dǎo)及人事保管人員方可查閱，員工不能查閱其他人員的檔案，各級管理人員只可查閱其部門下屬員工的人事檔案，特殊情況經(jīng)審批后方可調(diào)閱。員工人事檔案屬保密級文件，原則上不允許借閱（借出），一般采取在人力資源部（行政人事部）人事檔案保管人員的陪同下查閱的方式。各級管理人員查閱本部門下屬員工的個人檔案時，必須為員I個人資料情況保密。如有特殊原因需借閱員工檔案時，遵循以下規(guī)定執(zhí)行:必須填寫《人事借閱登記表》按審批權(quán)限批準后，辦理借閱登記手續(xù)才可借出。借閱時間以規(guī)定時間為限，不得轉(zhuǎn)借,拆卸、調(diào)換、復(fù)印。歸還時，由人力資源部（行政人事部）核對檔案資料歸還是否完整。人事檔案資料的復(fù)印如因公司業(yè)務(wù)需要復(fù)印員工的身份證、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證明等個人證照復(fù)印件，辦理人員填寫《人事檔案復(fù)印登記表》