檔案管理制度匯編課件

檔案管理制度檔案管理制度一、概述二、檔案管理依據(jù)三、檔案管理要求及填寫要點四、資料管理辦法主要內容一、概述二、檔案管理依據(jù)三、檔案管理要求及填寫要點四、資料管檔案

是什么一、概述檔案是什么一、概述檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

工程造價咨詢檔案是指咨詢企業(yè)從接受委托、調研、取證、編審、合議、復核、審批到出具報告書全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。工程造價咨詢企業(yè)應當從組織措施、經(jīng)濟措施、管理措施入手，在人員、制度、機構等方面，建立、健全檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范工作標準，使本企業(yè)檔案管理工作制度化。工程造價咨詢檔案屬于長期保管機密文件，各企業(yè)完成咨詢業(yè)務后必須逐項建立檔案，并應登記造冊、專人進行管理，建立起造價咨詢業(yè)務臺賬。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人工程造價咨詢檔案管理員干什么工程造價咨詢檔案管理員干什么建設工程造價咨詢資料員的工作是一項集工程造價咨詢檔案搜集及管理為一體的復合專業(yè)工作，必須具備一定的工程造價咨詢專業(yè)知識、檔案搜集及管理專業(yè)知識、操作及應用計算機與相關office軟件能力。1）了解國家、省、市建設工程造價咨詢行業(yè)的有關法律、法規(guī)、執(zhí)業(yè)標準及規(guī)范；2）理解建設工程造價咨詢的成果文件，了解工程造價咨詢各類型成果文件的組成內容及相關聯(lián)系；3）熟悉建設工程造價咨詢的工作流程、各階段所應完成的工作內容及所應提交的相關資料；4）熟悉工程造價咨詢過程中執(zhí)業(yè)檔案資料的收集及管理，并且能夠正確歸納相關表格；5）能熟練操作計算機及相關office軟件，并能將計算機與檔案管理工作緊密結合起來，以提高檔案管理工作效率。2022/12/16建設工程造價咨詢資料員的工作是一項項目資料工程咨詢合同往來票據(jù)會議記錄報告書過程文件項目資料工程咨詢合同往來票據(jù)會議記錄報告書過程文件1、湖北省建設廳2000年2月28日《湖北省建設工程咨詢執(zhí)業(yè)準則（試行）》；（文件匯編下冊第569頁）；2、中國建設工程造價管理協(xié)會2002年6月18日《工程造價咨詢業(yè)務操作指導規(guī)程》中價協(xié)[2002]016號；（文件匯編下冊第623頁）3、武漢市工程建設標準定額管理站2014年12月15日《武漢市建設工程造價咨詢檔案管理指導意見》武建標定[2014]3號；4、湖北省地方標準《建設工程造價咨詢質量控制規(guī)范》（DB42/T823-2012）;5、武漢市建設委員會2009年8月17日《湖北省工程造價咨詢企業(yè)管理實施細則（試行）》武建[2009]165號；6、武漢市建設工程造價管理站2010年3月24日《武漢市工程造價咨詢企業(yè)資料員管理暫行辦法》武建價字[2010]5號；7、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001。2022/12/16二、檔案管理依據(jù)1、湖北省建設廳2000年2月28日《湖北省建設工程咨詢執(zhí)業(yè)1、工程造價咨詢合同：造價咨詢合同可以為單項工程合同、年度合同以及框架協(xié)議；司法鑒定、政府財政審計委托書可視為咨詢合同；

合同應采用《建設工程造價咨詢合同》（示范文本：GF-2002-0212)；

合同簽訂雙方的相關信息（開戶銀行的名稱及行號、賬號、法定代表人或委托代理人的簽章、合同簽訂日期）填寫應盡量完整；對項目的造價咨詢時間應進行明確約定；對造價咨詢收費及付款方式應進行明確約定。2022/12/16三、檔案管理要求及填寫要點1、工程造價咨詢合同：造價咨詢合同可以為單項工程合同、年度合2、工程造價咨詢相關資料交接清單：咨詢資料按照湖北省地方標準《建設工程造價咨詢質量控制規(guī)范》（DB42/T823-2012）中要求進行核算（估算按第6.2.2條、概算按第7.2.2條、預算按第8.2.2條至第8.2.5條、結算按第9.2.2條及第9.2.3條、決算按第10.2.4條、投資后評價按第13.2.3條）

資料交接時的相關手續(xù)和交接時間要完備；

例：

工程清單及招標控制價的編制（C類）所需資料：

招標文件、招標答疑紀要文件、設計施工圖紙、甲控或甲供設備及材料清單；

工程竣工結算審核（B類）所需資料：

工程招標文件、招標答疑紀要文件、投標文件、施工合同及補充協(xié)議、主要甲供或甲供材料及設備價格簽證單據(jù)、送審工程結算書、設計變更單、現(xiàn)場簽證單、會議紀要、其他影響工程造價的相關資料等2022/12/162、工程造價咨詢相關資料交接清單：咨詢資料按照湖北省地方標準3、工程造價咨詢工作方案：咨詢工作目標和范圍要明確，應根據(jù)工程項目的實際情況進行編制；工作程序和處理原則應根據(jù)每個項目的類別及實際情況進行編制，不能一概而論；4、業(yè)務操作階段：

該階段主要分為招投標階段、施工階段、全過程服務階段、竣工結算階段等4個階段。（施工階段和全過程服務階段暫無明確的資料管理制度，但是需根據(jù)實際情況收集及整理過程文件）

招投標階段：招標控制價及預算價

竣工結（決）算計后評價階段：竣工結（決）算計價方式與施工合同或協(xié)議的約定不符，扣35分；缺項定額補充計算的項目如按照業(yè)主方簽字蓋章確認的簽證價（應是合理范圍的價格）計算的，雖未履行備案手續(xù)，但不扣分。

2022/12/162022/12/145、造價咨詢相關資料：

1）工程項目施工合同及補充協(xié)議；2）招標文件（含招標答疑紀要、補充招標文件）；3）投標文件（商務標、技術標文件及投標過程中與工程造價有關的相關承若文件）4）工程結算書（應為有效送審結算書，相關人員的簽章及施工單位的公章，業(yè)主單位的同意送審簽章）；5）設計變更單；6）工作聯(lián)系函；7）現(xiàn)場簽證單；8）現(xiàn)場勘查記錄；9）索賠記錄；10）咨詢業(yè)務會商記錄；11）材料價格簽證單；12）造價協(xié)調會議記錄等相關資料。2022/12/165、造價咨詢相關資料：2022/12/146、成果文件：

成果文件包含：編審確認表、工程造價編審匯總表、工程預結算書）、工程造價咨詢報告書、成果文件扉頁（應體現(xiàn)公司的三級復核程序及復合意見

咨詢成果文件歸檔資料按湖北省地方標準《建設工程造價咨詢質量控制規(guī)范》【DB42/T823-2012】第5.4.7條規(guī)定執(zhí)行，咨詢過程文件歸檔資料按湖北省地方標準《建設工程造價咨詢質量控制規(guī)范》【DB42/T823-2012】第5.4.6.2條規(guī)定執(zhí)行

應注意的問題：編審確認表中三方簽章中應為公章，不能為項目部章、部門公章、合同專用章；工程造價編審匯總表中應明確有咨詢單位名稱和時間落款，并加蓋公章，造價咨詢單位代表人應為項目負責人及以上人員簽字。2022/12/166、成果文件：2022/12/147、造價咨詢項目校審記錄表

編制人應對校核人、審核人對工程項目咨詢文件初稿所提出的相關錯誤進行確認并修改，校核人和審核人不能為同一人，且應與項目操作人員配置一覽表、工程造價咨詢工作方案中的人員安排保持一致；（注：如出現(xiàn)校核欄及審核欄中出現(xiàn)校（審）核無誤字樣的意見，一律視為未進行校審）8、與成果文件相關的計算底稿

過程文件的修改及校審痕跡盡可能的保留存檔；

最終的成果文件需注意版本號，要求和最終的報告結果相一致。2022/12/167、造價咨詢項目校審記錄表2022/12/149、造價咨詢項目征詢意見回訪記錄表

項目負責人應對該項目的造價咨詢工作進行匯總小結，對工作工程中的不足之處、重要節(jié)點及需要改進的地方應做出說明，以利于公司技術負責人根據(jù)該項目的實施情況提出完善措施。10、建設工程預算結算協(xié)調會議記錄

造價咨詢單位在咨詢工作過程中，應和建設單位、施工單位在招標文件、招標答疑紀要文件、施工合同（補充協(xié)議)、設計變更及現(xiàn)場簽證單據(jù)、甲供或甲控設備及材料價格簽證單據(jù)等經(jīng)濟文件的理解上出現(xiàn)分歧時，應組織相關各方進行協(xié)調會議，會議中形成的相關最終意見組織成協(xié)調會議記錄，與會各方應在協(xié)調會議記錄上簽字蓋章，生效后作為造價咨詢成果文件的依據(jù)文件進行存單備查。2022/12/169、造價咨詢項目征詢意見回訪記錄表2022/12/1411、成果文件交付登記表

應完整填寫項目標示、成果文件名稱、總份數(shù)（含存單）、委托方名稱、分發(fā)情況；簽收單位及經(jīng)手人應進行簽章認可；簽收時間應明確。有條件的請款下盡量要求簽收單位加蓋公章，以防止日后關于成果文件是否送達引起相關糾紛。12、項目備案資料2015年3月1日起停止辦理備案，但15年3月1日前的工程需要備案資料；在武漢市外承接工程造價咨詢項目的，應到項目所在地的工程造價管理機構及時辦理單項業(yè)務告知性備案，并做好存檔資料。13、咨詢業(yè)務檔案的時效性：自項目完結后開始歸檔之日起，保存期不少于5年。2022/12/1611、成果文件交付登記表2022/12/14采購合同其它技術資料招投標資料往來文件銷售合同同時建立索引采購合同其它技術資料招投標資料往來文件銷售合同同時建立索引檔案放哪兒四、資料管理辦法檔案放哪兒四、資料管理辦法容易分類易于保密保護性好檢索簡便1．抽屜式直立檔案容易分類1．抽屜式直立檔案202．開放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般202．開放式橫向檔案整齊劃一213．穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存213．穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存22標準統(tǒng)一便于存取長期保存保護性好4．檔案盒22標準統(tǒng)一4．檔案盒23靈活取用存量較小容易脫落5．金屬文件夾23靈活取用5．金屬文件夾24隔水防污拿取方便保密性低暫時保存6．透明資料袋24隔水防污6．透明資料袋25拿取方便臨時存取保密性差7．多層資料盒25拿取方便7．多層資料盒26檔案如何管26檔案如何管格式統(tǒng)一標識鮮明科學分類及時記錄格式統(tǒng)一標識鮮明科學分類及時記錄統(tǒng)一統(tǒng)一29鮮明29鮮明紅綠藍黃茶顏色管理紅綠藍黃茶顏色管理31分

類31分類32按對象劃分按主題劃分按形式劃分按項目劃分按時間劃分32按對象劃分33記錄33記錄借閱檔案一定要登記借閱檔案一定要登記電子檔案管理電子檔案管理合理使用文件夾定期備份重要文件加密合理使用文件夾文件夾文件夾備份備份39電腦其它盤刻錄光盤移動硬盤U盤存儲介質39電腦其它盤刻錄光盤移動硬盤U盤存儲介質40加密40加密文件夾加密Office文檔加密文件夾加密Office文檔加密檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件檔案管理制度匯編課件勿忘密碼勿忘密碼檔案管理制度匯編課件謝謝！Thankyou！Logohere謝謝！Thankyou！Logohere演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！檔案管理制度檔案管理制度一、概述二、檔案管理依據(jù)三、檔案管理要求及填寫要點四、資料管理辦法主要內容一、概述二、檔案管理依據(jù)三、檔案管理要求及填寫要點四、資料管檔案

是什么一、概述檔案是什么一、概述檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

工程造價咨詢檔案是指咨詢企業(yè)從接受委托、調研、取證、編審、合議、復核、審批到出具報告書全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。工程造價咨詢企業(yè)應當從組織措施、經(jīng)濟措施、管理措施入手，在人員、制度、機構等方面，建立、健全檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范工作標準，使本企業(yè)檔案管理工作制度化。工程造價咨詢檔案屬于長期保管機密文件，各企業(yè)完成咨詢業(yè)務后必須逐項建立檔案，并應登記造冊、專人進行管理，建立起造價咨詢業(yè)務臺賬。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人工程造價咨詢檔案管理員干什么工程造價咨詢檔案管理員干什么建設工程造價咨詢資料員的工作是一項集工程造價咨詢檔案搜集及管理為一體的復合專業(yè)工作，必須具備一定的工程造價咨詢專業(yè)知識、檔案搜集及管理專業(yè)知識、操作及應用計算機與相關office軟件能力。1）了解國家、省、市建設工程造價咨詢行業(yè)的有關法律、法規(guī)、執(zhí)業(yè)標準及規(guī)范；2）理解建設工程造價咨詢的成果文件，了解工程造價咨詢各類型成果文件的組成內容及相關聯(lián)系；3）熟悉建設工程造價咨詢的工作流程、各階段所應完成的工作內容及所應提交的相關資料；4）熟悉工程造價咨詢過程中執(zhí)業(yè)檔案資料的收集及管理，并且能夠正確歸納相關表格；5）能熟練操作計算機及相關office軟件，并能將計算機與檔案管理工作緊密結合起來，以提高檔案管理工作效率。2022/12/16建設工程造價咨詢資料員的工作是一項項目資料工程咨詢合同往來票據(jù)會議記錄報告書過程文件項目資料工程咨詢合同往來票據(jù)會議記錄報告書過程文件1、湖北省建設廳2000年2月28日《湖北省建設工程咨詢執(zhí)業(yè)準則（試行）》；（文件匯編下冊第569頁）；2、中國建設工程造價管理協(xié)會2002年6月18日《工程造價咨詢業(yè)務操作指導規(guī)程》中價協(xié)[2002]016號；（文件匯編下冊第623頁）3、武漢市工程建設標準定額管理站2014年12月15日《武漢市建設工程造價咨詢檔案管理指導意見》武建標定[2014]3號；4、湖北省地方標準《建設工程造價咨詢質量控制規(guī)范》（DB42/T823-2012）;5、武漢市建設委員會2009年8月17日《湖北省工程造價咨詢企業(yè)管理實施細則（試行）》武建[2009]165號；6、武漢市建設工程造價管理站2010年3月24日《武漢市工程造價咨詢企業(yè)資料員管理暫行辦法》武建價字[2010]5號；7、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001。2022/12/16二、檔案管理依據(jù)1、湖北省建設廳2000年2月28日《湖北省建設工程咨詢執(zhí)業(yè)1、工程造價咨詢合同：造價咨詢合同可以為單項工程合同、年度合同以及框架協(xié)議；司法鑒定、政府財政審計委托書可視為咨詢合同；

合同應采用《建設工程造價咨詢合同》（示范文本：GF-2002-0212)；

合同簽訂雙方的相關信息（開戶銀行的名稱及行號、賬號、法定代表人或委托代理人的簽章、合同簽訂日期）填寫應盡量完整；對項目的造價咨詢時間應進行明確約定；對造價咨詢收費及付款方式應進行明確約定。2022/12/16三、檔案管理要求及填寫要點1、工程造價咨詢合同：造價咨詢合同可以為單項工程合同、年度合2、工程造價咨詢相關資料交接清單：咨詢資料按照湖北省地方標準《建設工程造價咨詢質量控制規(guī)范》（DB42/T823-2012）中要求進行核算（估算按第6.2.2條、概算按第7.2.2條、預算按第8.2.2條至第8.2.5條、結算按第9.2.2條及第9.2.3條、決算按第10.2.4條、投資后評價按第13.2.3條）

資料交接時的相關手續(xù)和交接時間要完備；

例：

工程清單及招標控制價的編制（C類）所需資料：

招標文件、招標答疑紀要文件、設計施工圖紙、甲控或甲供設備及材料清單；

工程竣工結算審核（B類）所需資料：

工程招標文件、招標答疑紀要文件、投標文件、施工合同及補充協(xié)議、主要甲供或甲供材料及設備價格簽證單據(jù)、送審工程結算書、設計變更單、現(xiàn)場簽證單、會議紀要、其他影響工程造價的相關資料等2022/12/162、工程造價咨詢相關資料交接清單：咨詢資料按照湖北省地方標準3、工程造價咨詢工作方案：咨詢工作目標和范圍要明確，應根據(jù)工程項目的實際情況進行編制；工作程序和處理原則應根據(jù)每個項目的類別及實際情況進行編制，不能一概而論；4、業(yè)務操作階段：

該階段主要分為招投標階段、施工階段、全過程服務階段、竣工結算階段等4個階段。（施工階段和全過程服務階段暫無明確的資料管理制度，但是需根據(jù)實際情況收集及整理過程文件）

招投標階段：招標控制價及預算價

竣工結（決）算計后評價階段：竣工結（決）算計價方式與施工合同或協(xié)議的約定不符，扣35分；缺項定額補充計算的項目如按照業(yè)主方簽字蓋章確認的簽證價（應是合理范圍的價格）計算的，雖未履行備案手續(xù)，但不扣分。

2022/12/162022/12/145、造價咨詢相關資料：

1）工程項目施工合同及補充協(xié)議；2）招標文件（含招標答疑紀要、補充招標文件）；3）投標文件（商務標、技術標文件及投標過程中與工程造價有關的相關承若文件）4）工程結算書（應為有效送審結算書，相關人員的簽章及施工單位的公章，業(yè)主單位的同意送審簽章）；5）設計變更單；6）工作聯(lián)系函；7）現(xiàn)場簽證單；8）現(xiàn)場勘查記錄；9）索賠記錄；10）咨詢業(yè)務會商記錄；11）材料價格簽證單；12）造價協(xié)調會議記錄等相關資料。2022/12/165、造價咨詢相關資料：2022/12/146、成果文件：

成果文件包含：編審確認表、工程造價編審匯總表、工程預結算書）、工程造價咨詢報告書、成果文件扉頁（應體現(xiàn)公司的三級復核程序及復合意見

咨詢成果文件歸檔資料按湖北省地方標準《建設工程造價咨詢質量控制規(guī)范》【DB42/T823-2012】第5.4.7條規(guī)定執(zhí)行，咨詢過程文件歸檔資料按湖北省地方標準《建設工程造價咨詢質量控制規(guī)范》【DB42/T823-2012】第5.4.6.2條規(guī)定執(zhí)行

應注意的問題：編審確認表中三方簽章中應為公章，不能為項目部章、部門公章、合同專用章；工程造價編審匯總表中應明確有咨詢單位名稱和時間落款，并加蓋公章，造價咨詢單位代表人應為項目負責人及以上人員簽字。2022/12/166、成果文件：2022/12/147、造價咨詢項目校審記錄表

編制人應對校核人、審核人對工程項目咨詢文件初稿所提出的相關錯誤進行確認并修改，校核人和審核人不能為同一人，且應與項目操作人員配置一覽表、工程造價咨詢工作方案中的人員安排保持一致；（注：如出現(xiàn)校核欄及審核欄中出現(xiàn)校（審）核無誤字樣的意見，一律視為未進行校審）8、與成果文件相關的計算底稿

過程文件的修改及校審痕跡盡可能的保留存檔；

最終的成果文件需注意版本號，要求和最終的報告結果相一致。2022/12/167、造價咨詢項目校審記錄表2022/12/149、造價咨詢項目征詢意見回訪記錄表

項目負責人應對該項目的造價咨詢工作進行匯總小結，對工作工程中的不足之處、重要節(jié)點及需要改進的地方應做出說明，以利于公司技術負責人根據(jù)該項目的實施情況提出完善措施。10、建設工程預算結算協(xié)調會議記錄

造價咨詢單位在咨詢工作過程中，應和建設單位、施工單位在招標文件、招標答疑紀要文件、施工合同（補充協(xié)議)、設計變更及現(xiàn)場簽證單據(jù)、甲供或甲控設備及材料價格簽證單據(jù)等經(jīng)濟文件的理解上出現(xiàn)分歧時，應組織相關各方進行協(xié)調會議，會議中形成的相關最終意見組織成協(xié)調會議記錄，與會各方應在協(xié)調會議記錄上簽字蓋章，生效后作為造價咨詢成果文件的依據(jù)文件進行存單備查。2022/12/169、造價咨詢項目征詢意見回訪記錄表2022/12/1411、成果文件交付登記表

應完整填寫項目標示、成果文件名稱、總份數(shù)（含存單）、委托方名稱、分發(fā)情況；簽收單位及經(jīng)手人應進行簽章認可；簽收時間應明確。有條件的請款下盡量要求簽收單位加蓋公章，以防止日后關于成果文件是否送達引起相關糾紛。12、項目備案資料2015年3月1日起停止辦理備案，但15年3月1日前的工程需要備案資料；在武漢市外承接工程造價咨詢項目的，應到項目所在地的工程造價管理機構及時辦理單項業(yè)務告知性備案，并做好存檔資料。13、咨詢業(yè)務檔案的時效性：自項目完結后開始歸檔