(1)檔案基本常識

＜一＞、檔案相關知識㈠檔案相關知識：一、什么是檔案：檔案是指過去和現(xiàn)在國家機構、社會組織、以及個人所從事政治、經(jīng)濟、科學、研究、技術、文化、宗教等相關活動直接形成對國家和社會起保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、什么是檔案綜合管理檔案綜合管理是指一個機關、單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。即：文書、基建、設備、會計、已故人員、聲像以及本機關的專業(yè)檔案等，集中統(tǒng)一管理。三、檔案綜合管理和達標升級工作的意義1、它是《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)的要求；2、它是機關、單位檔案工作的一項重要改革；3、它是全面提高檔案工作人員業(yè)務水平的有效途徑；4、它是保證機關、單位檔案完整與安全的重要手段；5、它是維護機關、單位歷史面貌和合法權益的重要保證；6、它有利于提高機關、單位的工作效率和綜合管理水平。四、什么是電子文件？通常把適合計算機操作、傳遞和處理的文件叫電子文件。五、什么是文書檔案？文書檔案主要由各級機關、團體、企事業(yè)單位形成產(chǎn)生的通用文書和其它有關材料轉化而成，是綜合反映本單位黨政工團及業(yè)務活動等各方面總體情況，記錄其發(fā)展過程和基本歷史面貌的最主要的檔案，它是全部檔案的一個重要組成部分。1、文書檔案稱謂來源？文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，故稱文書檔案。2、文書文書通常是人們在處理實際事務中為了記載、公布、傳遞和交流信息的需要，以文字記載的方式在一定書寫材料上表達思想意圖的信息材料。3、文件材料的立卷和歸檔文件整理六、會計檔案的概念會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。＜二＞、概念（一）什么是立卷？立卷，也叫組卷，就是將辦理完畢的具有查考保存價值的文件材料，按照它們形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組合成案卷。（二）什么是歸檔文件整理？歸檔文件整理是以件為單位進行裝釘、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。（三）.立卷整理的作用（意義）（一）文件經(jīng)過立卷整理，保持了文件之間的密切聯(lián)系，便于查找和利用。文件立卷整理，經(jīng)過科學分類組合，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，查找利用非常方便；經(jīng)過立卷整理，編制了系統(tǒng)詳細的檢索工具，查找文件更加準確全面。（四）什么是案卷：將若干份檔案文件整理在一起并以簡單的文字概括裝訂成一本，稱為案卷。第二節(jié)文件材料的歸檔范圍（五）文件材料歸檔的條件必須是本單位工作活動中形成的文件材料必須是辦理完畢的文件材料必須是具有查考利用價值的文件材料（六）區(qū)分機構（或類別）機構，是指機關內(nèi)部的組織機構類別，不同的專題?？筛鶕?jù)機關的職能問題來定。如：黨務工作類、綜合類、組織人事類、財務管理類?...（七）案卷排列、編號排列方法（1）保管期限——機構（或類別）——問題2）保管期限——問題（八）案卷編號（1）每年三個保管期限各一個流水號（2）若干年三個保管期限各一個流水號（3）每年三個保管期限一個流水號（九）裝釘案卷裝釘?shù)膬?nèi)容及排列：案卷軟封面—卷內(nèi)文件目錄—文件材料—備考表和封底。要求：整齊、牢固、不影響閱讀。（十）填寫案卷備考表其中“本卷（盒內(nèi)）情況說明”，填寫卷（盒）內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出等情況。（十一）案卷裝盒，蓋盒號。（十二）裝釘檔案目錄檔案目錄各部分的排列：（1）立卷情況說明；（2）永久、長期、短期目錄依次案卷目錄在前、卷內(nèi)目錄在后排列；（3）不同保管期限之間用有色紙或軟封面紙隔開。（十三）編檔案目錄號（1）目錄號——是一本檔案目錄的順序號。每一本檔案目錄應編一個目錄號。一個全宗內(nèi)的檔案目錄號不能重復。（2）目錄號模式：Al—6；（即文書檔案、永久、第6本目錄）（十四）歸檔文件整理步驟和方法裝釘（件）——分類——排列——編號——編目——裝盒全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如：2003保管期限：歸檔文件保管期限的全稱或簡稱。如：“永久”或“永”（十五）件號：文件的排列順序號。將文件按年度、機構（或問題）、保管期限分類后，在分類的最低一級類目下按大流水編“件”號。（l）按年度—機構（問題）—保管期限進行分類的編號為：2000年一辦公室一永久1、2、3……;2000年一辦公室一長期1、2、3??。1.件號：文件的排列順序號。即在最低一級類目下編的文件的流水號。不是每一盒文件各自編號。責任者：制發(fā)文件的組織或個人。使用全稱或通用簡稱。文號：文件的發(fā)文編號。文號欄內(nèi)不得填寫“會議文件之一”、“簡報一”等文件順序號。日期：文件的形成時間。以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如：20031108。頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。將構成該件的各文件頁數(shù)作為該件的頁數(shù)，不需續(xù)編頁碼。＜三＞、名詞解釋?文件題名：文件標題，最多可輸入120多個漢字。?主題詞：提示文件主題內(nèi)容的規(guī)范詞。一般根據(jù)《檔案主題詞表》、《公文主題詞表》選用。?責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。?文件編號：文件在制發(fā)時由發(fā)文單位編的順序號，多指文字號、圖號等；錄入格式如：“穗檔字[2005]012號”。?文件流水號：一般為年度+順序號。文件流水號是單一的，并可根據(jù)需要進行格式格式。（例如2005年的第一份收文的文件流水號格式：S2005-001,“S”代表收文的意思，“F”代表發(fā)文的意思。位數(shù)必須統(tǒng)一）?日期：文件的形成時間，點擊時鐘圖標顯示當日日期，可以修改。?頁數(shù)：每一件歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。?保管期限：文件的保管年限，常分為永久長期短期。?歸檔年度：該份文件應歸屬的年度，年度格式為4位數(shù)，如2005。?件號：文件的排列順序號，一般在歸檔文件整理和移交檔案時編制，著錄時件號的位數(shù)必須統(tǒng)一，（例如：001、002或0001、0002），如當2000年長期可能有1000份文件時，則第一分文件的件號應為0001。?機構問題：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。?全宗號：檔案館指定給立檔單位的代碼。?目錄號：全宗內(nèi)每一本案卷目錄的代碼。（例如：文件檔案的長期的第一本目錄：A2.1）?案卷號:檔案館（室）內(nèi)案卷排列順序號。案卷排列的順序號位數(shù)必須統(tǒng)一（例如：001、002或0001、0002）?順序號：卷內(nèi)文件的排列順序號。順序號位數(shù)必須統(tǒng)一（例如：01、02或001、002或0001、0002）?頁號：指案卷內(nèi)文件每頁（張）的順序。（例如：案卷內(nèi)最后一份文件的起止號是：56至78時，其輸入格式為56-78。頁號之間用半角的“-”隔開