辦公用品及低值易耗品管理辦法

XXX^司辦公用品及低值易耗品管理辦法（征求意見稿）.目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司辦公用品及低值易耗品的管理，嚴(yán)格辦公用品的采購、驗(yàn)收、保管和使用程序，控制辦公成本，提高公司效益，根據(jù)集團(tuán)公司《辦公用品及低值易耗品管理辦法（試行）》（綿投控行通〔2014〕1號）文件相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。.適用范圍本辦法適用于公司辦公用品及低值易耗品采購、驗(yàn)收、保管和使用的管理。.定義本辦法中的辦公用品是指用于員工個(gè)人或公用辦公的一次性正常消耗物品，包括：簽字筆、鉛筆、筆芯、曲別針、大頭針、膠水、橡皮、筆記本、稿紙、便箋、信封、膠帶、電池、打印紙、鐵夾、印油等。本辦法中的低值易耗品是指單位價(jià)值在 2000元以內(nèi)或使用年限在一年以下的非一次性消耗物品，包括：計(jì)算機(jī)耗材、計(jì)算器、 U盤、移動(dòng)硬盤、訂書機(jī)、剪刀、檔案盒、文件袋、文件夾、文件柜、電源插座、電話機(jī)、辦公桌椅、垃圾桶等。.管理原則實(shí)行統(tǒng)籌安排、集中采購、預(yù)算控制、節(jié)約使用的原則。實(shí)行采購與保管相分離的原則。實(shí)行采購事前審批、領(lǐng)用登記的制度。.管理部門及其職責(zé)行政部為公司辦公用品及低值易耗品的歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)下列工作：負(fù)責(zé)審核各部門的辦公用品及低值易耗品年度采購計(jì)劃并予以匯總，制訂年度費(fèi)用計(jì)劃；負(fù)責(zé)審核各部門的辦公用品及低值易耗品申請，定期編制采購計(jì)劃；負(fù)責(zé)辦公用品及低值易耗品的采購、實(shí)物管理和發(fā)放，做好驗(yàn)收、清點(diǎn)、登記、建帳工作；負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門辦公用品及低值易耗品的使用情況。財(cái)務(wù)部是辦公用品及低值易耗品管理的監(jiān)管部門，具體負(fù)責(zé)下列工作：根據(jù)行政部提出的辦公用品及低值易耗品年度費(fèi)用計(jì)劃，結(jié)合當(dāng)年公司費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核；負(fù)責(zé)對辦公用品及低值易耗品的采購預(yù)算進(jìn)行審核；負(fù)責(zé)辦理資金結(jié)算。公司員工為辦公用品及低值易耗品的使用人及管理人，負(fù)有直接保管責(zé)任，應(yīng)按規(guī)定領(lǐng)用、保管辦公用品及低值易耗品。.計(jì)劃的編制和審批各部門應(yīng)在每年 12月，根據(jù)部門工作需要預(yù)測次年辦公用品及低值易耗品的需用種類、數(shù)量，并編制年度需用計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)行政部審查。行政部匯總各部門年度需求計(jì)劃，盤點(diǎn)辦公用品及低值易耗品庫存情況，結(jié)合當(dāng)年實(shí)際用量，預(yù)測下一年度需用數(shù)量，并預(yù)計(jì)市場價(jià)格，編制下一年度的辦公用品及低值易耗品年度費(fèi)用預(yù)算，交總經(jīng)理審核后報(bào)財(cái)務(wù)部。各部門指定專人收集部門月度使用需求，填寫部門《辦公用品及低值易耗品申請單》，于每月5日前經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部，由行政部采購人員匯總后，根據(jù)庫存實(shí)際情況，編制《辦公用品及低值易耗品采購單》，報(bào)財(cái)務(wù)審核費(fèi)用預(yù)算，總經(jīng)理審批后，按規(guī)定進(jìn)行采購。.辦公用品及低值易耗品的采購辦公用品及低值易耗品的采購，統(tǒng)一由行政部專人負(fù)責(zé)辦理，其他部門和個(gè)人不得擅自購買，如擅自購買不予報(bào)銷。對于專業(yè)性較強(qiáng)的辦公用品可由申請部門和行政部共同采購。采購人員必須按照已辦理審批手續(xù)的采購單定期進(jìn)行采購，不得無計(jì)劃采購。若確因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行零星采購時(shí)，可根據(jù)審批后的《辦公用品及低值易耗品申請單》進(jìn)行采購。行政部應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，采購一定數(shù)量的辦公用品交保管員保管，作為備用物資。行政部采購辦公用品及低值易耗品時(shí)，原則上實(shí)行定點(diǎn)采購的原則，按統(tǒng)一、擇優(yōu)的原則經(jīng)篩選確定固定主要供應(yīng)商，便于維修服務(wù)和結(jié)算。同時(shí)，建立相應(yīng)的供應(yīng)商庫，并定期做好評估工作。供應(yīng)商的選擇可參照集團(tuán)招投標(biāo)相關(guān)辦法執(zhí)行。采購人員采購物品時(shí)須親自看貨、驗(yàn)貨，保證物品質(zhì)量。所采購的辦公用品及低值易耗品到貨后，由行政部采購人員、保管員按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，對名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、質(zhì)量核實(shí)無誤后，采購人在送貨單上簽字驗(yàn)收，然后將送貨聯(lián)歸類留存。采購的物品由采購人員交保管員驗(yàn)收后方可入庫，入庫時(shí)，保管員應(yīng)根據(jù)采購單的項(xiàng)目認(rèn)真清點(diǎn)所要入庫物品的數(shù)量，并檢查好物品的規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種準(zhǔn)確無誤，質(zhì)量完好，并按所購物品名稱、供應(yīng)商、數(shù)量、規(guī)格、品種、價(jià)格等做好入庫登記，同采購人員一同在《辦公用品及低值易耗品入庫登記表》上簽字確認(rèn)。對劣質(zhì)品、有質(zhì)量問題或未按計(jì)劃要求購買的物品均有權(quán)拒絕入庫。未辦理入庫手續(xù)的，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。采購人員在采購過程中要遵守采購紀(jì)律。參與采購的工作人員，不準(zhǔn)收取供應(yīng)商任何名目的“中介費(fèi)”、“好處費(fèi)”；不準(zhǔn)在供應(yīng)商處報(bào)銷任何費(fèi)用；不準(zhǔn)損害公司利益，徇私舞弊，為對方謀取不正當(dāng)利益。物品采購過程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項(xiàng)，應(yīng)首先用于降低采購價(jià)格，確屬難以用于降低采購價(jià)格的，一律上繳公司財(cái)務(wù)，不得由部門坐收坐支，不得提成給經(jīng)辦人員。對違反規(guī)定的行為，公司將追究有關(guān)當(dāng)事人責(zé)任，對造成的損失由當(dāng)事人賠償，并按公司規(guī)定予以懲處。.辦公用品及低值易耗品的保管辦公用品及低值易耗品由行政部專人保管，并按要求管理。物品入庫，要按照不同的材質(zhì)、規(guī)格、功能和要求，分類、分別儲存；易燃、易爆、易腐蝕的物資要隔離或單獨(dú)存放，并定期檢查；精密、易碎及貴重物品要輕拿輕放，嚴(yán)禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存；保管員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，防止丟失、霉變、蟲蝕、過期。行政部應(yīng)建立健全辦公用品及低值易耗品的實(shí)物臺帳，實(shí)物臺帳要按類別、品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格逐項(xiàng)登記，如實(shí)反映收、發(fā)、存情況。保管人員每月應(yīng)對主要辦公用品進(jìn)行一次盤點(diǎn)，并填寫《辦公用品及低值易耗品庫存盤點(diǎn)表》，實(shí)際庫存盤點(diǎn)數(shù)目必須和當(dāng)月庫存數(shù)（當(dāng)月庫存數(shù)=上月庫存數(shù)十當(dāng)月入庫數(shù)一當(dāng)月出庫數(shù)）一致，每月3日前將庫存盤點(diǎn)表報(bào)行政部負(fù)責(zé)人。核對帳物是否相符，并及時(shí)掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時(shí)增加庫存，保障供給，減少積壓。.辦公用品及低值易耗品的發(fā)放和領(lǐng)用辦公用品及低值易耗品的發(fā)放和領(lǐng)用由行政部保管員負(fù)責(zé)。領(lǐng)用原則：工作任務(wù)清楚，使用目的明確，一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用，“厲行節(jié)約，杜絕浪費(fèi)”。辦公用品及低值易耗品實(shí)行領(lǐng)用登記制度。員工領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)在《辦公用品及低值易耗品領(lǐng)用登記表》上登記確認(rèn)后方可領(lǐng)用。各部門當(dāng)月領(lǐng)用計(jì)劃中的辦公用品及低值易耗品已領(lǐng)用完時(shí)，原則上不能再領(lǐng)用物品，由部門在次月領(lǐng)用計(jì)劃中申請。因業(yè)務(wù)確需領(lǐng)用計(jì)劃外的辦公用品時(shí)，保管員可根據(jù)實(shí)際情況予以發(fā)放并做好登記工作；領(lǐng)用計(jì)劃外的低值易耗品時(shí)，須填寫《辦公用品及低值易耗品領(lǐng)用申請單》并按規(guī)定報(bào)批。員工在領(lǐng)用辦公用品及低值易耗品時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查其質(zhì)量，對劣質(zhì)品、有質(zhì)量問題或未按要求發(fā)放的可以拒領(lǐng)，一經(jīng)領(lǐng)出，不予退換。保管員要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)取次數(shù)和數(shù)量，保證辦公需要。對于明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)，領(lǐng)用人需說明原因，否則保管員有權(quán)拒絕發(fā)放。使用部門或使用人應(yīng)加強(qiáng)辦公用品及低值易耗品的實(shí)物管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意轉(zhuǎn)移和報(bào)廢。.辦公用品及低值易耗品的維修、注銷辦公用品及低值易耗品的維護(hù)維修由行政部統(tǒng)一管理。正常維護(hù)由行政部根據(jù)設(shè)備說明書和設(shè)備檔案進(jìn)行操作；故障維修由使用人或部門填寫《辦公用品及低值易耗品維修申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部統(tǒng)一辦理。行政部應(yīng)做好辦公用品及低值易耗品維護(hù)維修相關(guān)資料的存檔工作。低值易耗品報(bào)廢時(shí)，使用人或使用部門須填寫《辦公用品及低值易耗品報(bào)廢申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，同已損壞的該物品一并報(bào)行政部審核，確屬非人為損壞的物品，保管員方可為其辦理注銷手續(xù)。使用物品若出現(xiàn)人為損壞或者遺失時(shí)，使用人須予以賠償，賠償金額根據(jù)該物品實(shí)際的新舊情況而定。在本人調(diào)動(dòng)、離職或退休時(shí)，須到行政部辦理物品的移交手續(xù)，移交完畢后方可辦理離職手續(xù)。.辦公用品及低值易耗品費(fèi)用的報(bào)銷物品驗(yàn)收入庫后，由采購人員憑辦公用品及低值易耗品采購單、采購合法票據(jù)、入庫登記表辦理報(bào)銷。購置辦公用品及低值易耗品應(yīng)當(dāng)取得合法票據(jù)，否則，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷。.本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋，從發(fā)布之日起執(zhí)行，未盡事宜參照集團(tuán)公司相關(guān)制度辦理。附件：1.辦公用品及低值易耗品申請單.辦公用品及低值易耗品采購單.辦公用品及低值易耗品入庫登記表.辦公用品及低值易耗品領(lǐng)用登記表.辦公用品及低值易耗品庫存盤點(diǎn)表.辦公用品及低值易耗品維修申請單.辦公用品及低值易耗品報(bào)廢申請單附件1

辦公用品及低值易耗品申請單對部門經(jīng)辦人申請時(shí)間申請理由申請物品名稱及規(guī)格數(shù)量使用人備注部門負(fù)責(zé)人意見主管領(lǐng)導(dǎo)意見備注備注：對物品由特殊要求的，應(yīng)在備注中說明。附件附件辦公用品及低值易耗品維修申請單制#人所屬部門 申請時(shí)間申請維修內(nèi)容部門負(fù)責(zé)人意見行政部審核維修項(xiàng)目及金額：經(jīng)辦人簽字： 部門負(fù)責(zé)人簽字：財(cái)務(wù)部審核□預(yù)算內(nèi) □預(yù)算外□