秘書資格考試筆記講義信息工作3

------真理惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)就是永遠自相符合------真理惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)就是永遠自相符合秘書資格考試筆記講義：信息工作技能訓(xùn)練、案例分析:喜訊后面的悲劇總經(jīng)理一天三次電話詢問辦公室信息秘書小王，了解南方市場的銷售情況。小王一連打了好幾次長途電話，總公司南方辦事處主任都不在家，得不到答復(fù)?？偨?jīng)理要外出辦事，臨出門還叮囑小王及時了解南方市場的情況，只要南方銷售形勢好，便可調(diào)整下一季度的生產(chǎn)任務(wù)，使企業(yè)再上一個臺階。小王中午也沒有休息，終于打通了長途電話，接電話的正好是南方辦事處吳主任。吳主任嗎？我是總公司辦公室王秘書?？偨?jīng)理急需了解你們的銷售情況?！蔽覀兊匿N售形勢大好啊！我正忙著與港商洽談十萬套西服的出口合同呢!面料和樣式與上次一樣?！蹦翘昧?能成功嗎？”小王問。估計問題不大！意向書已經(jīng)草簽，今天下午四時進一步洽談細節(jié),后簽訂合同?！眳侵魅握f。那我下午四點半等您的準(zhǔn)確消息?！彼狞c半我還有個應(yīng)酬。我讓辦事處小李給你回個電話。 ”小王剛放下電話，總經(jīng)理的秘書小劉又打來電話問南方的銷售情況。吳主任說，南方形勢大好，正在與港商洽談十萬套西服的出口合同。小王興咼米烈地說。成功的把握大嗎？”小劉問。吳主任說，今天下午四點正式簽約。面料和樣式與上次一樣 ”那就是說，只有簽約的手續(xù)了？”小劉又問。是的?！毙⊥蹩隙ǖ卣f：我接到簽約回電后馬上告訴你”小劉接電話后，在總經(jīng)理寫字桌的記事本上寫道： 辦公室小王接到南方辦事處吳主任電話，與港商洽談出口十萬套西服合同,面料和樣式與上次一樣。今天下午四點正式簽約。 3月25日小劉記錄?！毕挛缥妩c二十分，總經(jīng)理回到辦公室，急忙翻閱記事簿，看了小劉的記錄后非常高興。他撥通電話，要求采購員按上次要求購進面料，通

知設(shè)計部門做好準(zhǔn)備，維修部門抓緊維護設(shè)備，生產(chǎn)部門準(zhǔn)備另外招收一批熟練技工?…時間就是金錢，總經(jīng)理搶在時間前面調(diào)兵遣將，一直忙到晚上七點半還沒有吃飯。來源:下午四點半，辦公室小王一連接到北方辦事處、西北辦事處的兩個長途電話，一直打到下午五點半。剛放下電話，上海的男朋友又打來長途，商量結(jié)婚物資采購和蜜月旅行路線，一直談了兩個多鐘頭，柔情蜜意中連吃飯的事也給忘了。直到男朋友掛斷電話，小王才想起南方辦事處的重要電話還未接到。這時已快八點了，她一撥通南方辦事處，小李開頭一句就吼道：怎么搞的？我撥了幾個鐘頭電話，總是占線，你的電話撥不通，總經(jīng)理的電話也撥不通合同簽了嗎？”小王來不及解釋，打斷小李的話問道。簽個屁!生意讓深圳一家公司搶去了。人家更有優(yōu)勢，吳主任氣得高血壓病也犯了，住院去了。”小王趕快撥總經(jīng)理的辦公室電話。總經(jīng)理辦公室無人接，小劉也下班了。她又把電話打到總經(jīng)理家里，家里說他沒回來。最后，好不容易在大富酒樓里找到了總經(jīng)理。什么？談判失??？”總經(jīng)理一聽，手里的酒杯也落地了。他知道高檔面料已經(jīng)購進，現(xiàn)在只有壓在倉庫里------真理惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)就是永遠自相符合------真理惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)就是永遠自相符合重大的經(jīng)濟損失不可避免，總經(jīng)理、吳主任、小王、小劉、小李像害了一場大病。公司的前途，個人的去留，使他們忐忑不安這個案例說明了什么問題?秘書給提供信息一定要準(zhǔn)確可靠。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù),決策，在很大程度上依賴于秘書提供的信息。正確的信息無疑對領(lǐng)導(dǎo)決策能夠產(chǎn)生積極的促進作用；反之，錯誤的信息對領(lǐng)導(dǎo)決策會產(chǎn)生誤導(dǎo)作用，造成的損失和影響也很大。本案例中，由于秘書小王把尚未形成事實的信息傳遞給秘書小劉，小劉又把這一信息以肯定的語氣用書面形式傳遞給總經(jīng)理，使正在渴求這一信息的總經(jīng)理誤認為已成事實，急切地作出了決策。結(jié)果，當(dāng)這一信息變更后，領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)這一信息作出的決策，已造成無法挽回的損失。由此可見，秘書給提供信息一定要謹慎,做到準(zhǔn)確無誤，防止信息誤解。秘書對重要信息的跟蹤與反饋一定要連續(xù)不斷。對于一些領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的重要信息極其發(fā)展趨勢，秘書人員一定要連續(xù)跟蹤，不能間斷。一旦信息發(fā)生變化，要立即反饋給，以便及時調(diào)整決策方案。本案例中,秘書小王本應(yīng)對尚未簽約這一重要信息跟蹤反饋。但她卻中斷聯(lián)系近八個小時。當(dāng)?shù)弥灱s已泡湯的信息時，一切都已晚了。這個沉痛的教訓(xùn)值得秘書人員認真吸取。秘書對重要信息的傳輸渠道，一定要保持暢通。信息的時效性與其價值成正比。傳遞得越及時，其價值越大，反之，則越小。因此，對

于重要信息的傳輸，秘書人員一定要保證渠道暢通無阻，防止延誤對重要信息的傳遞。本案例中，秘書小王在下午四點半連續(xù)接到其他辦事處的幾個長途電話，這是無法預(yù)計的。但小王明知南方辦事處的信息最重要，完全可以用簡短的時間處理完其他辦事處的電話，集中時間了解南方辦事處的簽約信息。但她沒有這樣做，從四點半一直打到五點半。這還不算，又接到男朋友的電話，兩人竟然聊到八點鐘，致使南方辦事處方面的信息無法及時傳遞過來。這種辦事態(tài)度和作風(fēng)，是秘書人員的大忌，教訓(xùn)極為深刻