涉外秘書實務(wù)-第10-17章課件

第十章舉辦宴請活動第一節(jié)宴請準備一、宴請活動種類1、宴會國宴正式宴會便宴家宴2、招待會冷餐會(自助餐)酒會第十章舉辦宴請活動第一節(jié)宴請準

二、宴會的籌辦1、確定邀請對象2、確定時間地點3、合適的酒菜4、發(fā)送請柬

二、宴會的籌辦第二節(jié)

桌次席次的排法

一、桌次的排法（一）圓桌桌次的排法離主桌越近地位越高，右高左低。圓桌桌次的排法：1、兩桌橫排第二節(jié)桌次席次的排法

一、桌次的排法2、兩桌豎排2、兩桌豎排3、多桌排法3、多桌排法4、多桌環(huán)排二、桌次的排法4、多桌環(huán)排二、桌次的排法5、多桌橫排5、多桌橫排6、多桌豎排6、多桌豎排7、多桌方型排法二、桌次的排法7、多桌方型排法二、桌次的排法（二）長桌桌次的排法（二）長桌桌次的排法二、席次的排法（一）圓桌席次的排法1、只有一位主人二、席次的排法（一）圓桌席次的排法（一）圓桌席次的排法2、有兩位主人（一）圓桌席次的排法（二）長桌席次的排法1、只有一位主人三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（二）長桌席次的排法2、有兩位主人

擺法一：三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（二）長桌席次的排法2、有兩位主人擺法二：

三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法一：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法一：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法二：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法二：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法三：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法三：第三節(jié)宴請程序和禮儀一、宴請程序正式宴會的程序包括迎賓、入席、致詞、進餐、結(jié)束和送客幾個環(huán)節(jié)。1、迎賓2、入席3、致詞4、進餐5、結(jié)束和送客第三節(jié)宴請程序和禮儀一、宴請程序二、出席宴請禮節(jié)1、準時赴宴2、禮貌入座3、文明用餐4、道謝告別二、出席宴請禮節(jié)1、準時赴宴思考題：1。宴請活動有哪些種類？2。、宴會的籌辦有什么要點？3。桌次地位的高低以什么為標準？席次呢？4。宴請的程序是怎樣的？5。出席宴請是要注意哪些禮節(jié)？思考題：

第十一章

會議服務(wù)(上)第一節(jié)

常見會議的種類一、內(nèi)部會議1、經(jīng)理例會

2、員工例會

3、股東大會4、董事會會議

5、特別會議

第十一章會議服務(wù)(上)二、外部會議

1、商務(wù)和社團會議 2、會見與會談拜見或拜會指客方來會晤主方，或身份低者來會晤身份高者。召見指主方請客方來會晤，或身份高者主動會晤身份低者?；卦L或回拜指一方主動會晤另一方后，對方出于禮節(jié)，再去會晤另一方一次。 3、業(yè)務(wù)談判二、外部會議三、電化會議1、電話會議（電聲會議）2、聲像電化會議3、衛(wèi)星會議（全視頻電化會議）4、計算機會議三、電化會議四、會議的作用1。交流信息和經(jīng)驗2。發(fā)揚民主集思廣益3。統(tǒng)一認識協(xié)調(diào)行動4。傳達決策推動工作涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

第二節(jié)

會前秘書工作一、擬制會議計劃

（一）確定會議地點（二）制定議程議題即會議所要討論、解決的問題。議程是會議為完成議題而作出的順序計劃，即對會議所要討論、解決的問題的大體安排。一次完整的大型會議的議程一般安排如下：第二節(jié) 會前秘書工作一、擬制會議計劃開幕式，上司和來賓致詞；上司作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)、宣讀決議；閉幕式。涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件（三）排定會議日程

會議日程是根據(jù)議程所作的具體安排，以天為單位，它是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。1。會議日程安排的科學(xué)性2。列出會議日程表

會議日程表（漢語）格式如下：（三）排定會議日程-----------------------------------------------------------------------------------------XX會

議

日

程

-------------------------

日

期

時

間

內(nèi)

容

主持人

備

注-----------------------------------------------------------------------------------------5日全天

報

到

-----------------------------------------------------------------------------------------6日上午9：00~11：301、開幕式

2、李總經(jīng)理作報告

下午2：00~5：00討

論XXX------------------------------------------------------------------------------------------7日上午9：00~11：30會議發(fā)言

XXX每人限15分鐘

下午2：00~5：00參

觀

XXX ------------------------------------------------------------------------------------------8日上午8：30~12：00會

議

發(fā)

言

XXX

下午2：00~5：001、宣讀會議決議

2、閉幕式-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------（四）與會人員1、主持人2、出席人員3、會務(wù)人員涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件（五）編制會議預(yù)算1。會議經(jīng)費來源會議經(jīng)費來源包括：

上級部門撥款；

本單位撥款；

外單位贊助；與會者交納的會務(wù)費。涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件2。會議開支第一，租界會場和會議設(shè)備費用；第二，印制資料費用；第三，補貼與會者伙食、住宿費用；第四，交通工具費用；第五，參觀、活動的費用；第六，贈給與會者禮品的費用；第七，其他費用（如邀請重要人物的車旅食宿費等）。2。會議開支第八，會務(wù)人員的價值。

會議隱性成本==每名會務(wù)人員日工資x3x2x會務(wù)人員人數(shù)x會期天數(shù)其中2表示員工因參加會務(wù)工作導(dǎo)致本職工作停頓而造成的價值損失。例如：公司主辦一次大型行業(yè)大會，派出20名員工為會務(wù)人員，會期（自報到日起）4天。該公司員工平均日工資200元，這次會議的隱性成本則為：200元x2x20人x4天===32000元第八，會務(wù)人員的價值。（六）確定會議地點、時間1。選擇會場的要點2。定房3。選擇會議時間涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件二、準備文件資料

1、為上司撰寫會議文稿2、為上司準備資料3、組織好發(fā)言人的文稿4、準備資料袋二、準備文件資料

第三節(jié)發(fā)送會議通知

一、會議通知1。會議通知的發(fā)送形式2、書面會議通知的內(nèi)容3。會議通知的發(fā)送時間

第三節(jié)發(fā)送會議通知

一、會議通知二、外資企業(yè)中常見的會議通知格式1。便函式通知

會

議

通

知

-------------------------

致：各部門經(jīng)理

發(fā)自：總經(jīng)理秘書XXX

定于11月5日（星期五）上午9：30，在公司會議室召開會議。討論明年公司發(fā)展計劃問題。

如你無法出席，請于11月2日前打電話告知XXX，

電話號碼：XXXXXXXX。

-----------------------------------------------------------二、外資企業(yè)中常見的會議通知格式

外部會議通知：-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XXXX討論會-----------------------------

為了………………，本公司特邀請同行舉行此討論會，旨在交流經(jīng)驗，研究對策。特邀請XXX先生參加。

議題：XXXXXX

舉辦者：XXXX公司

專門小組成員：

XXXXXXXXXXXXXXX

主席：XXXXXX

地點：XXXXXXXX

時間：XXXXXXX

交納會務(wù)費：每位XXXX元

聯(lián)系地址：XXXXXXX

郵編：XXXXXX

電話：XXXXXXXX

聯(lián)系人：XXX------------------------------------------------------------------------------------------------------------

最遲至__年__月__日，請將此明信片寄送達總經(jīng)理秘書XXX。_______是的，我將參加這次會議。___________屆時赴會，并帶位賓客來，賓客姓名為________、________、________。_____________很遺憾，我不能參加此會。

署名___________

公司___________-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件2、合資企業(yè)、涉外單位會議通知格式

便函式如下例：-----------------------------------------------------------------------------------------

會議通知____先生：

茲定于X月X日（星期X）下午1：30在公司會議室

召開部門經(jīng)理會議，討論下半年的工作，請準時出席。

XX公司總經(jīng)理辦公室X年X月X日-------------------------------------------------------------------------------------------

2、合資企業(yè)、涉外單位會議通知格式表格式如下例：------------------------------------------------------------------------------------------ 一周會議安排（

2013年11月22日--------11月26日）日期

星期

時

間

地

點

內(nèi)

容

參

加

者

主持人-----------------------------------------------------------------------------------------11．22一

上午9：00~11：00會議室

部門經(jīng)理會議

各部門經(jīng)理

總經(jīng)理---------------------------------------------------------------------------------------11．23二下午13：30~3：30XX賓館

銷售會議

各銷售員

李副總經(jīng)理----------------------------------------------------------------------------------------11．24三下午1：30~3：00會議室

安全會議

各部門安全員

副總經(jīng)理------------------------------------------------------------------------------------11．25四上午9：00~11：30會議室

采購會議

各采購員

李副總經(jīng)理------------------------------------------------------------------------------------------11．26五下午1：30~3：00會議室

獎金分配

各分管經(jīng)理

總經(jīng)理------------------------------------------------------------------------------------------表格式如下例：外部會議預(yù)備通知：---------------------------------------------------------------------------------------

XXX會議通知

先生（同志）：

茲定于

2009年12月下旬在XX省XX市，召開XXX會議，特請您出席會議。一、會議內(nèi)容1、………………2、………………二、會期與時間

四天，自2009年12月21日至12月24日。三、會議地點XX省XX市。四、與會人員1、………………2、………………3、………………五、報到時間、地點

2006年12月20日；XX市XX路XX號XX賓館。六、與會人員每人繳納會務(wù)費XX元。食宿由大會統(tǒng)一安排，住宿費每人每天XX元。七、與會人員請事先將抵達本市的車次、航班和時間通知會務(wù)秘書處，以便接站。

外部會議預(yù)備通知：八、

接到本通知后，請?zhí)钔谆貓?zhí)，于11月30日前寄達會務(wù)組。

會務(wù)組地址：XX省XX市XX路XX號

聯(lián)系人：XXX

郵編：XXXXXX

電話：XXXXXX

特此通知XXX公司（公章）

二00九年十月十二日

…………………姓名性別

民族

年齡

職務(wù)（稱）單位及電話號碼

回程安排交通工具及時間-------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

此回執(zhí)請務(wù)必于2009年11月30日前寄達會務(wù)組。-------------------------------------------------------------------------------------3、會見或會談的商定、通知八、 接到本通知后，請?zhí)钔谆貓?zhí)，于11月30日前寄達會務(wù)組。思考題：1?！叭Y”企業(yè)和涉外單位的內(nèi)部會議和外部會議中各有哪幾種常見會議？2。電化會議有哪些種類？3。會前秘書工作主要有哪幾項？4。什么是議題、議程，他們有何作用？5。會議通知何時發(fā)送合適？思考題：

第十二章會議服務(wù)（下）

第一節(jié)會場布置一、小型會議的會場布置1。沙發(fā)式

第十二章會議服務(wù)（下）2。圓桌式2。圓桌式3、橢圓式3、橢圓式4。方桌式4。方桌式5。長方桌式5。長方桌式6。觀看式6。觀看式二、會見或會談的會場布置半月型二、會見或會談的會場布置半月型涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件半月型涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件門字型

門字型三、中大型會議會場布置1、主席臺的布置三、中大型會議會場布置涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件2。會場的裝飾3。會場座次排列2。會場的裝飾第二節(jié)

會間服務(wù)一、迎接客人1、接站2、簡短介紹情況3、簽到4、安排領(lǐng)導(dǎo)看望二、編發(fā)名冊第二節(jié) 會間服務(wù)一、迎接客人----------------------------------------------------------------------------------------XX會議名冊---------------------

姓名性別年齡

單位

職務(wù)職稱

單位地址

郵編

電話號碼

房間號

------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------三、會場簽到1。證件簽到法2。電子簽到法四、組織合影

涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件五、生活服務(wù)-----------------------------------------------------------------------------------------------

會議安排清單

送交：后勤處負責(zé)人

會議名稱：XXXXXX會議

XXXXXX（秘書處）

會議日期：2000年10月18日至21日

會議地點：XXXX賓館

-----------------------------------------------------------------------------------------------日

期

時

間

會議室

活動名稱

室內(nèi)布置

人數(shù)

菜單/設(shè)備----------------------------------------------------------------------------------------------10·19上午

9：00—12：00第一會議室

銷售安全會議

安排U形座位

30一架講稿架

/一臺放映機----------------------------------------------------------------------------------------------10：30~10：45休息

室

休息

自助餐桌

30 咖啡、飲料-------------------------------------------------------------------------------------------- 12：15~1：15餐

廳

午餐

桌子5張

30 法國套餐

---------------------------------------------------------------------------------------------

下午

1：30~4：30第一會議室售貨訓(xùn)練

桌子6張

30 同9時--12時----------------------------------------------------------------------------------------------- 3：00~3：15休息室

休息

自助餐桌30咖啡、飲料----------------------------------------------------------------------------------------------- 5：30~6：30餐

廳

晚餐30中式套餐----------------------------------------------------------------------------------------------

晚上8：00~9：30六樓舞廳

舞會30飲料、口香糖-----------------------------------------------------------------------------------------------

五、生活服務(wù)六。秘書主持會議1。秘書如何主持會議2。秘書常用會議英語六。秘書主持會議

第三節(jié)會間秘書的文字工作

一 會議記錄會議記錄是會議情況的真實反映，它是編寫會議簡報、撰寫會議紀要的原始素材，也是傳達、貫徹、落實會議議題的依據(jù)，也是日后查考的重要憑證。

第三節(jié)會間秘書的文字工作

一 會議記錄（一）會議記錄的內(nèi)容和方法：1。會議記錄的內(nèi)容會議記錄的內(nèi)容包括兩部分：第一，會議組織情況，寫明會議名稱、時間、地點、出席者、缺席者、列席者、主持人姓名、職務(wù)。這些項目要在會議主持人發(fā)言之前寫好。第二，會議內(nèi)容，要把會議議題、討論發(fā)言、形成的決議及主持人總結(jié)性發(fā)言記錄下來。

（一）會議記錄的內(nèi)容和方法：2。會議記錄的方法有兩種：摘要記錄，適用于一般會議通用的記錄要求，不必有言必錄，而只記錄發(fā)言要點、結(jié)論和討論的問題、通過的決定等。摘要記錄的關(guān)鍵在于迅速分析發(fā)言的內(nèi)容。把握整體、突出重點、取舍得當(dāng)，適當(dāng)歸納，不要歪曲發(fā)言者的原意，不可遺漏發(fā)言者的主要觀點。2。會議記錄的方法有兩種：

詳細記錄，要求有言必錄，盡量記錄原話，不改變原意。多用于業(yè)務(wù)談判及高層會議。（二）會議記錄技巧

（三）錄音記錄二，外企秘書如何作會議記錄

三、編寫會議簡報會議簡報是反映會議進程、動態(tài)和主要問題的簡要報導(dǎo)。它有兩方面作用：第一，幫助上司掌握會議全局和主要信息，以便主持、引導(dǎo)會議健康進行；第二，讓與會者及時了解會議進程、全貌，利于溝通信息，開好會議。會議簡報適用于人數(shù)多、時間較長的大型會議。三、編寫會議簡報1、會議簡報的寫法

摘要式

概括式

重點式

綜合式2、會議簡報的格式分報頭、正文、結(jié)尾三部分。1、會議簡報的寫法-----------------------------------------------------------------------------------------XXX會議簡報

第

X期

XXX會議秘書處編

年

月

日

----------------------------------------------------------

XXXXXXXX

…………

…………

………。

-----------------------------------------------------------------------------------------

送：

發(fā)：

[共印

份]-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3、會議簡報寫作注意事項

第一，真實。第二，簡潔。第三，迅速。3、會議簡報寫作注意事項

第三節(jié)會后服務(wù)

一、撰寫會議紀要

（一）會議紀要的作用

（二）會議紀要的格式

第一種，以記述會議議程為主，綜合反映會議基本精神，傳達會議決定事項。

第二種，以與會者的發(fā)言要點為主，將類似的言論歸納成類，以此反映出會議的基本精神。

第三節(jié)會后服務(wù)

（三）撰寫會議紀要的技巧

1。整理好會議記錄2。列好標題3。羅列各份報告。

4。反映出各項動議。（四）會議紀要的制作和保存1。打印和簽字2。存檔和編排索引（三）撰寫會議紀要的技巧二、清理文件（一）收回文件（二）收集會議文件資料

三、結(jié)算會議經(jīng)費四、送別與會者五、總結(jié)和報道二、清理文件思考題：1。怎樣布置主席臺？2。會間秘書工作主要有哪些？3。會議記錄有哪兩種方法？4。撰寫會議紀要有什么技巧？5。會后秘書工作主要有哪些？涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件第十三章

協(xié)助上司談判

第一節(jié)

談判概述一、談判的定義和組成要素(一)談判的定義

談判是指對方或多方在謀求合作的基礎(chǔ)上，就各自利益分割的比例、承擔(dān)的義務(wù)、享有的權(quán)利，通過說服對方，爭取實現(xiàn)利益均沾目標而交流觀點、以求達成協(xié)議的會議。

第十三章協(xié)助上司談判

第一(二)談判的組成要素1、談判主體2、談判對手及類型

當(dāng)事人和代理人

3、談判內(nèi)容和目的4，談判結(jié)果談判結(jié)果只有兩種：成功和失敗。成功的談判結(jié)果可分為：“贏——贏式，“贏——輸式”(二)談判的組成要素二、談判的基本原則基本原則是：地位平等、求同存異、合作互利、利益均沾。這既是談判的出發(fā)點，也應(yīng)是談判的歸宿。三、談判的模式1。競爭型談判2。合作型談判二、談判的基本原則涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件四、談判的程序?qū)腚A段

概說階段

明示階段

交鋒階段

妥協(xié)階段

協(xié)議階段四、談判的程序第二節(jié)

談判謀略一、善于傾聽和問答

1、如何提問2、提問的形式3、如何回答第二節(jié) 談判謀略一、善于傾聽和問答二、常用的談判謀略1、聯(lián)絡(luò)感情2、樹立自我形象3、爭取主動4、求上取中5、聲東擊西6、暫停7、假設(shè)條件8、坦誠9、催促10、馬拉松式二、常用的談判謀略第三節(jié)

談判準備中秘書的工作

一、收集信息、提供資料

二、參與擬定談判計劃（一）確定談判主題（二）擬定談判議程(三)確定談判班子(四)確定談判時間(五)確定談判地點（六）演練和保密

三、會務(wù)準備第三節(jié)談判準備中秘書的工作

一、收集信息、提供資四、談判會場的布置平行式四、談判會場的布置直行式直行式

第四節(jié)談判開始后的秘書工作

一、記錄和翻譯（一）做好談判記錄（二）翻譯二，擬寫備忘錄和協(xié)議書（一）擬寫備忘錄（二）擬寫協(xié)議書

第四節(jié)談判開始后的秘書工作

一、記錄和翻譯三、操辦簽字儀式（一）制定文本（二）商定參加簽字儀式人員

（三）簽字儀式會場布置

（四）簽字儀式程序涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件思考題：1.談判的基本原則是什么？2.談判的程序包括哪些階段？3。談判中有哪些常用的謀略？4.簡述秘書在談判各階段需做的工作。5。簽字儀式有哪些程序思考題：第十四章文書處理和檔案管理第一節(jié)三資企業(yè)文書檔案工作概述一、文書、公文、文件的涵義和區(qū)別文書是人們在社會實踐活動中，運用書面方式來表達思想，記錄信息、表達意圖陳述意見、進行聯(lián)系或作為契約的一種文字材料。第十四章文書處理和檔案管理第一節(jié)三資企私人文書是指個人或家庭、家族在自己的活動中或私人相互之間的交往中形成和使用的書信、日記、自傳、遺囑、家譜、著作手稿以及房契、地契等。公務(wù)文書簡稱公文，是指行政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄事務(wù)作用的載體。廣義的公文狹義的公文私人文書是指個人或家庭、家族在自己的活動中

文件，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位之間，正式行使的具有統(tǒng)一格式和行文關(guān)系的公文。它是公文中的一部分，或者說是公文中的主要部分。文書、公文、文件這三個詞的內(nèi)涵是相通的。但是它們之間的外延有區(qū)別，文書的外延最大，它包括公務(wù)文書和私人文書；公文的外延較大，它包括文件。三資企業(yè)中，習(xí)慣將公文統(tǒng)稱為文件。

文件，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位之間，正式行二、三資企業(yè)文件處理工作的內(nèi)容制發(fā)文件傳遞文件辦理文件

管理文件對文件擬制辦理的組織管理與監(jiān)督控制。涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件三．三資企業(yè)文件的主要范圍管理類科技類財務(wù)類人事類三．三資企業(yè)文件的主要范圍

第二節(jié)

三資企業(yè)文件處理程序

簽收——收文登記——收文審核——分辦——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦——辦畢文件的處置等。

（一）簽收（二）收文登記（三）分辦第二節(jié)三資企業(yè)文件處理程序（四）擬辦（五）批辦（六）承辦（七）組織傳閱（八）催辦（九）注辦（四）擬辦三、發(fā)文處理的程序

撰擬文稿——審核（會商）——簽發(fā)——復(fù)核——繕印——校對---用印——發(fā)文登記——封裝——核發(fā)等程序（一）撰擬文稿

（二）會商（三）核稿

（四）

簽發(fā)三、發(fā)文處理的程序涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件（五）注發(fā)

（六）繕印

（七）校對（八）用印（九）發(fā)文登記

（十）封裝（十一）核發(fā)（五）注發(fā)

第三節(jié)三資企業(yè)的檔案管理

一、三資企業(yè)檔案管理概說（一）三資企業(yè)檔案及其管理的內(nèi)容（二）三資企業(yè)檔案的特點1．形成體現(xiàn)分散性2、載體種類多樣性3、管理具有兩重性

第三節(jié)三資企業(yè)的檔案管理

一、三資企業(yè)檔案管理概說二、檔案的收集與歸檔（一）歸檔時間（二）歸檔文件的質(zhì)量要求（三）跨年度文件處理方法（四）確定保管期限，劃定密級三、歸檔文件的整理程序

裝訂——分類——排列——編號

——編目——裝盒二、檔案的收集與歸檔四、檔案分類排序方法（一）字母分類法（二）主題分類法（三）地區(qū)分類法（四）數(shù)字分類法（五）字母法和數(shù)字法的綜合運用五、三資企業(yè)檔案的管理與利用

（一）檔案的管理（二）檔案的利用四、檔案分類排序方法

第四節(jié)電子文件管理

一、電子文件和歸檔電子文件（一）兩者的涵義1．什么是電子文件2．什么是歸檔電子文件（二）電子文件的三要素內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)。

第四節(jié)電子文件管理

一、電子文件和歸（三）電子文件的種類1．文本文件2．?dāng)?shù)據(jù)文件3．圖形文件4．圖像文件5．影像文件6．聲音文件7．程序文件8．多媒體文件9．超文本文件10．超媒體文件（三）電子文件的種類二．電子文件管理的標準與規(guī)范三、電子文件的歸檔與保管（一）電子文件的收集（二）電子文件的鑒定（三）電子文件的整理歸檔（四）電子檔案的保管四、歸檔電子文件的利用與銷毀（一）歸檔電子文件的利用（二）歸檔電子文件的銷毀二．電子文件管理的標準與規(guī)范思考題1、文件和檔案的關(guān)系怎樣？2、收文處理有哪些程序？？3、發(fā)文處理有哪些程序？4、立卷的分類方法有哪些？5、什么是電子文件的邏輯歸檔和物理歸檔？涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

第十五章溝通和協(xié)調(diào)

第一節(jié)溝通概說一、溝通的涵義和要素（一）溝通的涵義（二）溝通的三要素1．溝通的基本問題——心態(tài)（Mindset）2．溝通的基本原理——關(guān)心（Concern3．溝通的基本要求——主動（Initiative）

第十五章溝通和協(xié)調(diào)

二、溝通的種類1．正式溝通正式溝通指依據(jù)組織明文規(guī)定的原則進行的信息傳遞與交流。例如公司與公司之間的公函來往、公司內(nèi)部的文件傳達、召開會議、上下左右之間定期交流情況等。有下行溝通、上行溝通、平行溝通、外向溝通等幾種。二、溝通的種類2．非正式溝通3．縱向溝通4．橫向溝通5．單向溝通6．雙向溝通7．多向溝通涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件三、溝通的層次1.信息溝通2.認識溝通3.感情溝通涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件第二節(jié)有效的溝通方法一、溝通的基本方法（一）口頭溝通（二）書面溝通（三）非語言溝通二、涉外秘書工作中的溝通方法（一）與上司溝通的方法（二）與同事溝通的方法（三）與來客或客戶溝通的方法

（四）溝通方法因人而異第二節(jié)有效的溝通方法一、溝通的基本方法

第三節(jié)協(xié)調(diào)工作概說

一．涉外秘書協(xié)調(diào)的作用和特點（一）涉外秘書是合適的協(xié)調(diào)者（二）涉外秘書協(xié)調(diào)的作用（三）涉外秘書協(xié)調(diào)的特點二、涉外秘書協(xié)調(diào)的種類（一）協(xié)調(diào)上司之間關(guān)系（二）協(xié)調(diào)上下級關(guān)系（三）協(xié)調(diào)部門之間關(guān)系（四）協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系

第三節(jié)協(xié)調(diào)工作概說

一．涉外秘書協(xié)調(diào)的作用和特三、協(xié)調(diào)工作的范圍（一）政策協(xié)調(diào)（二）計劃協(xié)調(diào)（三）事務(wù)協(xié)調(diào)涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

第四節(jié)

協(xié)調(diào)的原則、方法和技巧

一、協(xié)調(diào)的三原則1.服從全局2.逐級負責(zé)3.平等協(xié)商二、協(xié)調(diào)的方法1.個別溝通法2.文件會簽法3.會議座談法4.信息交流法

第四節(jié)協(xié)調(diào)的原則、方法和技巧

一、協(xié)調(diào)的三原則三、協(xié)調(diào)的技巧（一）對協(xié)調(diào)者的要求（二）協(xié)調(diào)技巧1、先易后難，逐步解決2.求同存異，打開僵局3.避虛就實，把握實質(zhì)4.組織交誼，聯(lián)絡(luò)感情5.避其鋒芒，降溫情緒三、協(xié)調(diào)的技巧思考題：1．什么是溝通？什么是協(xié)調(diào)？兩者的關(guān)系如何？2．按信息流動方向分，溝通有哪些種類？3.溝通有哪些層次？4．涉外秘書協(xié)調(diào)中的差異性特點指什么？5.協(xié)調(diào)有哪些方法和技巧？思考題：第十六章

信息工作

第一節(jié)信息的特性和種類一．信息的含義以適合于通信、存儲或處理的形式來表示的知識或消息。也就是說，信息是接受者原先不知道的、事物發(fā)出的消息、指令、數(shù)據(jù)、符號等所包含的有用的內(nèi)容。第十六章信息工作第一節(jié)二、信息的特性1．可識別2．可傳遞性3．實效性4.可分享性5．時效性6．可存儲性7．可擴充、壓縮8．可轉(zhuǎn)換性涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件三、信息的種類（一）物化信息和非物化信息（二）第一手信息和次級信息（三）動態(tài)信息和靜態(tài)信息（四）初級信息和高層次信息1、問題型信息2、經(jīng)驗型信息3、建議型信息涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

第二節(jié)涉外秘書信息工作

一、涉外秘書信息工作的含義二、涉外秘書信息工作的主要作用（一）為上司決策提供依據(jù)（二）促進企業(yè)管理創(chuàng)新（三）保證日常秘書工作順利進行

第二節(jié)涉外秘書信息工作

三、涉外秘書信息工作的基本要求（一）準確完整（二）及時高效（三）經(jīng)濟適用

（四）明確服務(wù)對象涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

第三節(jié)信息處理程序

一、信息的收集（一）信息收集的范圍和渠道1．內(nèi)部信息2．外部信息3．信息收集的渠道（二）收集信息的常用方法

第三節(jié)信息處理程序

一、信息的收集二、信息的甄別和整理（一）信息的甄別（二）信息的核實（三）信息的分類三、信息的深度加工（一）信息深度加工的含義（二）信息深加工的方法1．濃縮法2．分析綜合法二、信息的甄別和整理四、信息的傳輸和存儲(一)信息的傳輸1．信息傳輸?shù)姆较?．信息傳輸?shù)墓芾?二)信息的存儲四、信息的傳輸和存儲

第四節(jié)網(wǎng)站的信息管理

一、網(wǎng)站信息管理概說（一）網(wǎng)站管理和網(wǎng)站信息管理（二）涉外秘書和網(wǎng)站信息管理（三）網(wǎng)站信息管理的法規(guī)（四）三資企業(yè)網(wǎng)站信息的主要內(nèi)容

第四節(jié)網(wǎng)站的信息管理

一、網(wǎng)站信息管理概說二、網(wǎng)站信息管理的要點（一）依法傳播信息（二）上司批準后才能刊登(三)按需編輯（四）定期更新三、網(wǎng)站信息的雙向溝通二、網(wǎng)站信息管理的要點思考題1.信息有哪些主要特征?2涉外秘書信息工作有哪些重要作用?3.涉外秘書信息工作有哪些基本要求？4.信息處理程序包括哪些主要環(huán)節(jié)？5．網(wǎng)站管理和網(wǎng)站信息管理有何區(qū)別？思考題第十七章調(diào)查研究第一節(jié)

調(diào)查研究概說一、調(diào)查研究的含義

指人們有計劃、有目的地運用一定的手段和方法，對有關(guān)社會事實進行資料收集整理和分析研究，進而做出描述、解釋和提出對策的社會實踐活動和認識活動。它是人們認識社會、改造社會的一種科學(xué)方法。第十七章調(diào)查研究第一節(jié)調(diào)查研究概說二．調(diào)查研究的分類(一)按調(diào)研目的分類1.基礎(chǔ)性調(diào)研2．輔助決策調(diào)研3．突發(fā)事件調(diào)研4．市場調(diào)查(二)按調(diào)研內(nèi)容分類1.專項調(diào)查2.綜合調(diào)查

二．調(diào)查研究的分類(三)按調(diào)研對象的范圍分類1.普查（全面調(diào)查）2.抽樣調(diào)查

3.典型調(diào)查4.個案調(diào)查涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件三、調(diào)查研究的程序（一）準備環(huán)節(jié)（二）調(diào)查環(huán)節(jié)（三）研究環(huán)節(jié)（四）總結(jié)環(huán)節(jié)（五）調(diào)研成果的利用涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

第二節(jié)涉外秘書和調(diào)查研究

一、多種情況下的調(diào)查研究二、涉外秘書調(diào)查研究工作的意義(一)調(diào)查研究是上司科學(xué)決策的前提(二)調(diào)查研究是解決具體問題的重要方法(三)調(diào)查研究是獲取直接信息的主要渠道(四)調(diào)查研究是秘書工作本身的需要

第二節(jié)涉外秘書和調(diào)查研究

一、多種情況下的調(diào)查研三、涉外秘書調(diào)研的特點(一)圍繞上司工作需要(二)調(diào)研范圍廣泛(三)調(diào)研內(nèi)容復(fù)雜(四)時效性強三、涉外秘書調(diào)研的特點

第三節(jié)調(diào)查方法

一、觀察法

二、訪談法三、會議法（一）調(diào)查會（二）專家論證會

第三節(jié)調(diào)查方法

一、觀察法

四、問卷法(一)問卷調(diào)查的特點（二）問卷的設(shè)計1．問卷的類型：

（1）封閉式問卷（2）開放式問卷

（3）混合式問卷涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件2、問卷設(shè)計的要點3．問卷的印制（三）問卷的發(fā)放報紙和刊物上公布問卷，有獎?wù)鞔?；網(wǎng)上公布問卷，有獎?wù)鞔?；通過郵局把問卷寄出征答；直接分發(fā)征答；電話詢問征答。五.文獻法

六.網(wǎng)絡(luò)法2、問卷設(shè)計的要點

第四節(jié)

研究方法

一、邏輯推理方法(一)歸納法(二)演繹法二、比較和分類(一)比較法(二)分類法

第四節(jié)研究方法

三、分析和綜合(一)分析法(二)綜合法四、系統(tǒng)研究方法五、定量研究和定性研究(一)定量研究(二)定性研究涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件思考題1.涉外秘書的調(diào)查研究工作有何意義2．調(diào)查研究分幾個環(huán)節(jié)？各有哪些主要工作？3.常用的調(diào)查方法有哪些？4.常用的研究方法有哪些？5.請用問卷法調(diào)查“全年級對本專業(yè)的興趣”。思考題第十章舉辦宴請活動第一節(jié)宴請準備一、宴請活動種類1、宴會國宴正式宴會便宴家宴2、招待會冷餐會(自助餐)酒會第十章舉辦宴請活動第一節(jié)宴請準

二、宴會的籌辦1、確定邀請對象2、確定時間地點3、合適的酒菜4、發(fā)送請柬

二、宴會的籌辦第二節(jié)

桌次席次的排法

一、桌次的排法（一）圓桌桌次的排法離主桌越近地位越高，右高左低。圓桌桌次的排法：1、兩桌橫排第二節(jié)桌次席次的排法

一、桌次的排法2、兩桌豎排2、兩桌豎排3、多桌排法3、多桌排法4、多桌環(huán)排二、桌次的排法4、多桌環(huán)排二、桌次的排法5、多桌橫排5、多桌橫排6、多桌豎排6、多桌豎排7、多桌方型排法二、桌次的排法7、多桌方型排法二、桌次的排法（二）長桌桌次的排法（二）長桌桌次的排法二、席次的排法（一）圓桌席次的排法1、只有一位主人二、席次的排法（一）圓桌席次的排法（一）圓桌席次的排法2、有兩位主人（一）圓桌席次的排法（二）長桌席次的排法1、只有一位主人三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（二）長桌席次的排法2、有兩位主人

擺法一：三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（二）長桌席次的排法2、有兩位主人擺法二：

三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法一：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法一：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法二：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法二：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法三：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法三：第三節(jié)宴請程序和禮儀一、宴請程序正式宴會的程序包括迎賓、入席、致詞、進餐、結(jié)束和送客幾個環(huán)節(jié)。1、迎賓2、入席3、致詞4、進餐5、結(jié)束和送客第三節(jié)宴請程序和禮儀一、宴請程序二、出席宴請禮節(jié)1、準時赴宴2、禮貌入座3、文明用餐4、道謝告別二、出席宴請禮節(jié)1、準時赴宴思考題：1。宴請活動有哪些種類？2。、宴會的籌辦有什么要點？3。桌次地位的高低以什么為標準？席次呢？4。宴請的程序是怎樣的？5。出席宴請是要注意哪些禮節(jié)？思考題：

第十一章

會議服務(wù)(上)第一節(jié)

常見會議的種類一、內(nèi)部會議1、經(jīng)理例會

2、員工例會

3、股東大會4、董事會會議

5、特別會議

第十一章會議服務(wù)(上)二、外部會議

1、商務(wù)和社團會議 2、會見與會談拜見或拜會指客方來會晤主方，或身份低者來會晤身份高者。召見指主方請客方來會晤，或身份高者主動會晤身份低者?；卦L或回拜指一方主動會晤另一方后，對方出于禮節(jié)，再去會晤另一方一次。 3、業(yè)務(wù)談判二、外部會議三、電化會議1、電話會議（電聲會議）2、聲像電化會議3、衛(wèi)星會議（全視頻電化會議）4、計算機會議三、電化會議四、會議的作用1。交流信息和經(jīng)驗2。發(fā)揚民主集思廣益3。統(tǒng)一認識協(xié)調(diào)行動4。傳達決策推動工作涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件

第二節(jié)

會前秘書工作一、擬制會議計劃

（一）確定會議地點（二）制定議程議題即會議所要討論、解決的問題。議程是會議為完成議題而作出的順序計劃，即對會議所要討論、解決的問題的大體安排。一次完整的大型會議的議程一般安排如下：第二節(jié) 會前秘書工作一、擬制會議計劃開幕式，上司和來賓致詞；上司作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)、宣讀決議；閉幕式。涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件（三）排定會議日程

會議日程是根據(jù)議程所作的具體安排，以天為單位，它是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。1。會議日程安排的科學(xué)性2。列出會議日程表

會議日程表（漢語）格式如下：（三）排定會議日程-----------------------------------------------------------------------------------------XX會

議

日

程

-------------------------

日

期

時

間

內(nèi)

容

主持人

備

注-----------------------------------------------------------------------------------------5日全天

報

到

-----------------------------------------------------------------------------------------6日上午9：00~11：301、開幕式

2、李總經(jīng)理作報告

下午2：00~5：00討

論XXX------------------------------------------------------------------------------------------7日上午9：00~11：30會議發(fā)言

XXX每人限15分鐘

下午2：00~5：00參

觀

XXX ------------------------------------------------------------------------------------------8日上午8：30~12：00會

議

發(fā)

言

XXX

下午2：00~5：001、宣讀會議決議

2、閉幕式-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------（四）與會人員1、主持人2、出席人員3、會務(wù)人員涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件（五）編制會議預(yù)算1。會議經(jīng)費來源會議經(jīng)費來源包括：

上級部門撥款；

本單位撥款；

外單位贊助；與會者交納的會務(wù)費。涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件2。會議開支第一，租界會場和會議設(shè)備費用；第二，印制資料費用；第三，補貼與會者伙食、住宿費用；第四，交通工具費用；第五，參觀、活動的費用；第六，贈給與會者禮品的費用；第七，其他費用（如邀請重要人物的車旅食宿費等）。2。會議開支第八，會務(wù)人員的價值。

會議隱性成本==每名會務(wù)人員日工資x3x2x會務(wù)人員人數(shù)x會期天數(shù)其中2表示員工因參加會務(wù)工作導(dǎo)致本職工作停頓而造成的價值損失。例如：公司主辦一次大型行業(yè)大會，派出20名員工為會務(wù)人員，會期（自報到日起）4天。該公司員工平均日工資200元，這次會議的隱性成本則為：200元x2x20人x4天===32000元第八，會務(wù)人員的價值。（六）確定會議地點、時間1。選擇會場的要點2。定房3。選擇會議時間涉外秘書實務(wù)--第10--17章課件二、準備文件資料

1、為上司撰寫會議文稿2、為上司準備資料3、組織好發(fā)言人的文稿4、準備資料袋二、準備文件資料

第三節(jié)發(fā)送會議通知

一、會議通知1。會議通知的發(fā)送形式2、書面會議通知的內(nèi)容3。會議通知的發(fā)送時間

第三節(jié)發(fā)送會議通知

一、會議通知二、外資企業(yè)中常見的會議通知格式1。便函式通知

會

議

通

知

-------------------------

致：各部門經(jīng)理

發(fā)自：總經(jīng)理秘書XXX

定于11月5日（星期五）上午9：30，在公司會議室召開會議。討論明年公司發(fā)展計劃問題。

如你無法出席，請于11月2日前打電話告知XXX，

電話號碼：XXXXXXXX。

-----------------------------------------------------------二、外資企業(yè)中常見的會議通知格式

外部會議通知：-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XXXX討論會-----------------------------

為了………………，本公司特邀請同行舉行此討論會，旨在交流經(jīng)驗，研究對策。特邀請XXX先生參加。

議題：XXXXXX

舉辦者：XXXX公司

專門小組成員：

XXXXXXXXXXXXXXX

主席：XXXXXX

地點：XXXXXXXX

時間：XXXXXXX

交納會務(wù)費：每位XXXX元

聯(lián)系地址：XXXXXXX

郵編：XXXXXX

電話：XXXXXXXX

聯(lián)系人：XXX------------------------------------------------------------------------------------------------------------

最遲至__年__月__日，請將此明信片寄送達總經(jīng)理秘書XXX。_______是的，我將參加這次會議。