房地產(chǎn)公司合同管理程序

GFP7-11合同管理程序版本：1第13頁(yè)共18頁(yè)合同管理程序1.目的使合同的簽訂、履行規(guī)范化，并最大限度的避免風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍適用于公司對(duì)外采購(gòu)產(chǎn)品或/和服務(wù)類(lèi)合同的管理。主要包括勘察合同、設(shè)計(jì)合同、營(yíng)銷(xiāo)合同（不含售樓和出租）、廣告設(shè)計(jì)/制作合同、施工合同、材料/設(shè)備采購(gòu)合同、工程監(jiān)理合同、土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同、財(cái)務(wù)合作及借款合同、培訓(xùn)合同等。其他采購(gòu)合同的起草、談判、簽訂及履行及所有合同的法律審查按照GFP3-14《法律事務(wù)處理程序》處理。3.定義無(wú)。4.職責(zé)：4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)：4.1.1相關(guān)文件規(guī)定需要由其決定合作單位或由其批準(zhǔn)實(shí)施方案的項(xiàng)目的相應(yīng)合同的審批；4.1.2所有合同的付款審批。4.2主管副總負(fù)責(zé)：4.2.1相關(guān)文件規(guī)定由其決定合作單位或由其批準(zhǔn)實(shí)施方案的項(xiàng)目的相應(yīng)合同的審批；4.2.2所主管部門(mén)上報(bào)總經(jīng)理審批的合同的審核；4.2.3所主管部門(mén)的合同付款審核。4.3成本部負(fù)責(zé)：4.3.1勘察、設(shè)計(jì)合同、工程監(jiān)理合同及廣告設(shè)計(jì)、制作合同的審核；4.3.2施工分承包合同及材料/設(shè)備采購(gòu)合同的起草、談判及定稿；4.3.3本部門(mén)起草合同的編號(hào)、分發(fā)、保存；4.3.4組織本部門(mén)起草合同的交底及執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》（見(jiàn)GFP7-11-F2）；4.3.5勘察、設(shè)計(jì)、施工合同付款的審核；4.3.6項(xiàng)目所有合同的匯總、統(tǒng)計(jì)。4.4設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)：4.4.1勘察、設(shè)計(jì)合同的起草、談判及定稿；4.4.2本部門(mén)起草合同的編號(hào)、分發(fā)、保存；4.4.3本部門(mén)起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》；4.4.4提起勘察、設(shè)計(jì)合同的付款申請(qǐng)。4.5營(yíng)銷(xiāo)部負(fù)責(zé)：4.5.1營(yíng)銷(xiāo)合同的起草、談判及定稿；4.5.2本部門(mén)起草合同的編號(hào)、分發(fā)、保存；4.5.3本部門(mén)起草合同執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》；4.5.4提起營(yíng)銷(xiāo)合同的付款申請(qǐng)。4.6品牌推廣部負(fù)責(zé)：4.6.1廣告設(shè)計(jì)/制作合同的起草、談判及定稿；4.6.2本部門(mén)起草合同的編號(hào)、分發(fā)、保存；4.6.3本部門(mén)起草合同執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》；4.6.4提起廣告設(shè)計(jì)/制作合同的付款申請(qǐng)。4.7工程部：4.7.1工程監(jiān)理合同的起草、談判及定稿；4.7.2負(fù)責(zé)本部門(mén)起草合同的編號(hào)、分發(fā)、保存；4.7.3負(fù)責(zé)本部門(mén)起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》；4.7.4提起工程監(jiān)理合同、施工分承包合同及材料/設(shè)備采購(gòu)合同的付款申請(qǐng)。4.8發(fā)展研究部負(fù)責(zé)：4.8.1土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同的起草、談判及定稿；4.8.2本部門(mén)起草合同的編號(hào)、分發(fā)、保存；4.8.3本部門(mén)起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》；4.8.4提起土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同的付款申請(qǐng)。4.9財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)：4.9.1財(cái)務(wù)合作合同及借款合同的起草、談判及定稿；4.9.2本部門(mén)起草合同的編號(hào)、分發(fā)、保存；4.9.3本部門(mén)起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》；4.9.4所有合同付款的審核。4.10行政人事部負(fù)責(zé)：4.10.1培訓(xùn)合同的起草、談判及定稿；4.10.2本部門(mén)起草合同的編號(hào)、分發(fā)、保存；4.10.3本部門(mén)起草合同的執(zhí)行情況的跟蹤記錄，并填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況記錄表》；4.10.4提起培訓(xùn)合同的付款申請(qǐng)；4.10.5所有合同的蓋章和歸檔。5.程序5.1合同的起草、談判、定稿5.1.1勘探、設(shè)計(jì)合同的起草、談判、定稿設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)依根據(jù)設(shè)計(jì)進(jìn)度計(jì)劃要求完成勘探、設(shè)計(jì)合同的起草、談判、定稿（合同一式六份）。5.1.2施工及設(shè)備/材料采購(gòu)合同的起草、談判、定稿成本部根據(jù)材料進(jìn)場(chǎng)及承包商進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃要求，在完成了承包商及供應(yīng)商選擇工作后及時(shí)組織完成施工及設(shè)備/材料采購(gòu)合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.3營(yíng)銷(xiāo)合同的起草、談判、定稿營(yíng)銷(xiāo)部根據(jù)營(yíng)銷(xiāo)工作要求完成營(yíng)銷(xiāo)合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.4廣告設(shè)計(jì)/制作合同的起草、談判、定稿品牌推廣部根據(jù)廣告工作要求完成廣告設(shè)計(jì)/制作合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.5工程監(jiān)理合同的起草、談判、定稿工程部根據(jù)監(jiān)理工作要求完成監(jiān)理合同的起草、談判和定稿（合同一式六份）。5.1.6土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同的起草、談判、定稿發(fā)展研究部完成土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同的起草、談判、定稿（合同一式六份）。5.1.7財(cái)務(wù)合作及借款合同財(cái)務(wù)部根據(jù)需要完成財(cái)務(wù)合作及借款合同的起草、談判、定稿（合同一式四份）。5.1.8培訓(xùn)合同行政人事部根據(jù)需要完成培訓(xùn)合同的起草、談判、定稿（合同一式四份）。5.2合同的審批5.2.1勘察、設(shè)計(jì)合同5.2.1.1設(shè)計(jì)部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》（見(jiàn)GFP7-11-F1）一起傳至成本部審核。5.2.1.2成本部對(duì)合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后交主管工程副總審核。5.2.1.3主管工程副總按GFP7-12《設(shè)計(jì)分承包方選擇控制程序》的規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.1.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至設(shè)計(jì)部，合同成立。5.2.2施工及設(shè)備/材料采購(gòu)合同5.2.2.1施工合同5.1.2.1.1成本部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》一起傳至工程部審核。5.2.2.1.2工程部對(duì)合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后主管工程副總審核。5.2.2.1.3主管工程副總按GFP7-5《施工承包商選擇控制程序》及GFP7-14《材料設(shè)備供應(yīng)商選擇控制程序》的規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.2.1.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至成本部，合同成立。5.2.2.2設(shè)備/材料采購(gòu)合同5.1.2.2.1成本部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》一起傳至設(shè)計(jì)部審核。5.2.2.2.2設(shè)計(jì)部對(duì)合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后主管工程副總審核。5.2.2.2.3主管工程副總按GFP7-14《材料設(shè)備供應(yīng)商選擇控制程序》的規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.2.2.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至成本部，合同成立。5.2.3營(yíng)銷(xiāo)合同5.2.3.1營(yíng)銷(xiāo)部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》一起交主管營(yíng)銷(xiāo)副總。5.2.3.2主管營(yíng)銷(xiāo)副總按GFP7-7《項(xiàng)目策劃及營(yíng)銷(xiāo)管理程序》的規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.3.3審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至營(yíng)銷(xiāo)部，合同成立。5.2.4廣告設(shè)計(jì)/制作合同5.2.4.1品牌推廣部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》一起傳至成本部審核。5.2.4.2成本部對(duì)合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后交主管品牌副總審核。5.2.4.2主管品牌副總按GFP7-18《廣告設(shè)計(jì)、制作承包商選擇、控制程序》的規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.4.3審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至品牌推廣部，合同成立。5.2.5工程監(jiān)理合同5.2.5.1工程部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》一起傳至成本部審核。5.2.5.2成本部對(duì)合同條款進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核后主管工程副總審核。5.2.5.3主管工程副總對(duì)合同進(jìn)行審核后，交總經(jīng)理審批。5.2.5.4審批完的合同由行政人事部加蓋合同章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至工程部，合同成立。5.2.6土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同5.2.6.1發(fā)展研究部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》一起提交主管副總。5.2.6.2主管副總對(duì)合同進(jìn)行審核后，交總經(jīng)理審批。5.2.6.3審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至發(fā)展研究部，合同成立。5.2.7財(cái)務(wù)合作及借款合同5.2.7.1財(cái)務(wù)部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》提交總經(jīng)理審批。5.2.7.2審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份后轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部廣部，合同成立。5.2.8培訓(xùn)合同5.2.8.1行政人事部將定稿后的合同及附件，連同《合同審批及合同蓋章審批表》一起提交主管行政副總。5.2.8.2主管行政副總按GFP2-6《員工培訓(xùn)管理程序》的規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行審批或?qū)徍撕筇峤豢偨?jīng)理審批。5.2.8.3審批完的合同由行政人事部加蓋公章并自行存檔一份，合同成立。5.3合同的編號(hào)、登記、保管、存檔5.3.1合同起草部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)的原則是：首先按工程項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，以大寫(xiě)的拼音字母表示，如JHW（金海灣）、HJ（海景）；再按合同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，以大寫(xiě)的拼音字母表示，如SJ（勘察設(shè)計(jì)合同）、SG（施工合同）、CG（材料/設(shè)備采購(gòu)合同）、YX（營(yíng)銷(xiāo)合同）、GG（廣告設(shè)計(jì)/制作合同）、JL（監(jiān)理合同）、MD（土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同）、CW（財(cái)務(wù)合作合同）、JK（借款合同）、PX（培訓(xùn)合同）、QT（其他合同）最后按合同簽訂的先后順序進(jìn)行排序，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如：01、02；具體如：JHW-SG-01。5.3.2合同起草部門(mén)負(fù)責(zé)將簽訂的合同做以下處理：5.3.2.1設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)將勘察設(shè)計(jì)合同分發(fā)給乙方2份，成本部1份，部門(mén)存檔2份，檔案室1份；5.3.2.2成本部負(fù)責(zé)將施工合同分發(fā)給乙方2份，工程部1份，部門(mén)存檔2份，檔案室1份。5.3.2.3成本部負(fù)責(zé)將材料/設(shè)備采購(gòu)合同分發(fā)給乙方2份，設(shè)計(jì)部1份，部門(mén)存檔2份，檔案室1份。5.3.2.4營(yíng)銷(xiāo)部負(fù)責(zé)將營(yíng)銷(xiāo)合同分發(fā)給乙方2份，成本部1份，部門(mén)存檔2份，檔案室1份。5.3.2.5品牌推廣部負(fù)責(zé)將廣告設(shè)計(jì)、制作合同分發(fā)給乙方2份，成本部1份，營(yíng)銷(xiāo)部1份，部門(mén)存檔1份，檔案室1份。5.3.2.6工程部負(fù)責(zé)將工程監(jiān)理合同交付對(duì)方2份，成本部1份，部門(mén)存檔兩份，檔案室1份。5.3.2.7發(fā)展研究部負(fù)責(zé)將土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同交付對(duì)方2份、成本部1份，部門(mén)存檔兩份，檔案室1份。5.3.2.8財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)將財(cái)務(wù)合作及借款合同交付對(duì)方2份，部門(mén)存檔1份，檔案室1份。5.3.2.9行政人事部負(fù)責(zé)將培訓(xùn)合同交付對(duì)方2份，部門(mén)存檔1份，檔案室1份。5.3.2.10集團(tuán)參與的招標(biāo)/采購(gòu)項(xiàng)目，合同起草部門(mén)負(fù)責(zé)將合同和招標(biāo)過(guò)程資料一起上報(bào)集團(tuán)備案。5.4合同的交流、執(zhí)行、反饋與總結(jié)5.4.1合同交流：合同起草部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)組織和合同執(zhí)行部門(mén)一起進(jìn)行合同的交流，并將交流情況形成會(huì)議紀(jì)要。5.4.2合同執(zhí)行：合同執(zhí)行部門(mén)有責(zé)任按合同條款要求對(duì)合同全面執(zhí)行。5.4.3合同反饋：合同執(zhí)行部門(mén)將合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)填寫(xiě)《合同履行反饋表》反饋給合同起草部門(mén)。5.4.4合同工作總結(jié)及合同范本5.4.4.1各部門(mén)根據(jù)相關(guān)程序規(guī)定對(duì)合作商進(jìn)行評(píng)定工作5.4.4.2起草部門(mén)根據(jù)《合同履行反饋表》填寫(xiě)《合同執(zhí)行情況匯總表》，如無(wú)反饋紀(jì)錄則不必填寫(xiě)。5.4.4.3合同起草部門(mén)根據(jù)需要擬定合同范本，并根據(jù)《合同執(zhí)行情況匯總表》對(duì)合同范本不定期進(jìn)行修正。5.5合同變更、補(bǔ)充協(xié)議的簽訂5.5.1合同起草部門(mén)負(fù)責(zé)組織合同變更、補(bǔ)充協(xié)議的起草、談判、定稿。5.5.2其它程序與原合同相同。5.6合同資料信息處理成本部按項(xiàng)目不同對(duì)土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同、勘察、設(shè)計(jì)合同、施工及設(shè)備/材料采購(gòu)、營(yíng)銷(xiāo)合同、廣告設(shè)計(jì)/制作合同、工程監(jiān)理合同進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)，編制《**項(xiàng)目**合同一覽表》（見(jiàn)GFP7-11-F3），并將一覽表中信息在成本信息系統(tǒng)上發(fā)布，每個(gè)月更新一次。5.7合同的付款5.7.1勘察、設(shè)計(jì)、施工、材料/設(shè)備采購(gòu)合同5.7.1.1合同預(yù)付款合同簽訂后，工程部、設(shè)計(jì)部根據(jù)合同預(yù)付款要求填寫(xiě)《**工程付款建議書(shū)》和《**工程歷次付款一覽表》（見(jiàn)GFP7-11-F7），并傳至成本部、財(cái)務(wù)部、主管工程副總審核，總經(jīng)理審批。5.7.1.2工程進(jìn)度付款5.7.1.2.1工程部負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定的付款方式審核工程的形象進(jìn)度，并向成本部提供下述資料：施工單位的工程款支付申報(bào)表；工程部審核確認(rèn)的工程形象進(jìn)度。5.7.1.2.2成本部負(fù)責(zé)根據(jù)資料完成工程進(jìn)度款的審核工作,填寫(xiě)《**工程進(jìn)度款審核表》（見(jiàn)GFP7-11-F5），并傳至工程部作為進(jìn)度款支付的依據(jù)。5.7.1.2.3工程部負(fù)責(zé)根據(jù)《**工程進(jìn)度款審核表》填寫(xiě)《**工程付款建議書(shū)》和《**工程歷次付款一覽表》（見(jiàn)GFP7-11-F7），并傳至成本部、財(cái)務(wù)部、主管工程副總審核，總經(jīng)理審批。5.7.1.3工程結(jié)算款支付5.7.1.3.1成本部根據(jù)設(shè)計(jì)、工程部提供的竣工結(jié)算資料辦理結(jié)算手續(xù)，并辦理《**合同結(jié)算協(xié)議書(shū)》，連同《**工程結(jié)算書(shū)》封面分別傳回工程部、設(shè)計(jì)部作為合同結(jié)算款支付的依據(jù)。5.7.1.3.2設(shè)計(jì)、工程部負(fù)責(zé)根據(jù)《**工程結(jié)算書(shū)》《**合同結(jié)算協(xié)議書(shū)》填寫(xiě)《**工程付款建議書(shū)》和《**工程歷次付款一覽表》，并傳至成本部、財(cái)務(wù)部、主管工程副總審核，總經(jīng)理審批。5.7.1.4工程保修款支付合同規(guī)定的保修期滿，由設(shè)計(jì)部、工程部負(fù)責(zé)根據(jù)《**工程結(jié)算書(shū)》《**合同結(jié)算協(xié)議書(shū)》填寫(xiě)《**工程付款建議書(shū)》和《**工程歷次付款一覽表》，并交由物業(yè)管理公司或工程使用部門(mén)/公司審核，以確定該工程是否存在質(zhì)量問(wèn)題，以及施工單位是否存在水電費(fèi)等往來(lái)欠款的扣付事項(xiàng)，并確定最終的扣付金額后傳至成本部、財(cái)務(wù)部、主管工程副總審核，總經(jīng)理審批。5.7.2營(yíng)銷(xiāo)代理、廣告制作合同、工程監(jiān)理合同、土地受讓/合作開(kāi)發(fā)合同、財(cái)務(wù)合作及借款合同、培訓(xùn)合同及其他合同按照GFP1-5《費(fèi)用、資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)銷(xiāo)和借支管理程序》辦理付款手續(xù)。6.附件6.1GFP7-11-F1《合同審批及合同蓋章審批表》6.2GFP7-11-F2《合同履行情況反饋表》6.3GFP7-11-F3《**項(xiàng)目**合同一覽表》6.4GFP7-11-F4《合同執(zhí)行情況匯總表》6.5GFP7-11-F5《**工程進(jìn)度款審核表》6.6GFP7-11-F6《**工程付款建議書(shū)》6.7GFP7-11-F7《**工程歷次付款一覽表》GFP7-11-F1.2XXX地產(chǎn)公司合同審批及合同蓋章審批表部門(mén)：合同編號(hào)：合同名稱(chēng)

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

**部門(mén)經(jīng)理（起草部門(mén)）

**部門(mén)經(jīng)理（審核部門(mén)）

公司律師主管副總

總經(jīng)理

總裁

備注

注：1.集團(tuán)公司參與的招投標(biāo)項(xiàng)目最后審批為總裁。2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由行政人事部在合同上蓋章后返回起草部門(mén)。3.對(duì)使用非我司范本的合同，且合同總標(biāo)的等于或超過(guò)人民幣十萬(wàn)元，需經(jīng)公司律師審查。GFP7-11-F2.1XXX地產(chǎn)公司合同履行情況反饋表合同編號(hào)：第頁(yè)，共頁(yè)工程名稱(chēng)

乙方單位

工期

質(zhì)量等級(jí)

記錄人

記錄時(shí)間

問(wèn)題描述處理意見(jiàn)改進(jìn)意見(jiàn)備注

履行部門(mén)負(fù)責(zé)人：GFP7-11-F4.1XXX地產(chǎn)公司合同執(zhí)行情況匯總表合同編號(hào)：第頁(yè)，共頁(yè)工程名稱(chēng)

乙方單位

工期

質(zhì)量等級(jí)

合同起草人

記錄時(shí)間

問(wèn)題描述處理意見(jiàn)改進(jìn)意見(jiàn)備注

起草部門(mén)負(fù)責(zé)人：附《合同履行情況況反饋表》_____頁(yè)GGFP7-111-F3..1XXX地產(chǎn)公公司項(xiàng)目合同一覽表部門(mén)：制表人：第第頁(yè)，共頁(yè)分判