物業(yè)公司總經(jīng)辦秘書崗位職責

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物業(yè)公司總經(jīng)辦秘書的崗位職責

直接上級:總經(jīng)辦主任

根本素質:具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神,工作專心、細致、周密,有確定的組織才能、協(xié)調才能和較強的保密意識,團結同志,工作中能建立良好的人際關系。

自然條件:25歲以上,身體健康,精力旺盛,氣質良好。

文化程度:大學本科以上學歷,具有較強的中文寫作才能。

工作閱歷:2年以上秘書工作閱歷。

特殊要求:純熟使用電腦及現(xiàn)代化辦公設備。

1.加入總經(jīng)辦例會,輔助總經(jīng)辦主任起草綜合性業(yè)務、行政工作規(guī)劃、籌劃、報告、總結、請示、通知等公文函件并審核待簽發(fā)文稿;

2.組織安置公司行政會議和總經(jīng)理辦公會,做好會議記錄,編寫會議紀要和決議,并檢查各部門貫徹執(zhí)行處境,實時了解和反應信息;

3.負責組織有關人員做好公文收發(fā)、打字、文印、通訊以及文書檔案的管理和印章的使用;

4.負責審核對外發(fā)文,做到文字通順,符合公文格式要求;

5.留神開展調查研究,做好企業(yè)信息管理方面的有關工作;

6.輔助總經(jīng)辦主任做好日常接待來信來訪等有關事宜,促使貫徹總經(jīng)理的抉擇;

7.負責匯總總經(jīng)辦年度、月度工作籌劃、總結及月報并起草總經(jīng)辦年度、月度工作籌劃、總結及月報;

8.組織安置總經(jīng)辦行政例會,并做好記錄,編寫紀要,督導檢查各專業(yè)工作落實處境,實時了解和反應信息;

9.負責保管、使用公司印章、介紹信;

10.負責公司的文書、檔案管理工作;

11.負責外來文件的拆封、編號和登記及送交總經(jīng)辦主任擬辦,根據(jù)擬辦要求實時舉行轉遞和處理;

12.負責以公司名義上報下發(fā)文件的編號、登記和分發(fā)工作;

13.負責接收、整理和保管各部門送來的文書材料;

14.負責對公文的執(zhí)行處境催辦;

15.負責文件的立卷、保管、借閱和銷毀;

16.做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計工作;熟諳所保管的檔案處境,搞好檔案的利用工作;

17.負責養(yǎng)護檔案的安好,做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲等工作;

18.嚴格遵守保密制度,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機密,不得擅自銷毀檔案材料;

19.負責來訪的接待工作,發(fā)送傳真件及接聽電話并做留言記錄;

20.負責公司各類速印文件、資料的印制工作及本部門各類文件的印制;