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文書、業(yè)務(wù)、會計(jì)及

特種載體檔案的整理北侖區(qū)檔案局文書、業(yè)務(wù)、會計(jì)及

特種載體檔案的整理北侖區(qū)檔案局1檔案整理工作一、定義檔案整理工作，是指將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案經(jīng)過分類、組合、排列與編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過程。是一項(xiàng)重要的檔案基礎(chǔ)工作。檔案整理方法：傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位新的整理方法——以件為管理單位

檔案整理工作一、定義2二、一般程序從檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗-全宗內(nèi)檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或個人分開，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個單位內(nèi)的全部檔案按其在來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，并按照一定辦法排列。二、一般程序從檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗-全33、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。4、案卷的排列：將案卷按年度、組織機(jī)構(gòu)或問題等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式特征的工作，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號等。3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的基本保管單4檔案整理工作的要求已辦理完畢的，有保存價值的遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)分不同價值便于檔案的保管和利用檔案整理工作的要求已辦理完畢的，有保存價值的5一、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。如：一個單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)一定的歷史階段、一個年度一項(xiàng)特定的活動、處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào)查、承辦一個案件、召開一次會議不同的文種、載體材料等一、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的6二、區(qū)分不同價值要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同的保管期限。如：保存價值大——重點(diǎn)整理和保管保存價值小——根據(jù)條件區(qū)別對待無保存價值——不需歸檔、銷毀二、區(qū)分不同價值要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期7三、便于檔案的保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時，應(yīng)充分考慮檔案保管和利用的方便三、便于檔案的保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的8傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進(jìn)行分類、組合、編目的一個過程立卷工作是文書工作的重要組成部分傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組9一、全宗內(nèi)檔案分類（一）分類的常用方法1、年度分類法將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分門別類。一般文件歸入文件形成年度，對跨年度或?qū)ｉT年度的文件根據(jù)具體情況區(qū)分年度。2、組織機(jī)構(gòu)分類法將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門別類。3、問題分類法將文件按其內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分門別類。一、全宗內(nèi)檔案分類（一）分類的常用方法10（二）常用的復(fù)式分類方法1）年度與組織機(jī)構(gòu)分類法如：2000年辦公室2001年辦公室人事處人事處業(yè)務(wù)處業(yè)務(wù)處…………辦公室2000年人事處2000年2001年2001年2002年2002年…………

（二）常用的復(fù)式分類方法1）年度與組織機(jī)構(gòu)分類法112）年度與問題分類法如：2000年黨群類2001年黨群類

行政類

行政類教學(xué)類

教學(xué)類

外事類外事類…………綜合類2000年業(yè)務(wù)類2000年2001年2001年2002年2002年…………2）年度與問題分類法12二、立卷的常用方法按照立卷的“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、收發(fā)文機(jī)關(guān)、地區(qū)等特征進(jìn)行組卷1、按問題特征立卷將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組成案卷2、按作者特征立卷將同一作者的一些文件組成案卷3、按文種（名稱）特征立卷將文件種類或名稱相同的文件組成案卷4、按時間特征立卷按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對時間，將屬于同一時期的文件組成案卷二、立卷的常用方法按照立卷的“六個特征”，即問題、作者、名135、按通訊者特征立卷將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組成案卷6、按地區(qū)特征立卷將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷實(shí)際工作中，一般是運(yùn)用兩個以上的特征來組成一個案卷

如“╳╳市委黨委會1999年會議記錄”就運(yùn)用了作者、時間和名稱三個立卷特征5、按通訊者特征立卷14三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間的有聯(lián)系；2、檢查卷內(nèi)是否有不需要?dú)w檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一年度立卷的文件；3、檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多少；4、檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物等，及時進(jìn)行修整。三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷15(二)卷內(nèi)文件的排列和編號1、卷內(nèi)文件排列按重要程度或時間順序排列、注意文件間的聯(lián)系，保持來文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。2、卷內(nèi)文件編號文件頁碼用頁碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔號章，并逐件編序號。(二)卷內(nèi)文件的排列和編號1、卷內(nèi)文件排列16（三）編制卷內(nèi)文件目錄

順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注1浦銀杭發(fā)[2004]20號浙江省檔案局、上海浦東發(fā)展銀行杭州分行關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州分行轄屬臨安、文暉支行2003年通過檔案工作目標(biāo)管理省級認(rèn)定的通報200402050012浙農(nóng)銀[2004]36號浙江省檔案局、中國農(nóng)業(yè)銀行浙江省分行關(guān)于2003年度全省農(nóng)行系統(tǒng)通過檔案管理省級認(rèn)定單位的通報200402100033浙文辦[2004]12號浙江省檔案局、浙江省文化廳關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案工作目標(biāo)管理省級認(rèn)定單位名單的通知20040220007（三）編制卷內(nèi)文件目錄順序號文號責(zé)任者題名日17（四）填寫備考表

備考表放在案卷最后，用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（四）填寫備考表18（六）填寫檔案案卷封面

（全宗名稱）（類目名稱）（案卷標(biāo)題）

自年月至年月保管期限本卷共件頁歸檔號全宗號目錄號案卷號（六）填寫檔案案卷封面（全宗名稱）191、案卷標(biāo)題的擬寫包括本卷文件的主要責(zé)任者、問題、名稱。

如：浙江省檔案局有關(guān)職工福利問題的決定2、檔號的編制檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔案實(shí)體，它是存取檔案的標(biāo)記。檔號的編制既固定了檔案分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號的基本結(jié)構(gòu)：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號全宗號-案卷類別號-案卷號-件或頁（張）號檔號編制原則：唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則1、案卷標(biāo)題的擬寫20四、類內(nèi)案卷排列案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?；痉椒ㄓ校喊凑瞻妇硭从车膯栴}或工作上的聯(lián)系排列；按照文件的作者、收發(fā)機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列；按照案卷所屬的時間順序排列；按照案卷內(nèi)容的重要程度排列。四、類內(nèi)案卷排列案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內(nèi)21五、編制案卷目錄

包括案卷號、案卷標(biāo)題、年度、頁數(shù)、期限、備注等項(xiàng)目六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。五、編制案卷目錄22新的整理方法——以件為管理單位《歸檔文件整理規(guī)則》《規(guī)則》于2000年12月6日頒布實(shí)施，它是在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法和借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，提出了完全不同于傳統(tǒng)立卷方法的“文件級”整理方法?！兑?guī)則》的制訂，彌補(bǔ)了我國檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作方面的空白，是新形勢下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。新的整理方法——以件為管理單位《歸檔文件整理規(guī)則》23一、基本概念歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。一、基本概念歸檔文件24件——?dú)w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單等為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復(fù)文可各為一件。件——?dú)w檔文件的整理單位。25二、文件修整一般包括：對破損文件進(jìn)行修校；對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；去除文件上易銹蝕的金屬物；對過大的文件進(jìn)行折疊。二、文件修整一般包括：26三、文件裝訂歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂“件”內(nèi)排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。三、文件裝訂歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂27對齊方式1、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。對齊方式28裝訂方式和用品：常用的有三種1、線裝：縫紉機(jī)軋線2、粘接式：包角3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡便易行裝訂方式和用品：常用的有三種29四、歸檔文件的分類（一）分類方法：年度分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法。（二）分類方案：1、年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限（例1、2）2、年度—保管期限（例3）四、歸檔文件的分類（一）分類方法：年度分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類30例1：2004年：辦公室…永久、長期、短期人事處…永久、長期、短期管理處…永久、長期、短期……2005年：辦公室…永久、長期、短期人事處…永久、長期、短期管理處…永久、長期、短期……2006年：……

例1：2004年：辦公室…永久、長期、短期31例2：2004年：黨群類…永久、長期、短期業(yè)務(wù)類…永久、長期、短期行政類…永久、長期、短期……2005年：黨群類…永久、長期、短期業(yè)務(wù)類…永久、長期、短期行政類…永久、長期、短期……2006年：……例2：2004年：黨群類…永久、長期、短期32例3：2004年：永久、長期、短期2005年：永久、長期、短期2006年：永久、長期、短期……例3：2004年：永久、長期、短期33五、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則結(jié)合時間、重要程度會議文件、統(tǒng)計(jì)報表等成套性文件可集中排列五、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的34（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列按文件形成時間的先后順序；按文件的重要程度排列。（二）不同事由間的歸檔文件排列按不同事由形成時間的先后順序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同屬性分別集中排列。（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列35六、歸檔文件的編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章必備項(xiàng)目為：全宗號、年度、保管期限和件號；選擇項(xiàng)目為：機(jī)構(gòu)（問題）。

全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號；

年度指歸檔文件的形成年度；

保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔文件劃定的；

件號指歸檔文件的排列順序號。六、歸檔文件的編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在36填寫歸檔章項(xiàng)目時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料加蓋歸檔章的時間歸檔章格式（如圖）全宗號

年度室編件號機(jī)構(gòu)或問題保管期限館編件號填寫歸檔章項(xiàng)目時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料全宗37七、歸檔文件的編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制《歸檔文件目錄》《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成：歸檔文件目錄歸檔文件目錄封面七、歸檔文件的編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制《38歸檔文件目錄歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條目。如：來文與復(fù)文件為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄各項(xiàng)目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。歸檔文件目錄歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條目。39

歸檔文件目錄

機(jī)構(gòu)：辦公室件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注00001國家檔案局檔辦[2004]8號國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知20040305200002浙江省檔案局浙檔[2004]56號浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知20040610300003杭州市人民政府杭政[2004]12號關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）200402208歸檔文件目錄40歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊并編制封面歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排41歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

全宗名稱：中國銀行年度：2004年保管期限：永久

機(jī)構(gòu)：行長辦公室（問題）歸檔文件目錄封面42八、歸檔文件的裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒的要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)（問題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。八、歸檔文件的裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填43檔案盒封面

（全宗名稱）檔案盒封面44檔案盒盒脊

(館)

(室)全宗號年度保管期限機(jī)構(gòu)(問題)起止件號

盒號檔案盒盒脊(館)(室)全宗號年度45備考表

盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件齊全完整程度；盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等情況；備注項(xiàng)內(nèi)容。

整理人：檢查人：

年月日備考表盒內(nèi)文件情況說明46九、排架檔案按分類方案如年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架,也可將歷年檔案統(tǒng)一按保管期限分別排架。九、排架檔案按分類方案47業(yè)務(wù)檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整理的要求經(jīng)過分類、組卷、排列、編目等程序，同時，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。為便于查找和利用，對案卷封面的項(xiàng)目設(shè)置除遵循文書檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特征。業(yè)務(wù)檔案的整理整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔48（全宗名稱）公積金個人住房抵抻貸款

檔號（合同編號）

借款人

身份證號

保管期限

（全宗名稱）公積金個人住房抵抻貸款49序號文件題名件數(shù)備注1職工住房抵押借款申請審批書2公積金繳交證明3借款人身份證、戶口簿復(fù)印件4自籌資金復(fù)印件5商品房購銷合同6收入證明7公證書8公有住房買賣協(xié)議書9價格審批表10房屋轉(zhuǎn)讓合同11賣方三證復(fù)印件12其它13個貸檔案卷內(nèi)目錄序號文件題名件數(shù)備注1職工住房抵押借款申請審批書50

（全宗名稱）行政處罰案件類

保管期限卷內(nèi)文件數(shù)量歸檔號全宗號目錄號案卷號案件名稱處理結(jié)果文件起止日期（全宗名稱）行政處罰案51（全宗名稱）參保管理類編號參保單位年度案卷號保管期限（全宗名稱）參保管理類52參保管理檔案卷內(nèi)目錄序號文件名稱頁數(shù)備注1職工基本醫(yī)療保險用人單位職工增減登記表2參保人員本人的身份證復(fù)印件3報到證（或調(diào)令、勞動用工合同）復(fù)印件4一寸證件照5職工基本醫(yī)療保險視作繳費(fèi)年限核定表6原證歷本封面7調(diào)令復(fù)印件、死亡證明復(fù)印件8醫(yī)保證歷本、醫(yī)保就診卡9退休人員審批表10養(yǎng)老保險視作繳費(fèi)年限審批表11事業(yè)（企業(yè)）單位職工退休（退職）和基本養(yǎng)老金審核表12退休證復(fù)印件13批準(zhǔn)退休的文件14退休人員登記表或退休人員審批表15其它16參保管理檔案卷內(nèi)目錄序號文件名稱頁數(shù)備注1職工基53會計(jì)檔案的整理會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織在會計(jì)核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄。會計(jì)檔案的整理會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)54一、歸檔范圍根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會計(jì)核算專業(yè)材料的歸檔范圍具體包括以下四類：

1）會計(jì)憑證。會計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。2）會計(jì)賬簿。會計(jì)賬簿由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬薄。一、歸檔范圍根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》553）財務(wù)報告。財務(wù)報告是反映企業(yè)會計(jì)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件。主要有月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。4）其他會計(jì)核算資料。其他會計(jì)核算資料是指屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計(jì)核算、會計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。3）財務(wù)報告。財務(wù)報告是反映企業(yè)會計(jì)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)56歸檔時間當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了之后，由會計(jì)部門負(fù)責(zé)整理后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案人員集中統(tǒng)一管理。歸檔要求總體上說，歸檔的會計(jì)核算材料應(yīng)符合完整齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、裝訂成冊、有利于保管和利用的要求。歸檔的會計(jì)核算材料必須字跡材料清楚、簽字手續(xù)完備，書寫材料符合耐久性要求。歸檔時間當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了之后，由會計(jì)部門負(fù)57歸檔手續(xù)在歸檔移交時，會計(jì)人員和檔案人員雙方必須履行一定的交接手續(xù)，以明確責(zé)任。具體做法：檔案人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)會計(jì)檔案移交清冊，對會計(jì)人員移交的會計(jì)檔案案卷進(jìn)行清點(diǎn)核對，核對無誤后，雙方在會計(jì)檔案移交清冊上履行簽字蓋章手續(xù)，一式兩份，雙方各存一份，以備查考。歸檔手續(xù)在歸檔移交時，會計(jì)人員和檔案人員雙方必須履行一定的交58二、會計(jì)檔案的組卷就是按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會計(jì)核算材料組成保管單位——案卷的過程。（一）會計(jì)憑證的組卷會計(jì)憑證可按年、月順序立卷整理，一個月的憑證可根據(jù)量的多少立卷裝訂一本或幾本，個別月份憑證特別少的也可幾個月立卷裝訂一本。二、會計(jì)檔案的組卷就是按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的類59會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作按憑證編號順序排列，檢查日期、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大小不一的憑證要折疊或粘貼成與記賬憑證單大小一樣的規(guī)格，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單等憑據(jù)是否隨附齊全；記帳憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記帳、制單等）的印章是否齊全。會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作按憑證編號順序排列，檢查日期、編號是60會計(jì)憑證封面(樣式)會計(jì)憑證封面單位名稱憑證種類所屬時間

年度月份起訖時期

自日至日止裝訂冊次

第冊共冊起訖編號

字第號至第號止會計(jì)主管經(jīng)手人會計(jì)憑證封面(樣式)會計(jì)憑證封面單位名稱憑61會計(jì)憑證會計(jì)憑證背脊

年月份字自號至號共冊第冊會計(jì)憑證封簽

年月冊憑證號卷會計(jì)憑證會計(jì)憑證背脊會計(jì)憑證封簽62（二）會計(jì)賬簿的組卷會計(jì)帳簿可按年度和賬簿的不同種類進(jìn)行立卷整理，對總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿等分別立卷裝訂。會計(jì)帳簿立卷裝訂的步驟編頁號、填寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表后，加會計(jì)檔案案卷封面，用“三孔一線法”的方法裝訂。裝訂時應(yīng)注意：訂本式賬簿應(yīng)保持原來面目，貼上封面，裝入硬卷盒保管；活頁式或卡片式賬簿應(yīng)去掉賬夾，抽出空白頁，三孔一線法裝訂。（二）會計(jì)賬簿的組卷會計(jì)帳簿可按年度和賬簿的不同種類進(jìn)行立卷63會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄順序號責(zé)任者文件材料名稱日期頁號備注1浙江省檔案局2000年銀行日記帳簿2000.1.1—2000.12.301-30會計(jì)檔案卷內(nèi)目錄順序號責(zé)任者文件材料名稱日期頁號備64會計(jì)檔案案卷封面(樣式)全宗號目錄號案卷號

歸檔號：

自年月起至年月止本卷內(nèi)共頁保管期限會計(jì)檔案案卷封面會計(jì)檔案案卷封面(樣式)全宗號會計(jì)檔案案卷65會計(jì)檔案案卷背脊(樣式)會計(jì)檔案年案卷號會計(jì)檔案案卷背脊(樣式)會66（三）財務(wù)報告的組卷

財務(wù)報告按年度、保管期限立卷。會計(jì)年報和季、月報應(yīng)分別立卷裝訂，其他財務(wù)會計(jì)報告等材料按不同的問題和保管期限分別立卷裝訂。會計(jì)報告的立卷裝訂步驟編頁號、填寫卷內(nèi)目錄、填寫備考表后，加會計(jì)檔案案卷封面，用“三孔一線法”的方法裝訂。裝訂時應(yīng)注意：會計(jì)報表應(yīng)折疊成卷內(nèi)目錄規(guī)格大小，使用會計(jì)檔案或文書檔案的封面立卷時也可以按會計(jì)報告的幅面設(shè)計(jì)軟封面，放入A4大小的卷盒中保管。（三）財務(wù)報告的組卷財務(wù)報告按年度、保管期限立卷。會計(jì)年報67（四）其他會計(jì)核算資料的組卷

其他會計(jì)核算資料可按年度——問題結(jié)合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊等可分別立卷裝訂一本。（四）其他會計(jì)核算資料的組卷其他會計(jì)核算資料可按年度——問68三、保管期限

會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。具體每一卷會計(jì)檔案的保管期限，嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的《會計(jì)檔案保管期限表》來確定。

三、保管期限

會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保69四、會計(jì)檔案的編目會計(jì)檔案的排列編號。一般會計(jì)憑證按形成時間順序排列；會計(jì)賬簿、財務(wù)報告和其他類按保管期限長短排列。具體排列編號方法有兩種：

第一種，年度流水編號法：按會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報告和其他類的順序排列，一年的全部會計(jì)檔案編一個大流水號（案卷號）。

第二種，分類流水編號法：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。四、會計(jì)檔案的編目會計(jì)檔案的排列編號。一般會計(jì)憑證按形成時間70編制案卷目錄案卷目錄既是會計(jì)檔案的保管清冊，也是會計(jì)檔案的檢索工具。案卷目錄應(yīng)根據(jù)會計(jì)檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進(jìn)行編制，內(nèi)容包括：案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限和備注等。編制案卷目錄71

會計(jì)檔案案卷目錄順序號責(zé)任者題名年度頁數(shù)保管期限備注12004年1月會計(jì)記帳憑證200412015年22004年2月會計(jì)記帳憑證200415015年32004年度會計(jì)總帳20041815年42004年度會計(jì)明細(xì)帳200411815年52004年度銀行日記帳20042115年62004年度現(xiàn)金日記帳20043615年72004年度省級單位財務(wù)決算報表200441永久82004年度省級單位財務(wù)報表200473永久會計(jì)檔案案卷目錄順序號責(zé)任者題72特種載體檔案的整理一、照片檔案的整理（一）基本概念1、照片檔案：是指機(jī)關(guān)或個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的，以感光材料為載體，以影象為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀?、芯頁：用以固定照片或底片，并標(biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。（二）照片檔案的組成由底片、照片、文字說明三個部分組成特種載體檔案的整理一、照片檔案的整理73（三）照片檔案的收集1、本單位在工作活動中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片；2、本單位領(lǐng)導(dǎo)活動的照片，社會知名人士在本單位工作、學(xué)習(xí)的照片；3、本單位向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求，組織拍攝或征集的照片；4、本單位工作中選用的外單位的照片。（三）照片檔案的收集1、本單位在工作活動中產(chǎn)生的具有憑證和參74（四）整理要求照片的底片應(yīng)單獨(dú)整理并存放在專門制作的底片冊里，照片及其文字說明一同整理并存放在照片冊里。保持有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。（四）整理要求75底片的整理1、底片的整理可按年度——問題分開，其次是進(jìn)行底片編號。2、可以以一張底片或一組底片為一個保管單位，編一個順序號。如果是一組底片編一個順序號，則在一組內(nèi)每張底片上再編一個分號。3、底片號可用鐵筆橫向刻寫在膠片邊處，但不能損傷影像。4、將底片放入乳膠袋，在乳膠袋右上方空白處標(biāo)明底片號。5、按底片號順序?qū)⑷槟z袋依次插入芯頁，并在芯頁的插袋上標(biāo)明底片號。底片的整理1、底片的整理可按年度——問題分開，其次是進(jìn)行底片76照片的整理1、一般應(yīng)按照片反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來進(jìn)行分類，使同一內(nèi)容或同一性質(zhì)事物的照片歸入同一類中，保持其內(nèi)在的聯(lián)系。2、照片分類以后，按照重要程度或時間順序進(jìn)行排列，按序嵌進(jìn)影集。3、照片的編號，以影集每頁從上到下，自左至右依次編流水號。4、照片的分類號、序號以及底片號等除在文字說明欄中寫清外，每張照片的背面都應(yīng)寫明，以便查找利用。照片的整理1、一般應(yīng)按照片反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來進(jìn)行分類，使同一77文字說明的編寫1、照片的說明，主要包括符號說明和文字說明。2、符號說明包括照片號、底片號和參見號。其中參見號是指與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。3、照片的文字說明包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素4、編寫文字說明要綜合六個要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要語言流暢，文字簡潔，約在200字以內(nèi)。5、編寫說明一般以單張照片為單元，而對由若干聯(lián)系密切的一組照片應(yīng)編寫一個總說明，其中的每一個單張還需編寫的分說明?？傉f明在該組照片的第一張照片的上方書寫，分說明則一律在每張照片的下方或者左側(cè)、右側(cè)書寫。文字說明的編寫1、照片的說明，主要包括符號說明和文字說明。78數(shù)碼照片的整理：實(shí)行“雙套制”保存。沖印具有代表性的數(shù)碼照片按照傳統(tǒng)照片整理方法進(jìn)行整理、編寫說明等，形成的全部數(shù)碼照片配上文字說明刻成光盤進(jìn)行保存。數(shù)碼照片的整理：實(shí)行“雙套制”保存。沖印具有代表性的數(shù)碼照片79二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理在不同載體形式分類的基礎(chǔ)上，按其包含內(nèi)容所形成的先后時間順序逐件編號，可跨年度編制流水號，并編制目錄，目錄應(yīng)包括序號、內(nèi)容、形成日期等項(xiàng)目。三、實(shí)物檔案的整理包括獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、紀(jì)念品、廢舊印章等，可以總的編一個大流水號，并編制實(shí)物檔案目錄。二、磁帶、錄音帶、錄像帶、光盤的整理在不同載體形式分類的基礎(chǔ)80家庭檔案的概念家庭檔案是每個家庭和家庭成員，在從事家庭事務(wù)和某些社會活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它完整記錄了每個家庭成員從事工作、學(xué)習(xí)、娛樂、生活等各種情況。家庭檔案的概念家庭檔案是每個家庭和家庭成員，在從事家庭事務(wù)和81家庭檔案的收集可根據(jù)家庭情況及個人愛好，收集范圍可更廣泛。家庭基本常見的檔案可分為：財產(chǎn)檔案、證件檔案、聲像檔案、說明書檔案、健康檔案、個人履歷檔案、社交檔案、旅游檔案、其他類等。家庭檔案的收集可根據(jù)家庭情況及個人愛好，收集范圍可更廣泛。家82家庭常見檔案種類一、財產(chǎn)檔案。包括家庭收入支出賬目、存單、股票等各類投資交易證卡、有價證券、工資條、水電費(fèi)支出記錄、保險憑據(jù)、借據(jù)、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。二、證件檔案。包括房產(chǎn)證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨(dú)生子女證和技術(shù)資格等級證書等。家庭常見檔案種類一、財產(chǎn)檔案。包括家庭收入支出賬目、存單、股83家庭常見檔案種類三、說明書檔案。包括家庭各種家用電器的說明書、保修卡、維修單、電路圖及維修點(diǎn)地址、聯(lián)系電話等。四、照片、音像檔案。包括家庭成員各個時期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄像帶、光盤、電腦軟盤等資料。家庭常見檔案種類三、說明書檔案。包括家庭各種家用電器的說明書84家庭常見檔案種類五、健康檔案。包括病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、C

T等檢查結(jié)果及片子、心電圖、化驗(yàn)單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄以及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。六、交友聯(lián)誼檔案。包括親朋好友的住址、電話號碼，同學(xué)和老師名錄、同事名錄，來往信件、賀卡等。家庭常見檔案種類五、健康檔案。包括病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、85家庭常見檔案種類七、個人履歷檔案。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌，各種考試的成績單等；也可包括個人特長愛好、收藏等，如書法書畫作品、學(xué)術(shù)論文、專著，在各類報刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題詞題字，郵票及封片等郵品，各類藝術(shù)品收藏，書報刊物收集等等。家庭常見檔案種類七、個人履歷檔案。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)86各類家庭檔案的整理和編目應(yīng)按時間順序分門別類組成若干個保管單位后裝盒(袋)、編號、登記目錄，才能稱為真正意義上的家庭檔案。各類家庭檔案的整理和編目應(yīng)按時間順序分87各類家庭檔案的整理和編目應(yīng)按時間順序分門別類組成若干個保管單位后裝盒(袋)、編號、登記目錄，才能稱為真正意義上的家庭檔案。各類家庭檔案的整理和編目應(yīng)按時間順序分88建立特色家庭檔案現(xiàn)代日益豐富多彩的家庭生活中，還有許多新空間和新領(lǐng)域，也會隨之產(chǎn)生新門類和新載體的檔案資料，因此可以根據(jù)不同的興趣愛好和價值取向，建立有自己家庭特色的檔案。建立特色家庭檔案現(xiàn)代日益豐富多彩的家庭生活中，還有許多89建立特色家庭檔案親手制作家庭檔案能科學(xué)地管理家庭，更能維系親情，從建立家庭之初就可以有意識地收集家庭檔案，新人們可以將積累的一些兩個人的小信物、往來信函等等系統(tǒng)地整理一遍，為自己完整地保留下一筆寶貴的感情財富；準(zhǔn)爸爸媽媽們可以親手建立寶寶成長檔案、準(zhǔn)媽媽檔案，如生產(chǎn)前的B超檢查、記錄生產(chǎn)時的全過程的DV，寶寶出生后的小手印、小腳印，百日、滿月、周歲時的照片、錄像等等，這既是寶寶人生的第一份檔案，是給孩子的最好禮物，也值得爸爸媽媽們自己一生回味；建立特色家庭檔案親手制作家庭檔案能科學(xué)地管理家庭，更能90建立特色家庭檔案從錢幣、郵票、毛主席像章等傳統(tǒng)收藏到剪報、老照片、各年代票據(jù)甚至工資單這些不那么起眼的“零碎”，無一不在記載自己和家人成長之路的同時深刻反映著社會歷史的變遷。以上介紹的只是家庭檔案一般知識，您如果有興趣的話，不妨動手試試，相信家庭檔案一定會使您的生活更充實(shí)豐滿，使您的家庭受益無窮。建立特色家庭檔案從錢幣、郵票、毛主席像章等傳統(tǒng)收藏到剪91演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！92文書、業(yè)務(wù)、會計(jì)及

特種載體檔案的整理北侖區(qū)檔案局文書、業(yè)務(wù)、會計(jì)及

特種載體檔案的整理北侖區(qū)檔案局93檔案整理工作一、定義檔案整理工作，是指將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案經(jīng)過分類、組合、排列與編目，達(dá)到系統(tǒng)化的過程。是一項(xiàng)重要的檔案基礎(chǔ)工作。檔案整理方法：傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位新的整理方法——以件為管理單位

檔案整理工作一、定義94二、一般程序從檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗-全宗內(nèi)檔案分類-立卷（或按件裝訂）-案卷（或件）的排列與編號-編目-排架等步驟。1、區(qū)分全宗：將文件按不同的形成機(jī)關(guān)、組織或個人分開，以避免不同機(jī)關(guān)形成的文件混合在一起，反映了各單位歷史發(fā)展的面貌。2、全宗內(nèi)檔案分類：把一個單位內(nèi)的全部檔案按其在來源、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分門別類，并按照一定辦法排列。二、一般程序從檔案整理工作的全過程來看，主要包括區(qū)分全宗-全953、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的基本保管單位——案卷。包括文件材料的組合、卷內(nèi)文件的排列、擬定案卷標(biāo)題和裝訂等。4、案卷的排列：將案卷按年度、組織機(jī)構(gòu)或問題等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)排列，以固定案卷序列。5、編目：以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容與形式特征的工作，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面和編制案卷目錄或歸檔文件目錄、檔號等。3、立卷：將歸檔文件按一定特征分門別類地組成檔案的基本保管單96檔案整理工作的要求已辦理完畢的，有保存價值的遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)分不同價值便于檔案的保管和利用檔案整理工作的要求已辦理完畢的，有保存價值的97一、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的固有關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件在來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。如：一個單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)一定的歷史階段、一個年度一項(xiàng)特定的活動、處理一項(xiàng)業(yè)務(wù)、進(jìn)行一次調(diào)查、承辦一個案件、召開一次會議不同的文種、載體材料等一、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的98二、區(qū)分不同價值要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同的保管期限。如：保存價值大——重點(diǎn)整理和保管保存價值小——根據(jù)條件區(qū)別對待無保存價值——不需歸檔、銷毀二、區(qū)分不同價值要依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期99三、便于檔案的保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的當(dāng)與保持文件之間的歷史聯(lián)系發(fā)生矛盾時，應(yīng)充分考慮檔案保管和利用的方便三、便于檔案的保管和利用是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的100傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組合體立卷就是把已辦理完畢并具有查考保存價值的文件，根據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成案卷，也即是將互有聯(lián)系的文件進(jìn)行分類、組合、編目的一個過程立卷工作是文書工作的重要組成部分傳統(tǒng)整理方法——以卷為管理單位案卷是有密切聯(lián)系的若干文件的組101一、全宗內(nèi)檔案分類（一）分類的常用方法1、年度分類法將文件按其形成和處理的年度進(jìn)行分門別類。一般文件歸入文件形成年度，對跨年度或?qū)ｉT年度的文件根據(jù)具體情況區(qū)分年度。2、組織機(jī)構(gòu)分類法將文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分門別類。3、問題分類法將文件按其內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分門別類。一、全宗內(nèi)檔案分類（一）分類的常用方法102（二）常用的復(fù)式分類方法1）年度與組織機(jī)構(gòu)分類法如：2000年辦公室2001年辦公室人事處人事處業(yè)務(wù)處業(yè)務(wù)處…………辦公室2000年人事處2000年2001年2001年2002年2002年…………

（二）常用的復(fù)式分類方法1）年度與組織機(jī)構(gòu)分類法1032）年度與問題分類法如：2000年黨群類2001年黨群類

行政類

行政類教學(xué)類

教學(xué)類

外事類外事類…………綜合類2000年業(yè)務(wù)類2000年2001年2001年2002年2002年…………2）年度與問題分類法104二、立卷的常用方法按照立卷的“六個特征”，即問題、作者、名稱（文種）、時間、收發(fā)文機(jī)關(guān)、地區(qū)等特征進(jìn)行組卷1、按問題特征立卷將文件內(nèi)容涉及的同一事件、問題或同一類性質(zhì)的問題組成案卷2、按作者特征立卷將同一作者的一些文件組成案卷3、按文種（名稱）特征立卷將文件種類或名稱相同的文件組成案卷4、按時間特征立卷按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對時間，將屬于同一時期的文件組成案卷二、立卷的常用方法按照立卷的“六個特征”，即問題、作者、名1055、按通訊者特征立卷將本單位與某單位針對某一問題或幾個問題的來往文件組成案卷6、按地區(qū)特征立卷將來自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷實(shí)際工作中，一般是運(yùn)用兩個以上的特征來組成一個案卷

如“╳╳市委黨委會1999年會議記錄”就運(yùn)用了作者、時間和名稱三個立卷特征5、按通訊者特征立卷106三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷1、檢查已歸卷的文件是否齊全完整，是否保持了文件之間的有聯(lián)系；2、檢查卷內(nèi)是否有不需要?dú)w檔的或應(yīng)轉(zhuǎn)入一年度立卷的文件；3、檢查卷內(nèi)文件的保管期限是否一致和卷內(nèi)文件的數(shù)量多少；4、檢查卷內(nèi)文件是否有破損、紙張過大過小、有無金屬物等，及時進(jìn)行修整。三、卷內(nèi)文件整理(一)檢查調(diào)整組卷107(二)卷內(nèi)文件的排列和編號1、卷內(nèi)文件排列按重要程度或時間順序排列、注意文件間的聯(lián)系，保持來文與復(fù)文、正文與附件、同一文件的各種不同稿本（正本、定稿等）之間不可分離的聯(lián)系。一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；案件的結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。2、卷內(nèi)文件編號文件頁碼用頁碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從001開始編起。一般每卷不超過2公分（200張）。不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔號章，并逐件編序號。(二)卷內(nèi)文件的排列和編號1、卷內(nèi)文件排列108（三）編制卷內(nèi)文件目錄

順序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注1浦銀杭發(fā)[2004]20號浙江省檔案局、上海浦東發(fā)展銀行杭州分行關(guān)于上海浦東發(fā)展銀行杭州分行轄屬臨安、文暉支行2003年通過檔案工作目標(biāo)管理省級認(rèn)定的通報200402050012浙農(nóng)銀[2004]36號浙江省檔案局、中國農(nóng)業(yè)銀行浙江省分行關(guān)于2003年度全省農(nóng)行系統(tǒng)通過檔案管理省級認(rèn)定單位的通報200402100033浙文辦[2004]12號浙江省檔案局、浙江省文化廳關(guān)于公布全省文化系統(tǒng)檔案工作目標(biāo)管理省級認(rèn)定單位名單的通知20040220007（三）編制卷內(nèi)文件目錄順序號文號責(zé)任者題名日109（四）填寫備考表

備考表放在案卷最后，用來登記卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。（五）案卷的裝訂

采用三孔一線

（四）填寫備考表110（六）填寫檔案案卷封面

（全宗名稱）（類目名稱）（案卷標(biāo)題）

自年月至年月保管期限本卷共件頁歸檔號全宗號目錄號案卷號（六）填寫檔案案卷封面（全宗名稱）1111、案卷標(biāo)題的擬寫包括本卷文件的主要責(zé)任者、問題、名稱。

如：浙江省檔案局有關(guān)職工福利問題的決定2、檔號的編制檔號是各種順序號的總稱，一個檔號代表了某一份具體檔案實(shí)體，它是存取檔案的標(biāo)記。檔號的編制既固定了檔案分類和排列的順序，更便于保管和查找利用。檔號的基本結(jié)構(gòu)：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號全宗號-案卷類別號-案卷號-件或頁（張）號檔號編制原則：唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則1、案卷標(biāo)題的擬寫112四、類內(nèi)案卷排列案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內(nèi)案卷的前后次序和存放位置，以保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。基本方法有：按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列；按照文件的作者、收發(fā)機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列；按照案卷所屬的時間順序排列；按照案卷內(nèi)容的重要程度排列。四、類內(nèi)案卷排列案卷的排列，是指按照一定的辦法，確定各個類內(nèi)113五、編制案卷目錄

包括案卷號、案卷標(biāo)題、年度、頁數(shù)、期限、備注等項(xiàng)目六、檔案上架

檔案按從上到下、從左到右的順序排列上架。五、編制案卷目錄114新的整理方法——以件為管理單位《歸檔文件整理規(guī)則》《規(guī)則》于2000年12月6日頒布實(shí)施，它是在充分調(diào)研國內(nèi)外歸檔文件整理方法和借鑒傳統(tǒng)立卷方法合理性的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，提出了完全不同于傳統(tǒng)立卷方法的“文件級”整理方法?！兑?guī)則》的制訂，彌補(bǔ)了我國檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理工作方面的空白，是新形勢下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。新的整理方法——以件為管理單位《歸檔文件整理規(guī)則》115一、基本概念歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。一、基本概念歸檔文件116件——?dú)w檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單等為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復(fù)文可各為一件。件——?dú)w檔文件的整理單位。117二、文件修整一般包括：對破損文件進(jìn)行修校；對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；去除文件上易銹蝕的金屬物；對過大的文件進(jìn)行折疊。二、文件修整一般包括：118三、文件裝訂歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂“件”內(nèi)排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。三、文件裝訂歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂119對齊方式1、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊。3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。對齊方式120裝訂方式和用品：常用的有三種1、線裝：縫紉機(jī)軋線2、粘接式：包角3、變形材料：不銹鋼夾、燕尾夾、塑料夾符合檔案保護(hù)要求，降低成本、簡便易行裝訂方式和用品：常用的有三種121四、歸檔文件的分類（一）分類方法：年度分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法。（二）分類方案：1、年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限（例1、2）2、年度—保管期限（例3）四、歸檔文件的分類（一）分類方法：年度分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類122例1：2004年：辦公室…永久、長期、短期人事處…永久、長期、短期管理處…永久、長期、短期……2005年：辦公室…永久、長期、短期人事處…永久、長期、短期管理處…永久、長期、短期……2006年：……

例1：2004年：辦公室…永久、長期、短期123例2：2004年：黨群類…永久、長期、短期業(yè)務(wù)類…永久、長期、短期行政類…永久、長期、短期……2005年：黨群類…永久、長期、短期業(yè)務(wù)類…永久、長期、短期行政類…永久、長期、短期……2006年：……例2：2004年：黨群類…永久、長期、短期124例3：2004年：永久、長期、短期2005年：永久、長期、短期2006年：永久、長期、短期……例3：2004年：永久、長期、短期125五、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。事由原則結(jié)合時間、重要程度會議文件、統(tǒng)計(jì)報表等成套性文件可集中排列五、歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的126（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列按文件形成時間的先后順序；按文件的重要程度排列。（二）不同事由間的歸檔文件排列按不同事由形成時間的先后順序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同屬性分別集中排列。（一）同一事由內(nèi)的歸檔文件排列127六、歸檔文件的編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章必備項(xiàng)目為：全宗號、年度、保管期限和件號；選擇項(xiàng)目為：機(jī)構(gòu)（問題）。

全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號；

年度指歸檔文件的形成年度；

保管期限是按照《文書檔案保管期限表》給歸檔文件劃定的；

件號指歸檔文件的排列順序號。六、歸檔文件的編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在128填寫歸檔章項(xiàng)目時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料加蓋歸檔章的時間歸檔章格式（如圖）全宗號

年度室編件號機(jī)構(gòu)或問題保管期限館編件號填寫歸檔章項(xiàng)目時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料全宗129七、歸檔文件的編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制《歸檔文件目錄》《歸檔文件目錄》由二部分構(gòu)成：歸檔文件目錄歸檔文件目錄封面七、歸檔文件的編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制《130歸檔文件目錄歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條目。如：來文與復(fù)文件為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄各項(xiàng)目應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件的內(nèi)容和形式特征，方便檢索和利用。歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。歸檔文件目錄歸檔文件應(yīng)逐件編目，目錄中一件只體現(xiàn)一條條目。131

歸檔文件目錄

機(jī)構(gòu)：辦公室件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注00001國家檔案局檔辦[2004]8號國家檔案局辦公室關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知20040305200002浙江省檔案局浙檔[2004]56號浙江省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知20040610300003杭州市人民政府杭政[2004]12號關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）200402208歸檔文件目錄132歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊并編制封面歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目歸檔文件目錄用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排133歸檔文件目錄封面

歸檔文件目錄

全宗名稱：中國銀行年度：2004年保管期限：永久

機(jī)構(gòu)：行長辦公室（問題）歸檔文件目錄封面134八、歸檔文件的裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。裝盒的要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)（問題）的情況下，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。八、歸檔文件的裝盒裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填135檔案盒封面

（全宗名稱）檔案盒封面136檔案盒盒脊

(館)

(室)全宗號年度保管期限機(jī)構(gòu)(問題)起止件號

盒號檔案盒盒脊(館)(室)全宗號年度137備考表

盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件齊全完整程度；盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等情況；備注項(xiàng)內(nèi)容。

整理人：檢查人：

年月日備考表盒內(nèi)文件情況說明138九、排架檔案按分類方案如年度——機(jī)構(gòu)（問題）——保管期限或年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架,也可將歷年檔案統(tǒng)一按保管期限分別排架。九、排架檔案按分類方案139業(yè)務(wù)檔案的整理

整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔案按卷整理的要求經(jīng)過分類、組卷、排列、編目等程序，同時，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。為便于查找和利用，對案卷封面的項(xiàng)目設(shè)置除遵循文書檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特征。業(yè)務(wù)檔案的整理整理的總體要求：通常情況下是按照文書檔140（全宗名稱）公積金個人住房抵抻貸款

檔號（合同編號）

借款人

身份證號

保管期限

（全宗名稱）公積金個人住房抵抻貸款141序號文件題名件數(shù)備注1職工住房抵押借款申請審批書2公積金繳交證明3借款人身份證、戶口簿復(fù)印件4自籌資金復(fù)印件5商品房購銷合同6收入證明7公證書8公有住房買賣協(xié)議書9價格審批表10房屋轉(zhuǎn)讓合同11賣方三證復(fù)印件12其它13個貸檔案卷內(nèi)目錄序號文件題名件數(shù)備注1職工住房抵押借款申請審批書142

（全宗名稱）行政處罰案件類

保管期限卷內(nèi)文件數(shù)量歸檔號全宗號目錄號案卷號案件名稱處理結(jié)果文件起止日期（全宗名稱）行政處罰案143（全宗名稱）參保管理類編號參保單位年度案卷號保管期限（全宗名稱）參保管理類144參保管理檔案卷內(nèi)目錄序號文件名稱頁數(shù)備注1職工基本醫(yī)療保險用人單位職工增減登記表2參保人員本人的身份證復(fù)印件3報到證（或調(diào)令、勞動用工合同）復(fù)印件4一寸證件照5職工基本醫(yī)療保險視作繳費(fèi)年限核定表6原證歷本封面7調(diào)令復(fù)印件、死亡證明復(fù)印件8醫(yī)保證歷本、醫(yī)保就診卡9退休人員審批表10養(yǎng)老保險視作繳費(fèi)年限審批表11事業(yè)（企業(yè)）單位職工退休（退職）和基本養(yǎng)老金審核表12退休證復(fù)印件13批準(zhǔn)退休的文件14退休人員登記表或退休人員審批表15其它16參保管理檔案卷內(nèi)目錄序號文件名稱頁數(shù)備注1職工基145會計(jì)檔案的整理會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織在會計(jì)核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄。會計(jì)檔案的整理會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)146一、歸檔范圍根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會計(jì)核算專業(yè)材料的歸檔范圍具體包括以下四類：

1）會計(jì)憑證。會計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。2）會計(jì)賬簿。會計(jì)賬簿由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬薄。一、歸檔范圍根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》1473）財務(wù)報告。財務(wù)報告是反映企業(yè)會計(jì)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件。主要有月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。4）其他會計(jì)核算資料。其他會計(jì)核算資料是指屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計(jì)核算、會計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。3）財務(wù)報告。財務(wù)報告是反映企業(yè)會計(jì)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)148歸檔時間當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了之后，由會計(jì)部門負(fù)責(zé)整理后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案人員集中統(tǒng)一管理。歸檔要求總體上說，歸檔的會計(jì)核算材料應(yīng)符合完整齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、裝訂成冊、有利于保管和利用的要求。歸檔的會計(jì)核算材料必須字跡材料清楚、簽字手續(xù)完備，書寫材料符合耐久性要求。歸檔時間當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了之后，由會計(jì)部門負(fù)149歸檔手續(xù)在歸檔移交時，會計(jì)人員和檔案人員雙方必須履行一定的交接手續(xù)，以明確責(zé)任。具體做法：檔案人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)會計(jì)檔案移交清冊，對會計(jì)人員移交的會計(jì)檔案案卷進(jìn)行清點(diǎn)核對，核對無誤后，雙方在會計(jì)檔案移交清冊上履行簽字蓋章手續(xù)，一式兩份，雙方各存一份，以備查考。歸檔手續(xù)在歸檔移交時，會計(jì)人員和檔案人員雙方必須履行一定的交150二、會計(jì)檔案的組卷就是按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會計(jì)核算材料組成保管單位——案卷的過程。（一）會計(jì)憑證的組卷會計(jì)憑證可按年、月順序立卷整理，一個月的憑證可根據(jù)量的多少立卷裝訂一本或幾本，個別月份憑證特別少的也可幾個月立卷裝訂一本。二、會計(jì)檔案的組卷就是按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的類151會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作按憑證編號順序排列，檢查日期、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w