地產公司招標與合同管理制度

招標與合同管理制度1工作職責1.1招標管理委員會制訂招標各項規(guī)章制度，經(jīng)總裁批準后發(fā)布執(zhí)行。對重大招標（超500萬的招標）和戰(zhàn)略招標確定招標方式、邀標單位、技術標準、價格策略、談判策略、評標原則和標準，決定中標單位（或戰(zhàn)略合作單位）。招標管理委員會下設三個評審組：1、招標技術評審組。固定成員包括集團執(zhí)行副總裁、技術研發(fā)中心總經(jīng)理、總建筑師、結構總工程師、設備總工程師、環(huán)境總設計師、建設開發(fā)中心總經(jīng)理、質監(jiān)部經(jīng)理。負責確定招標技術標準、評審技術標、參與合同技術條款談判。不同專業(yè)的技術標準確定和技術標評審，由招標技術評審組對應的專業(yè)總工具體負責，并可由招標技術評審組根據(jù)需要指定非評審組成員的相關專業(yè)工程師參與（包括聘請集團外專業(yè)人士）。2、招標商務評審組。固定成員包括成本控制中心總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務總監(jiān)，非固定成員（根據(jù)需要指定）包括相關造價工程師和采購工程師。招標商務評審組負責確定工程招標計價標準、標底、評審商務標、參與合同商務談判。3、合同評審組。固定成員包括成本控制中心總經(jīng)理、副總經(jīng)理、法務總監(jiān)、財務總監(jiān)，非固定成員（根據(jù)不同業(yè)務合同指定）包括相關造價工程師、采購工程師、相關部門專業(yè)人員。合同評審組分工負責審查合同條款：專業(yè)人員負責審查技術標準，造價人員負責審查計價方式、工程量、工程合同價格，采購人員負責審查材料設備價格，工程管理人員負責審查工程進度、施工組織管理、工程驗收交付、工程質量保證措施，財務人員負責審查付款方式、稅務處理，法務人員負責審查條款的法律效力與防范法律風險。1.2成本控制中心成本控制中心作為招標管理委員會領導下的職能部門，負責以下工作：制訂招標采購制度流程，劃分集團總部和下屬公司招標采購范圍，招標采購信息管理，合格供方評價與管理，集團戰(zhàn)略招標采購組織，檢查監(jiān)督各公司招標采購工作。1.3集團總部其它部門根據(jù)各自職能對招標工作給予支持、協(xié)助和配合。1.4下屬公司負責集團總部授權的招標采購和合同洽談工作，按集團總部要求提供招標采購、合同洽談協(xié)助和配合。根據(jù)工程進度和工作計劃及時制定和提交招標采購計劃。2招標工作組織2.1招標文件和合同文本成本控制中心負責統(tǒng)一編制各類招標文件和合同的標準版本，并組織相關部門專業(yè)人員進行審查修改，定期更新。根據(jù)每次招標的具體條件和要求，對招標文件標準版本進行補充、調整形成招標文件，經(jīng)招標技術評審組會簽后發(fā)布。合同文本也在標準版本的基礎上形成，由合同評審組會簽后，與對方洽談簽訂。2.2投標單位實行邀請招標，邀標單位的考察、篩選，集團總部負責的招標采購由成本控制中心牽頭組織，其他部門或下屬公司參與、配合；下屬公司負責的招標采購由下屬公司牽頭組織。優(yōu)先從合格供方名錄選擇投標單位，合格供方名錄中沒有或數(shù)量不足時，才可通過其它途徑選擇投標單位。公開招標的預選投標單位應不少于五家，邀請招標的預選單位一般不少于三家，特殊情況下可以是兩家。2.3招標過程控制2.3.1發(fā)標由集團總部組織的招標，招標文件由成本控制中心或其授權單位（部門）統(tǒng)一保管、發(fā)放和收??；現(xiàn)場勘察和答疑由成本控制中心負責組織，其他部門和下屬公司視實際需要安排人員配合。各公司負責的招標由各公司負責標書的保管、發(fā)放和收取并組織現(xiàn)場勘察和招標答疑?，F(xiàn)場勘察、招標答疑要做好記錄工作，該記錄將作為招標文件的附件一并發(fā)給投標單位。2.3.2開標成本控制中心和各公司分別組織集團負責的招標及各公司負責的招標的開標工作，現(xiàn)場拆封，該過程和內容需作好記錄，參加開標的全體人員（不得少于三人）簽字確認；開標后，成本控制中心和各公司分別對所負責的招標牽頭組織相關人員做標書分析。2.3.3評標、定標嚴格執(zhí)行“公開詢價、集體論證”的原則，集團總部負責的招標：招標管理委員會負責重大招標的評標工作，成本控制中心負責一般招標的評標工作；招標技術評審組和商務評審組分別負責技術標和商務標評審，招標管理委員會或成本控制中心按照事先確定的評標原則和辦法，綜合技術標和商務標評審結果，確定中標單位或議標單位，經(jīng)常務副總裁或總裁批準（重大招標）后進行商務談判和合同簽訂。各公司負責的招標：工程類（勘察、設計、施工、監(jiān)理、材料設備）招標由成本總監(jiān)組織評標工作，非工程類招標由財務總監(jiān)組織評標工作；執(zhí)董/總經(jīng)理、分管工程副總經(jīng)理、總工程師、成本總監(jiān)和財務總監(jiān)共同確定工程類招標中標單位并進行商務談判和合同簽訂，執(zhí)董/總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、財務總監(jiān)共同確定非工程類招標中標單位并進行商務談判和合同簽訂。3信息系統(tǒng)管理3.1供方合格評定成本控制中心負責收集合格供方信息和資料，進行分類整理，建立供方信息數(shù)據(jù)庫；負責供方的合格評定，各公司和集團總部其它部門配合成本控制中心進行合格供方評定。3.2供方的監(jiān)督評估各公司和集團總部業(yè)務部門必須對合格供方的履約表現(xiàn)進行持續(xù)的監(jiān)督和評價，做好供方的履約評估記錄，并提出相應建議（繼續(xù)成為合格供方、需根據(jù)改進結果決定能否繼續(xù)成為合格供方、取消合格供方資格），每季度一次向成本控制中心報備合格供方、中標單位（或直接委托單位）的履約情況。3.3市場價格信息管理成本控制中心對建筑安裝材料設備應建立市場價格信息庫，分門別類建立價格信息分析、匯總系統(tǒng)，隨時掌握價格走勢，定期分析、整理價格信息。3.4建立健全統(tǒng)計分析制度成本控制中心和各公司材料設備采購人員要按年、季、月匯總分析材料設備實際采購價款，送交預算人員做對比分析，使材料設備采購工作時刻控制在事前限定的概預算之內，定期接受集團監(jiān)審部的核實和審計。4合同管理4.1合同辦理1、合同經(jīng)辦人負責對合同審定單主要內容的填寫，除合同價款及付款方式必須準確填寫外，對某些重要合同的訂立的目的或背景、涉及的某些重要談判結果必須填寫清楚，必要時應將相關內容的復印件附在合同審定單后。經(jīng)辦人應該對自己所填寫內容簽字確認。2、合同初稿由經(jīng)辦人或文員負責遞交各相關人員會簽，經(jīng)辦人有義務對會簽人員的疑問予以解答說明。3、合同初稿會簽完畢，經(jīng)辦人應對會簽意見進行匯總，如某些會簽意見不正確應及時與相關會簽人員溝通解決，解決不了向上級匯報再做處理。最后，經(jīng)辦人應將正確的意見納入合同文本，并在合同會簽表上簽字以示對會簽意見已做修改，不能修改的部分應做出說明。4、經(jīng)辦人拿到正式定稿的合同后復印規(guī)定的份數(shù)，先在合同上加蓋集團或下屬各公司騎縫章，然后交對方簽字蓋章，最后由集團或下屬各公司相關領導簽字后蓋章、交對應業(yè)務部門執(zhí)行（經(jīng)辦人對最后蓋章的合同內容與正式定稿的合同內容負責審核，內容應保持完全一致）。5、經(jīng)辦人應將最后正式定稿的合同的電子文本交合同管理人員存檔。6、完成審批的合同，原則上由訂立合同的公司執(zhí)董/總經(jīng)理代表我方在合同上簽字，與集團訂立的合同由常務副總裁（重大合同由總裁）代表我方在合同上簽字。4.2其它規(guī)定凡是與集團或下屬各公司簽訂經(jīng)濟合同的單位，都必須具有相應的資格、資質，方能作為合法的履約主體，履行合同義務。具體規(guī)定如下：1、具有法人資格的單位應提供其法人營業(yè)執(zhí)照復印件。2、不具法人資格的單位如分公司、分支機構等單位，經(jīng)過核準注冊的應提供經(jīng)核準注冊的營業(yè)執(zhí)照及其所屬總公司的營業(yè)執(zhí)照復印件；未經(jīng)核準注冊的，應當提供其所屬總公司的營業(yè)執(zhí)