電子公文管理公文管理流程

第6章電子公文管理第6章電子公文管理本章學(xué)習(xí)要求:1．了解電子公文的一般概念。2．熟悉公文流程的定義方法，掌握收發(fā)文管理的基本操作。3．了解電子檔案管理。第6章電子公文管理教學(xué)內(nèi)容:6.1電子公文概述6.2公文管理流程6.3電子發(fā)文管理6.4發(fā)文流程實(shí)例6.5電子收文管理6.6電子檔案管理結(jié)束6.1.1電子公文定義電子公文（Electronicofficialdocument）是指電子化的正式公文。電子公文是指國(guó)家機(jī)構(gòu)及其它社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。6.1 電子公文概述6.1.2電子公文管理

電子公文管理，遵循電子政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和歸檔電子公文應(yīng)規(guī)范的原則，遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。6.1 電子公文概述6.1.2電子公文管理

電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程包括形成、辦理、歸檔、保管、利用或銷毀五大部分，形成發(fā)文管理、收文管理和檔案管理三大塊。電子公文管理中另一個(gè)重要問題就是公文留痕信息的管理。對(duì)于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改內(nèi)容，即修改內(nèi)容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。6.1 電子公文概述6.2.1工作流程概述

工作流程是指一個(gè)有始有終，工作狀態(tài)存在多個(gè)環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)可來(lái)回往復(fù)進(jìn)行的全部過程。工作流程分固定流程與可變流程兩類。固定流程的特點(diǎn)是流程簡(jiǎn)單、確定，涉及人員較少，流程的各節(jié)點(diǎn)固定?？勺兞鞒痰奶攸c(diǎn)是流程復(fù)雜、多變，涉及人員較多，流程的流向、各節(jié)點(diǎn)都可以發(fā)生變化，因此可變流程往往需要自行定義，也稱為自定義流程。6.2 公文管理流程6.2.1工作流程概述

公文管理流程分發(fā)文流程和收文流程兩種，一般都是自定義流程。傳統(tǒng)的公文管理也是以流程的方式進(jìn)行的，但傳播工作流程的介質(zhì)是可見的紙介質(zhì)。OA系統(tǒng)上的公文管理中，其傳播工作流程的介質(zhì)是不可見的電子信息，操作手段、方法與效果發(fā)生了根本的變化。無(wú)論是公文管理流程還是其它可變的事務(wù)管理流程，在流程流轉(zhuǎn)前都必須通過流程定義。6.2 公文管理流程6.2.2流程名稱定義

流程名稱定義用于定義主流程名稱。由系統(tǒng)管理員完成。登錄OA系統(tǒng)，單擊“系統(tǒng)維護(hù)”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“流程設(shè)置”|“流程名稱”進(jìn)入流程名稱視窗。單擊【新建流程名稱】按鈕，“流程類型”欄目里填“發(fā)文”，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕返回。6.2 公文管理流程6.2.3待辦名稱定義

待辦名稱設(shè)定在個(gè)人首頁(yè)的“待辦事宜”欄里滾動(dòng)顯示的內(nèi)容。系統(tǒng)管理員登錄OA系統(tǒng)后，單擊“系統(tǒng)維護(hù)”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“流程設(shè)置”|“待辦名稱”進(jìn)入待辦名稱視窗。單擊【新建待辦名稱】按鈕，打開一個(gè)新建待辦名稱對(duì)話框，在“選擇類型”中填寫主流程名稱“發(fā)文”。待辦事宜域名對(duì)應(yīng)表單中還有下列屬性：數(shù)據(jù)庫(kù)路徑、服務(wù)器名稱、主題、擬稿單位、狀態(tài)、校對(duì)、處理意見、預(yù)定時(shí)間。6.2 公文管理流程6.2.4套文文模板定義義套文模板是是指發(fā)文流流程中公文文最后成文文時(shí)所套用用的版式。。套文模板板在排版格格式上應(yīng)符符合GB/T9704-1999要要求。系統(tǒng)管理員員身份登錄錄OA系統(tǒng)統(tǒng)，單擊““公文管理理”|“發(fā)發(fā)文管理””|“套文文模板”進(jìn)進(jìn)入套文模模板視窗。。單擊【新建建套文模板板】按鈕，，彈出“套套文模板””對(duì)話框。。需要填寫寫包括“套套文模板名名稱”、““序號(hào)”、、“套文文文件頭”和和“印發(fā)機(jī)機(jī)構(gòu)頭”四四項(xiàng)。“套文模板板名稱”供供流程中選選擇時(shí)使用用。6.2公公文管理流流程6.2.5發(fā)文文流程定義義發(fā)文流程定定義是指定定義流程中中的每個(gè)節(jié)節(jié)點(diǎn)名稱、、流向、參參加人員的的部門和崗崗位、職責(zé)責(zé)等，它是是公文流程程管理中最最重要的內(nèi)內(nèi)容，流程程定義得合合不合理直直接關(guān)系到到流程運(yùn)行行結(jié)果，從從而影響整整個(gè)單位的的工作效率率。發(fā)文流程定定義由系統(tǒng)統(tǒng)管理員完完成。登錄OA系系統(tǒng)后，單單擊“系統(tǒng)統(tǒng)維護(hù)”|“系統(tǒng)設(shè)設(shè)置”|““流程設(shè)置置”|“流流程定義””進(jìn)入流程程定義視窗窗。單擊【新建建流程定義義】按鈕，，打開一個(gè)個(gè)新建流程程定義對(duì)話話框，流程程定義包括括三個(gè)部分分：基本設(shè)設(shè)置、流程程設(shè)置和流流程幫助。。6.2公公文管理流流程6.2.5發(fā)文文流程定義義1.基本本設(shè)置流程的基本本設(shè)置包括括流程類型型、流程名名稱、具有有新建包含含本流程設(shè)設(shè)定的文檔檔權(quán)限的角角色、發(fā)送送時(shí)是否同同時(shí)以郵件件通知、具具有本流程程管理權(quán)限限的角色等等內(nèi)容。(1)流流程類型流程類型是是指主流程程名稱。(2)流流程名稱流程名稱在在此是指子子流程名稱稱。6.2公公文管理流流程(3)具有有新建包含含本流程設(shè)設(shè)定的文檔檔權(quán)限的角角色新建權(quán)限角角色是指哪哪些部門及及哪些崗位位能夠新建建本流程。。(4)發(fā)發(fā)送時(shí)是否否同時(shí)以郵郵件通知如果流程需需要在發(fā)送送給用戶審審批的同時(shí)時(shí)以郵件通通知用戶，，則選擇““是”，反反之選擇““否”選項(xiàng)項(xiàng)。(5)具具有本流程程管理權(quán)限限的角色管理權(quán)限角角色是指哪哪些部門、、哪些崗位位、哪些人人員能夠管管理本流程程。6.2公公文管理流流程2.流程程設(shè)置流程設(shè)置是是流程定義義的核心部部分。流程程設(shè)置包括括“流程””、“人員員”、“發(fā)發(fā)送”、““控制”、、“信息””和“權(quán)限限”五個(gè)部部分。(1)流流程流程中需要要確定流程程節(jié)點(diǎn)數(shù)、、節(jié)點(diǎn)名稱稱、后續(xù)節(jié)節(jié)點(diǎn)及可操操作選項(xiàng)內(nèi)內(nèi)容，從而而表示出流流程審批的的具體步驟驟。設(shè)流程節(jié)點(diǎn)點(diǎn)分別為：：起草、審審核、簽發(fā)發(fā)、校對(duì)、、套文、分分發(fā)、歸檔檔共7個(gè)步步驟，該流流程的節(jié)點(diǎn)點(diǎn)數(shù)為“7”，流程程最后處理理節(jié)點(diǎn)的后后續(xù)節(jié)點(diǎn)為為空或選擇擇“結(jié)束””，6.2公公文管理流流程(2)人人員人員設(shè)置是是針對(duì)流程程審批過程程中，需要要指定處理理人而設(shè)計(jì)計(jì)的。該設(shè)設(shè)置需要確確定某節(jié)點(diǎn)點(diǎn)是否需要要指定處理理人，若不不指定處理理人則該節(jié)節(jié)點(diǎn)的處理理人由前一一個(gè)節(jié)點(diǎn)操操作人員提提交時(shí)動(dòng)態(tài)態(tài)選擇，若若指定處理理人則該節(jié)節(jié)點(diǎn)只能由由指定的人人員處理，，若指定處處理人則還還要確定是是否單人處處理。(3)發(fā)發(fā)送發(fā)送設(shè)置是是針對(duì)流程程審批過程程中，需要要指定發(fā)送送對(duì)象與方方式而設(shè)計(jì)計(jì)的。該設(shè)設(shè)置需要確確定某節(jié)點(diǎn)點(diǎn)“下一流流程發(fā)送方方式”、““發(fā)送條件件”、“處處理意見””、“主送送”對(duì)象和和“抄送””對(duì)象。6.2公公文管理流流程(4)控控制控制設(shè)置主主要針對(duì)發(fā)發(fā)送方式的的范圍、形形式和處理理時(shí)間的控控制處理。。①處理人人員范圍:分別為為部門和崗崗位。②并行或或串行“并行”表表示處理順順序沒有設(shè)設(shè)定先后，，誰(shuí)先進(jìn)入入誰(shuí)先處理理；“串行行”表示處處理順序有有先后區(qū)別別。③多人處處理時(shí)何時(shí)時(shí)向下流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)該項(xiàng)設(shè)置是是指當(dāng)多個(gè)個(gè)處理人處處理同一個(gè)個(gè)流程節(jié)點(diǎn)點(diǎn)時(shí)，需要要確定在什什么時(shí)候流流轉(zhuǎn)到一個(gè)個(gè)節(jié)點(diǎn)處理理。④限辦時(shí)時(shí)限該項(xiàng)設(shè)置規(guī)規(guī)定節(jié)點(diǎn)處處理時(shí)限，，兩個(gè)基本本選擇項(xiàng)是是“小時(shí)””或“天數(shù)數(shù)”。6.2公公文管理流流程(5)信信息信息是指處處理人看到到的與節(jié)點(diǎn)點(diǎn)相關(guān)的信信息。①節(jié)點(diǎn)幫幫助說(shuō)明節(jié)點(diǎn)幫助說(shuō)說(shuō)明是指每每個(gè)環(huán)節(jié)處處理時(shí)的幫幫助說(shuō)明提提示。②意見欄欄名稱是指在處理理流程中，，各處理人人提交時(shí)所所填處理意意見的欄目目名稱。該該名稱一般般與節(jié)點(diǎn)名名稱相關(guān)。。③采用電電子簽名是指是否需需要在填寫寫完處理意意見后加上上處理人自自己的電子子簽名。④“意見欄欄位置”是指意見欄欄在文檔中中的排列順順序。6.2公公文管理流流程(6)權(quán)權(quán)限“權(quán)限”設(shè)設(shè)置包括““短信通知知”、“打打印控制””、“取消消任務(wù)”、、“指定工工作暫?！薄?、“工作作重送”、、“動(dòng)態(tài)用用戶授權(quán)””、“禁止止代理工作作”、“編編輯權(quán)限””等8項(xiàng)，，各項(xiàng)的含含義明確。。3.流程程幫助該功能是管管理員設(shè)置置完流程后后編寫的幫幫助文檔，，用戶在進(jìn)進(jìn)行流程處處理時(shí)可參參考幫助了了解流程詳詳細(xì)操作方方法。6.2公公文管理流流程6.2.6收文流流程定義收文包括對(duì)對(duì)來(lái)文（紙紙質(zhì)或電子子來(lái)文）進(jìn)進(jìn)行登記、、擬辦、批批示、辦理理、傳閱、、入檔等環(huán)環(huán)節(jié)，收文文管理提供供流程監(jiān)控控、查詢、、統(tǒng)計(jì)、退退回、督辦辦等監(jiān)督管管理手段來(lái)來(lái)保障收文文流程順利利進(jìn)行。收文流程定定義是指定定義收文流流程中的每每個(gè)節(jié)點(diǎn)名名稱、流向向、參加人人員的部門門和崗位、、職責(zé)等。。設(shè)收文流程程的子流程程是“通用用收文”，，包含6個(gè)個(gè)節(jié)點(diǎn)分別別是“收文文登記”、、“擬辦””、“局領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示””、“承辦辦”、“收收文分發(fā)””、“歸檔檔”。6.2公公文管理流流程電子發(fā)文管管理是指對(duì)對(duì)一個(gè)文件件從起草開開始一直到到歸檔的整整個(gè)流程進(jìn)進(jìn)行監(jiān)控、、查詢、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、退回回、督辦等等監(jiān)督管理理，保障發(fā)發(fā)文流程順順利進(jìn)行，，發(fā)文管理理是OA系系統(tǒng)的基本本功能。一份發(fā)文在在其生命周周期中存在在三種狀態(tài)態(tài)，即起草草狀態(tài)、辦辦理狀態(tài)和和正式發(fā)文文狀態(tài)，發(fā)發(fā)文管理的的各種操作作使發(fā)文從從一種狀態(tài)態(tài)轉(zhuǎn)換到另另一種狀態(tài)態(tài)。6.3電子發(fā)文管理理發(fā)發(fā)文操作發(fā)文管理分為為“在辦發(fā)文文”、“異常常發(fā)文”和““發(fā)文歸檔””三種形式。。在辦發(fā)文是指指正在操作的的發(fā)文，顯示示發(fā)文的項(xiàng)目目包括“擬稿稿日期”、““文件標(biāo)題””、“狀態(tài)””、“處理部部門”、“處處理人”、““校對(duì)”、““擬稿部門””。異常發(fā)文是指指發(fā)文在申請(qǐng)請(qǐng)?zhí)峤惶幚磉^過程中，申請(qǐng)請(qǐng)被“取消””或“暫?！薄钡犬惓Ｇ闆r況的記錄，用用戶可以根據(jù)據(jù)情況點(diǎn)擊異異常申請(qǐng)文檔檔恢復(fù)申請(qǐng)流流程處理。發(fā)文歸檔是指指已正式發(fā)文文的文件。6.3電子發(fā)文管理理發(fā)發(fā)文草稿新建發(fā)文是一一份發(fā)文在生生命周期中的的開始，在““在辦發(fā)文””窗口單擊【【新建發(fā)文】】按鈕將啟動(dòng)動(dòng)一份發(fā)文的的生命航程。。新建發(fā)文只只有在保存之之后，其生命命才真正開始始。發(fā)文草稿的管管理主要分兩兩種，刪除作作廢的草稿或或編輯后使其其流轉(zhuǎn)，這些些操作一般由由具有權(quán)限的的起草人完成成。6.3電子發(fā)文管理理辦辦理發(fā)文1.簽收操操作簽收是指用戶戶接收文檔，，進(jìn)入當(dāng)前節(jié)節(jié)點(diǎn)的工作狀狀態(tài)。2．退回操作作退回是指用戶戶將當(dāng)前文檔檔退回給本流流程的上一節(jié)節(jié)點(diǎn)提交人。。3．收回操作作收回操作是指指在流程下一一節(jié)點(diǎn)的處理理人簽收之前前，文檔的提提交人收回該該文檔。4．流程跟蹤蹤流程跟蹤顯示示整個(gè)流程的的流轉(zhuǎn)情況，，主送與抄送送人以及當(dāng)前前所處的狀態(tài)態(tài)。6.3電子發(fā)文管理理正正式發(fā)文發(fā)文流程全部部結(jié)束后，文文檔進(jìn)入正式式發(fā)文狀態(tài)。。處于正式發(fā)發(fā)文狀態(tài)的文文檔只能閱讀讀，不能作任任何修改。6.3電子發(fā)文管理理“海濱市統(tǒng)計(jì)計(jì)局”下發(fā)標(biāo)標(biāo)題為《關(guān)于于做好2007年人口變變動(dòng)、勞動(dòng)力力和群眾安全全感調(diào)查各項(xiàng)項(xiàng)工作的通知知》的文件，，由辦公室具具體辦理該發(fā)發(fā)文，采用已已定義的“局局內(nèi)部發(fā)文””流程。6.4發(fā)文流程實(shí)例例起草審核校對(duì)分發(fā)歸檔簽發(fā)套文起起草1．填寫文件件頭文件頭信息包包括：當(dāng)前狀狀態(tài)、文稿標(biāo)標(biāo)題、擬稿部部門、擬稿時(shí)時(shí)間、密級(jí)、、緊急程度、、發(fā)文類型、、擬稿人、校校對(duì)、套文、、分發(fā)、歸檔檔、文號(hào)、份份數(shù)、主題詞詞、主送單位位、抄送單位位等。2．撰寫正文文啟動(dòng)Word軟件將寫寫好的發(fā)文草草稿打開，在在Word窗窗口中按【Ctrl+A】鍵選擇全全文，按【Ctrl+C】鍵將所選選內(nèi)容復(fù)制到到“剪貼板””中備用，打打開起草的編編輯窗，將已已寫好的內(nèi)容容粘貼過來(lái)。。6.4發(fā)文流程實(shí)例例3．添加附件件單擊【附件】】按鈕，打開開粘貼附件對(duì)對(duì)話框，單擊擊該對(duì)話框中中的【瀏覽】】按鈕，選取取要添加的文文件，單擊對(duì)對(duì)話框中的【【粘貼】按鈕鈕，再單擊【【提交】按鈕鈕，附件被粘粘貼到發(fā)文草草稿上。4．保存單擊【保存】】按鈕，撰寫寫的正文及添添加的附件被被保存起來(lái)。。6.4發(fā)文流程實(shí)例例5．提交發(fā)文草稿寫好好后，單擊發(fā)發(fā)文管理窗口口的【提交】】按鈕，彈出出填寫處理意意見對(duì)話框。。填寫意見后單單擊【提交】】按鈕，進(jìn)入入節(jié)點(diǎn)與處理理人選擇對(duì)話話框。處理人選擇好好后，單擊【【確定】按鈕鈕，發(fā)文結(jié)束束“起草”狀狀態(tài)，進(jìn)入““辦理”狀態(tài)態(tài)的審核節(jié)點(diǎn)點(diǎn)。6.4發(fā)文流程實(shí)例例審審核1．簽收進(jìn)入發(fā)文管理理窗口。單擊擊【簽收】按按鈕，正式對(duì)對(duì)草稿進(jìn)行審審核，發(fā)文管管理窗口右上上角的按鈕將將變?yōu)椤颈４娲妗?、【流程程跟蹤】、【【幫助】、【【退回】、【【提交】、【【關(guān)閉】。2．審核審核主要是對(duì)對(duì)發(fā)文草稿的的內(nèi)容、行文文進(jìn)行全面的的審查，確定定內(nèi)容是否正正確、全面，，行文是否合合理，根據(jù)需需要對(duì)原文進(jìn)進(jìn)行修改和補(bǔ)補(bǔ)充。3．提交6.4發(fā)文流程實(shí)例例簽簽發(fā)1．簽收進(jìn)入發(fā)文管理理窗口。單擊擊【簽收】按按鈕，對(duì)文稿稿進(jìn)行簽發(fā)操操作。2．簽發(fā)簽發(fā)是局領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)從政策的角角度對(duì)發(fā)文作作最后的審定定，可根據(jù)實(shí)實(shí)際情況對(duì)文文稿作必要的的修改。3．提交6.4發(fā)文流程實(shí)例例校校對(duì)1．簽收進(jìn)入發(fā)文管理理窗口。單擊擊【簽收】按按鈕，即可對(duì)對(duì)文稿進(jìn)行校校對(duì)操作。2．校對(duì)校對(duì)是對(duì)發(fā)文文號(hào)作正式確確認(rèn)，對(duì)正文文內(nèi)容進(jìn)行校校對(duì)，修改文文字上的錯(cuò)誤誤，并對(duì)發(fā)文文文件頭的其其它屬性作最最后的定稿。。3．提交6.4發(fā)文流程實(shí)例例套套文1．簽收進(jìn)入發(fā)文管理理窗口。單擊擊【簽收】按按鈕，即可對(duì)對(duì)文稿進(jìn)行套套文操作。2．套文套文是將發(fā)文文的文件頭信信息及正文內(nèi)內(nèi)容填充到發(fā)發(fā)文模板中，，形成正式紅紅頭文件。單擊【套文】】按鈕，彈出出套文模板選選擇對(duì)話框，，選擇“統(tǒng)計(jì)計(jì)局發(fā)文模板板”，單擊【【確定】按鈕鈕進(jìn)入套文視視窗。在套文視窗圖圖中，單擊【【生成打印件件】按鈕，將將生成發(fā)文的的正式紅頭文文件。3．提交6.4發(fā)文流程實(shí)例例分分發(fā)1．簽收進(jìn)入發(fā)文管理理窗口。單擊擊【簽收】按按鈕，即可對(duì)對(duì)文稿進(jìn)行分分發(fā)操作。2．分發(fā)分發(fā)是指將正正式紅頭文件件發(fā)送給相關(guān)關(guān)人員，分發(fā)發(fā)的文件根據(jù)據(jù)需要可以是是打印的紙質(zhì)質(zhì)文件也可以以是電子文件件。發(fā)布：將正文文的電子文檔檔向整個(gè)單位位內(nèi)部發(fā)布。。通過待辦事宜宜發(fā)布：有選選擇地分發(fā)文文件。通過郵件發(fā)布布：有選擇地地分發(fā)文件。。系統(tǒng)以電子子郵件的形式式通知所選對(duì)對(duì)象。3．提交6.4發(fā)文流程實(shí)例例歸歸檔1．簽收2．歸檔歸檔是指將發(fā)發(fā)文作為正式式文件管理，，并移交檔案案室，歸檔的的發(fā)文不能再再作任何修改改。3．提交6.4發(fā)文流程實(shí)例例電子收文管理理是指對(duì)一個(gè)個(gè)收文從登記記開始一直到到歸檔的整個(gè)個(gè)流程進(jìn)行監(jiān)監(jiān)控、查詢、、統(tǒng)計(jì)、退回回、督辦等監(jiān)監(jiān)督管理，保保障收文流程程順利進(jìn)行。。收文三種狀態(tài)態(tài)：收文草稿稿狀態(tài)、辦理理狀態(tài)和正式式收文狀態(tài)。。典型的收文管管理流程：“收文登記””、“擬辦””、“領(lǐng)導(dǎo)批批示”、“承承辦”、“收收文分發(fā)”、、“歸檔”六六個(gè)環(huán)節(jié)。6.5 電子子收文管理收收文操作在辦收文是指指正在操作的的收文；異常收文是指指收文在申請(qǐng)請(qǐng)?zhí)峤惶幚磉^過程中，申請(qǐng)請(qǐng)被“取消””或“暫停””等異常情況況的記錄，用用戶可以根據(jù)據(jù)情況點(diǎn)擊異異常申請(qǐng)文檔檔恢復(fù)申請(qǐng)流流程處理。收文歸檔是指指已正式收文文的文件，主主要用于閱讀讀已有的正式式收文。6.5 電子子收文管理收收文登記收文文件頭的的內(nèi)容包括：：當(dāng)前狀態(tài)、、標(biāo)題、登記記人、登記日日期、登記部部門、收文類類型、來(lái)文單單位、收文流流水號(hào)、來(lái)文文字號(hào)、來(lái)文文日期、密級(jí)級(jí)、緊急程度度、主題詞等等。正文部分填入入來(lái)文內(nèi)容。。若收文是電電子版的Word文檔，，則可直接將將文件內(nèi)容拷拷貝到正文欄欄內(nèi)，若是其其它格式的文文檔且不能轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換為文本格格式，則視原原文的長(zhǎng)短而而定，若原文文不長(zhǎng)，可人人工錄入，若若原文太長(zhǎng)，，則可將其作作為附件處理理。若收文是是紙質(zhì)文件，，則先將其掃掃描成電子文文檔作為附件件處理。操作選擇：保保存、提交、、附件、關(guān)閉閉。6.5 電子子收文管理辦辦理收文擬辦人進(jìn)入收收文管理-擬擬辦窗口。單擊【簽收】】按鈕，單擊擊“展開信息息內(nèi)容”對(duì)收收文進(jìn)行閱讀讀，單擊文件件名稱可對(duì)附附件進(jìn)行閱讀讀。單擊【存存儲(chǔ)文檔】按按鈕，可把當(dāng)當(dāng)前收文存在在到“個(gè)人文文件柜”或““單位文件柜柜中”。單擊【提交】】按鈕，擬辦辦人填寫擬辦辦意見，選擇擇下一節(jié)點(diǎn)““領(lǐng)導(dǎo)批示””。批示人操作，，承辦人批示示人操作，收收文分發(fā)人操操作，歸檔人人操作。6.5 電子子收文管理正正式收文正式收文是指指已歸檔的收收文。若歸檔檔人還未對(duì)其其進(jìn)行分類歸歸檔，則正式式收文的文檔檔名稱顯示在在檔案管理-未分類文檔檔-收文文件件窗口中供單單位所有用戶戶查閱。對(duì)于已分類歸歸檔的正式收收文，一般人人員應(yīng)在“已已入卷文件-收文文件””窗口中查閱閱。6.5 電子子收文管理電子檔案管理理是指對(duì)各種種電子文檔進(jìn)進(jìn)行管理，在在OA系統(tǒng)中中電子文檔包包括發(fā)文歸檔檔的文件、收收文歸檔的文文件及會(huì)議歸歸檔的文件；；檔案管理分為為兩個(gè)方面：：即文件管理理和文件借閱閱。6.6電子檔案管理理基基本操作單擊“檔案管管理”|“檔檔案管理”進(jìn)進(jìn)入檔案管理理視窗?！拔捶诸愇臋n檔”：從公文文管理流程轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)入的收文或或發(fā)文文檔，，還未作分類類處理?！啊按刖砦臋n檔”：已作分分類處理，還還未入卷的文文檔。“已入卷文檔檔”：已作入入卷處理，還還未組卷?！笆瘴奈臅鴻n檔案”：收文文組卷處理。?！鞍l(fā)文文書檔檔案”：發(fā)文文組卷處理。?！拔臋n序號(hào)設(shè)設(shè)置”：設(shè)置置發(fā)文和收文文的順序號(hào)。?！皺n案借閱””：審批檔案案的借閱事項(xiàng)項(xiàng)。6.6電子檔檔案管管理檔檔案歸歸檔檔案歸歸檔操操作可可分為為四個(gè)個(gè)步驟驟：分分類－－>入入卷－－>組組卷－－>登登記案案卷目目錄。。1．分分類單擊““檔案案管理理”|“檔檔案管管理””|““未分分類文文檔””|““發(fā)文文文件件”進(jìn)進(jìn)入發(fā)發(fā)文文文檔列列表視視窗。。雙擊選選中的的文件件標(biāo)題題，在在“收收文分分類””欄內(nèi)內(nèi)填寫寫“統(tǒng)統(tǒng)計(jì)局局發(fā)文文”，，單擊擊【保保存】】按鈕鈕，該該正式式發(fā)文文文檔檔將從從“未未分類類文檔檔-發(fā)發(fā)文文文件””列表表中消消失，，加入入到““待入入卷文文件-發(fā)文文文件件”的的相應(yīng)應(yīng)文件件分類類中。。6.6電子檔檔案管管理2．入入卷單擊““檔案案管理理”|“檔檔案管管理””|““待入入卷文文檔””|““發(fā)文文文件件”進(jìn)進(jìn)入發(fā)發(fā)文文文檔列列表視視窗。。雙擊選選中的的文件件標(biāo)題題，打打開文文檔閱閱讀界界面。。單擊擊【入入卷】】按鈕鈕，打打開發(fā)發(fā)文卷卷內(nèi)目目錄表表單。。表單單的內(nèi)內(nèi)容包包括順順序號(hào)號(hào)、文文件分分類、、年度度、標(biāo)標(biāo)題、、責(zé)任任者、、文號(hào)號(hào)、文文件頁(yè)頁(yè)數(shù)、、日期期、全全宗號(hào)號(hào)、備備注和和發(fā)文文內(nèi)容容。單擊【【保存存與關(guān)關(guān)閉】】按鈕鈕，““待入入卷””狀態(tài)態(tài)變?yōu)闉椤耙岩讶刖砭怼?，，“待待入卷卷”中中的文文檔自自動(dòng)消消失，，該文文檔出出現(xiàn)在在已入入卷文文檔的的發(fā)文文文件件列表表中。。6.6電子檔檔案管管理3．組組卷單擊““發(fā)文文文書書檔案案”，，展開開目錄錄為““卷內(nèi)內(nèi)目錄錄匯總總”、、“目目錄未未組卷卷”、、“目目錄已已組卷卷”、、“卷卷內(nèi)文文件目目錄””及““案卷卷目錄錄”。。單擊““發(fā)文文組卷卷”，，打開開“發(fā)發(fā)文卷卷內(nèi)目目錄文文件””表單單。單擊【【選擇擇組卷卷文件件】按按鈕，，彈出出文件件選擇擇對(duì)話話框，，選中中組卷卷的發(fā)發(fā)文文文檔。。單擊【【確定定】按按鈕返返回,單單擊【【保存存并關(guān)關(guān)閉】】按鈕鈕完成成組卷卷操作作。文檔狀狀態(tài)由由“未未組卷卷”變變?yōu)椤啊耙呀M組卷””，同同時(shí)生生成卷卷內(nèi)文文件。。6.6電子檔檔案管管理4．登登記案案卷目目錄單擊““卷內(nèi)內(nèi)文件件目錄錄”進(jìn)進(jìn)入文文件目目錄列列表窗窗口。。雙擊其其中一一條文文檔，，打開開卷內(nèi)內(nèi)文件件，單單擊【【登記記案卷卷目錄錄】按按鈕，，打開開登記記案卷卷目錄錄表單單。將卷內(nèi)內(nèi)相關(guān)關(guān)信息息填寫寫完后后，單單擊【【保存存并關(guān)關(guān)閉】】按鈕鈕完成成發(fā)文文文檔檔的歸歸檔操操作。。6.6電子檔檔案管管理借借閱管管理檔案借借閱管管理就就是審審批讀讀者申申請(qǐng)與與借閱閱的過過程。。借閱閱人首首先提提出借借閱申申請(qǐng)，，提交交審批批，如如果審審批通通過，，就能能借閱閱指定定的檔檔案。。OA系系統(tǒng)的的借閱閱申請(qǐng)請(qǐng)流程程包括括申請(qǐng)請(qǐng)、審審批、、借出出、歸歸還四四個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)。。6.6電子檔檔案管管理1.申申請(qǐng)請(qǐng)申請(qǐng)人人登錄錄OA系統(tǒng)統(tǒng)后，，單擊擊“檔檔案管管理””|““檔檔案管管理””|““檔案案借閱閱”|“借借閱申申請(qǐng)””進(jìn)入入檔案案借閱閱申請(qǐng)請(qǐng)視窗窗。單擊【【新建建借閱閱申請(qǐng)請(qǐng)】按按鈕，，彈出出借閱閱申請(qǐng)請(qǐng)對(duì)話話框。。對(duì)話