企業(yè)行政秘書培訓(xùn)課件

行政秘書基礎(chǔ)培訓(xùn)制作人：李月珍行政秘書基礎(chǔ)培訓(xùn)制作人：李月珍主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。行政秘書的工作內(nèi)容是什么？請(qǐng)寫出你目前主要的工作內(nèi)容：1：時(shí)間：五分鐘。2：用最快的速度寫下，不用思考。3：至少寫下十個(gè)。行政秘書的工作內(nèi)容是什么？請(qǐng)寫出你目前主要的工作內(nèi)容：企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容1：日程管理預(yù)約會(huì)面的受理及安排；行程表的制作；預(yù)定計(jì)劃變更及調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定預(yù)計(jì)計(jì)劃進(jìn)行管理，交通工具的選定、訂座與購(gòu)票，旅費(fèi)及預(yù)付款等的收受。2：環(huán)境的整理準(zhǔn)備

上司辦公室和會(huì)客室的整理、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理。3：會(huì)議及活動(dòng)開會(huì)通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會(huì)場(chǎng)的選定及預(yù)約、會(huì)場(chǎng)的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點(diǎn)及飯菜的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)結(jié)束后的整理、會(huì)議記錄的制作及分發(fā)、其他大型活動(dòng)的準(zhǔn)備，運(yùn)作及事后的管理。

企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容1：日程管理預(yù)約會(huì)面的受企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容4：照顧身邊瑣事照顧茶點(diǎn)和吃飯、跑腿、名片、文具用品、圖書、用具等購(gòu)買和管理、上司健康管理（包括藥品準(zhǔn)備等）、與上司家人的聯(lián)絡(luò)、私人事情的幫忙和各種有關(guān)團(tuán)隊(duì)的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備車輛的安排（與司機(jī)聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其他事務(wù)的代理。5：會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)各種票據(jù)如：交通費(fèi)、交際費(fèi)、各種會(huì)費(fèi)的出納、結(jié)賬、上司私人的出納支票和票據(jù)的處理、稅務(wù)手續(xù)的代辦與記賬。6：突發(fā)事件處理發(fā)生火災(zāi)、地震、風(fēng)水害等緊急情況時(shí)，對(duì)來(lái)訪人的疏導(dǎo)、急病及意外事故的處理、非法入侵者的處置、勞動(dòng)問(wèn)題決裂和紛爭(zhēng)是的處理，發(fā)生緊急情況時(shí)，對(duì)公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容4：照顧身邊瑣事照顧茶點(diǎn)企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容7：接待、應(yīng)酬工作面談、訪客的安排、招待（茶點(diǎn)、飲食等的準(zhǔn)備）接送、上司辦公室及會(huì)客室的安排。電話接聽、傳達(dá)、代替上司接、打電話、上司不在時(shí)的應(yīng)付。媒體采訪、公共關(guān)系或相關(guān)的活動(dòng)的組織與管理。8：溝通支持性工作溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作及其他上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)。9：文件的處理和保管公司內(nèi)外文件的制作、收發(fā)、處理、傳遞、及相關(guān)文件的傳達(dá)、辦公機(jī)器（電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)）的操作和管理；文件檔案的管理。企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容7：接待、應(yīng)酬工作面談、企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容10：信息的收集整理文獻(xiàn)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告及相關(guān)資料的收集、整理、分析上司有關(guān)名簿及通訊錄的管理；名片、雜志、圖書、磁盤等的整理、檢索。11：決策支持工作信息的處理與分析；對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持。企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容10：信息的收集整理文獻(xiàn)文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃

初級(jí)秘書：協(xié)助上司的工作

主要工作有：

接聽電話、上傳下達(dá)；

使用辦公室軟件：打字、制表、做幻燈片。

使用各種辦公用具（傳真、復(fù)印、電腦）；

使用互聯(lián)網(wǎng)；

管理檔案、文件等；

接待；

其他事務(wù)性的簡(jiǎn)單工作；

文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃

初級(jí)秘書：協(xié)助上司的工作

主要工作有中級(jí)秘書：分擔(dān)上司的工作主要工作有：起草公文、文件及其它需要的文字工作；溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系；管理公司工作日程；組織、召集相關(guān)的會(huì)議；收集相關(guān)信息資料等；公司內(nèi)、外的簡(jiǎn)單事務(wù)的處理；語(yǔ)言要求；中級(jí)秘書：分擔(dān)上司的工作主要工作有：高級(jí)秘書：管理、參謀、支持上司工作主要工作有：安排、管理上司的工作時(shí)間；溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系；主持大型商務(wù)、文化活動(dòng)；信息的處理與分析；對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持；語(yǔ)言支持；高級(jí)秘書：管理、參謀、支持上司工作主要工作有：二、行政秘書的角色定位與必要素質(zhì)1：秘書的定義A：廣義的概念：“秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手。”這里的廣義，包含公務(wù)秘書、私人秘書，又包括了各行業(yè)、層次、工種；領(lǐng)導(dǎo)人既含單數(shù)，又含復(fù)數(shù)——領(lǐng)導(dǎo)集體。B：狹義的概念：“秘書是一種職務(wù)名稱，正在成為一種社會(huì)職業(yè)，處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手?！倍?、行政秘書的角色定位與必要素質(zhì)1：秘書的定義2、秘書的角色定位決策支持

事務(wù)執(zhí)行者服務(wù)人員

協(xié)調(diào)人

參謀

領(lǐng)導(dǎo)2、秘書的角色定位決策支持事務(wù)服務(wù)人員協(xié)調(diào)人參謀領(lǐng)3：行政文秘的個(gè)人素質(zhì)正直——堅(jiān)持既定政策和原則事實(shí)求是熱情——對(duì)人、對(duì)事積極、樂(lè)觀敬業(yè)——以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)守信——不失約、不違約、不食言、不泄密忠誠(chéng)——忠于上級(jí)忠于事業(yè)有序——利落，有條不紊高效——最求效率和效益3：行政文秘的個(gè)人素質(zhì)正直——堅(jiān)持既定政策和原則事實(shí)求是可靠——按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)細(xì)心——盡可能的考慮事情周到、細(xì)心悟性——領(lǐng)悟上級(jí)的真實(shí)想法自信——不斷學(xué)習(xí)提高能力承受壓力可靠——按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)個(gè)人能力辦事能力：1：操作能力。2：寫作能力。3：閱讀能力。4：編輯校對(duì)能力。5：統(tǒng)計(jì)分析能力。個(gè)人能力辦事能力：個(gè)人能力溝通能力1：接待能力。2：口頭表達(dá)能力。3：協(xié)調(diào)能力。4：組織能力。個(gè)人能力溝通能力主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量?！安荒芄芾頃r(shí)間，便什么都不能理。”

——彼得·德魯克二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。“不能管理時(shí)間，便一：常見的時(shí)間管理誤區(qū)事務(wù)性、重復(fù)性工作太多打擾（電話或沒(méi)有預(yù)約客人）沒(méi)有目標(biāo)、次序和計(jì)劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書工作不能一次到位文件越積越厚工作沒(méi)有效率一：常見的時(shí)間管理誤區(qū)事務(wù)性、重復(fù)性工作太多二：時(shí)間管理的目標(biāo)加強(qiáng)工作效果（抓住重要的）提高工作效率二：時(shí)間管理的目標(biāo)加強(qiáng)工作效果（抓住重要的）三：時(shí)間管理的三原則第一原則：目標(biāo)管理原則第二原則：抓住重點(diǎn)原則“80、20”法則運(yùn)用第三原則：工作優(yōu)先級(jí)綜合分析三：時(shí)間管理的三原則第一原則：第一原則：目標(biāo)管理原則目標(biāo)確定：——工作的目標(biāo)是什么？——你自己的認(rèn)識(shí)目標(biāo)是什么？——根據(jù)目標(biāo)確定工作計(jì)劃第一原則：目標(biāo)管理原則目標(biāo)確定：

1953年耶魯大學(xué)生對(duì)畢業(yè)生做過(guò)的一次調(diào)研。耶魯大學(xué)及目標(biāo)對(duì)認(rèn)識(shí)的影響進(jìn)行了一項(xiàng)長(zhǎng)達(dá)25年的跟蹤研究，研究對(duì)象在智力、學(xué)歷等其他條件上都差不多。研究的結(jié)果如下：所占比例目標(biāo)狀態(tài)成就狀態(tài)27%沒(méi)有目標(biāo)社會(huì)最底層60%目標(biāo)模糊社會(huì)中下層10%有清晰但比較短期的目標(biāo)社會(huì)中上層3%有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)頂尖成功人士1953年耶魯大學(xué)生對(duì)畢業(yè)生做過(guò)的一次調(diào)研。第二原則：重點(diǎn)原則“80、20”法則帕雷托定律：1897年，意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托在觀察19實(shí)際英國(guó)社會(huì)財(cái)富和人的關(guān)系是，發(fā)現(xiàn)國(guó)家80%的財(cái)富是聚集在20%的人的手里。80%的結(jié)果來(lái)自20%的原因80%的利潤(rùn)來(lái)自20%的客戶80%的銷售來(lái)自20%的銷售人員80%的時(shí)間用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的時(shí)間內(nèi)被完成80%的效率提升可以來(lái)自20%的環(huán)節(jié)改進(jìn)第二原則：重點(diǎn)原則“80、20”法則帕雷托定律：1897年，第三原則：工作優(yōu)先級(jí)綜合分析

ADBC緊急不重要

重要不緊急第三原則：工作優(yōu)先級(jí)綜合分析ADBC緊急不重要重要不緊急請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作緊急不緊急重要A：（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問(wèn)題有期限壓力的工作B：（石塊型的事務(wù)）工作計(jì)劃了解上級(jí)提高工作能力建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C：（細(xì)砂型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D：（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬其他休閑活動(dòng)請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作緊急不緊急重要A：（碎石型的事務(wù)四：時(shí)間管理的策略1：時(shí)間計(jì)劃表。結(jié)合工作目標(biāo)做好時(shí)間計(jì)劃表注意：60%有計(jì)劃的工作20%沒(méi)有預(yù)期的行為20%突發(fā)的行為四：時(shí)間管理的策略1：時(shí)間計(jì)劃表。2：每日工作計(jì)劃表一日之計(jì)在于昨天；明天必須要做的重要事情，寫下來(lái)；相關(guān)工作一定完成；2：每日工作計(jì)劃表一日之計(jì)在于昨天；3：找出上級(jí)的最佳工作時(shí)間了解上級(jí)是夜貓子還是早起的鳥兒安排重要的事情在最好的時(shí)間保證1-2個(gè)小時(shí)的免打擾時(shí)間3：找出上級(jí)的最佳工作時(shí)間了解上級(jí)是夜貓子還是早起的鳥兒4：養(yǎng)成良好的工作（生活）習(xí)慣平時(shí)做事情要注意養(yǎng)成節(jié)省時(shí)間的好習(xí)慣用品放在一個(gè)固定的地方4：養(yǎng)成良好的工作（生活）習(xí)慣平時(shí)做事情要注意養(yǎng)成節(jié)省時(shí)間的5：絕不輕易“遲到”時(shí)間沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)只有提前5：絕不輕易“遲到”時(shí)間沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)只有提前六：沒(méi)定期限就不叫工作設(shè)定期限（雙方共同協(xié)議）交辦事項(xiàng)、定下期限、按時(shí)追蹤指示、要求、命令——書面化按時(shí)追蹤承辦事項(xiàng)、自定期限、限期提前主動(dòng)提出進(jìn)度報(bào)告。力有未逮時(shí)，馬上說(shuō)出來(lái)。六：沒(méi)定期限就不叫工作設(shè)定期限（雙方共同協(xié)議）七：整理工作環(huán)境桌面：清除不必要的東西；有用物品定位；抽屜：立即處理的公文、正在實(shí)施的計(jì)劃，分類、分組。周圍環(huán)境：一天三分之一的時(shí)間。保持清爽舒適、工作效率七：整理工作環(huán)境桌面：工作環(huán)境“5S”管理整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的，撤除不需要的東西。整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理；清掃：將不需要的東西清除掉，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。清潔：維持以上整頓、整頓、清掃后的局面，使工作環(huán)境整潔。修養(yǎng)：通過(guò)上述4s的活動(dòng)，讓每人都自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。5s的倡導(dǎo)者相信，保持共走環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度的提高工作效率。工作環(huán)境“5S”管理整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的八：檔案管理五分鐘內(nèi)找不到文件就是不好的檔案管理。八：檔案管理五分鐘內(nèi)找不到文件就是不好的檔案管理。九：集合零碎時(shí)間做大事化整為零

25分鐘讀書法每天固定時(shí)間沉思片刻回顧與總結(jié)常規(guī)性工作放在零散時(shí)間處理九：集合零碎時(shí)間做大事化整為零會(huì)議管理一：會(huì)議的組織與管理。會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)后的跟蹤處理核心要從企業(yè)文化、會(huì)議目的、上司要求的角度出發(fā)。會(huì)議管理一：會(huì)議的組織與管理。會(huì)議管理計(jì)劃籌備召開檢查評(píng)估1：會(huì)議目標(biāo)。2：會(huì)議計(jì)劃。3：職責(zé)分工。4：會(huì)議進(jìn)程。1：會(huì)議通知。2：會(huì)場(chǎng)布置。3：會(huì)議資料。4：行政后勤。5：會(huì)議接待。6：會(huì)議記錄。7：會(huì)后事務(wù)1：工作清單。2：籌備進(jìn)程。3：品質(zhì)控制。4：突發(fā)事件。1：外部客戶滿意度調(diào)查。2：內(nèi)部檢討提升方法。3：費(fèi)用vs預(yù)算。4：會(huì)議效果評(píng)估。5：流程管理。會(huì)議管理計(jì)劃籌備召開檢查評(píng)估1：會(huì)議目標(biāo)。1：會(huì)議通知。1：會(huì)議服務(wù)簽到、發(fā)放行程安排等會(huì)務(wù)資料。引領(lǐng)安排座位會(huì)議記錄現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)會(huì)議服務(wù)簽到、發(fā)放行程安排等會(huì)務(wù)資料。會(huì)議記錄基本內(nèi)容會(huì)議名稱時(shí)間主席會(huì)議目的出席人數(shù)缺席人數(shù)缺席理由會(huì)議內(nèi)容的決議事項(xiàng)實(shí)施項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人或部門、完成期限決議事項(xiàng)的實(shí)施出席人簽字特別事項(xiàng)會(huì)議記錄基本內(nèi)容會(huì)議名稱主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。1：溝通的重要性美國(guó)著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對(duì)一萬(wàn)份人事檔案進(jìn)行分析，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗(yàn)”只占成功因素的25％，其余75％決定于良好的人際溝通。哈佛大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)小組1995年調(diào)查結(jié)果顯示，在500名被解職的男女中，因人際溝通不良而導(dǎo)致工作不稱職者占82％。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，沒(méi)有良好的溝通技巧就沒(méi)有良好的工作結(jié)果。1：溝通的重要性美國(guó)著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對(duì)一萬(wàn)份人事檔案進(jìn)行二、溝通的種類及形式二、溝通的種類及形式（1）幾種溝通形式的優(yōu)劣分析優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)面對(duì)面快速直接好控制有誤差時(shí)間性差電話快速方便省時(shí)不準(zhǔn)確難控制書面準(zhǔn)確易保存速度慢身體語(yǔ)言生動(dòng)準(zhǔn)確難把握互聯(lián)網(wǎng)快速、直接、方便、省時(shí)、準(zhǔn)確不生動(dòng)依賴性大（1）幾種溝通形式的優(yōu)劣分析優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)面對(duì)面快速直溝通方式的選擇1：選擇多種溝通方式為溝通服務(wù)。當(dāng)遇到一件事情時(shí)要考慮哪種溝通方式更有利與問(wèn)題的解決。2：選擇電子郵件溝通時(shí)，要明確什么能說(shuō)，什么不能說(shuō)，能說(shuō)的東西要講究說(shuō)的方式，怎么說(shuō)。溝通方式的選擇1：選擇多種溝通方式為溝通服務(wù)。當(dāng)遇到一件事情溝通的要訣1、良好溝通的前提是真誠(chéng)2、表示尊重3、用別人喜歡的方式去對(duì)待他們4：易地而處的聆聽5：給予建設(shè)性回應(yīng)溝通的要訣1、良好溝通的前提是真誠(chéng)溝通的途徑1、直接溝通2、迂回溝通方法：(看具體情況來(lái)決定）1、交淺不言深2、關(guān)系夠深厚3、緊急或機(jī)密的事情4、敏感事宜溝通的途徑1、直接溝通行政秘書人員不能說(shuō)的話：1、你找誰(shuí)2、有預(yù)約嗎3、我沒(méi)空4、我不知道5、這事不歸我管討論：秘書人員應(yīng)該說(shuō)哪些話行政秘書人員不能說(shuō)的話：1、你找誰(shuí)八、

溝通的方向

a、服從、尊重上級(jí)是基礎(chǔ)

b、迎合上級(jí)是方法（你的心里有沒(méi)有上司）

c、理解、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖是出發(fā)點(diǎn)

d、及時(shí)匯報(bào)(回報(bào))

e、把握時(shí)機(jī)和方式向上溝通的原則：八、溝通的方向向上溝通的原則：八、

溝通的方向與上司溝通的方法：

1、事前聽明白、看清楚上級(jí)意圖（個(gè)性、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格）

2、事中要時(shí)時(shí)匯報(bào)

3、事后及時(shí)總結(jié)與上司溝通的態(tài)度：

1、尊重但不能吹棒

2、請(qǐng)示但不能依賴

3、主動(dòng)但不能越權(quán)

（時(shí)間允許、時(shí)間緊急、時(shí)間不允許）八、溝通的方向與上司溝通的方法：1、事前聽明八、

溝通的方向2、與同級(jí)人員的溝通

a、平時(shí)要注意建立信任關(guān)系

b、站在對(duì)方的立場(chǎng)

c、把握時(shí)機(jī)和方式八、溝通的方向2、與同級(jí)人員的溝通八、

溝通的方向3、與下級(jí)人員的溝通

a、把握秘書的管理角色（傳達(dá)、協(xié)調(diào)、緩沖、幫助）

b、平時(shí)注意多溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給上級(jí)

c、掌握原則性與靈活性八、溝通的方向3、與下級(jí)人員的溝通跨部門溝通信任對(duì)方并贏得信任信息共享認(rèn)清職責(zé)界限，不越權(quán)尊重對(duì)方的專業(yè)有效的流程切勿狐假虎威一視同仁，不可有親疏遠(yuǎn)近不分幫派，勿卷進(jìn)斗爭(zhēng)漩渦跨部門溝通信任對(duì)方并贏得信任綜合協(xié)調(diào)工作1：全局觀念2：講究策略3：注重實(shí)效4：嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致要樹立一個(gè)“公”字要堅(jiān)持一個(gè)“準(zhǔn)”字要把握一個(gè)“度”字要堅(jiān)守一個(gè)“誠(chéng)”字綜合協(xié)調(diào)工作1：全局觀念主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。一、行政文秘的個(gè)人形象塑造1、打造良好的職業(yè)形象一個(gè)人的儀表在社會(huì)交往過(guò)程中是構(gòu)成第一印象的主要因素，你的儀容儀表會(huì)影響別人對(duì)你的專業(yè)能力和任職資格的判斷。一、行政文秘的個(gè)人形象塑造1、打造良好的職業(yè)形象禮儀的作用對(duì)個(gè)體不學(xué)禮，無(wú)以立使個(gè)人的言行在社會(huì)活動(dòng)中與其身份、地位、社會(huì)角色相適應(yīng)衡量個(gè)人道德水準(zhǔn)高低和有無(wú)教養(yǎng)的尺度對(duì)組織塑造組織形象傳播溝通信息提高辦事效率禮儀的作用對(duì)個(gè)體2、個(gè)人形象六要素：——儀表：發(fā)型、發(fā)式等——表情：自然、友善——儀態(tài)：優(yōu)雅的舉止——服飾：教養(yǎng)與閱歷的最佳寫照——談吐語(yǔ)言：低音量、慎選內(nèi)容、禮貌用語(yǔ)——待人接物：

A、誠(chéng)信為本B

、遵紀(jì)守法c、遵守時(shí)間2、個(gè)人形象六要素：3、著裝原則——符合身份——揚(yáng)長(zhǎng)避短——遵守慣例——區(qū)分場(chǎng)合——簡(jiǎn)潔大方企業(yè)行政秘書培訓(xùn)課件西裝的點(diǎn)眼之筆-領(lǐng)帶4、職場(chǎng)男士著裝規(guī)范：

——三色原則

——三一定律

——三大禁忌

A、袖口商標(biāo)B、正規(guī)場(chǎng)合不穿白襪

C、夾克(短袖)配領(lǐng)帶

領(lǐng)帶的作用領(lǐng)帶的長(zhǎng)度領(lǐng)帶的搭配

領(lǐng)帶的顏色領(lǐng)帶的花紋

西裝的點(diǎn)眼之筆-領(lǐng)帶4、職場(chǎng)男士著裝規(guī)范：

——三色原則

—5、職場(chǎng)女性形象規(guī)范：女性職場(chǎng)著裝六不準(zhǔn)——過(guò)分雜亂——不過(guò)分鮮艷——不過(guò)分暴露——不過(guò)分透視——不過(guò)分短小——不過(guò)分緊身手飾配戴的原則：——要符合身份、以少為佳——質(zhì)色原則——協(xié)調(diào)原則——習(xí)慣原則5、職場(chǎng)女性形象規(guī)范：女性化妝：——是自尊自愛(ài)的表現(xiàn)，是對(duì)人尊重的體現(xiàn)——化妝的注意事項(xiàng)：

A、自然淡妝為宜

B、美化

C、避人

女性化妝：主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。五、商務(wù)禮儀重要性：一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。五、商務(wù)禮儀重要性：一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。五、商務(wù)禮儀

隨從上司出行禮儀陪同上司商談禮儀拜訪客戶禮儀辦公室禮儀商務(wù)接待禮儀商務(wù)宴請(qǐng)禮儀國(guó)際習(xí)俗五、商務(wù)禮儀隨從上司出行禮儀一、隨從上司出行禮儀步行禮儀乘車禮儀一、隨從上司出行禮儀步行禮儀1.步行禮儀并行兩人走路時(shí)，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，把墻讓給客人；多人走路時(shí)，中間高于兩邊；單行前排高于后排，把前進(jìn)方向讓給客人。1.步行禮儀并行乘車禮儀與客戶同乘出租車開私家車接客戶專職司機(jī)接送乘車禮儀與客戶同乘出租車2、計(jì)程車的座位次序司機(jī)ABC2、計(jì)程車的座位次序司機(jī)ABC2、私家車時(shí)的座位次序主人ABC2、私家車時(shí)的座位次序主人ABC3、專職司機(jī)時(shí)的座位次序司機(jī)ABC3、專職司機(jī)時(shí)的座位次序司機(jī)ABC2.乘車禮儀⑴送上司、客人坐轎車外出辦事，應(yīng)首先為上司或?yàn)榭腿舜蜷_右側(cè)后門，并以手擋住車門上框，同時(shí)提醒上司或客人小心，等其坐好后再關(guān)門。如果你和你的上司同坐一輛車，座位由上司決定，待其坐定后，你再任意選個(gè)空位坐下，但注意不要去坐后排右席。2.乘車禮儀⑴送上司、客人坐轎車外出辦事，應(yīng)首先為上司或?yàn)?.乘車禮儀（2）抵達(dá)目的地后，你應(yīng)首先下車，下車后，繞過(guò)去為上司或顧客打開車門。并以手擋住車門上框，協(xié)助上司或顧客下車。2.乘車禮儀（2）抵達(dá)目的地后，你應(yīng)首先下車，下車后，繞過(guò)2.乘車禮儀（3）

特別提醒：作為女秘書，上下車姿勢(shì)必須十分講究，具體來(lái)說(shuō)是：⑴上車姿勢(shì)

上車時(shí)儀態(tài)要優(yōu)雅，姿勢(shì)應(yīng)該為“背入式”，即將身體背向車廂入座，坐定后即將雙腳同時(shí)縮進(jìn)車內(nèi)（如穿長(zhǎng)裙，應(yīng)在關(guān)上車門前將裙子弄好）。2.乘車禮儀（3）特別提醒：2.乘車禮儀⑶⑵

下車姿勢(shì)應(yīng)將身體盡量移近車門，立定，然后將身體重心移至另一只腳，再將整個(gè)身體移離車外，最后踏出另一只腳（如穿短裙則應(yīng)將兩只腳同時(shí)踏出車外，再將身體移出，雙腳不可一先一后。）2.乘車禮儀⑶⑵

下車姿勢(shì)⑴上車姿勢(shì)Ⅰ

開門后手自然下垂，可半蹲捋裙擺順勢(shì)坐下。⑴上車姿勢(shì)Ⅰ開門后手自然下垂，可半蹲捋裙擺順勢(shì)坐下。⑴上車姿勢(shì)Ⅱ依靠手臂做支點(diǎn)，腿腳并攏提高。⑴上車姿勢(shì)Ⅱ依靠手臂做支點(diǎn)，腿腳并攏提高。⑴上車姿勢(shì)Ⅲ

繼續(xù)保持腿與膝蓋的并攏姿勢(shì)，腳平移至車內(nèi)。⑴上車姿勢(shì)Ⅲ繼續(xù)保持腿與膝蓋的并攏姿勢(shì)，腳平移至車內(nèi)。⑴上車姿勢(shì)Ⅳ略調(diào)整身體位置，坐端正后，關(guān)上門。⑴上車姿勢(shì)Ⅳ略調(diào)整身體位置，坐端正后，關(guān)上門。⑵下車禮儀Ⅰ身體保持端座狀態(tài)，側(cè)頭，伸出靠近車門的手打開車門，然后略斜身體把車門推開。⑵下車禮儀Ⅰ身體保持端座狀態(tài)，側(cè)頭，伸出靠近車門⑵下車禮儀Ⅱ雙腳膝蓋并攏，抬起，同時(shí)移出車門外，身體隨轉(zhuǎn)。⑵下車禮儀Ⅱ雙腳膝蓋并攏，抬起，同時(shí)移出車門⑵下車禮儀Ⅲ雙腳膝蓋并攏著地，一手撐著座位，一手輕靠門框，身體移近門邊。⑵下車禮儀Ⅲ雙腳膝蓋并攏著地，一手撐著座位，一手輕靠門框，⑵下車禮儀Ⅳ將身體從容從車身內(nèi)移出，雙腳可分開些，但保持膝蓋并攏。⑵下車禮儀Ⅳ將身體從容從車身內(nèi)移出，雙腳可分開些，但保持⑵下車禮儀Ⅴ起身后等直立身體以后轉(zhuǎn)身關(guān)車門，關(guān)門時(shí)不要東張西望，而是面向車門，好象關(guān)注的樣子。避免太大力氣⑵下車禮儀Ⅴ起身后等直立身體以后轉(zhuǎn)身關(guān)車門，關(guān)門時(shí)不要東張二、陪同上司商談禮儀細(xì)心聆聽適時(shí)圓場(chǎng)認(rèn)真紀(jì)錄及時(shí)整理二、陪同上司商談禮儀細(xì)心聆聽三、拜訪客戶的禮儀事先約好時(shí)間做好準(zhǔn)備工作進(jìn)入被訪者的辦公室商談結(jié)束拜訪三、拜訪客戶的禮儀事先約好時(shí)間四、辦公室禮儀整潔的辦公環(huán)境、適度的音量公私分明尊重他人的空間（距離）與異性同事交往會(huì)談中途上司到來(lái)的情況

到上司的辦公室遇到有客人時(shí)注意個(gè)人隱私四、辦公室禮儀整潔的辦公環(huán)境、適度的音量五、商務(wù)接待禮儀四不用稱呼：A、無(wú)稱呼B、不適當(dāng)?shù)姆Q兄道弟C、替代性稱呼及簡(jiǎn)稱D、地方性稱呼問(wèn)候：?jiǎn)柡蛞⒁忭樞颉匚坏驼呦葐?wèn)候地位高者——男士先問(wèn)候女士——下級(jí)先問(wèn)候下級(jí)——主人先問(wèn)候客人稱呼：適用的稱呼——稱行政職務(wù)——技術(shù)職稱——行業(yè)職稱——時(shí)尚性稱呼五、商務(wù)接待禮儀四不用稱呼：?jiǎn)柡颍簡(jiǎn)柡蛞⒁忭樞蛏眢w語(yǔ)言

——點(diǎn)頭禮的含義——鞠躬禮的使用

——握手注意事項(xiàng)

介紹：自我介紹

——先遞名片再自我介紹、時(shí)間要簡(jiǎn)短

介紹：介紹別人

——誰(shuí)當(dāng)介紹人：代表對(duì)客人的待遇

——介紹的先后順序：客人優(yōu)先了解情況

身體語(yǔ)言

——點(diǎn)頭禮的含義——鞠躬禮的使用

—名片的使用

(1)名片的準(zhǔn)備

名片不能涂改

名片可放在上衣口袋（但不可放在褲兜里）

要保持名片或名片夾的清潔、平整

名片上的頭銜不要太多

可以有一定的個(gè)性化但是不要太過(guò)復(fù)雜

名片的使用

(1)名片的準(zhǔn)備

名片不能涂改

(2)名片的交換：

起身接收名片，用雙手接收的名片不要在上面作標(biāo)記或?qū)懽?/p>

接收名片后，要認(rèn)真地看一下對(duì)方的性名職位

不要將對(duì)方的名片遺忘或存放時(shí)不注意落在地上

有來(lái)有往尊重對(duì)方

在上司辦公室，經(jīng)上司介紹后，再遞出名片

最好先交換名片再作溝通

(2)名片的交換：

起身接收名片，用雙手接收的名片謝謝謝謝觀賞謝謝謝謝觀賞演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！行政秘書基礎(chǔ)培訓(xùn)制作人：李月珍行政秘書基礎(chǔ)培訓(xùn)制作人：李月珍主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。行政秘書的工作內(nèi)容是什么？請(qǐng)寫出你目前主要的工作內(nèi)容：1：時(shí)間：五分鐘。2：用最快的速度寫下，不用思考。3：至少寫下十個(gè)。行政秘書的工作內(nèi)容是什么？請(qǐng)寫出你目前主要的工作內(nèi)容：企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容1：日程管理預(yù)約會(huì)面的受理及安排；行程表的制作；預(yù)定計(jì)劃變更及調(diào)整、向有關(guān)方面聯(lián)絡(luò)、交涉、調(diào)整，向上司再次確定預(yù)計(jì)計(jì)劃進(jìn)行管理，交通工具的選定、訂座與購(gòu)票，旅費(fèi)及預(yù)付款等的收受。2：環(huán)境的整理準(zhǔn)備

上司辦公室和會(huì)客室的整理、裝飾、更換擺設(shè)、辦公室配置、上司辦公桌的整理、用品、消耗品的準(zhǔn)備和管理。3：會(huì)議及活動(dòng)開會(huì)通知的制作及寄發(fā)、參加者名簿的制作、會(huì)場(chǎng)的選定及預(yù)約、會(huì)場(chǎng)的設(shè)立、必要用品等準(zhǔn)備、確認(rèn)出席者、與延遲未到者的聯(lián)絡(luò)、茶點(diǎn)及飯菜的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)結(jié)束后的整理、會(huì)議記錄的制作及分發(fā)、其他大型活動(dòng)的準(zhǔn)備，運(yùn)作及事后的管理。

企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容1：日程管理預(yù)約會(huì)面的受企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容4：照顧身邊瑣事照顧茶點(diǎn)和吃飯、跑腿、名片、文具用品、圖書、用具等購(gòu)買和管理、上司健康管理（包括藥品準(zhǔn)備等）、與上司家人的聯(lián)絡(luò)、私人事情的幫忙和各種有關(guān)團(tuán)隊(duì)的聯(lián)絡(luò)及調(diào)整，上司外出的準(zhǔn)備車輛的安排（與司機(jī)聯(lián)絡(luò)及調(diào)整）、上司的接送、上司其他事務(wù)的代理。5：會(huì)計(jì)方面的業(yè)務(wù)各種票據(jù)如：交通費(fèi)、交際費(fèi)、各種會(huì)費(fèi)的出納、結(jié)賬、上司私人的出納支票和票據(jù)的處理、稅務(wù)手續(xù)的代辦與記賬。6：突發(fā)事件處理發(fā)生火災(zāi)、地震、風(fēng)水害等緊急情況時(shí)，對(duì)來(lái)訪人的疏導(dǎo)、急病及意外事故的處理、非法入侵者的處置、勞動(dòng)問(wèn)題決裂和紛爭(zhēng)是的處理，發(fā)生緊急情況時(shí)，對(duì)公司內(nèi)、外的聯(lián)絡(luò)。企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容4：照顧身邊瑣事照顧茶點(diǎn)企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容7：接待、應(yīng)酬工作面談、訪客的安排、招待（茶點(diǎn)、飲食等的準(zhǔn)備）接送、上司辦公室及會(huì)客室的安排。電話接聽、傳達(dá)、代替上司接、打電話、上司不在時(shí)的應(yīng)付。媒體采訪、公共關(guān)系或相關(guān)的活動(dòng)的組織與管理。8：溝通支持性工作溝通公司內(nèi)外部領(lǐng)導(dǎo)或合作部門的協(xié)作關(guān)系、主持公司慶典、參加應(yīng)酬、外勤工作及其他上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)。9：文件的處理和保管公司內(nèi)外文件的制作、收發(fā)、處理、傳遞、及相關(guān)文件的傳達(dá)、辦公機(jī)器（電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)）的操作和管理；文件檔案的管理。企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容7：接待、應(yīng)酬工作面談、企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容10：信息的收集整理文獻(xiàn)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告及相關(guān)資料的收集、整理、分析上司有關(guān)名簿及通訊錄的管理；名片、雜志、圖書、磁盤等的整理、檢索。11：決策支持工作信息的處理與分析；對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持。企業(yè)行政秘書的工作內(nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容10：信息的收集整理文獻(xiàn)文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃

初級(jí)秘書：協(xié)助上司的工作

主要工作有：

接聽電話、上傳下達(dá)；

使用辦公室軟件：打字、制表、做幻燈片。

使用各種辦公用具（傳真、復(fù)印、電腦）；

使用互聯(lián)網(wǎng)；

管理檔案、文件等；

接待；

其他事務(wù)性的簡(jiǎn)單工作；

文秘的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃

初級(jí)秘書：協(xié)助上司的工作

主要工作有中級(jí)秘書：分擔(dān)上司的工作主要工作有：起草公文、文件及其它需要的文字工作；溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系；管理公司工作日程；組織、召集相關(guān)的會(huì)議；收集相關(guān)信息資料等；公司內(nèi)、外的簡(jiǎn)單事務(wù)的處理；語(yǔ)言要求；中級(jí)秘書：分擔(dān)上司的工作主要工作有：高級(jí)秘書：管理、參謀、支持上司工作主要工作有：安排、管理上司的工作時(shí)間；溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系；主持大型商務(wù)、文化活動(dòng)；信息的處理與分析；對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營(yíng)、管理事務(wù)提供參謀和決策支持；語(yǔ)言支持；高級(jí)秘書：管理、參謀、支持上司工作主要工作有：二、行政秘書的角色定位與必要素質(zhì)1：秘書的定義A：廣義的概念：“秘書是領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手?！边@里的廣義，包含公務(wù)秘書、私人秘書，又包括了各行業(yè)、層次、工種；領(lǐng)導(dǎo)人既含單數(shù)，又含復(fù)數(shù)——領(lǐng)導(dǎo)集體。B：狹義的概念：“秘書是一種職務(wù)名稱，正在成為一種社會(huì)職業(yè)，處于領(lǐng)導(dǎo)近身，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助服務(wù)的工作助手?！倍?、行政秘書的角色定位與必要素質(zhì)1：秘書的定義2、秘書的角色定位決策支持

事務(wù)執(zhí)行者服務(wù)人員

協(xié)調(diào)人

參謀

領(lǐng)導(dǎo)2、秘書的角色定位決策支持事務(wù)服務(wù)人員協(xié)調(diào)人參謀領(lǐng)3：行政文秘的個(gè)人素質(zhì)正直——堅(jiān)持既定政策和原則事實(shí)求是熱情——對(duì)人、對(duì)事積極、樂(lè)觀敬業(yè)——以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)守信——不失約、不違約、不食言、不泄密忠誠(chéng)——忠于上級(jí)忠于事業(yè)有序——利落，有條不紊高效——最求效率和效益3：行政文秘的個(gè)人素質(zhì)正直——堅(jiān)持既定政策和原則事實(shí)求是可靠——按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)細(xì)心——盡可能的考慮事情周到、細(xì)心悟性——領(lǐng)悟上級(jí)的真實(shí)想法自信——不斷學(xué)習(xí)提高能力承受壓力可靠——按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)個(gè)人能力辦事能力：1：操作能力。2：寫作能力。3：閱讀能力。4：編輯校對(duì)能力。5：統(tǒng)計(jì)分析能力。個(gè)人能力辦事能力：個(gè)人能力溝通能力1：接待能力。2：口頭表達(dá)能力。3：協(xié)調(diào)能力。4：組織能力。個(gè)人能力溝通能力主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量?！安荒芄芾頃r(shí)間，便什么都不能理。”

——彼得·德魯克二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量?！安荒芄芾頃r(shí)間，便一：常見的時(shí)間管理誤區(qū)事務(wù)性、重復(fù)性工作太多打擾（電話或沒(méi)有預(yù)約客人）沒(méi)有目標(biāo)、次序和計(jì)劃缺乏自律資料不完整或有所延誤文書工作不能一次到位文件越積越厚工作沒(méi)有效率一：常見的時(shí)間管理誤區(qū)事務(wù)性、重復(fù)性工作太多二：時(shí)間管理的目標(biāo)加強(qiáng)工作效果（抓住重要的）提高工作效率二：時(shí)間管理的目標(biāo)加強(qiáng)工作效果（抓住重要的）三：時(shí)間管理的三原則第一原則：目標(biāo)管理原則第二原則：抓住重點(diǎn)原則“80、20”法則運(yùn)用第三原則：工作優(yōu)先級(jí)綜合分析三：時(shí)間管理的三原則第一原則：第一原則：目標(biāo)管理原則目標(biāo)確定：——工作的目標(biāo)是什么？——你自己的認(rèn)識(shí)目標(biāo)是什么？——根據(jù)目標(biāo)確定工作計(jì)劃第一原則：目標(biāo)管理原則目標(biāo)確定：

1953年耶魯大學(xué)生對(duì)畢業(yè)生做過(guò)的一次調(diào)研。耶魯大學(xué)及目標(biāo)對(duì)認(rèn)識(shí)的影響進(jìn)行了一項(xiàng)長(zhǎng)達(dá)25年的跟蹤研究，研究對(duì)象在智力、學(xué)歷等其他條件上都差不多。研究的結(jié)果如下：所占比例目標(biāo)狀態(tài)成就狀態(tài)27%沒(méi)有目標(biāo)社會(huì)最底層60%目標(biāo)模糊社會(huì)中下層10%有清晰但比較短期的目標(biāo)社會(huì)中上層3%有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)頂尖成功人士1953年耶魯大學(xué)生對(duì)畢業(yè)生做過(guò)的一次調(diào)研。第二原則：重點(diǎn)原則“80、20”法則帕雷托定律：1897年，意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托在觀察19實(shí)際英國(guó)社會(huì)財(cái)富和人的關(guān)系是，發(fā)現(xiàn)國(guó)家80%的財(cái)富是聚集在20%的人的手里。80%的結(jié)果來(lái)自20%的原因80%的利潤(rùn)來(lái)自20%的客戶80%的銷售來(lái)自20%的銷售人員80%的時(shí)間用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的時(shí)間內(nèi)被完成80%的效率提升可以來(lái)自20%的環(huán)節(jié)改進(jìn)第二原則：重點(diǎn)原則“80、20”法則帕雷托定律：1897年，第三原則：工作優(yōu)先級(jí)綜合分析

ADBC緊急不重要

重要不緊急第三原則：工作優(yōu)先級(jí)綜合分析ADBC緊急不重要重要不緊急請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作緊急不緊急重要A：（碎石型的事務(wù)）危機(jī)急迫的問(wèn)題有期限壓力的工作B：（石塊型的事務(wù)）工作計(jì)劃了解上級(jí)提高工作能力建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要C：（細(xì)砂型的事務(wù)）不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會(huì)議的出席某些必要而不重要的會(huì)議、活動(dòng)D：（水型的事務(wù)）一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬其他休閑活動(dòng)請(qǐng)運(yùn)用四象限方法排列你的工作緊急不緊急重要A：（碎石型的事務(wù)四：時(shí)間管理的策略1：時(shí)間計(jì)劃表。結(jié)合工作目標(biāo)做好時(shí)間計(jì)劃表注意：60%有計(jì)劃的工作20%沒(méi)有預(yù)期的行為20%突發(fā)的行為四：時(shí)間管理的策略1：時(shí)間計(jì)劃表。2：每日工作計(jì)劃表一日之計(jì)在于昨天；明天必須要做的重要事情，寫下來(lái)；相關(guān)工作一定完成；2：每日工作計(jì)劃表一日之計(jì)在于昨天；3：找出上級(jí)的最佳工作時(shí)間了解上級(jí)是夜貓子還是早起的鳥兒安排重要的事情在最好的時(shí)間保證1-2個(gè)小時(shí)的免打擾時(shí)間3：找出上級(jí)的最佳工作時(shí)間了解上級(jí)是夜貓子還是早起的鳥兒4：養(yǎng)成良好的工作（生活）習(xí)慣平時(shí)做事情要注意養(yǎng)成節(jié)省時(shí)間的好習(xí)慣用品放在一個(gè)固定的地方4：養(yǎng)成良好的工作（生活）習(xí)慣平時(shí)做事情要注意養(yǎng)成節(jié)省時(shí)間的5：絕不輕易“遲到”時(shí)間沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)只有提前5：絕不輕易“遲到”時(shí)間沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)只有提前六：沒(méi)定期限就不叫工作設(shè)定期限（雙方共同協(xié)議）交辦事項(xiàng)、定下期限、按時(shí)追蹤指示、要求、命令——書面化按時(shí)追蹤承辦事項(xiàng)、自定期限、限期提前主動(dòng)提出進(jìn)度報(bào)告。力有未逮時(shí)，馬上說(shuō)出來(lái)。六：沒(méi)定期限就不叫工作設(shè)定期限（雙方共同協(xié)議）七：整理工作環(huán)境桌面：清除不必要的東西；有用物品定位；抽屜：立即處理的公文、正在實(shí)施的計(jì)劃，分類、分組。周圍環(huán)境：一天三分之一的時(shí)間。保持清爽舒適、工作效率七：整理工作環(huán)境桌面：工作環(huán)境“5S”管理整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的，撤除不需要的東西。整頓：把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理；清掃：將不需要的東西清除掉，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。清潔：維持以上整頓、整頓、清掃后的局面，使工作環(huán)境整潔。修養(yǎng)：通過(guò)上述4s的活動(dòng)，讓每人都自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。5s的倡導(dǎo)者相信，保持共走環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度的提高工作效率。工作環(huán)境“5S”管理整理：區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的八：檔案管理五分鐘內(nèi)找不到文件就是不好的檔案管理。八：檔案管理五分鐘內(nèi)找不到文件就是不好的檔案管理。九：集合零碎時(shí)間做大事化整為零

25分鐘讀書法每天固定時(shí)間沉思片刻回顧與總結(jié)常規(guī)性工作放在零散時(shí)間處理九：集合零碎時(shí)間做大事化整為零會(huì)議管理一：會(huì)議的組織與管理。會(huì)前的準(zhǔn)備工作會(huì)間的組織服務(wù)會(huì)后的跟蹤處理核心要從企業(yè)文化、會(huì)議目的、上司要求的角度出發(fā)。會(huì)議管理一：會(huì)議的組織與管理。會(huì)議管理計(jì)劃籌備召開檢查評(píng)估1：會(huì)議目標(biāo)。2：會(huì)議計(jì)劃。3：職責(zé)分工。4：會(huì)議進(jìn)程。1：會(huì)議通知。2：會(huì)場(chǎng)布置。3：會(huì)議資料。4：行政后勤。5：會(huì)議接待。6：會(huì)議記錄。7：會(huì)后事務(wù)1：工作清單。2：籌備進(jìn)程。3：品質(zhì)控制。4：突發(fā)事件。1：外部客戶滿意度調(diào)查。2：內(nèi)部檢討提升方法。3：費(fèi)用vs預(yù)算。4：會(huì)議效果評(píng)估。5：流程管理。會(huì)議管理計(jì)劃籌備召開檢查評(píng)估1：會(huì)議目標(biāo)。1：會(huì)議通知。1：會(huì)議服務(wù)簽到、發(fā)放行程安排等會(huì)務(wù)資料。引領(lǐng)安排座位會(huì)議記錄現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)會(huì)議服務(wù)簽到、發(fā)放行程安排等會(huì)務(wù)資料。會(huì)議記錄基本內(nèi)容會(huì)議名稱時(shí)間主席會(huì)議目的出席人數(shù)缺席人數(shù)缺席理由會(huì)議內(nèi)容的決議事項(xiàng)實(shí)施項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人或部門、完成期限決議事項(xiàng)的實(shí)施出席人簽字特別事項(xiàng)會(huì)議記錄基本內(nèi)容會(huì)議名稱主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。1：溝通的重要性美國(guó)著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對(duì)一萬(wàn)份人事檔案進(jìn)行分析，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗(yàn)”只占成功因素的25％，其余75％決定于良好的人際溝通。哈佛大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)小組1995年調(diào)查結(jié)果顯示，在500名被解職的男女中，因人際溝通不良而導(dǎo)致工作不稱職者占82％。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，沒(méi)有良好的溝通技巧就沒(méi)有良好的工作結(jié)果。1：溝通的重要性美國(guó)著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對(duì)一萬(wàn)份人事檔案進(jìn)行二、溝通的種類及形式二、溝通的種類及形式（1）幾種溝通形式的優(yōu)劣分析優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)面對(duì)面快速直接好控制有誤差時(shí)間性差電話快速方便省時(shí)不準(zhǔn)確難控制書面準(zhǔn)確易保存速度慢身體語(yǔ)言生動(dòng)準(zhǔn)確難把握互聯(lián)網(wǎng)快速、直接、方便、省時(shí)、準(zhǔn)確不生動(dòng)依賴性大（1）幾種溝通形式的優(yōu)劣分析優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)面對(duì)面快速直溝通方式的選擇1：選擇多種溝通方式為溝通服務(wù)。當(dāng)遇到一件事情時(shí)要考慮哪種溝通方式更有利與問(wèn)題的解決。2：選擇電子郵件溝通時(shí)，要明確什么能說(shuō)，什么不能說(shuō)，能說(shuō)的東西要講究說(shuō)的方式，怎么說(shuō)。溝通方式的選擇1：選擇多種溝通方式為溝通服務(wù)。當(dāng)遇到一件事情溝通的要訣1、良好溝通的前提是真誠(chéng)2、表示尊重3、用別人喜歡的方式去對(duì)待他們4：易地而處的聆聽5：給予建設(shè)性回應(yīng)溝通的要訣1、良好溝通的前提是真誠(chéng)溝通的途徑1、直接溝通2、迂回溝通方法：(看具體情況來(lái)決定）1、交淺不言深2、關(guān)系夠深厚3、緊急或機(jī)密的事情4、敏感事宜溝通的途徑1、直接溝通行政秘書人員不能說(shuō)的話：1、你找誰(shuí)2、有預(yù)約嗎3、我沒(méi)空4、我不知道5、這事不歸我管討論：秘書人員應(yīng)該說(shuō)哪些話行政秘書人員不能說(shuō)的話：1、你找誰(shuí)八、

溝通的方向

a、服從、尊重上級(jí)是基礎(chǔ)

b、迎合上級(jí)是方法（你的心里有沒(méi)有上司）

c、理解、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖是出發(fā)點(diǎn)

d、及時(shí)匯報(bào)(回報(bào))

e、把握時(shí)機(jī)和方式向上溝通的原則：八、溝通的方向向上溝通的原則：八、

溝通的方向與上司溝通的方法：

1、事前聽明白、看清楚上級(jí)意圖（個(gè)性、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格）

2、事中要時(shí)時(shí)匯報(bào)

3、事后及時(shí)總結(jié)與上司溝通的態(tài)度：

1、尊重但不能吹棒

2、請(qǐng)示但不能依賴

3、主動(dòng)但不能越權(quán)

（時(shí)間允許、時(shí)間緊急、時(shí)間不允許）八、溝通的方向與上司溝通的方法：1、事前聽明八、

溝通的方向2、與同級(jí)人員的溝通

a、平時(shí)要注意建立信任關(guān)系

b、站在對(duì)方的立場(chǎng)

c、把握時(shí)機(jī)和方式八、溝通的方向2、與同級(jí)人員的溝通八、

溝通的方向3、與下級(jí)人員的溝通

a、把握秘書的管理角色（傳達(dá)、協(xié)調(diào)、緩沖、幫助）

b、平時(shí)注意多溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給上級(jí)

c、掌握原則性與靈活性八、溝通的方向3、與下級(jí)人員的溝通跨部門溝通信任對(duì)方并贏得信任信息共享認(rèn)清職責(zé)界限，不越權(quán)尊重對(duì)方的專業(yè)有效的流程切勿狐假虎威一視同仁，不可有親疏遠(yuǎn)近不分幫派，勿卷進(jìn)斗爭(zhēng)漩渦跨部門溝通信任對(duì)方并贏得信任綜合協(xié)調(diào)工作1：全局觀念2：講究策略3：注重實(shí)效4：嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致要樹立一個(gè)“公”字要堅(jiān)持一個(gè)“準(zhǔn)”字要把握一個(gè)“度”字要堅(jiān)守一個(gè)“誠(chéng)”字綜合協(xié)調(diào)工作1：全局觀念主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。一、行政文秘的個(gè)人形象塑造1、打造良好的職業(yè)形象一個(gè)人的儀表在社會(huì)交往過(guò)程中是構(gòu)成第一印象的主要因素，你的儀容儀表會(huì)影響別人對(duì)你的專業(yè)能力和任職資格的判斷。一、行政文秘的個(gè)人形象塑造1、打造良好的職業(yè)形象禮儀的作用對(duì)個(gè)體不學(xué)禮，無(wú)以立使個(gè)人的言行在社會(huì)活動(dòng)中與其身份、地位、社會(huì)角色相適應(yīng)衡量個(gè)人道德水準(zhǔn)高低和有無(wú)教養(yǎng)的尺度對(duì)組織塑造組織形象傳播溝通信息提高辦事效率禮儀的作用對(duì)個(gè)體2、個(gè)人形象六要素：——儀表：發(fā)型、發(fā)式等——表情：自然、友善——儀態(tài)：優(yōu)雅的舉止——服飾：教養(yǎng)與閱歷的最佳寫照——談吐語(yǔ)言：低音量、慎選內(nèi)容、禮貌用語(yǔ)——待人接物：

A、誠(chéng)信為本B

、遵紀(jì)守法c、遵守時(shí)間2、個(gè)人形象六要素：3、著裝原則——符合身份——揚(yáng)長(zhǎng)避短——遵守慣例——區(qū)分場(chǎng)合——簡(jiǎn)潔大方企業(yè)行政秘書培訓(xùn)課件西裝的點(diǎn)眼之筆-領(lǐng)帶4、職場(chǎng)男士著裝規(guī)范：

——三色原則

——三一定律

——三大禁忌

A、袖口商標(biāo)B、正規(guī)場(chǎng)合不穿白襪

C、夾克(短袖)配領(lǐng)帶

領(lǐng)帶的作用領(lǐng)帶的長(zhǎng)度領(lǐng)帶的搭配

領(lǐng)帶的顏色領(lǐng)帶的花紋

西裝的點(diǎn)眼之筆-領(lǐng)帶4、職場(chǎng)男士著裝規(guī)范：

——三色原則

—5、職場(chǎng)女性形象規(guī)范：女性職場(chǎng)著裝六不準(zhǔn)——過(guò)分雜亂——不過(guò)分鮮艷——不過(guò)分暴露——不過(guò)分透視——不過(guò)分短小——不過(guò)分緊身手飾配戴的原則：——要符合身份、以少為佳——質(zhì)色原則——協(xié)調(diào)原則——習(xí)慣原則5、職場(chǎng)女性形象規(guī)范：女性化妝：——是自尊自愛(ài)的表現(xiàn)，是對(duì)人尊重的體現(xiàn)——化妝的注意事項(xiàng)：

A、自然淡妝為宜

B、美化

C、避人

女性化妝：主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。主要課程一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。五、商務(wù)禮儀重要性：一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。二：時(shí)間與會(huì)議管理——提高工作效率與質(zhì)量。三：高效能溝通技巧——溝通與協(xié)調(diào)。四：形象塑造——優(yōu)雅的形象表征。五：商業(yè)禮儀——有禮走變天下。五、商務(wù)禮儀重要性：一：專業(yè)定位——行政秘書的角色。五、商務(wù)禮儀

隨從上司出行禮儀陪同上司商談禮儀拜訪客戶禮儀辦公室禮儀商務(wù)接待禮儀商務(wù)宴請(qǐng)禮儀國(guó)際習(xí)俗五、商務(wù)禮儀隨從上司出行禮儀一、隨從上司出行禮儀步行禮儀乘車禮儀一、隨從上司出行禮儀步行禮儀1.步行禮儀并行兩人走路時(shí)，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，把墻讓給客人；多人走路時(shí)，中間高于兩邊；單行前排高于后排，把前進(jìn)方向讓給客人。1.步行禮儀并行乘車禮儀與客戶同乘出租車開私家車接客戶專職司機(jī)接送乘車禮儀與客戶同乘出租車2、計(jì)程車的座位次序司機(jī)ABC2、計(jì)程車的座位次序司機(jī)ABC2、私家車時(shí)的座位次序主人ABC2、