例會管理制度(附表單4份)

主題：例會管理制度共2頁第1頁編號：頁版號：A/0生效期：目的：為加強(qiáng)公司內(nèi)部各部門之間的溝通和聯(lián)系，保證各項工作順利進(jìn)行，實(shí)行層層指導(dǎo)工作的管理鏈條以提高執(zhí)行能力，特制定本制度。適用范圍：所有部門及車間會議分類及安排：詳見附后《例會安排明細(xì)表》；會議準(zhǔn)備所有會議主持人和召集部門應(yīng)作好有關(guān)會議的準(zhǔn)備工作，如擬好會議議程，匯報總結(jié)提綱和工作計劃、備好坐位、通知與會人員等；各部門還須在部門述職例會召開前3天以電子版的形式提交“述職報告”(即部門總結(jié))予總裁辦統(tǒng)一整理以便提交總裁助理以上人員閱示；凡列入例會計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集部門應(yīng)提前2天報請總裁辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總裁辦同意，任何人不得任意改變正常例會計劃。各部門會期必須服從總裁辦統(tǒng)一安排，部門小會不應(yīng)安排在公司例會時間同時召開，(與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外)應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。會議紀(jì)律與會人員需提前5分鐘到達(dá)會議召開地點(diǎn)，同時將手機(jī)處于無聲狀態(tài)，不得遲到、早退或缺席，特殊情況不能按時到會者，需提前2小時向總裁辦或會議召集人請假。會議期間與會人員要認(rèn)真聽取會議內(nèi)容并做好相關(guān)記錄；與會人員不得中途退席，特殊情況需經(jīng)會議主持人同意后方可離開，離開時應(yīng)輕聲入、出座位，盡量不干擾會議正常進(jìn)行；與會人員在會議期間應(yīng)坐姿端正，不得接聽電話（特殊情況除外）、大聲喧嘩、來回走動，禁止交頭接耳開小會；與會人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵；與會人員在發(fā)言時應(yīng)盡量簡潔并使用普通話，避免上報日常、常規(guī)工作的流水賬。如有違反會議紀(jì)律者，處以10元-50元的罰款。會議記錄、決議的形成與簽發(fā)會議記錄一級例會的會議記錄由總裁辦在例會結(jié)束后1個工作日內(nèi)，以書面形式發(fā)到各與會部門，同時以電子郵件形式發(fā)送到XXX同時抄送給有公司郵箱的與會部門主管；二級例會的會議記錄在會議結(jié)束后的1個工作日內(nèi)由會議召集部門以書面形式發(fā)到各與會部門，并將書面和電子版的會議記錄同時交總裁辦統(tǒng)一備案；各部門主管在參加一、二級例會后2個工作日內(nèi)需將會議精神在該部門內(nèi)部傳達(dá)，會議特別規(guī)定的內(nèi)容除外。會議決議總裁或總裁助理召開的所有會議形成的決議，由總裁秘書統(tǒng)一記錄于《總裁工作指導(dǎo)書》后在當(dāng)天內(nèi)交由任務(wù)落實(shí)有關(guān)責(zé)任人簽名確認(rèn)，然后再由總裁秘書落實(shí)在各部門的《ToDoList》中。責(zé)任人不得無理由拒簽，責(zé)任人如需對會議上所做的決議做出修改，須經(jīng)總裁或總裁助理同意后方可修改。其它會議所形成的決議，會議主持部門需將責(zé)任人簽名確認(rèn)后的會議決議（含電子版）交總裁辦，并由總裁秘書統(tǒng)一下達(dá)到相關(guān)部門的《ToDoList》中以便公司統(tǒng)一跟進(jìn)。本制度由總裁辦負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起執(zhí)行。附表1：會議通知書附表2：會議記錄附表3：總裁工作指導(dǎo)書例會安排明細(xì)表級別會議分類主持人時間安排與會人員記錄人會議內(nèi)容一級例會總裁例會總裁不定期第四梯隊以上人員總裁秘書安排部署公司重大事項，決定有關(guān)制度、政策的實(shí)施以及第四梯隊以上人員的任免等事項。部門述職例會總裁或總裁助理每季度1次第三梯隊以上人員總裁秘書匯報上季度工作完成情況，總結(jié)、分析工作中存在的問題并做出相應(yīng)整改措施，闡述下季度工作計劃。部門經(jīng)理例會總裁助理每月2次或由總裁辦根據(jù)ToDoList中未完項目隨時提請召開各職能部門負(fù)責(zé)人總裁秘書加強(qiáng)部門間溝通及配合，研討工作中的具體問題以協(xié)調(diào)解決，檢查貫徹公司重要工作任務(wù)的落實(shí)情況。二級例會管理小組例會各管理小組負(fù)責(zé)人不定期各管理小組成員小組成員協(xié)調(diào)處理小組各自具體所負(fù)責(zé)的工作事項。生產(chǎn)調(diào)度例會分管領(lǐng)導(dǎo)或管理總監(jiān)每周1次生產(chǎn)部主管、部分職能部門負(fù)責(zé)人生產(chǎn)文員匯報、分析生產(chǎn)計劃執(zhí)行情況，調(diào)度、平衡生產(chǎn)進(jìn)度，解決各車間不能自行解決的重大問題。成本分析會財務(wù)總監(jiān)每季1次按會計內(nèi)容召集有關(guān)人員會計人員匯報、分析各車間的生產(chǎn)成本，揭露問題點(diǎn)并提出改進(jìn)措施以提高公司效益。技術(shù)工作例會(含生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會)技術(shù)總監(jiān)每月1次技術(shù)總監(jiān)辦負(fù)責(zé)人、部分職能部門負(fù)責(zé)人技術(shù)文員總結(jié)當(dāng)月技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、日常生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備工作計劃的完成情況，布置下月技術(shù)工作任務(wù)、研究確定解決有關(guān)技術(shù)問題的措施方案。質(zhì)量分析例會品管部負(fù)責(zé)人每月1次品管部主管、部分職能部門負(fù)責(zé)人品管文員總結(jié)上月產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故(問題)、研究決定質(zhì)量改進(jìn)措施。人力資源管理例會人力資源部負(fù)責(zé)人每月1次人力資源部主管、部分職能部門負(fù)責(zé)人人事文員總結(jié)當(dāng)月人才儲備以及人員流動等人事情況，并對新入職員工進(jìn)行定位及評估。安全工作例會(含治安、消防工作)行政部負(fù)責(zé)人每月1次部分職能部門負(fù)責(zé)人、安全員、各車間主任行政文員匯報總結(jié)上月安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施，部署當(dāng)月安全管理任務(wù)。三級例會部門例會各部門負(fù)責(zé)人每月1次部門所有人員總結(jié)上月工作情況、部署本月工作任務(wù)。訂單評審會生產(chǎn)部、外貿(mào)組負(fù)責(zé)人每次的批量訂單生產(chǎn)部、外貿(mào)組相關(guān)人員分析新到訂單，以便合理安排生產(chǎn)合理化建議評審會總裁助理每月1次各部門負(fù)責(zé)人總裁秘書評審當(dāng)月合理化建議四級例會部門、車間早會部門、車間負(fù)責(zé)人每天上班前15分鐘所有員工總結(jié)昨日工作，布置當(dāng)日工作任務(wù)和注意事項。附表1XXXXXXX有限公司與會人員簽到表姓名簽到欄姓名簽到欄請以上人員準(zhǔn)時到會，不能到會者提前通知，無故不參加者給予20元/次的罰款。附表2XXXXXXX有限公司會議記錄頁碼：共頁之頁會議名稱：會議時間：年月日時分主持人：記錄人：與會人員：發(fā)言人會議內(nèi)容處理意見完成日期責(zé)任人附表3XXXXXXXXX有限公司