合同管理細(xì)則

PAGEPAGE16中國電子科技集團(tuán)公司第五十二研究所科研綜合樓工程合同管理細(xì)則浙江江南工程管理股份有限公司五十二所科研綜合樓項(xiàng)目管理部二00六年八月十五日目錄一序言二合同管理的工作內(nèi)容三本項(xiàng)目合同結(jié)構(gòu)分析四合同管理工作流程五合同管理工作控制要點(diǎn)與目標(biāo)值六合同管理的工作方法及措施七合同履行中的幾個控制重點(diǎn)八合同管理中應(yīng)注意的幾點(diǎn)五十二所科研綜合樓工程合同管理細(xì)則一、序言合同是平等主體的自然人、法人、其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。在工程建設(shè)中，合同的主體是具有資質(zhì)的獨(dú)立法人。合同文件包括在合同協(xié)議書中指明的全部文件，一般包括合同協(xié)議書及其附件、合同條件、投標(biāo)書、中標(biāo)函、技術(shù)規(guī)范、圖紙、工程量以及其它列入合同協(xié)議書中的文件。合同管理實(shí)際上在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段就開始了，包括合同類型的選擇，合同條款的起草、談判和簽訂。在項(xiàng)目實(shí)施階段，工程管理的核心是合同管理，即按業(yè)主與承包商簽訂的合同文件規(guī)定對工程項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、投資進(jìn)行控制和管理。另外包括為了工作順利開展而進(jìn)行的合同信息管理。二、合同管理的工作內(nèi)容和工作職責(zé)1、編制合同管理細(xì)則2、合同訂立時的管理對招標(biāo)文件、合同條件進(jìn)行審查和分析。收集市場和項(xiàng)目信息。對項(xiàng)目合同體系進(jìn)行總體策劃。協(xié)助業(yè)主與承包商進(jìn)行談判、簽訂合同。3、合同履行時的管理監(jiān)督、管理合同的履行，對項(xiàng)目的合同履行情況進(jìn)行匯總、分析，對工程進(jìn)度、成本、質(zhì)量進(jìn)行總體計(jì)劃和控制。協(xié)調(diào)各合同的實(shí)施。處理業(yè)主與有關(guān)各方的關(guān)系。對合同實(shí)施進(jìn)行總的指導(dǎo)、分析和診斷。4、做好合同管理人員素質(zhì)培訓(xùn)，建立健全合同管理檔案。參與合同管理的所有人員，必須具有良好的合同意識，保證合同訂立要達(dá)到的目的。合同訂立的基礎(chǔ)資料以及合同履行中所形成的資料，要有專人負(fù)責(zé)，隨時注意收集和保存，及時歸檔。健全的合同檔案是解決合同爭議和處理索賠的依據(jù)。三、合同結(jié)構(gòu)分析五十二所科研綜合樓項(xiàng)目采取項(xiàng)目代建模式，由項(xiàng)目管理公司代表建設(shè)單位對項(xiàng)目實(shí)施（設(shè)計(jì)階段已完成）進(jìn)行現(xiàn)場管理，項(xiàng)目管理合同直接與建設(shè)單位簽訂。工程設(shè)計(jì)和施工分別采取設(shè)計(jì)總承包、施工總承包的管理模式。設(shè)計(jì)承包合同和施工總承包合同分別由設(shè)計(jì)總包單位和施工總承包單位直接與建設(shè)單位簽訂。施工承包合同專用條款約定施工總承包可分包或建設(shè)單位指定分包的部分工程，施工總承包單位與分包人簽訂分包合同。非經(jīng)建設(shè)單位同意，施工總承包單位不得將承包工程的任何部分分包。施工總承包合同同時約定工程分包不能解除施工總承包單位的任何責(zé)任與義務(wù)，且應(yīng)在分包場地派駐相應(yīng)管理人員，保證分包合同的履行；分包人的任何違約行為或疏忽導(dǎo)致工程損害或給建設(shè)單位造成損失，施工總包單位承擔(dān)連帶責(zé)任。項(xiàng)目參與單位相互關(guān)系如下：建設(shè)單位合同關(guān)系建設(shè)單位合同關(guān)系合同關(guān)系項(xiàng)目管理單位勘察設(shè)計(jì)單位管理關(guān)系項(xiàng)目管理單位勘察設(shè)計(jì)單位管理關(guān)系業(yè)務(wù)關(guān)系合同關(guān)系合同關(guān)系分包施工單位分包施工單位本項(xiàng)目合同體系主要包括勘察設(shè)計(jì)合同、工程承包合同、貨物采購合同，具體如下：表一：合同結(jié)構(gòu)一覽表序號合同內(nèi)容合同甲方合同乙方1項(xiàng)目管理建設(shè)單位項(xiàng)目管理公司2整體方案和施工圖設(shè)計(jì)建設(shè)單位設(shè)計(jì)總包單位3施工總承包建設(shè)單位總承包施工單位4基坑支護(hù)設(shè)計(jì)建設(shè)單位設(shè)計(jì)單位5地質(zhì)勘察建設(shè)單位勘察單位6基坑監(jiān)測建設(shè)單位監(jiān)測單位7智能化和弱電安裝施工總承包施工單位智能化施工單位8電梯建設(shè)單位電梯供貨安裝單位四、合同管理工作流程合同管理總的工作流程如下：編制合同管理細(xì)則編制合同管理細(xì)則合同談判和合同書的制訂合同談判和合同書的制訂合同跟蹤管理：合同執(zhí)行，違約處置合同跟蹤管理：合同執(zhí)行，違約處置階段性管理報告階段性管理報告五、合同管理工作控制要點(diǎn)及目標(biāo)值管理重點(diǎn)：本項(xiàng)目合同體系包括勘察設(shè)計(jì)合同、工程施工總承包合同、貨物采購合同、各專業(yè)施工分包合同。根據(jù)本工程特點(diǎn)，采購咨詢部對本項(xiàng)目的合同管理重點(diǎn)為合同的談判和訂立、合同履行過程中的費(fèi)用支付控制、變更洽商管理、索賠和反索賠處理、違約及爭議解決，另外尚需做好合同的風(fēng)險管理。目標(biāo)值：通過合同管理，把進(jìn)度、質(zhì)量、造價控制在預(yù)定目標(biāo)范圍之內(nèi)，達(dá)到訂立合同的目的，順利完成項(xiàng)目管理目標(biāo)。六、合同管理的工作方法及措施（一）設(shè)計(jì)合同（本項(xiàng)目可能涉及二次設(shè)計(jì)合同）1、合同訂立前的準(zhǔn)備工作商簽合同之前，要對合同全部內(nèi)容仔細(xì)閱讀與審查，保證合同內(nèi)容的完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性和周密性；通過與業(yè)主、承包方、專業(yè)律師等相關(guān)各方的協(xié)調(diào)溝通，對合同條款進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，使其盡量完整，防止不必要的風(fēng)險，減少索賠的發(fā)生。2、合同的訂立中標(biāo)通知書發(fā)出后，在投標(biāo)文件約定的時間內(nèi)，督促中標(biāo)單位與發(fā)包方依據(jù)招標(biāo)文件、投標(biāo)書等簽訂合同；所簽合同價應(yīng)與中標(biāo)價相一致，投標(biāo)書中已確定的合同條款在簽訂時不得更改。如中標(biāo)施工企業(yè)拒絕與發(fā)包方簽訂合同，則不再返還其投標(biāo)保證金。3、合同主要內(nèi)容勘察設(shè)計(jì)合同的內(nèi)容包括提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件（包括概預(yù)算）的期限、質(zhì)量要求、費(fèi)用以及其它協(xié)作條件等條款。4、合同履行督促發(fā)包人及時將合同中明確應(yīng)提供的各種資料提供與勘察設(shè)計(jì)單位，以便其盡快開展工作。督促勘察設(shè)計(jì)單位盡快按合同規(guī)定向業(yè)主提交勘察報告或圖紙、資料、說明、資料等相關(guān)文件。協(xié)調(diào)勘察設(shè)計(jì)單位與施工單位等相關(guān)業(yè)務(wù)單位關(guān)系，組織協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)交底與圖紙會審、勘察單位地基驗(yàn)槽等工作的順利開展，施工中遇到問題及時與相關(guān)各方溝通，保證施工的順利進(jìn)行。5、控制重點(diǎn)合同簽訂前要仔細(xì)審查勘察設(shè)計(jì)單位及具體負(fù)責(zé)本項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)人員資質(zhì)是否符合要求；合同簽訂時要明確規(guī)定勘察設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)、明確規(guī)定勘察設(shè)計(jì)質(zhì)量要求，同時明確業(yè)主對勘察設(shè)計(jì)單位的支持。工程總承包合同工程總承包合同簽訂前準(zhǔn)備工作及簽訂可參照勘察設(shè)計(jì)合同執(zhí)行。合同組成及解釋順序組成建設(shè)工程施工合同的文件包括：施工合同協(xié)議書；中標(biāo)通知書；投標(biāo)書及其附件；施工合同專同條款；施工合同通用條款；標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及有關(guān)技術(shù)文件；圖紙；工程量清單；工程報價單或預(yù)算書；雙方有關(guān)工程的洽商、變更等書面協(xié)議或文件視為協(xié)議書的組成部分。如合同文件中出現(xiàn)不一致時，按上述順序進(jìn)行解釋；如有含糊不清或當(dāng)事人有不同理解時，按合同爭議的解決方式處理。合同主要內(nèi)容工程承包合同應(yīng)明確規(guī)定履行內(nèi)容、方式、期限、違約責(zé)任以及解決爭議的方法外，還應(yīng)明確建設(shè)工期、中間交工工程的開工和竣工時間、工程質(zhì)量、工程造價、技術(shù)資料交付時間、材料設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、撥款和結(jié)算、交工驗(yàn)收、質(zhì)量保證期、雙方互相協(xié)作等內(nèi)容。合同的履行根據(jù)合同中相關(guān)規(guī)定，督促承、發(fā)包雙方履行各自義務(wù)，以保證工程施工的順利進(jìn)行。配合監(jiān)理部，對合同中施工進(jìn)度、工程質(zhì)量相關(guān)方面的履行情況進(jìn)行監(jiān)督、管理。嚴(yán)格控制合同變更與價款調(diào)整；如必須進(jìn)行變更，則必須嚴(yán)格按照國家規(guī)定和合同約定的程序進(jìn)行。加強(qiáng)主動控制，盡量減少索賠，使工程更順利地進(jìn)行，降低工程投資，減少施工工期。控制要點(diǎn)合同簽訂時要明確承、發(fā)包雙方的權(quán)利義務(wù)，履行過程中重點(diǎn)控制施工進(jìn)度、工程質(zhì)量、價款管理，同時做好合同變更及風(fēng)險管理。（三）貨物采購合同貨物采購合同應(yīng)依據(jù)工程承包合同訂立，要以貨物交付和貨款支付為合同的基本內(nèi)容，遵守貨物與貨幣等價交換的原則。貨物采購合同包括材料采購、設(shè)備采購兩部分。1、采購合同簽訂前準(zhǔn)備工作及簽訂與總承包合同基本相同，可參照執(zhí)行。2、主要內(nèi)容：貨物種類要具體化，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及要求、時間要求明確，價格條款、交貨條款、驗(yàn)收條款、結(jié)算條款清晰，并明確違約責(zé)任。3、控制要點(diǎn)：材料采購合同重點(diǎn)做好材料的進(jìn)場驗(yàn)收工作；設(shè)備采購合同主要是貨物的生產(chǎn)過程，尚需做好監(jiān)造、檢驗(yàn)、貨物催交工作。（四）專業(yè)分包合同1、分包合同的簽訂施工總承包人必須自行完成項(xiàng)目的主要部分，其非主要部分或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的工程可分包給資質(zhì)符合要求的建筑安裝單位。分包單位資質(zhì)等相關(guān)資料須報于項(xiàng)目管理部審查，未經(jīng)發(fā)包人、項(xiàng)目管理部同意，總承包人不得將承包工程的任何部分分包。分包合同簽訂后，發(fā)包人與分包單位之間不存在直接的合同關(guān)系，項(xiàng)目管理部與分包單位之間不存在直接的管理關(guān)系，分包單位應(yīng)對總承包人負(fù)責(zé)，總承包人對發(fā)包人、項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)。2、分包合同的履行工程分包不能解除承包人的任何責(zé)任與義務(wù)，分包單位的任何違約行為、安全事故或疏忽導(dǎo)致工程損害或給發(fā)包人造成其它損失，承包人承擔(dān)連帶責(zé)任。項(xiàng)目管理部對分包單位的管理通過總承包進(jìn)行，督促總承包人在分包場地派駐相應(yīng)監(jiān)督管理人員，保證該分包合同的履行。分包工程價款由承包人與分包單位結(jié)算，未經(jīng)發(fā)包人同意不得以任何名義向分包單位支付各種工程款項(xiàng)。3、嚴(yán)禁承包人將其承包的工程進(jìn)行轉(zhuǎn)包，嚴(yán)禁分包單位將其承包的工程再次分包。七、合同管理中的幾個控制重點(diǎn)（一）合同的訂立1、合同訂立前，要對合同全部內(nèi)容仔細(xì)閱讀與審查，保證合同內(nèi)容的完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性和周密性；通過與業(yè)主、承包方、專業(yè)律師等相關(guān)各方的協(xié)調(diào)溝通，對合同條款進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，使其盡量完整，防止不必要的風(fēng)險，減少索賠的發(fā)生。2、中標(biāo)通知書發(fā)出后，在投標(biāo)文件約定的時間內(nèi)，督促中標(biāo)單位與發(fā)包方依據(jù)招標(biāo)文件、投標(biāo)書等簽訂合同；所簽合同價應(yīng)與中標(biāo)價相一致，投標(biāo)書中已確定的合同條款在簽訂時不得更改。如中標(biāo)施工企業(yè)拒絕與發(fā)包方簽訂合同，則不再返還其投標(biāo)保證金。（二）費(fèi)用支付管理費(fèi)用管理就是要保證在批準(zhǔn)的費(fèi)用計(jì)劃內(nèi)完成所有工程項(xiàng)目內(nèi)容的建設(shè)，進(jìn)行費(fèi)用管理要從以下幾方面進(jìn)行控制：1、嚴(yán)格按合同規(guī)定做好各款項(xiàng)的支付。本項(xiàng)目原則上支付一定比例的預(yù)付款，進(jìn)度款按已完并經(jīng)核查符合要求的工程造價的85%進(jìn)行支付，竣工驗(yàn)收并經(jīng)審計(jì)后支付10%，余額5%在保修期滿后支付。2、嚴(yán)格控制進(jìn)度款支付，須在監(jiān)理部對已完工程量核實(shí)確認(rèn)后，項(xiàng)目管理部方可按合同規(guī)定進(jìn)行進(jìn)度款審核，并將審核結(jié)果報業(yè)主方。進(jìn)度款審核支付流程如下：承包方提出付款申請承包方提出付款申請監(jiān)理工程師收集現(xiàn)場材料及各類證明監(jiān)理工程師收集現(xiàn)場材料及各類證明工程質(zhì)量工程質(zhì)量現(xiàn)場材料監(jiān)理工程師簽發(fā)付款憑證現(xiàn)場材料監(jiān)理工程師簽發(fā)付款憑證施工進(jìn)度項(xiàng)目管理方審核施工進(jìn)度項(xiàng)目管理方審核業(yè)主方審核業(yè)主方審核支付款項(xiàng)支付款項(xiàng)3、中標(biāo)通知書發(fā)出后，督促承包方盡快提交履約保證金或提供銀行擔(dān)保、履約擔(dān)保書，以保證工程的順利進(jìn)行。4、合同的管理從項(xiàng)目準(zhǔn)備開始，一直到保修期滿方結(jié)束，在竣工至保修期滿之間的費(fèi)用管理，主要是做好質(zhì)量保修金的控制與管理。工程支付過程中，做好質(zhì)量保修金的預(yù)留，以保證工程質(zhì)量保證期內(nèi)工作的順利開展。（三）施工階段工程變更、洽商管理在施工階段如果發(fā)生設(shè)計(jì)變更，將對施工進(jìn)度產(chǎn)生很大影響。因此，應(yīng)盡量減少設(shè)計(jì)變更，如必須發(fā)生，則嚴(yán)格按國家規(guī)定和合同約定的程序進(jìn)行。具體工作流程如下：承包方、設(shè)計(jì)方、建設(shè)方任何一方提出變更、洽商承包方、設(shè)計(jì)方、建設(shè)方任何一方提出變更、洽商承包單位按承包單位按聯(lián)系單施工承包單位按工程變更單提交工程變更、洽商費(fèi)用報審表，并附設(shè)計(jì)工程量、費(fèi)用增加的計(jì)算附加承包單位按工程變更單提交工程變更、洽商費(fèi)用報審表，并附設(shè)計(jì)工程量、費(fèi)用增加的計(jì)算附加監(jiān)理工程師審核、簽認(rèn)意見監(jiān)理工程師審核、簽認(rèn)意見項(xiàng)目管理項(xiàng)目管理方審批業(yè)主方審批業(yè)主方審批（四）索賠管理1、索賠包括費(fèi)用索賠和工期索賠。索賠既包括承包人向發(fā)包人的索賠，也包括發(fā)包人向承包人的索賠，考慮工程實(shí)踐的實(shí)際情況，重點(diǎn)對承包人向發(fā)包人的索賠進(jìn)行控制。工程管理中，應(yīng)盡量將工作做在前面，通過有效的合同管理減少索賠事件的發(fā)生。索賠發(fā)生后，要以合同為依據(jù)，公平合理地處理和解決索賠。2、索賠處理的基本流程如下：索賠事件發(fā)生索賠事件發(fā)生承包方隨時提交索賠事件的詳細(xì)報告承包方隨時提交索賠事件的詳細(xì)報告索賠事件結(jié)束，承包方提交費(fèi)用索賠申請表索賠事件結(jié)束，承包方提交費(fèi)用索賠申請表項(xiàng)目管理單位審核、評估不一致項(xiàng)目管理單位審核、評估與承包方、業(yè)主方協(xié)商不一致與承包方、業(yè)主方協(xié)商項(xiàng)目管理單位簽發(fā)索賠審批表項(xiàng)目管理單位簽發(fā)索賠審批表3、為了更好的做好索賠的處理，日常工作中要做好索賠依據(jù)的收集與整理。索賠的依據(jù)主要有以下幾個方面：招標(biāo)文件、合同文本及附件，其它各簽約（如備案錄、修正案等），經(jīng)認(rèn)可的工程實(shí)施計(jì)劃、各種工程圖紙、技術(shù)規(guī)范等。各方往來信件及各種會議紀(jì)要。進(jìn)度計(jì)劃和具體的進(jìn)度以及項(xiàng)目現(xiàn)場的有關(guān)文件。氣象資料、工程減產(chǎn)驗(yàn)收報告和各種技術(shù)鑒定報告。國家有關(guān)法律、法令、政策文件、官方的物價指數(shù)、工資指數(shù)，各種會計(jì)核算資料，材料的采購、訂貨、運(yùn)輸、進(jìn)場、使用方面的憑證。4、索賠是雙向的，在合同履行過程中，合同雙方都在進(jìn)行合同管理，一旦干擾時間發(fā)生，都在企圖進(jìn)行索賠。在處理索賠的同時，要做好反索賠的準(zhǔn)備與處理。在工程實(shí)踐中，要重點(diǎn)做好發(fā)包人的反索賠工作。采取以下措施預(yù)防和減少索賠事件的發(fā)生：做好招標(biāo)前的準(zhǔn)備工作，提高招標(biāo)文件的質(zhì)量，減少錯誤和缺陷，防止漏項(xiàng)。合同簽訂前，與發(fā)包人、律師等相關(guān)各方協(xié)調(diào)溝通，對合同條款進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，使其盡量完整，并在合同中加入限制索賠條款。督促合同雙方全面履行合同，防止和減少索賠的發(fā)生。合同履行過程中，及時收集各類相關(guān)信息，發(fā)現(xiàn)索賠征兆后及時采取準(zhǔn)備措施，并有針對性地做好詳細(xì)記錄，以便后續(xù)索賠與反索賠的處理。接到索賠報告后，應(yīng)著手進(jìn)行分析、反駁。對合同進(jìn)行總體分析，以否定對方索賠要求的理由。通過調(diào)查，確定事件的詳細(xì)情況，盡量收集與反索賠相關(guān)的資料。對索賠報告進(jìn)行全面分析，所索賠要求、索賠理由進(jìn)行詳細(xì)分析。反駁對方索賠，或減少索賠值。（五）合同爭議調(diào)解合同履行中及時提醒有關(guān)各方，盡量避免若發(fā)生爭議，應(yīng)及時了解爭議的全部情況（包括進(jìn)行調(diào)查和取證），與合同雙方磋商，盡可能促成雙方以和解或調(diào)解的方式進(jìn)行解決，同時督促雙方繼續(xù)履行合同，保持施工連續(xù)，并保護(hù)好已完工程。合同爭議解決的基本流程如下：爭議發(fā)生爭議發(fā)生爭議一方或雙方提交解決爭議申請爭議一方或雙方提交解決爭議申請項(xiàng)目管理部協(xié)調(diào)并做出處理決定項(xiàng)目管理部協(xié)調(diào)并做出處理決定雙方滿意對決定不滿意向仲裁委員會身申請仲裁或直接向法院起訴向仲裁委員會身申請仲裁或直接向法院起訴合