精益辦公管理

1SP事業(yè)部-----辦公的精益思想介紹2行政(自我工作管理)能力１．時間管理與排定２．目標與標準設定３．計劃與安排工作溝通(與人溝通協(xié)調(diào))能力

４．傾聽與組織訊息５．給予明確的訊息６．獲得正確的訊息督導(建立工作團隊)能力

７．訓練教導與授權(quán)８．評估部屬與績效９．行為規(guī)范認知(思考清晰縝密)能力

１０．問題確認與解決１１．決斷與風險衡量１２．清晰思考與分析“管理才能評鑒”測評的經(jīng)理人12項能力31、何謂工作效率工作效率？簡單是說，就是在一小時內(nèi)可以做多少事情。效率=總量÷時間

總量=效率×時間

時間=總量÷效率以上這些都可以表示產(chǎn)出的工作效率比喻5000個字，要在2小時內(nèi)打完，工作效率就是2500個/小時。42、怎樣提高效率提高效率就=無縫鏈接，整體作戰(zhàn)。圍繞大目標給自己和下屬分解小目標，而且通過可視化操作，讓企業(yè)所有人的月、周、日工作計劃更好地銜接，從而創(chuàng)造更好管理環(huán)境的系統(tǒng)方法。管理者分解任務要計劃性的安排，要排計劃，關注產(chǎn)能。時刻了解你的直接下屬正在做什么每天開早會布置工作，開晚會確認進展。做事靠系統(tǒng)，而不是靠感覺。----林偉賢5用時間進行管理，盡量標準化工作例行工作效率提高也是增加創(chuàng)造性工作的時間。辦公室工作可標準化比例較高可達60%。對關鍵的重復性較高工作建立標準時間管理，進而提高效率盡量標準化流程和事務作業(yè)，讓事務有規(guī)律。不要會走捷徑的“聰明”人2、怎樣提高效率6辦公室時間哪些工作認定為必須工作？這些工作標準完成時間是多少7最多2小時法則□從事知識性工作的人能夠最大限度集中精力的時間一般是2個小時?！踅o大家休息的時間和借口（茶點等）。泰勒—科學管理—員工休息的必要性3、辦公基本法則8明確目標法則每件任務包含質(zhì)量、成本和交付期限三個方面。5P法則業(yè)務安排的優(yōu)先原則。

1.了解需求的優(yōu)先2.節(jié)約時間的優(yōu)先3.滿足交期的優(yōu)先4.見縫插針的優(yōu)先5.價值較高的優(yōu)先3、辦公基本法則9雜事優(yōu)先法則雜事是工作的致命病毒日?，嵤码s物（電話、郵件、會議、準備等）占工作時間比例40%以上。雜物是擾亂順序的泥潭。所以，優(yōu)先處理各種雜事，即“三十分鐘保衛(wèi)戰(zhàn)”。在每個工作單元（2小時）的時間間隙里，利索地處理可預見的雜事，每天上下午各拿出半小時集中處理雜事。在工作中不能被動地等待雜事上門，而要對雜事有充分的預見性。雜事的來源一般有六個源頭，上級、下級、客戶、總部、其他部門。3、辦公基本法則10“流”原則□分工要仔細思考，按照相似性原則，按照每個人特點，流水化生產(chǎn)?！醪灰S意安排工作，盡量集中統(tǒng)一，打斷工作就是中斷流程。□減少繁文縟節(jié)，讓大家集中注意力工作3、辦公基本法則11現(xiàn)場活性性化原則則□布置溫溫馨的辦辦公室，，輕松的的心態(tài)，，快樂環(huán)環(huán)境—員工少生生病，有有士氣。?！豕膭畹牡脑?，加加油的話話，積極極的態(tài)度度，杜絕絕發(fā)泄的的批評。?！跖c員工工們一同同快樂的的班后活活動。3、辦公基基本法則則12●改善工工作接受受/安排方法法1、此項工工作是什什么？真真實目的的是什么么？

此項工工作發(fā)生生的背景景是什么么？

任務的的限定條條件和可可供資源源有哪些些？2、此項任任務期望望的結(jié)果果或者目目標是什什么？

關于結(jié)結(jié)果標準準的優(yōu)秀秀線和及及格線是是多少？？不能只見見樹木不不見深林林宏觀著眼眼，微觀觀著手4、工作技技巧和方方法工具具13●改善工工作接受受/安排方法法3、爭取到到工作完完成最佳佳期限

過于于匆忙忙，常常常誤誤事；；過于于拖沓沓，難難以成成事。。

留有有工作作的寬寬放，，以備備不測測；

隨身身攜帶帶工作作日程程計劃劃4、馬上上業(yè)務務分解解，寫寫入日日程表表

工作作日程程表中中是否否超出出負荷荷或日日程沖沖突。?！霸俅_認認”的習慣慣4、工作作技巧巧和方方法工工具14●改善善工作作接受受/安排方方法安排工工作，，要做做好日日程管管理□每人人必須須有周周、日日工作作計劃劃；把把以小小時為為單位位分配配時間間?！趺咳巳穗S身身攜帶帶日程程表□用日日程表表作為為計劃劃，來來帶動動白領領的工工作，，日程程表才才是大大腦??！□養(yǎng)成成習慣慣，檢檢查日日程表表4、工作作技巧巧和方方法工工具15●注重工工作分分解和和分工工□安排排的工工作要要監(jiān)督督下屬屬列入入自己己日程程表。。□確認認下屬屬不超超負荷荷，超超負荷荷要表表示感感謝。?！踝约杭旱墓すぷ骱秃桶才排诺墓すぷ饕S時時檢查查，刨刨根問問底。?！蹩紤]慮所有有人的的負荷荷，不不能鞭鞭打快快牛，，快牛牛會變變慢的的?！踅o新新員工工擔當當，培培養(yǎng)下下屬，，常會會出人人意料料?！跻率乱疵床环址纸?；；要么么把自自己設設計進進流程程中。。4、工作作技巧巧和方方法工工具165、事務務管理理的工工具PAC業(yè)務發(fā)發(fā)生業(yè)務改善表表要素別別本月任任務本周矩矩陣任務分解表表本周日日程人生計計劃17本月任任務表表可以將將“本本月任任務表表”作作為““工作作接收收表””來使使用。。原則則上是是在接接收工工作的的時候候就立立刻填填寫，，也可可以每每月一一次（（通常常在月月初））進行行整理理，安安排好好本月月和下下個月月的任任務。。5、事務務管理理的工工具1830分鐘練練習---本月任任務表表１、此表安安排任任務的的具體體時間間段，，可填填寫如如：08年4月21日~08年4月27日2、本月月應處處理的的業(yè)務務、應應安排排的工工作請請按序序列出出；任任務和和項目目要標標識出出來5、事務務管理理的工工具19練習：：6月份的的工作作任務務與項項目的的列舉舉（現(xiàn)現(xiàn)在一一直到到畢業(yè)業(yè)）20任務的的分配配21任務的的分配配2230分鐘練練習---本月任任務表表將接收收到的的復雜雜的工工作，，進行行Taskbreakdown，盡量量的將將工作作做到到預先先構(gòu)想想，這這樣會會使工工作開＜準備用品品＞?筆記用具?原稿用紙紙項目分解表表5、事務管理理的工具23項目分解方方法：HENIRO對一件業(yè)務務進行分解解有六個視視角，即“HENIRO”。從以下六個個角度進行行分解之后后，就可以以把分解后后要依次做做的事情，，填入工作作表●H：聽取(hear)，是否需要要聽取別人人的意見●E：調(diào)查(examine)，是否需要要做調(diào)查、、研究工作作●N：交涉(negotiate)，是否有需需要事先與與他人交涉涉的事項●I：告知(inform)，是否有需需要事先對對他人告知知的事項●R：拜托(request)，是否有需需要事先請請求他人做做的事項●O：操作(operate)，有哪些需需要自己操操作的事項項5、事務管理理的工具24目標的明確確化各個任務的的羅列[HENIRO]視點的深一一步考慮任務中需要要的協(xié)助／／包含依賴賴業(yè)務30分鐘練習---任務分解表表25練習：選取取考試作為為項目進行行分解5、事務管理理的工具26每日回顧每天處理收收集箱，這這樣永遠不不會有一大大堆事等你你；每天回顧日日程安排，，修改來不不及完成的的安排。每天回顧周周月計劃，，調(diào)整安排排。每周回顧周月計劃回回顧，不足足與修改調(diào)調(diào)整方法項目回顧，，更好的分分解及執(zhí)行行方法。日程及行動動安排調(diào)整整5、事務管理理的工具定期回顧27任務改善方方法：極端端Drastic法D：終止（discontinue），將無意意義的工作作任務終止止。R：順序顛倒倒（reverse），將工作作順序進行行調(diào)整，提提高效率。。A：工作分擔擔（assaign），將工作作任務進行行分配，共共同分擔。。S：替代（substitute），用一種種簡單任務務替代原有有工作。T：改變方向向（turn），采用其其他思路完完成工作，，提高效率率。I：拆分（Intopiece），將復雜雜任務，拆拆分成簡單單小任務。。C：集中（concentrate），將工作作任務歸類類集中完成成。5、事務管理理的工具285、事務管理理的工具9、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。19:23:0619:23:0619:2312/29/20227:23:06PM11、以我獨沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2219:23:0719:23Dec-2229-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。19:23:0719:23:0719:23Thursday,December29,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2219:23:0719:23:07December29,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。29十十二月20227:23:07下午午19:23:0712月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月227:23下下午12月-2219:23December29,202216、行行動動出出成成果果，，工工作作出出財財富富。。。。2022/12/2919:23:0719:23:0729December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時時，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點的的射線線向前前。。。7:23:07下下午7:23下下午午19:23:0712月月-229、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。19:23:0719:23:0719:2312/29/20227:23:07PM11、成功就是日日復一日那一一點點小小努努力的積累。。。12月-2219:23:0719:23Dec-2229-Dec-2212、世間成事，，不求其絕對對圓滿，留一一份不足，可可得無限完美美。。19:23:0719:23:0719:23Thursday,December29,202213、不不知知香香積積寺寺，，數(shù)數(shù)里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2219:23:0719:23:07December29,202214、意志堅強強的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。29十二二月20227:23:07下下午19:23:0712月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月227:23下下午12月-2219:23December29,202216、少年十五二二十時，步行行奪得胡馬騎騎。。2022/12/2919:23:0719:23:0729December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來來秋。。。7:23:07下下午7:23下下午午19:23:0712月月-229、楊柳散和風風，青山澹吾吾慮。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、閱閱讀讀一一切切好好書書如如同同和和過過去去最最杰杰出出的的人人談談話話。。19:23:0819:23:0819:2312/29/20227:23:08PM11、越是沒沒有本領領的就越越加自命命不凡。。12月-2219:23:0819:23Dec-2229-Dec-2212、越越是是無無能能的的人人，，越越喜喜歡歡挑挑剔剔別別人人的的錯錯兒兒。。19:23:0819:23:0819:23Thursday,December29,