《會議組織與服務(wù)》教案 第一章 會前組織工作 第四節(jié) 會場準(zhǔn)備工作

會議組織與服務(wù)課程教案（第一章）授課題目第四節(jié)會場準(zhǔn)備工作課時安排1教學(xué)目標(biāo).了解并熟悉會議準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容.熟悉會場座位的安排3掌握會場的布置教學(xué)重點熟悉會議準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容和會場座次的安排教學(xué)難點能夠布置會場、。授課類型理論、練習(xí)教學(xué)方式講授、案例教學(xué)資源多媒體教學(xué)基本內(nèi)容與教學(xué)設(shè)計一、會場的類型會場類型類型容納人數(shù)特點適合會議類型來源會議室10?50人一次投資，多次使用，平均成本較低空間封閉，避免打擾，保密性強調(diào)用靈活便捷各種內(nèi)部小型會議，如例會、部門會議、座談會、交流會、談判會議等單位內(nèi)部自備禮堂百人以上座位固定，容納人數(shù)固定功能分區(qū)明顯，有主席臺設(shè)備比較完善單次費用較高各種中大型會議，例如表彰大會、慶典大會、全體大會、代表大會、報告會等單位內(nèi)部自備或租用大廳人數(shù)不固定空間可以根據(jù)會議需要靈活劃分會議時間之外可以有其他用途容納人數(shù)靈活，人員進出會場比較自由大型會議的分會場；展覽展示會；臨時會議單位內(nèi)部自備或租用露天場地人數(shù)不固定空間可以根據(jù)需要擴充容納人數(shù)靈活，人員進出會場比較自由易受各種因素干擾群眾集會、慶典儀式租用二、會場的預(yù)定1.會場預(yù)定的原則

（1）根據(jù)會議類型預(yù)定會場。（2）根據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施條件預(yù)定會場。（3）根據(jù)會議規(guī)模預(yù)定會場。2.會場預(yù)定的方式（1）預(yù)定內(nèi)部會議室：1）適當(dāng)提前。2）確認(rèn)預(yù)定。3）合理調(diào)配。（2）預(yù)定外部會場。1）應(yīng)有完善的設(shè)施、設(shè)備。2）盡量避開鬧市區(qū)。3）合理的場地租借費用。4）預(yù)定外部會場時，應(yīng)簽署正式的租賃協(xié)議。三、會場內(nèi)部環(huán)境布置1.會場布局形式的類型會場形式的類型會場格局常見會場形式適用會議優(yōu)點相對式大小方形、半圓形大中型的報告會、總結(jié)表彰會、代表大會等會場恢宏壯觀，會場氣氛莊嚴(yán)肅穆，突出支持人和發(fā)言人全圍式圓形、橢圓形、多邊形、長方形、正方形、回字形小型會議及座談會、協(xié)調(diào)會等類型的會議人員緊湊，容易彰顯和諧愉快的氣氛，便于與會代表溝通半圍式馬蹄形、方拱形、T字形中小型的工作會議，橋型布局適用于咨詢、述職、考評和聽證等會議等介于相對式與全圍式之間，既便于主持人與參會人員的溝通，又增強了會議效果分散式方桌形、V字形、圓桌形規(guī)模較大的聯(lián)歡會、茶話會、團拜會等既強調(diào)了領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的地位，又利于與會代表相互溝通和交流，會議氣氛更加自然暢快oooooo圖2-4-2oooooo圖2-4-2半圓式布局匚11I

oooocoL11IooodooL11ioooooo圖2-4-1大小方形布局圖2-4-3圓形布局oooO圖2-4-4回字形布局OOOO000。0000圖2-4-5馬蹄形布局圖2-4-6T字形布局.主席臺的布置一般要在主席臺上方懸掛會標(biāo)，天幕懸掛會徽或紅旗以及其他藝術(shù)造型，主席臺下和講臺上擺放鮮花，主席臺上放置座位臺簽。（1）會標(biāo)。會標(biāo)一般為紅底黃字，內(nèi)容為會議活動的名稱，會標(biāo)應(yīng)懸掛在主席臺上方。（2）會徽?？捎媒M織的徽志作為會徽，如國徽、黨徽等，也可采用專為會議而設(shè)計的標(biāo)志。（3）講臺。.座次的安排

安排座次應(yīng)考慮參會人員的職務(wù)、身份和在會議中的職能等多種因素。（1）主席臺座次安排。國內(nèi)會議主席臺的座次安排。按照職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次，職務(wù)最高者居中，按先左后右（以主席臺的朝向為準(zhǔn)）、前高后低的順序依次排列。如圖2-4-7所示。主席臺人數(shù)為單數(shù)主席臺人數(shù)為單數(shù)主席臺座次安排示意圖國際性會議主席臺的座次安排。主辦方身份最高者居中，其他來賓按照國際禮賓次序先右后左（以主席臺的朝向為準(zhǔn)）向兩邊排列，這一點與國內(nèi)會議排法正好相反。主持人座次安排。主持人既可在前排邊座入座，也可按職位高低順序就坐。主席臺座次排好后，要把主席團座次圖表貼休息室門口。（2）參會人員的座次安排。1）豎排法。OCCCCCCCC主席臺從左到右排列部門1部門2部門3部門4TOC\o"1-5"\h\zO__OO__cHOOQQ|部門1||部門2||部門3||部門4|o-c?o-aOOOO部門1部門2部門3部門4O-CJO__CJOOQO2）橫排法。從前到后排列圖2-4-9橫排法座次示意圖3）左右排法。主席臺以中間為基點先左后右向兩側(cè)排列|部門4||部門2||部門1||部門3|部門5OOQOOOCD|部門4||部門2||部門1||部門3]部門5OOOOOOCC|部門4||部門2||部門1||部門3|部門5OOOOOOOO圖2-4-10左右排法座次示意圖無論采用何種排法，事先劃好座位區(qū)域，在會場大門貼指示牌、座位圖，或者在與會代表的出席證是注明座位號，以便與會代表順利入座。.會場氛圍的設(shè)計會場的布置應(yīng)考慮會場色調(diào)對來賓心理、情緒的影響，一般以藍色和淺灰色為主。四、會場外部環(huán)境布置在會場四周和會場口，懸掛橫幅標(biāo)語、迎賓牌、花籃等，烘托會場熱烈隆重的氣氛。慶典性會議或活動，可以在比較寬敞的入口位置擺放充氣模型，顏色、跨度、文字內(nèi)容可以根據(jù)需要確定。

五、會場設(shè)備的安裝與調(diào)試.專人負(fù)責(zé)設(shè)備安裝與調(diào)試.及時維修問題設(shè)備.進行必要的演示與檢測.電器設(shè)備的特殊要求小貼士——會前檢查場地為保證會議的順利進行，會前要對會場布置進行檢查，俗稱“踩點”。會前檢查可以采用兩種形式進行：一是領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報；二是現(xiàn)場檢查。為了確保萬無一失，會前檢查一般應(yīng)對現(xiàn)場進行實地考察。秘書要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。一般會議檢查的重點是：會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置是否與會議議題相適應(yīng)、會標(biāo)是否端正醒目、主席臺是否按照議定次序設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人臺簽是否妥當(dāng)、旗幟鮮花等烘托氣氛的裝飾物是否得體、音箱等設(shè)備是否工作正常、安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括場地劃分是否合適、進場退場路線安排、警衛(wèi)部署、票證檢驗人員的定崗定位、交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。課內(nèi)練習(xí)在某企業(yè)召開的年度表彰大會上，頒獎儀式正在進行。由于頒獎人次多，而且受獎人沒有按照領(lǐng)獎順序在前排就坐，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎品獎狀卻找不到領(lǐng)獎的人，領(lǐng)獎的人上臺后，不知道誰給自己頒獎。一時間，主席臺上有人在交換位置，有人在交換獎品，一片混亂中表彰會應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛大受影響。請根據(jù)這一介紹思考：主席臺為什么會一片混亂？應(yīng)該怎樣解決這個問題？課后作業(yè)天地公司將于20n年12月18日召開第七屆職工代表大會，會場安排在公司大禮堂。開幕式后將分部門進行