如何做好采購(gòu)預(yù)算

1如何做好采購(gòu)預(yù)算北京交通大學(xué)經(jīng)管學(xué)院物流管理系周建勤副教授2預(yù)算問題某企業(yè)財(cái)務(wù)部王處長(zhǎng)望著窗外沉悶的夜色愁眉不展，集團(tuán)公司要求上報(bào)下一年度的預(yù)算。然而，“預(yù)算不準(zhǔn)”的老問題卻令人絞盡腦汁?；貞浧饸v年預(yù)算工作的開展，酸甜苦辣歷歷在目：預(yù)算例會(huì)，公司上下總是重視不夠，似乎只是財(cái)務(wù)部門的事情；預(yù)算編制，方法五花八門，合理性無從保證；預(yù)算指標(biāo)分配，各部門爭(zhēng)論不休；預(yù)算執(zhí)行往往超標(biāo)，反復(fù)調(diào)整也無濟(jì)于事；月度預(yù)算分析，電話打遍公司上上下下，難尋問題根源；年終考核，實(shí)際數(shù)與預(yù)算數(shù)大相徑庭，預(yù)算嚴(yán)肅性倍受質(zhì)疑……3預(yù)算問題其實(shí)，“預(yù)算不準(zhǔn)”只是表象，其深層的原因是沒有落實(shí)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，以及年度運(yùn)作計(jì)劃。目前，“預(yù)算不準(zhǔn)”的現(xiàn)象在企業(yè)中廣泛存在，而如何實(shí)現(xiàn)全面的預(yù)算，已經(jīng)成為無數(shù)“王處長(zhǎng)”們普遍關(guān)心的話題。

4預(yù)算概念預(yù)算是用金額來表示的計(jì)劃將企業(yè)未來一定期間經(jīng)營(yíng)決策的目標(biāo)通過數(shù)據(jù)系統(tǒng)地反映出來，是對(duì)經(jīng)營(yíng)決策的具體化和數(shù)量化預(yù)算時(shí)間范圍與企業(yè)計(jì)劃期保持一致5預(yù)算的作用保障戰(zhàn)略計(jì)劃和作業(yè)計(jì)劃的執(zhí)行，確保組織向良好的方向發(fā)展；協(xié)調(diào)組織經(jīng)營(yíng)資源；在部門之間合理安排有限資金，保證資金分配的效率；通過審批和撥款過程以及差異分析控制支出；管理者將目前的收入和支出與預(yù)算的收入和支出相比較，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)視。6預(yù)算的種類按時(shí)間長(zhǎng)短分長(zhǎng)期預(yù)算：規(guī)劃性質(zhì)的資本支出預(yù)算短期預(yù)算按涉及范圍分全面預(yù)算（總預(yù)算）財(cái)務(wù)預(yù)算、決策預(yù)算、業(yè)務(wù)預(yù)算分類預(yù)算基于具體活動(dòng)的過程預(yù)算各分部門的預(yù)算7采購(gòu)預(yù)算的相關(guān)內(nèi)容原材料和零部件預(yù)算涉及企業(yè)所需要的產(chǎn)品的原材料和組件。資產(chǎn)預(yù)算包括對(duì)設(shè)備和建筑物的需求，在企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債表上被列為資本項(xiàng)。保養(yǎng)、維修和運(yùn)營(yíng)物料（MRO）預(yù)算包括設(shè)備運(yùn)行所需要的物資，不包括構(gòu)成產(chǎn)成品的原材料。項(xiàng)目?jī)?nèi)容很多，不宜分項(xiàng)預(yù)算，通常采用基數(shù)基礎(chǔ)上調(diào)整的方法采購(gòu)費(fèi)用預(yù)算包括工資、供電、供熱、差旅費(fèi)、通信費(fèi)和購(gòu)置辦公用品費(fèi)等。8采購(gòu)預(yù)算編制流程審查企業(yè)及部門的戰(zhàn)略目標(biāo)；制定明確的工作計(jì)劃；確定所需的資源；提出準(zhǔn)確的預(yù)算數(shù)字；匯總形成總預(yù)算；預(yù)算修訂。如何確定？如何提出？9企業(yè)利潤(rùn)預(yù)算企業(yè)采購(gòu)預(yù)算企業(yè)銷售預(yù)算企業(yè)生產(chǎn)預(yù)算采購(gòu)部門：做小預(yù)算，有政績(jī)；做大預(yù)算，工作壓力較小如何協(xié)調(diào)？預(yù)算編制難題10預(yù)算編制難題“預(yù)算贏余”問題指參與預(yù)算編制的人員出于個(gè)人或部門利益考慮在編制預(yù)算時(shí)上報(bào)不真實(shí)、留有很大余地的數(shù)據(jù)，以便能較為容易的完成預(yù)算以獲得獎(jiǎng)勵(lì)的一種行為。11預(yù)算編制制難題企業(yè)預(yù)算算管理有有兩項(xiàng)職職能，即即管理決策策和管理控制制，不同職職能對(duì)預(yù)預(yù)算管理理體系的的設(shè)計(jì)提提出了不不同要求求。如在銷售售預(yù)算的的制定過過程中，，根據(jù)專專業(yè)分工工所造成成的各專專業(yè)部門門之間信信息的不不對(duì)稱性性，銷售售部門掌掌握著企企業(yè)未來來銷售情情況，如如果預(yù)算算僅僅是是為了發(fā)發(fā)揮管理理決策功功能（如如以銷定定產(chǎn)），，銷售部部門就會(huì)會(huì)毫無保保留地拿拿出其掌掌握的信信息，與與各部門門共享；；但如果果預(yù)算的的目標(biāo)之之一是發(fā)發(fā)揮管理理控制職職能（如如作為業(yè)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)）），銷售售部門就就可能會(huì)會(huì)有意低低估未來來的銷售售收入，，從而有有利于其其業(yè)績(jī)?cè)u(píng)評(píng)價(jià)。低估會(huì)相應(yīng)造造成生產(chǎn)產(chǎn)計(jì)劃的的減少，，企業(yè)生生產(chǎn)就不不能達(dá)到到效率最最高的狀狀態(tài)。再再如在根根據(jù)預(yù)算算劃撥各各部門資資金時(shí)，，各部門門為了在在資金使使用上有有較大的的自由，，并且能能控制更多的資金，，可能會(huì)會(huì)虛夸本本部門的的資金需需求量。。12預(yù)算編制制難題預(yù)算執(zhí)行行的責(zé)任任單位一一般認(rèn)為為超額完完成低水水平的預(yù)預(yù)算與無無法完成成的高水水平預(yù)算算相比,其業(yè)績(jī)?cè)谠谏蠈庸芄芾碚呖纯磥砬罢哒弑群笳哒邥?huì)更好好些,更會(huì)讓上上級(jí)管理理者滿意意,同時(shí)給自自己帶來來更多利利益上的的好處,于是傾向向于編制制較為寬寬松的預(yù)預(yù)算。一般企業(yè)業(yè)的預(yù)算算考評(píng)是是以預(yù)算算的完成成情況衡衡量責(zé)任任單位的的業(yè)績(jī)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn),而與預(yù)算算編制的的準(zhǔn)確性性無關(guān)。。13引入預(yù)算算激勵(lì)是是重要手手段原蘇聯(lián)報(bào)報(bào)酬模型型R=W+K1B+K2（A-B），ifA>B（公式1）R=W+K1B+K3（A-B）,ifA<＝B（公式2）R=報(bào)酬,W=固定工資資,B=預(yù)算數(shù),A=實(shí)際數(shù),K1、K2為獎(jiǎng)勵(lì)系系數(shù),K3為懲罰系系數(shù)。在上述模模型中,經(jīng)營(yíng)者或或下級(jí)的的工資由由固定工工資,按預(yù)算數(shù)數(shù)的一定定比例提提取的獎(jiǎng)獎(jiǎng)金和按按預(yù)算實(shí)實(shí)際完成成數(shù)提取取的獎(jiǎng)金金或懲罰罰等三部部分組成成。應(yīng)用該模模型的關(guān)關(guān)鍵是選選擇K1、K2、K3三個(gè)系數(shù)數(shù)之間的的量的比比例關(guān)系系,從而防止止經(jīng)營(yíng)者者或下級(jí)級(jí)利用私私有信息息以所有有者或上上級(jí)的利利益為代代價(jià)來謀謀取私利利。當(dāng)K1-K2>0且K1-K3<0時(shí),經(jīng)營(yíng)者或或下級(jí)會(huì)會(huì)主動(dòng)爭(zhēng)爭(zhēng)取預(yù)算算數(shù)與實(shí)實(shí)際數(shù)相相等。14原蘇聯(lián)報(bào)報(bào)酬模型型的問題題年初，積積極爭(zhēng)論論上級(jí)向下下級(jí)下達(dá)達(dá)預(yù)算數(shù)數(shù)，下級(jí)級(jí)參與不不足，因因而“預(yù)算指標(biāo)標(biāo)分配，，各部門門爭(zhēng)論不不休”（前文文王處長(zhǎng)長(zhǎng)面臨的的狀況））年底，消消極工作作預(yù)算數(shù)通通常逐年年遞增，，導(dǎo)致下下級(jí)不敢敢在當(dāng)期期創(chuàng)造更更好的業(yè)業(yè)績(jī)，完完成預(yù)算算后工作作動(dòng)力不不足，以以防止““鞭笞快牛牛的現(xiàn)象象”。15聯(lián)合基數(shù)數(shù)法2000年國(guó)家級(jí)級(jí)有突出出貢獻(xiàn)的的中青年年專家、、杭州商商學(xué)院院院長(zhǎng)胡祖祖光教授授在完成成的國(guó)家家自然科科學(xué)基金金課題“不對(duì)稱信信息下的的委托代代理理論論研究”中，提出出了一種種全新的的確定基基數(shù)的“聯(lián)合基數(shù)數(shù)法理論論”，將“聯(lián)合基數(shù)數(shù)法理論論”引入預(yù)算算管理工工作可以以在一定定程度上上解決上上述的問問題。例子讓下級(jí)自自己定一一個(gè)能完完成的利利潤(rùn)基數(shù)數(shù)，在這這個(gè)基數(shù)數(shù)上再打打個(gè)九折,就是合同同基數(shù)。。超過合合同基數(shù)數(shù)的利潤(rùn)潤(rùn)，全部歸下級(jí)作作為獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)。在年年終對(duì)年年初自報(bào)報(bào)數(shù)和年年終實(shí)際際完成數(shù)數(shù)進(jìn)行對(duì)對(duì)比,如果年初初自報(bào)數(shù)數(shù)小于年年終實(shí)際際完成數(shù)數(shù)，要按按差距的的95％對(duì)下級(jí)進(jìn)進(jìn)行罰款款。16例子例如某公公司營(yíng)銷銷部經(jīng)理理實(shí)際完完成利潤(rùn)潤(rùn)700萬，而自自報(bào)完成成利潤(rùn)300萬。具體體計(jì)算如如下：預(yù)算基數(shù)數(shù)＝300萬*90%=270萬超基數(shù)應(yīng)應(yīng)獲獎(jiǎng)＝＝700萬－270萬＝430萬少報(bào)預(yù)算算罰款＝＝（700－300）*95%=380萬實(shí)際獲得得獎(jiǎng)金＝＝430萬－380萬＝50萬如果他按按實(shí)際自自報(bào)700萬的利潤(rùn)潤(rùn)，則：：預(yù)算基數(shù)數(shù)＝700萬*90%=630萬超基數(shù)應(yīng)應(yīng)獲獎(jiǎng)＝＝700萬－630萬＝70萬少報(bào)預(yù)算算罰款＝＝（700－700）*95%=0萬實(shí)際獲得得獎(jiǎng)金＝＝70萬－0萬＝70萬上報(bào)利潤(rùn)潤(rùn)700萬，這是是符合經(jīng)經(jīng)理和老老板共同同利益的的。17例子：美美國(guó)REEBOK公司美國(guó)REEBOK公司董事事會(huì)要為為公司確確定1985—1987年的利潤(rùn)潤(rùn)目標(biāo)基基數(shù)。經(jīng)經(jīng)過與公公司總裁裁反復(fù)的的協(xié)商和和討價(jià)還還價(jià),最后雙方方同意：：1985—1987年間,每年的利利潤(rùn)基數(shù)數(shù)定為2000萬美元；；如果總總裁完成成了2000萬美元的的利潤(rùn),他可以得得到35萬美元的的基薪；；如果他他超額完完成了基基數(shù),他還可以以得到超超額部分分的5%作為超額額獎(jiǎng)勵(lì)。。猜猜看,結(jié)果如何何?18例子：美美國(guó)REEBOK公司年度利潤(rùn)基數(shù)實(shí)際利潤(rùn)總裁基薪總裁超額獎(jiǎng)金1985201300.355.51986202820.3514198720321.40.3515.07單位：百百萬美元元總裁通過過壓低基基數(shù)大量量超額從從而拿走走了巨額額獎(jiǎng)金。。特別是是在1987年，總裁裁拿走的的超額獎(jiǎng)獎(jiǎng)金超過過了利潤(rùn)潤(rùn)基數(shù)的的75%!19例子：美美國(guó)REEBOK公司REEBOK公司的董董事長(zhǎng)可可運(yùn)用““聯(lián)合確確定基數(shù)數(shù)法”對(duì)對(duì)策論模模型提出出以下建建議：每年的利利潤(rùn)基數(shù)數(shù)應(yīng)當(dāng)由由委托人人與代理理人共同同確定,也就是說說,最終的合合同利潤(rùn)潤(rùn)基數(shù)C(Contract)應(yīng)當(dāng)是委委托人要要求數(shù)D(Demand)與代理人人自報(bào)數(shù)數(shù)S(Self-offered)的加權(quán)平平均(為簡(jiǎn)便起起見,取權(quán)數(shù)W=0.5,即算術(shù)平平均)：C=wS+(1-w)D=0.5S+0.5D20例子：美美國(guó)REEBOK公司如果代代理人人實(shí)際際完成成的利利潤(rùn)超超過合合同數(shù)數(shù),則超過部部分的的8%將作為為超額額獎(jiǎng)金金B(yǎng)(Bonus)獎(jiǎng)給代代理人人B=0.08(A-C)現(xiàn)在,委托人人(公司董董事會(huì)會(huì))首先提提出自自己的的利潤(rùn)潤(rùn)要求求數(shù)D。為了了便于于比較較,董事長(zhǎng)長(zhǎng)仍然然會(huì)提提出D=20百萬美美元作作為1987年的委委托人人的利利潤(rùn)要要求。。這樣樣,合同利利潤(rùn)就就是：：C=0.5D+0.5S=0.5×20+0.5S=10+0.5S如果代代理人人的自自報(bào)數(shù)數(shù)S(自報(bào)數(shù)數(shù)于年年初提提出)小于其其年末末的實(shí)實(shí)際完完成數(shù)數(shù)A,他將由由于年年初少少報(bào)而而受到到懲罰罰,懲罰系系數(shù)為為少報(bào)報(bào)部分分的6%：罰金=0.06(S－A)(當(dāng)S<A)如果S>A,他當(dāng)然然不會(huì)會(huì)受到到懲罰罰,但也不不會(huì)受受到獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)；；即““少報(bào)報(bào)受罰罰,多報(bào)不不獎(jiǎng)””。21例子：：美國(guó)國(guó)REEBOK公司總裁會(huì)會(huì)思考考自報(bào)報(bào)數(shù)應(yīng)應(yīng)當(dāng)是是多少少？情況1情況2情況3情況4情況5S總裁自報(bào)數(shù)0110120130140D董事會(huì)要求數(shù)2020202020C合同利潤(rùn)數(shù)＝0.5S＋0.5D1065707580A實(shí)際利潤(rùn)1985年130130130130130超額獎(jiǎng)勵(lì)＝0.08（A－C）9.65.24.84.44少報(bào)罰金＝0.06（S－A）（IfS<A）-7.8-1.2-0.600凈獎(jiǎng)勵(lì)=超額獎(jiǎng)勵(lì)+少報(bào)罰金1.844.24.4422例子：：美國(guó)國(guó)REEBOK公司利潤(rùn)基數(shù)法聯(lián)合基數(shù)法比較超額獎(jiǎng)勵(lì)比率5％8％更大的激勵(lì)作用合同金額2075更強(qiáng)的約束代理人傭金5.54.4節(jié)約資金“聯(lián)合確確定基基數(shù)法法”對(duì)對(duì)策論論理與與常規(guī)規(guī)基數(shù)數(shù)確定定法相相比,同時(shí)具具有高高激勵(lì)勵(lì)力、、高約約束力力和節(jié)節(jié)約獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)費(fèi)用的的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)。在“聯(lián)聯(lián)合確確定基基數(shù)法法”對(duì)對(duì)策論論理論論中,代理人人為了了追求求自身身的最最大利利益,能夠自自動(dòng)地地、實(shí)實(shí)事求求是地地報(bào)出出他通通過努努力所所能完完成的的最大大自報(bào)報(bào)數(shù)S,從而使使委托托人與與代理理人的的談判判時(shí)間間大大大縮短短,這也是是一種種節(jié)約約。23思考采購(gòu)預(yù)預(yù)算是是支出出性的的利潤(rùn)預(yù)預(yù)算是是收入入性的的能否共共用相相同的的方法法？24在市場(chǎng)場(chǎng)不景景氣，，企業(yè)業(yè)面臨臨虧損損的情情況下下，采采用聯(lián)聯(lián)合確確定利利潤(rùn)基基數(shù)法法，以以減虧虧作為為增盈盈目標(biāo)標(biāo)對(duì)企企業(yè)進(jìn)進(jìn)行考考核，，也具具有同同樣的的成效效?？梢詫⑦@里里的虧虧損額額理解解為““采購(gòu)購(gòu)支出出額””25北京北北辰股股份采采用聯(lián)聯(lián)合確確定利利潤(rùn)基基數(shù)法法2001年初，，北京京北辰辰實(shí)業(yè)業(yè)股份份有限限公司司采用用聯(lián)合合確定定利潤(rùn)潤(rùn)基數(shù)數(shù)法對(duì)對(duì)下屬屬7家企業(yè)業(yè)進(jìn)行行利潤(rùn)潤(rùn)指標(biāo)標(biāo)核定定。北北辰實(shí)實(shí)業(yè)的的做法法是由由委托托方對(duì)對(duì)所屬屬企業(yè)業(yè)提出出利潤(rùn)潤(rùn)基數(shù)數(shù)，各各企業(yè)業(yè)提出出經(jīng)過過努力力可以以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)的利利潤(rùn)指指標(biāo)。。上下下級(jí)兩兩個(gè)基基數(shù)進(jìn)進(jìn)行算算術(shù)平平均便便成為為當(dāng)年年該企企業(yè)的的基數(shù)數(shù)指標(biāo)標(biāo)。經(jīng)經(jīng)過協(xié)協(xié)商，，2001年北辰辰實(shí)業(yè)業(yè)下屬屬7家企業(yè)業(yè)的平平均超超額獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)系系數(shù)P為9．85％，少少報(bào)受受罰系系數(shù)Q為6％。只只完成成基數(shù)數(shù)指標(biāo)標(biāo)時(shí)沒沒有獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)，，只給給門檻檻報(bào)酬酬(基本收收入)；不能能完成成基數(shù)數(shù)指標(biāo)標(biāo)時(shí)，，要扣扣除基基本收收入(以80％基本本收入入作為為保底底收入入)。26北京北北辰股股份采采用聯(lián)聯(lián)合確確定利利潤(rùn)基基數(shù)法法代理方方實(shí)際際的風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)(獎(jiǎng)懲)收入為為：代理人人風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)收入入=超額完完成數(shù)數(shù)×獎(jiǎng)勵(lì)系系數(shù)－－企業(yè)業(yè)少報(bào)報(bào)數(shù)×受罰系系數(shù)這一規(guī)規(guī)定頒頒布后后，北北辰實(shí)實(shí)業(yè)股股份有有限公公司下下屬企企業(yè)紛紛紛要要求提提高利利潤(rùn)自自報(bào)數(shù)數(shù)，結(jié)結(jié)果7家企業(yè)業(yè)新增增自報(bào)報(bào)數(shù)3010萬元，，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)了激激勵(lì)相相容的的財(cái)務(wù)務(wù)管理理新機(jī)機(jī)制，，也使使基數(shù)數(shù)確定定過程程變得得簡(jiǎn)單單和友友好。。27浙江某某股份份公司司應(yīng)用用聯(lián)合合確定定利潤(rùn)潤(rùn)基數(shù)數(shù)法浙江某某股份份有限限責(zé)任任公司司(私人資資本占占主要要股份份)，主業(yè)業(yè)為計(jì)計(jì)算機(jī)機(jī)機(jī)房房電源源生產(chǎn)產(chǎn)。2001年采用用聯(lián)合合確定定利潤(rùn)潤(rùn)基數(shù)數(shù)法進(jìn)進(jìn)行業(yè)業(yè)績(jī)考考核。。該考考核方方案為為：合合同基基數(shù)(C)=下級(jí)自自報(bào)數(shù)數(shù)(S)×80％，超超額獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)系系數(shù)P為40％，少少報(bào)受受罰系系數(shù)Q為33％，代代理人人不能能完成成基數(shù)數(shù)時(shí)的的受罰罰系數(shù)數(shù)為40％(與激勵(lì)勵(lì)系數(shù)數(shù)相同同，以以體現(xiàn)現(xiàn)激勵(lì)勵(lì)---約束的的一致致性原原則)。該公公司2000年的實(shí)實(shí)際稅稅后利利潤(rùn)完完成數(shù)數(shù)為1028萬元，，2001年使用用聯(lián)合合基數(shù)數(shù)確定定法進(jìn)進(jìn)行業(yè)業(yè)績(jī)考考核。。公司經(jīng)經(jīng)理班班子2001年將自自報(bào)利利潤(rùn)基基數(shù)提提高到到1675萬元，，合同同基數(shù)數(shù)為1340(1675×80％)萬元。。28浙江某某股份份公司司應(yīng)用用聯(lián)合合確定定利潤(rùn)潤(rùn)基數(shù)數(shù)法該年行行業(yè)形形勢(shì)向向好，，到10月底，，該公公司已已經(jīng)完完成了了年初初提出出的利利潤(rùn)自自報(bào)數(shù)數(shù)。為了最最大限限度地地調(diào)動(dòng)動(dòng)代理理人積積極性性，控控股公公司允允許該該公司司在11月初有有一次次調(diào)整整自報(bào)報(bào)基數(shù)數(shù)的機(jī)機(jī)會(huì)。。經(jīng)理理班子子根據(jù)據(jù)公司司業(yè)務(wù)務(wù)發(fā)展展情況況，將將自報(bào)報(bào)基數(shù)數(shù)提高高到2345萬元，，合同同基數(shù)數(shù)為1876萬元(2345×80％)，最后后完成成2345萬元。。代理人人年終終得到到187．6萬元的獎(jiǎng)金金，比2000年增加約80％，而股東東所得則比比2000年的1028萬元增加了了110％，形成了了激勵(lì)相容容的雙贏財(cái)財(cái)務(wù)機(jī)制。。29聯(lián)合基數(shù)法法優(yōu)點(diǎn)改變了傳統(tǒng)統(tǒng)的上級(jí)對(duì)對(duì)下級(jí)單向向下達(dá)任務(wù)務(wù)指標(biāo)的傳傳統(tǒng)；更能體現(xiàn)民民主和互動(dòng)動(dòng)，得到的的預(yù)算數(shù)據(jù)據(jù)更真實(shí)；；下級(jí)掌握了了基數(shù)自主主選擇權(quán)，，不必?fù)?dān)